SP-02-03I-00 Codificacion Minuta v4

Código: SP-02-03I-00
DFENDER LTDA CODIFICACION MINUTA Versión: 04

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1. OBJETIVO
Atender las solicitudes o requerimientos de la empresa y/o cliente con respecto al registro de las
novedades de custodia, seguimiento y conservación de los diferentes elementos, materiales, equipos,
vehículos, etc., presentadas en el puesto.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para todas las minutas creadas según las necesidades de los clientes, empresa y
algunas donde la aplicación y/o cumplimiento legal y otros lineamientos del Sistema Integrado de
Gestión nos permite tener la trazabilidad de la información con respecto al desarrollo operacional y/o
administrativo del servicio de vigilancia y seguridad privada prestada.
3. DESARROLLO
3.1 ESTRUCTURA
N° DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE

Identificación de la minuta.
Con el fin de identificar las minutas creadas en la
organización y establecer un control adecuado, cada
minuta diseñada tendrá una codificación especial que
facilitara su control y seguimiento. Para ello se cuenta con
la siguiente estructura en su codificación, la cual se
describe a continuación:
2
4
1
1 3
1. Letra asignada por la Gerencia General para la

identificación de la minuta creada.
2. Tipo del macro-proceso al que pertenece la minuta. Ej:
Procesos Estratégicos.
3. Código que identifica el proceso al que pertenece la
minuta. Ej: Gestión Gerencial.
4. Consecutivo de la minuta que se está asignando al
puesto o al funcionario.
Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

Jefe de Gestión Integral Gerente General 04 de Diciembre de 2017
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2 Cada minuta asignada en el puesto contara con 100, 200

o 400 folios y se asignan de acuerdo a las necesidades del
puesto o de la organización.
A continuación se describen las minutas diseñadas
teniendo en cuenta estas necesidades:
A. Entrega Y Recibido De Documentos

B. Novedades De Puesto.
C. Medios Tecnológicos.
D. Control Visita De Técnicos.
E. Control De Visita De Directivos.
F. Control De Bolsas De Seguridad.
G. Pacientes Especiales.
H. Minuta Entrada Y/O Salida De Materiales,
Herramientas Y/O Equipos En Vehículos.
I. Minuta Entrega Y Recibido De Correspondencia.
J. Control De Ingreso Y Salida De Personas.
K. Libro De Armamento.
L. Control Individual De Armamento.
M. Mantenimiento Del Armamento.
N. Estructura De La Minuta Para La Entrega Y
Recibido De Facturas Generadas Por Defender
Ltda.
Ñ. Mantenimiento De Vehículos.
O. Libro De Tiro - Campo De Tiro.
P. Libro De Tiro, Clase Y Calibre.
Q. Novedades En Supervisión
R. Reporte De Novedades.
S. Minuta Control De Documentos Supervisores.
T. Control Visita Clientes.
U. Libro De La Munición Y Cargadores Del
Armamento.
V. Control De Vehículos
W. Red De Apoyo.
X. Inspección Pre-Operacional.
Y. Recepción De Documentos Archivo.
Z. Archivo Consulta Y Préstamo.
AA.Entrega Y Devolución De Aulas De Clase.

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AB. Control De Llaves.

AC. Solicitudes, Novedades Y Retiros De Personal.
3.2 DESCRPCION DE CADA MINUTA
A. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTOS

Depende de la Jefatura de todas las dependencias; sirve para realizar el registro de todas las novedades
de entrega y recibo de documentos. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: café
 Cantidad de folios: 400.
 Tamaño: Oficio. (Horizontal)
 Caratula: DEFENDER LTDA, EMPRESA DE VIGILANCIA PRIVADA, PREVENIR – PROTEGER –
PRESERVAR, MINUTA, ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la entrega del
documento.
2. Hora: Registre la hora en que se realiza la entrega del documento.
3. Detalle: Registre la descripción de la documentación a entregar.
4. Firmas de quien entrega: Registra la firma de la persona que hace entrega del
documento.
5. Código: Registra el código de la persona que hace entrega.
6. Firmas de quien recibe: Registra la firma de la persona quien recibe los documentos.
7. Código: Registra el código de la persona que recibe.
B. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE NOVEDADES DE PUESTO.

Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de todas las novedades
que se presentan durante la ejecución del turno de vigilancia y seguridad privada que se presta. Es de
cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Azul Oscuro

PRESERVAR, MINUTA, MEDIOS TECNOLOGICOS. (LOGOS DE CERTIFICACIONES).

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1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se presenta la novedad
en el puesto.
2. Hora: Registre la hora de la novedad presentada.
3. Asunto: Registre el nombre del asunto a tratar para la descripción de la anotación a
realizar.
(Ejemplo: Revista, Novedad, Entrega y las demás que se requieran o apliquen).
4. Anotaciones: Registre las novedades presentadas en el puesto, así como cualquier
anotación concernientes a las funciones o desempeño del servicio de seguridad
5. Firmas: Registre la firma del guarda o persona que realiza la anotación.
6. Código: Registre el código del guarda o persona que realiza la anotación
C. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE MEDIOS TECNOLOGICOS.

Depende de la Jefatura de Medios Tecnológicos y Logística; sirve para realizar el registro de
todas las novedades que se presentan con el CCTV, alarmas, control de acceso y otros equipos
de medios tecnológicos utilizados para dar apoyo a la prestación del servicio de vigilancia y
seguridad privada que se presta. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Azul Oscuro.

 Cantidad de folios: 100
 Tamaño: Carta Mediano (Vertical) (Ancho: 15 cm x Largo: 21 cm)
 Caratula: DEFENDER LTDA, EMPRESA DE SEGURIDAD VIGILANCIA PRIVADA, PREVENIR –
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, MEDIOS TECNOLOGICOS. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes, Año: Registre en la minuta el día, mes, año hora en que se realiza la anotación
de la visita por parte del supervisor.
2. Anotaciones: Registre la novedad presentada al momento de pasar revista al puesto por
parte del supervisor.
3. Firmas: Registre la firma del supervisor que realiza la anotación.
D. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE VISITA DE TÉCNICOS.

Depende de la Jefatura de Medios Tecnológicos, logística y operaciones; sirve para realizar el
registro de las visitas de los técnicos que revisan en los puestos todo lo concerniente a las
novedades que se presentan con el CCTV, alarmas, control de acceso y otros equipos de medios
tecnológicos utilizados para dar apoyo a la prestación del servicio de vigilancia y seguridad
privada que se presta. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:

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 Color: Azul Hortensia.

PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE VISITA DE TÉCNICOS. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la visita del
técnico.
2. Hora de Ingreso: Registre la hora de llegada del técnico al puesto.
3. Nombre del Funcionario: Registre el nombre del técnico que realiza la visita al puesto.
4. Actividades Realizadas y/o Observaciones: Registre las actividades desarrolladas por la
visita técnica del puesto y/o las observaciones encontradas en la misma.
5. Hora de salida: Registre la hora de salida del técnico del puesto.
6. Firma del Funcionario: Registre la firma del técnico que realiza la visita.
E. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE VISITA DE DIRECTIVOS.

Depende de la Gerencia General, la jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el
registro de las visitas de los directivos que pasan por los puestos verificando la ejecución del
servicio de vigilancia y seguridad que se presta. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de
Gestión (SIG).
Características:
 Color: Azul Hortensia.

 Tamaño: Oficio. (Vertical) (Ancho: 21cm x Largo: 33 cm)
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE VISITA DE DIRECTIVOS. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la visita del
Directivo.
2. Hora de Ingreso: Registre la hora de llegada del Directivo al puesto.
3. Nombre: Registre el nombre del Directivo que realiza la visita al puesto.
4. Actividades: Registre las actividades desarrolladas por la visita del Directivo en el puesto
y/o las observaciones encontradas en la misma.
5. Hora de salida: Registre la hora de salida del Directivo del puesto.
6. Firma del Funcionario: Registre la firma del Directivo que realiza la visita.
7. Firma del Auditor: Cuando la organización establezca puede realizar auditorías internas,
a fin de hacer un seguimiento a las visitas de los Directivos en el puesto.

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F. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE BOLSAS DE SEGURIDAD.

Autorizada por la jefatura de Operaciones; sirve para realizar el registro de las bolsas de seguridad que se
utilizan en los puestos de conjuntos residenciales para los usuarios que dejan en custodia a los guardas
de seguridad, llaves o dineros para ser entregados a ciertas personas autorizadas por los mismos. Es de
cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Amarrillo.
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE BOLSAS DE SEGURIDAD. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes, Año y Hora: Registre en la minuta el día, mes, año y hora en que se recibe la
bolsa de seguridad por parte del cliente.
2. Consecutivo: Registre el número consecutivo correspondiente a la bolsa de seguridad a
utilizar.
3. Descripción del Contenido: Registre la descripción del contenido de la bolsa de
seguridad.
4. Firma: Registre la Firma del guarda quien entrega la bolsa de seguridad.
5. Firma: Registre la firma del cliente y/o usuario que le recibe la bolsa de seguridad al
guarda.
6. Día, Mes, Año y Hora: Registre en la minuta el día, mes, año y hora en que se entrega de
la bolsa de seguridad a la persona designada.
7. Nombre de Quien Entrega: Registre el nombre de la persona que entrega la bolsa de
seguridad al cliente y/o usuario.
8. Código: Registre el código de la persona que entrega la bolsa de seguridad al cliente y/o
usuario.
9. Estado de la Bolsa: Registre la descripción del estado en que se encuentra la bolsa de
seguridad (rota, adulterada, perforada, etc).
10. Nombre de Quien Recibe la Bolsa: Registre el nombre de la persona que recibe la bolsa
de seguridad correspondiente.
11. Documento de Identidad: Registre el Número de Identidad de la persona que recibe la
bolsa de seguridad correspondiente.

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G. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE PACIENTES ESPECIALES.

Autorizada por el Jefe de Operaciones. Es documentado por el coordinador y/o guarda del puesto donde
se requiere la mencionada minuta; sirve para realizar el registro de la entrada de pacientes especiales
incluidos en el procedimiento TOP-03-11P-00, a las instalaciones médicas donde se preste el servicio de
vigilancia y seguridad privada. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Azul Rey

PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, PACIENTES ESPECIALES. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre el día, mes y año en que se realiza la entrada del paciente especial
(interno) a la clínica u hospital.
2. Hora: Registre la hora de entrada del paciente especial a las instalaciones de la clínica u
hospital.
3. Nombre: Registre el nombre del paciente especial (interno) que ingresa.
4. Institución de Procedencia: Registre el nombre de la institución de procedencia del
paciente especial (interno). (Ej: INPEC, POLICIA, CTI, EJERCITO)
5. Nombre del Responsable de la Custodia: Registre el nombre del oficial o persona
encargada de la custodia del paciente especial (interno). (Ej: INPEC, POLICIA, CTI,
EJERCITO)
6. Cedula: Registre el Número de Identificación de la persona encargada de la custodia del
paciente interno.
7. Firma del Responsable de la Custodia: El responsable de la custodia del paciente
especial, registra en este espacio su firma en forma clara y legible.
8. Grado: Registre el grado del oficial o persona encargada de la custodia del paciente
especial (interno). (Ej: agente, oficial, dragoniante, suboficial, patrullero y demás)
9. Firma: Registre la firma del guarda quien recibe el paciente especial (interno).
10. Nombre: Registre el nombre del guarda que se encuentra de turno, que recibe al
paciente especial (interno).
11. Código: Registre el código del guarda que se encuentra de turno, que recibe al paciente
especial (interno).
12. Fecha de Salida: Registre el día, mes y año de salida de la institución médica del paciente
especial (interno)
13. Hora de Salida: Registre la hora de salida del paciente especial (interno) de la institución
médica.

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14. Observaciones: Registre las novedades encontradas durante la llegada del paciente
especial (interno) a las instalaciones médicas.
15. Nombre de Interventor: Registre el nombre del jefe o interventor de seguridad de la
institución médica.
16. Firma de Interventoría: Registre la firma del jefe o interventor de seguridad de la
institución médica.
H. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTRADA Y/O SALIDA DE MATERIALES, HERRAMIENTAS

Y/O EQUIPOS EN VEHICULOS
Autorizada por el Jefe de Operaciones. Es documentado por el supervisor y/o guarda del puesto
donde se requiere la mencionada minuta; sirve para realizar el registro de la entrada y salida de
materiales, herramientas y/o equipos de las obras de construcción, donde se preste el servicio
de vigilancia y seguridad privada del sector industrial. Es de cumplimiento del Sistema Integrado
de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Verde Limón

PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE SALIDA DE MATERIAL, HERRAMIENTAS
Y/O EQUIPOS. (LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre la el día, mes y año, de entrada y/o salida de materiales, herramientas
y/o equipos en vehículos del puesto.
2. Hora: Registre la hora de entrada y/o salida de materiales, herramientas y/o equipos en
vehículos del puesto.
3. Evento: Selecciona con una X el evento a realizar E (entrada) S (salida)
4. Placas: Registre las placas del vehículo que entra y/o sale con los materiales,
herramientas y/o equipos del puesto.
5. Nombre Conductor: Registre el nombre del conductor del vehículo que entra y/o sale
con los materiales, herramientas y/o equipos del puesto..
6. Material o Equipo a Salir: Registre el o los equipo(s), herramienta(s) y/o material(es) que
salen del puesto.
7. Documento: Seleccione con una X el documento para la salida del puesto (O orden / F
factura)
8. Numero: Registre el Numero del documento que presenta para la salida.
9. Autorizado Por: Registre el nombre de la persona que autoriza la salida del equipo(s),
herramienta(s) y/o material(es)

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10. Cargo: Registre el cargo de la persona que autoriza la salida.

11. Observaciones: Registre las observaciones presentadas en el puesto de trabajo.
12. Firma y cedula del conductor: Registre la firma y el Número de Identidad del conductor
del vehículo.
13. Nombre y Código del Guarda: Registre el nombre y código del guarda que realiza la
anotación correspondiente.
I. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTREGA Y RECIBIDO DE CORRESPONDENCIA.

Depende de la jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de entrega y recibido de
correspondencia, donde se preste el servicio de vigilancia y seguridad privada. Es de cumplimiento del
Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Marrón
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHICULO.
(LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre la fecha de entrega y recibido de la correspondencia.
2. Hora: Registre la hora de entrega y recibido de la correspondencia.
3. Quien trae la correspondencia: Registre la empresa o el nombre de la persona que trae
la correspondencia.
4. Cedula: Registre el Número de Identificación de la persona que trae la correspondencia.
5. Detalle de la correspondencia: Registre el tipo de material de la correspondencia.
6. Nombre a quien va dirigido: Registre el nombre de la persona a quien se le debe
entregar la correspondencia.
7. Casa, apto, local, oficina: Selecciona con una X según a donde se dirige la
correspondencia.
8. Nombre: Registre el nombre completo del guarda quien recibe la correspondencia.
9. Código: Registre el código del guarda quien recibe la correspondencia.
10. Persona que recibe: Registre el nombre completo de la persona que recibe la
correspondencia.
11. Cedula: Registre el Número de Identificación de la persona que recibe la
correspondencia.
12. Observación: Registre observación y/o novedad del recibido y entrega de la
correspondencia.
J. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAS

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Depende de la jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de la entrada y salida de
personas de las obras de construcción, conjuntos residenciales o lugares donde se preste el servicio de
vigilancia y seguridad privada y que presentan un flujo de personas que entran a las instalaciones de los
clientes, donde no existe control de acceso digital. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión
(SIG).
Características:
 Color: Verde claro

PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, CONTROL DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAS.
(LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registra la el día, mes y año, en que ingresa la persona.
2. Hora: Registra la hora de ingreso de la persona.
3. Nombre: Registra el nombre de la persona que ingresa al sitio.
4. Documento: Registra el número de documento de la persona que ingresa.
5. EPS: Registra la EPS de la persona que ingresa al lugar.
6. ARL: Registra la ARL de la persona que ingresa al lugar.
7. Dependencia: Registra la dependencia a la cual se dirige la persona.
8. Recibió inducción y folleto para el ingreso de las instalaciones: marque con una X en la
casilla SI o NO y registre su firma.
9. Observaciones: Registro de las novedades que se presentan en el momento del ingreso
o salida de personas.
10. Hora de Salida: Registra la hora de salida de la persona.
11. Firma del Guarda y Código: registra la firma del guarda y el código correspondiente.
K. ESTRUCTURA DE LA MINUTA – LIBRO DE ARMAMENTO.

Autorizada por la Gerencia General o Representante Legal. Es documentado por el Subjefe de
operaciones, el libro contiene el registro de en donde se encuentran las armas en los diferentes puestos
y su trazabilidad en el traslado de los mismos.
Depende de la Gerencia General, la jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de
la ubicación y asignación del armamento de la empresa para la prestación del servicio de vigilancia y
seguridad privada. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Rosado

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PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, LIBRO DE ARMAMENTO. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Clase de Arma: Registre la clase de arma.
2. Marca: Registre la marca del arma correspondiente.
3. Calibre: Registre el calibre del arma.
4. Serie: Registre el número de serie del arma.
5. Tipo de Permiso: Registre el tipo de permiso correspondiente al arma sea de porte o de
tenencia, para el armamento que ingresa o que se tenga en la empresa.
6. Munición Asignada: Registre la cantidad de munición que se asigna al arma de fuego.
7. Cantidad asignada: Registre la cantidad de proveedores y/o cargadores asignados.
8. Fecha: Registre el día, mes y año, de cualquier movimiento que se realice con las armas
de fuego que tiene la empresa.
9. Nombre y Apellidos: Registre el nombre y apellido de la persona a quien se le asigna el
arma (Vigilante, Escolta y/o Supervisor).
10. Código: Registre el código de la persona a quien se le asigna el arma y sus accesorios.
11. Cargo: Registre el cargo de la persona a quien se le asigna el arma y sus accesorios.
12. Dirección, ubicación del arma: Registre la dirección y/o ubicación donde se encuentra
asignado el armamento correspondiente.
13. Firma: Registre la firma de la persona a quien se le asignó el armamento.
14. Firma: Registre la firma de la persona que asigna el arma y sus accesorios
15. Código: Registre el código de la persona que asigno el arma y sus accesorios.
L. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE ACTA INDIVIDUAL DE ARMAMENTO

Autorizada por la Sub jefatura de operaciones. Debe ser documentado por radio operador, se establece
la entrega diaria del armamento que es utilizado para rutas de escoltas.
Se Depende de la Gerencia General, la jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro
de la salida y entrada de armamento de la empresa para la prestación del servicio de vigilancia y
Características:
 Color: Morado

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PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, ACTA INDIVIDUAL DE ARMAMENTO. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Fecha Salida: Registre el día, mes y año, de salida del arma.
2. Hora Salida: Registre la hora de salida del arma.
3. Nombre de quien Entrega: Registre el nombre de la persona que entrega el arma de
fuego y accesorios.
4. Cedula: Registre el Número de Identificación de la persona que entrega el arma de fuego
y accesorios.
5. Código: Registre el código de la persona que entrega el arma de fuego y accesorios.
6. Clase de Arma: Registre el tipo o clase de arma como pistola, revolver, escopeta,
carabina que se retira de radio-operaciones.
7. Marca: Registre la marca del arma como pistola, revolver, escopeta, carabina que se
retira de radio-operaciones.
8. N° Serie Arma: Registre el número de serie del arma de fuego.
9. Calibre: Registre el calibre de la munición.
10. Cantidad: Registre la cantidad de cargadores y proveedores del arma de fuego.
11. Radio: Registre si el personal se lleva radio o no.
12. Nombre y cedula de quien Recibe: Registre el nombre y número de cedula de la persona
que retira el arma de fuego y sus accesorios (Supervisores, escoltas o guardia).
13. Código: Registre el código de la persona que retira el arma de fuego y accesorios.
14. Ubicación: Registre el puesto o lugar a donde va el armamento.
15. Firma: Registre la firma de la persona que retiro el arma de fuego y accesorios.
16. Fecha reintegro: Registre el día, mes y año, de reintegro del arma de fuego.
17. Hora de reintegro: Registre la hora de reintegro del arma.
18. Nombre y Código: Registre el nombre y código de la persona que recibe el reintegro.
M. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA EL MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO

Depende de la jefatura de Logística, Mantenimiento y Operaciones; sirve para realizar el registro del
mantenimiento y/o aseo del armamento de la empresa para la prestación del servicio de vigilancia y
Características:
 Color: Morado.

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PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza el
mantenimiento del armamento.
2. Hora: Registra la hora del mantenimiento del armamento.
3. Clase de arma: Registre la clase de arma que se le realiza el mantenimiento.
4. Marca: Registre la marca del arma que se le realiza en mantenimiento.
5. N° serie: Registre el número de serie del arma que se le realiza el mantenimiento.
6. Calibre: Registre el calibre de la munición.
7. Anotaciones: Registre el mantenimiento y/o aseo realizado al armamento que se
encuentre en el puesto.
8. Firma y código: Registre la firma y código de la persona que realiza la limpieza o se lleva
el armamento a mantenimiento.
N. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA LA ENTREGA Y RECIBIDO DE FACTURAS GENERADAS

POR DEFENDER LTDA.
Depende de la Gerencia Administrativa y Financiera, y del departamento de Contabilidad; sirve para
realizar el registro de las facturas que se generan de la prestación del servicio de vigilancia y seguridad
privada que se entregan a los clientes. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Negro
 Tamaño: Oficio. (Horizontal) (Ancho: 33 cm x Largo: 21cm)
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, ENTREGA Y RECIBO DE FACTURAS GENERADAS POR
DEFENDER LTDA. (LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha de Entrega: Registre la fecha en que se entrega la factura al personal que
distribuya la factura generada para el cliente.
2. Hora de Entrega: Registre la hora de entrega de la factura generada.
3. Número de Factura: Registre el número de consecutivo de la factura generada.
4. Nombre Cliente: Registre el nombre del cliente para quien va dirigida la factura.
5. Carta SOI, SOI, Revisor Fiscal, Estado de Cuenta, Anexo: Selecciona con una “X”, si la
factura va con alguno de los ítems mencionados anteriormente.
6. Firma de quien entrega: Registre la firma de quien genera la factura.

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7. Firma y código de quien recibe: Registre la firma y código de la persona que distribuye la
factura.
8. Firma Recibido: Registre la firma de la persona que recibe la factura en la empresa
aceptada por el cliente.
9. Fecha y hora de Recibido: Registre la fecha y hora en que se recibe el original de la
factura de DEFENDER LTDA., de retorno del recibido del cliente.
10. Observación: Registre si la factura generada presenta alguna novedad o si esta es
dirigida a otra cuidad diferente a la sede administrativa de DEFENDER LTDA.
11. Firma: Registre la firma de quien recibe el original de la factura DEFENDER LTDA.
12. firma y código de quien recibe en contabilidad: Registre la firma y código de la persona
que recibe la factura aceptada por el cliente en el departamento de contabilidad.
13. Observaciones Contabilidad: Registre las observaciones concernientes al departamento
contable sobre la factura correspondiente.
Ñ. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS.

Depende de la Gerencia General y la jefatura de Operaciones; sirve para realizar el registro del
mantenimiento de vehículos, es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Morada
 Cantidad de folios: 200 Folios
 Caratula: ESCUDO, DEFENDER LTDA, EMPRESA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA,
LIBRO DE TIRO, CAMPO DE TIRO DEFENDER LTDA.
 Contenido Interno: Lugar y Fecha, Clase de Tiro (Preparatorio Autorizado), Arma
(Defensa Personal y Uso Restringido), Número de Disparos (Múltiples), Tiempo, Posición
(Múltiples), Silueta, Propósito (Entrenamiento con Armas de Fuego, Personal de
Seguridad Privada, Personas Naturales y/o Jurídicas), Administrador.
1. Fecha; Día, Mes, Año: Registre el día, mes y año en que se realiza el mantenimiento del
vehículo.
2. Tipo de vehículo: Registre a qué tipo de vehículo se le realiza el mantenimiento.
3. Placa: Registre la placa del vehículo que se realiza el mantenimiento.
4. Tipo de mantenimiento: Registre el tipo de mantenimiento preventivo / correctivo.
5. Entidad donde se realizó el mantenimiento: Registre en que entidad se realizó el
mantenimiento.
6. Actividades realizadas: Registre las actividades realizadas al vehículo en el
mantenimiento.

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7. Factura relacionada: Registre la factura correspondiente al mantenimiento del vehículo.

8. Observaciones: Registre las observaciones y/o recomendaciones en el mantenimiento
del vehículo.
9. Responsable: Registre el responsable y código de la persona encargada de realizar el
mantenimiento del vehículo.
10. Auditor y código: Registre el nombre y código de la persona encargada de auditar el
vehículo.
O. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CAMPO DE TIRO.

Depende de la Gerencia General y la jefatura de Operaciones; sirve para realizar el registro de la práctica
o entrenamiento dentro del campo de tiro, así mismo como los datos del contacto, del arma o entidad
que lo realiza. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Naranja.
LIBRO DE TIRO, CAMPO DE TIRO DEFENDER LTDA.
 Contenido Interno: Lugar y Fecha, Clase de Tiro (Preparatorio Autorizado), Arma
(Defensa Personal y Uso Restringido), Número de Disparos (Múltiples), Tiempo, Posición
(Múltiples), Silueta, Propósito (Entrenamiento con Armas de Fuego, Personal de
Seguridad Privada, Personas Naturales y/o Jurídicas), Administrador.
1. Fecha; Día, Mes, Año: Registre el día, mes y año en que una persona realiza prácticas o
entrenamiento con armas de fuego en el campo de tiro.
2. Hora: Registre la hora del inicio de la práctica o entrenamiento.
3. Entidad: Registre la entidad que realiza las prácticas o entrenamiento en el campo de tiro.
4. Nombre/Apellido: Registre el nombre y apellido de la persona que realiza la práctica o
entrenamiento.
5. Documento de identidad: Registre el Número de Identificación de la persona que realiza
la práctica o entrenamiento.
6. Datos del Contacto.
 Teléfono: Registre el teléfono de la persona que realiza la práctica o entrenamiento.
 Dirección: Registre la dirección de la persona que realiza la práctica o
entrenamiento.
7. Datos del Arma.

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
Clase: Registre el tipo de clase del arma a utilizar durante la práctica o
entrenamiento.
 Marca: Registre la marca del arma a utilizar durante la práctica o entrenamiento.
 Cal: Registre el calibre del arma a utilizar durante la práctica o entrenamiento.
 N° Serie: Registre el número de serie del arma a utilizar durante la práctica o
entrenamiento.
 N° Permiso: Registre el número del permiso del salvo conducto del arma a utilizar
durante la práctica o entrenamiento.
8. Disparos: Registre el número de disparos realizados por la persona que está realizando la
práctica o entrenamiento.
9. Firma: Registre la firma de quien realiza la práctica o entrenamiento de tiro.
P. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE LIBRO – CAMPO DE TIRO – CLASE Y CALIBRE.

Depende de la Gerencia General, la jefatura de Operaciones y Recurso Humano; sirve para realizar el
registro de la clase y calibre del arma de fuego utilizada en la práctica o entrenamiento realizado dentro
del campo de tiro por el personal propio de nuestra organización, el tipo de ejercicio realizado y la
cantidad de munición disparada. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Naranja.
LIBRO DE TIRO, (Se escribe el tipo de arma y calibre a registrar).
 Contenido Interno: Lugar y Fecha, Clase de Tiro (Preparatorio Autorizado), Arma, Calibre,
Número de Disparos, Tiempo, Posición, Silueta, Propósito (Entrenamiento con Armas de
Fuego, Oficial de Tiro, Jefe de Seguridad, Escribiente, Jefe de Marcadores, Factura,
Representante Legal, Nit.
1. N°: Registre en número consecutivo.
2. Grado:
3. Apellidos y Nombres: Registre los apellidos y nombres de la persona que realiza la
práctica o entrenamiento con el arma de fuego.
4. N° arma: Registre el número del arma que se utiliza en el campo de tiro.
5. N° de Disparos: Registre el número de disparos a realizados.
6. N° de Impactos: Registre el número de impactos realizados.
7. Cumplió (Si, No): Registre con una “X” si aprobó o no, la práctica o entrenamiento del
polígono.

Página: 17 de 27
8. Observaciones: Registre las observaciones que hubiese a lugar durante la práctica o

entrenamiento.
9. Firma: Registre la firma de la persona que realiza la práctica o entrenamiento.
Q. NOVEDADES SUPERVISIÓN
Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de todas las novedades
de los supervisores que se presentan durante la ejecución del turno que se presta. Es de cumplimiento
legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Gris Oscuro

 Cantidad de folios:200 Folios
PRESERVAR, MINUTA, MEDIOS TECNOLOGICOS. (LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se presenta la novedad en
la supervisión.
2. Hora: Registre la hora de la novedad presentada.
3. Asunto: Registre el nombre del asunto a tratar para la descripción de la anotación a
realizar.
4. Anotaciones: Registre las novedades presentadas en la supervisión, así como cualquier
anotación concernientes a las funciones o desempeño del servicio de seguridad
5. Firmas: Registre la firma del guarda o persona que realiza la anotación.
6. Código: Registre el código del guarda o persona que realiza la anotación
R. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE REPORTE DE NOVEDADES.

Autorizada por la Gerencia General o representante legal. Debe ser documentado por el Jefe de
Gestión Integral, sirve para registrar los informes de novedades del puesto donde se realiza la
prestación del servicio, bajo el formatoTOP-03-08F-00, y para realizar el control y seguimiento
del caso hasta su solución. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Rojo
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, REPORTE DE NOVEDADES. (LOGOS DE
CERTIFICACIONES).

Página: 18 de 27
1. Fecha: Registre la fecha en que llega 8el informe a recepción y la fecha en que recepción
entrega el informe a la jefatura.
2. Hora: Registre la hora en que llega el informe a recepción y la hora en que recepción
entrega el informe a la jefatura.
3. Consecutivo: Registre el número de consecutivo del informe que se entrega.
4. Asunto: Realiza el registro de la descripción de la novedad presentada.
5. Firma y código Entrega: Registre la firma y código de la persona que entrega el informe
de la novedad del puesto
6. Firma y código Recibido: Registre la firma y código de la persona que recibe el informe
correspondiente.
7. Jefatura: Registre el nombre de la jefatura para quien va dirigido el informe de
novedades del puesto.
8. Funcionario: Registre la firma a quien va dirigido el informe de novedades para su
solución.
9. Plazo: Registre la fecha límite para la solución de la novedad esta se registra en color
rojo cuando es urgente, color azul cuando es de prioridad alta y de color negro cuando
es de baja prioridad.
10. Código y Firma: Registre el código y la firma de quien recibe el informe de novedades
para su solución.
11. Cumple (Si, No): Selecciona con una “X”, si cumplió con la fecha registrada en el plazo o
no.
12. Seguimiento Firma y código: Registre la firma y código de la persona que realiza el
seguimiento de la solución de la novedad presentada en el puesto.
13. Auditoria Firma y código: Cuando la organización establezca puede realizar auditorías
internas, a fin de hacer un seguimiento a las soluciones de las novedades presentadas en
el puesto.
S. ESTRUCTURA DE LA MINUTA CONTROL DE DOCUMENTOS SUPERVISORES.

Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar el registro de la entrega de
documentos e informes de novedades del puesto, donde se preste el servicio de vigilancia y seguridad
privada. Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
VERSIÓN N° 1 (Entrega de documentos a la empresa)
Características:
 Color: Gris Claro


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PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, DE SUPERVISORES. (LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre la fecha en que el supervisor entrega los documentos a la empresa
2. Descripción del Documento: Registre la descripción de los documentos que entreguen.
3. Crono y Código: Registre el crono (supervisor) y Código, que entrega la documentación.
4. Dependencia: Registre la dependencia para la cual va dirigida la documentación.
5. Recibe: Registre la firma de quien recibe la documentación que entrega el supervisor.
VERSIÓN N° 2 (Entrega de Informes de Novedades del puesto a la empresa)
Características:
 Color: Blanco
PROTEGER – PRESERVAR, MINUTA, DE SUPERVISORES (LOGOS DE CERTIFICACIONES).
1. Fecha: se registra la fecha en que el supervisor entrega el informe de novedades del
puesto a recepción.
2. Hora: Registre la hora en que se entrega el informe de novedades del puesto.
3. N° de Informe: Registre el número de consecutivo del informe correspondiente.
4. Crono: Registre el crono (supervisor) que entrega el informe.
5. Puesto: Registre el nombre del puesto que corresponde el informe.
6. Detalle: Registre la descripción del contenido del informe de novedades del puesto.
7. Recibe: Registre la firma de quien recibe el informe que entrega el supervisor.
T. MINUTA DE CONTROL VISITA CLIENTES.

Gestión Integral, sirve para registrar las visitas de clientes donde se realiza la prestación del
servicio, Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Rojo
CERTIFICACIONES).

Página: 20 de 27
1. Fecha: Registre la fecha en que se realiza la visita al cliente.

2. Hora: Registre la hora en que se realiza la visita al cliente.
3. Nombre del cliente: Registre el nombre del cliente que se le realiza la visita.
4. Numero de radicado: Registre el número del radicado del formato TOP-03-04F-00 de la
visita al cliente.
5. Nombre del entrevistado: Registre el nombre de la persona que recibe la visita.
6. Asunto: se registra las novedades presentadas en el puesto.
7. Nombre y código: Registre el nombre y código de la persona encargada de realizar la
visita.
8. Firma y código: Registre la firma y código del responsable de asignar la solución a la
visita.
9. Firma y código: Registre la firma y el código de la persona encargada de solucionar la
inconformidad del cliente.
10. Fecha de cierre: Registre el día mes y año en que se cierra la novedad.
11. Firma: Registre la firma del Jefe encargado de cerrar la inconformidad.
12. Cumple: Selecciona con una X si cumplió con lo requerido o no.
13. Firma: Registre la firma y código del auditor de la visita al cliente.
U. ESTRUCTURA MINUTA LIBRO DE MUNICIÓN Y CARGADORES DE ARMAMENTO.

Gestión Integral, sirve para registrar la munición y cargadores de armamento donde se realiza la
prestación del servicio, Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: morado
CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre la fecha de asignación de la munición y cargadores del armamento.
2. Hora: Registre la hora en que se asigna la munición y cargadores del armamento
3. Firma y código: Registre la firma y código de la persona que asigna la munición y
cargadores del armamento.
4. Cargo: Registre el cargo de la persona que asigna la munición y cargadores del
armamento.
5. Detalle: Registre en tipo, calibre, cantidad, marca de la munición y cargadores a asignar
al armamento.

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6. Estado del elemento: Registre en qué estado se encuentra la munición y cargadores a

asignar al armamento.
7. Factura: Registre el número de la factura de la munición y cargadores a asignar al
armamento.
8. Firma y código: Registre la firma y el código de la persona que recibe la munición y
9. Asignación: Registre la actividad o el lugar de la asignación de munición y cargadores
del armamento.
10. Código:
11. Detalle: Registre en tipo, calibre, cantidad, marca de la munición y cargadores a asignar
al armamento.
12. Firma y código: Registre la firma y código de la persona que asigna la munición y
13. Observaciones: Registre todo tipo de observaciones presentadas en la asignación de la
munición y cargadores de armamento.
14. Elementos en reserva: Registre el total de los elementos en reserva (tipo, calibre,
cantidad, marca)
V. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA EL CONTROL DE VEHICULOS.

Depende de la jefatura de Logística, Mantenimiento y Operaciones; sirve para realizar el control de
vehículos de la empresa, para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada. Es de
cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Marrón.
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se ingresa el vehículo al
área.
2. Hora: Registre la hora en que se ingresa el vehículo al área.
3. Clase vehículo: Selecciona con una X según el vehículo que ingresa (Particular, Servicio
Público, Servicio Carga, Servicio Transporte Masivo, Autoridades Fuerza Pública).
4. Características: Registre en el control de vehículos (color, marca, placa, N° ocupantes).
5. Hora: Registre la hora de entrada del vehículo al área.
6. Firma y código: Registre la firma y código del guarda encargado del control de
vehículos.

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7. Hora: Registre la hora de salida del vehículo al área.

8. Observaciones: Registre las novedades presentadas en el control de los vehículos.
W. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA LA RED DE APOYO

Depende de la jefatura de Logística, Mantenimiento y Operaciones; sirve para realizar el control y
registro de los reportes y novedades de las redes de apoyo, para la prestación del servicio de vigilancia y
Características:
 Color: Verde.
 Cantidad de folios:400 Folios
CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre la fecha en que solicita el reporte de novedad.
2. Hora: Registre la hora en que se reporta la novedad.
3. Entidad que solicita el reporte: Seleccione con una X la entidad que solicita reporte de
la novedad (ejército, policía nacional, CTI, bomberos, transito, defensa civil, otro).
4. Requerimiento: Seleccione con una X el requerimiento solicitado (reporte, solicitud,
comunicado).
5. Lugar de novedad: Registre el lugar de la novedad.
6. Código: Registre el código de quien reporta.
7. Hora: Registre la hora de apoyo (llegada / retiro).
8. Nombre placa: Registre el nombre de placa y/o identificación del funcionario.
9. Firma y código: Registre la firma y código del Radioperador de turno.
X. ESTRUCTURA DE LA MINUTA INSPECCION PRE-OPERACIONAL DE VEHICULOS.

Depende de la jefatura de Logística, Mantenimiento y Operaciones; sirve para realizar inspección pre-
operacional de vehículos de la empresa, para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Vino tinto claro.

CERTIFICACIONES).

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1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la inspección
pre-operacional vehicular.
2. Hora: Registre la hora en que se realiza la inspección pre-operacional vehicular.
3. Documentación: Seleccione con una X si en el momento de la inspección pre-
operacional cuenta con todos los documentos correspondientes.
4. Kilometraje: Registre en el momento de la inspección que kilometraje tiene el vehículo.
5. Llantas: Registre en qué estado se encuentran las llantas delanteras y traseras.
6. Frenos: Revise y registre en el momento de la inspección los frenos y los líquidos del
freno.
7. Combustible: Revise y registre en el momento de la inspección en qué nivel de
combustible se encontraba el vehículo (Full, Medio, Otra Medida).
8. Líquidos: Revise y registre en el momento de la inspección en qué nivel de líquidos se
encontraba el vehículo (hidráulico, aceite, agua).
9. EPP: Revise y registre en el momento de la inspección si el conductor contaba con los
elementos de protección personal (casco, rodillera, codera).
10. Equipos de carretera: Revise y registre en el momento de la inspección el vehículo
contaba con el equipo correspondiente de carretera (gato y cruceta, tacos y conos,
herramienta, linterna, botiquín, extintores, llanta de repuesto, cables de inicio.
11. Sonido y energía: Revise y registre en el momento de la inspección el vehículo contaba
con (sirena, luces estrober, radio de comunicaciones, equipo de sonido, batería alterna,
luces, pito, sonido de reversa).
12. Retrovisores: Revise y registre en el momento de la inspección si el vehículo contaba
con los retrovisores (derecho e izquierdo).
13. Otros: Registre la descripción de las características tenía el vehículo en el momento de la
inspección.
14. Firma y código del conductor: Registre la firma y código del conductor encargado en el
momento de la inspección.
15. Auditor: Registre el nombre y código del auditor encargado de realizar la inspección.
16. Observaciones: Registre las novedades encontradas en el momento de la inspección del
vehículo.
17. Fecha: Registre la fecha próxima en que realizara la evaluación del vehículo.
Y. ESTRUCTURA DE LA MINUTA RECEPCION DE DOCUMENTOS

Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para realizar la recepción de documentos
archivo. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Agua Marina


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CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la recepción del
documento en el archivo.
2. Hora: Registre en la minuta la hora en que se realiza la recepción del documento en el
archivo.
3. Documento: Registre que tipo de documento se recepcionará en el archivo.
4. Descripción: Registre la descripción del documento recibido.
5. Folios: Registre que Numero de Folios se recepción en el archivo.
6. Área: Registre para que área / proceso se dirige el documento.
7. Nombre: Registre el nombre y código del funcionario que entrega el documento.
8. Nombre: Registre el nombre y código del funcionario que recibe el documento.
Z. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ARCHIVO CONSULTA Y PRESTAMO

Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para archivo consulta y préstamo de
documentos. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Agua Marina

CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes y Año: Registre en la minuta el día, mes y año en que se realiza la CONSULTA
del documento en el archivo.
2. Documento: Registre que tipo de documento se va a consultar en el archivo.
3. Descripción: Registre la descripción del documento a consultar en el archivo.
4. Folios: Registre que Numero de Folios a consultar en el archivo.
5. Nombre y Código: Registre el nombre y código del funcionario que consulta el
documento.
6. Fecha: Registre la fecha de devolución del documento a archivo.
7. Observaciones: Registre la novedad en la devolución del documento a archivo.
8. Nombre y Código: Registre el nombre y código del funcionario que recibe el documento.
AA. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTREGA Y DEVOLUCION DE AULAS DE CLASE.

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Autorizada por la Gerencia General o representante legal. Debe ser documentado por el Jefe de Gestión
Integral, sirve para registrar la entrega y devolución de aulas de clase donde se realiza la prestación del
servicio, Es de cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Azul Celeste

CERTIFICACIONES).
1. Fecha: Registre el día, mes, año y hora, en que se presta el aula de clase.
2. Nombre: Registre el nombre de la torre correspondiente al salón que se va a prestar.
3. Nombre: Registre el nombre o número del aula que se va a prestar.
4. Piso: Registre el piso en que se encuentra el aula que se va a prestar.
5. Nombre: Registre el nombre del docente encargado de recibir el aula que se va a facilitar.
6. Firma: Registre la firma del docente encargado de recibir el aula que se va a facilitar.
7. Elementos: Registre los elementos que se encuentran en el salón (video beam, sillas,
televisor, aire acondicionado, planta amplificadora, alto parlantes, otro-cuál).
8. Nombre y código: Registre el nombre y código del guarda encargado de entregar el aula.
9. Firma: Registre la firma del guarda encargado de entregar el aula.
10. Hora: Registre la hora en el momento que realizan la devolución del aula.
11. Nombre y código: Registre el nombre y código del guarda que recibe el aula.
12. Firma: Registre la firma del guarda encargado de recibir el aula.
13. Observaciones: Registre las novedades y observaciones presentadas en el aula.
AB. ESTRUCTURA DE LA MINUTA CONTROL DE LLAVES.
Autorizada por la Gerencia General o representante legal. Debe ser documentado por el Jefe de Gestión
Integral, sirve para registrar el control de llaves donde se realiza la prestación del servicio, Es de
cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Verde Biche

CERTIFICACIONES).

Página: 26 de 27
1. Fecha: Registre el día, mes, año y hora, en que se solicitan las llaves.
2. Lugar: Registre el lugar o sitio del que se requiere la copia de la llave.
3. Nombre: Registre el nombre, código y/o Cedula de la persona solicitante.
4. Firma: Registre la firma del solicitante que ha recibido la llave.
5. Nombre: Registre el nombre, código y/o cedula de la persona que hace entrega de la
llave.
6. Hora: Registre la hora en que se hace la devolución de la llave.
7. Nombre: Registre el nombre, código y/o cedula de la persona quien recibe la llave.
8. Firma: Registre la firma de la persona que recibe la llave.
9. Observaciones: Registre la descripción de las observaciones y/o novedades en control de
llaves.
AC. MINUTA DE SOLICITUDES, NOVEDADES Y RETIROS DE PERSONAL.

Depende de la Jefatura de Operaciones y Logística; sirve para solicitudes, novedades y retiros del
personal. Es de cumplimiento legal y del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
Características:
 Color: Morado Claro

CERTIFICACIONES).
1. Día, Mes, Año y Hora: Registre en la minuta el día, mes, año y hora en que se realiza
la novedad, solicitud y/o retiro del personal.
2. N° Formato: Registre N° formato que va a radicar.
3. Nombre y Código: Registre el nombre y Código del Guarda de Seguridad que realiza
la radicación.
4. Detalle: Registre el detalle de la novedad.
5. Firma y Código: Registre la firma y Código de la persona que recibe el formato.
6. Firma y Código: Registre la firma y Código de la persona que recibe el formato en el
área de Operaciones
7. Firma y Código: Registre la firma y Código de la persona que recibe el formato en el
área de Recurso Humano.
8. Fecha: Registre el Día, Mes y Año de la entrega de los documentos a radicar.
9. Firma y Código: Registre la firma y Código de la persona que se envía a radicar los
documentos en la EPS.
10. Fecha: Registre el día, mes y año en que se finaliza el proceso.
11. Firma: Registre la firma del Gerente Financiero.
12. Descripción: Registre la descripción del documento a consultar en el archivo.
Página: 27 de 27
13. Folios: Registre que Numero de Folios a consultar en el archivo.

14. Nombre y Código: Registre el nombre y código del funcionario que consulta el
documento.
15. Fecha: Registre la fecha de devolución del documento a archivo.
16. Observaciones: Registre la novedad en la devolución del documento a archivo.
17. Nombre y Código: Registre el nombre y código del funcionario que recibe el
documento.


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DFENDER LTDA CODIFICACION MINUTA Versión: 04

N° DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE

1. Letra asignada por la Gerencia General para la

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

2 Cada minuta asignada en el puesto contara con 100, 200

A. Entrega Y Recibido De Documentos

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

AB. Control De Llaves.

3.2 DESCRPCION DE CADA MINUTA

A. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTOS

B. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE NOVEDADES DE PUESTO.

 Color: Azul Oscuro

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

C. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE MEDIOS TECNOLOGICOS.

 Color: Azul Oscuro.

D. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE VISITA DE TÉCNICOS.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Color: Azul Hortensia.

E. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE VISITA DE DIRECTIVOS.

 Color: Azul Hortensia.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

F. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CONTROL DE BOLSAS DE SEGURIDAD.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

G. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE PACIENTES ESPECIALES.

 Color: Azul Rey

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

H. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTRADA Y/O SALIDA DE MATERIALES, HERRAMIENTAS

 Color: Verde Limón

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

10. Cargo: Registre el cargo de la persona que autoriza la salida.

I. ESTRUCTURA DE LA MINUTA ENTREGA Y RECIBIDO DE CORRESPONDENCIA.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Color: Verde claro

K. ESTRUCTURA DE LA MINUTA – LIBRO DE ARMAMENTO.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Tamaño: Oficio. (Vertical) (Ancho: 21cm x Largo: 33 cm)

L. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE ACTA INDIVIDUAL DE ARMAMENTO

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Caratula: DEFENDER LTDA, EMPRESA DE SEGURIDAD VIGILANCIA PRIVADA, PREVENIR –

M. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA EL MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Caratula: DEFENDER LTDA, EMPRESA DE SEGURIDAD VIGILANCIA PRIVADA, PREVENIR –

N. ESTRUCTURA DE LA MINUTA PARA LA ENTREGA Y RECIBIDO DE FACTURAS GENERADAS

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

Ñ. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

7. Factura relacionada: Registre la factura correspondiente al mantenimiento del vehículo.

O. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE CAMPO DE TIRO.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

P. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE LIBRO – CAMPO DE TIRO – CLASE Y CALIBRE.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

8. Observaciones: Registre las observaciones que hubiese a lugar durante la práctica o

 Color: Gris Oscuro

R. ESTRUCTURA DE LA MINUTA DE REPORTE DE NOVEDADES.

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

S. ESTRUCTURA DE LA MINUTA CONTROL DE DOCUMENTOS SUPERVISORES.

VERSIÓN N° 1 (Entrega de documentos a la empresa)

 Color: Gris Claro

Revisó Aprobó Fecha de Aprobación

 Caratula: DEFENDER LTDA, EMPRESA DE SEGURIDAD VIGILANCIA PRIVADA, PREVENIR –

VERSIÓN N° 2 (Entrega de Informes de Novedades del puesto a la empresa)

T. MINUTA DE CONTROL VISITA CLIENTES.