GESTIÓN DE RIESGOS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE FIRMAS Y

SELLOS DE AUTORIZACIÓN
SIG-DST-GRS-P-010, V-04
F. Revisión: 31/10/2017
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1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo para la identificación y control sobre las firmas y sellos autorizados para el
desarrollo normal de las actividades tanto administrativas como productivas, en resguardo de los
intereses empresariales tanto internos como frente a terceros.

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca todas las firmas y sellos de personal que autoriza la ejecución de actividades
críticas.

3. RESPONSABLES
 Gerencias de Área
 Gerencia de Administración y Finanzas
 Dpto. de RRHH
 Dpto. del SIG.
 Todo el personal

4. CONDICIONES / NORMATIVAS
 Norma y Estándar BASC
 ISO 9001
 ISO 14001
 OHSAS 18001
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Identificación de Firmas y Sellos
Cada vez que se identifican elementos, información u operaciones críticas se deberá identificar
también a los responsables de la autorización de su movimiento (ya sea ingreso o salida de
elementos o información), o ejecución (de operaciones críticas) e informar a través de la
Gerencia de Área del identificador al Dpto. de RRHH. y al Dpto. de Seguridad.
Esta información deberá ser definida en los procedimientos del SIG.
5.2. Recopilación de Firmas y Sellos
Cuando los responsables de las autorizaciones mencionadas en el punto anterior estén
claramente definidos, el Dpto. de RRHH se encargará de recopilar de los mencionados: Firma y
Sello Oficial.
Éstos serán colocados en el formato Ficha de Firmas y Sellos.
5.3. Publicación de Firmas y Sellos
Las Fichas de Firmas y Sellos serán publicadas en el Disco H. Carpeta DocSig Consulta,
controlando el acceso solo para quienes requieran consultarlas para asegurar la seguridad de
las operaciones.
La publicación de estos registros se realizará según el procedimiento: Elaboración y Control
de Documentos.
5.4. Verificación de Firmas y Sellos
Cada vez que se esté ejecutando una operación crítica (Ver IPER de Comercio Seguro), el
responsable de dicha operación deberá verificar la conformidad de las firmas y/o sellos en los
documentos asociados.
De encontrar alguna irregularidad, deberá comunicar éste hecho según el procedimiento de
Respuesta frente a Actividades Sospechosas y/o Ilícitas.
CONFIDENCIAL – Este documento no debe ser alterado ni reproducido total o parcialmente sin el consentimiento previo del SIG de INKABOR SAC
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SELLOS DE AUTORIZACIÓN
SIG-DST-GRS-P-010, V-04
F. Revisión: 31/10/2017
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. Procedimiento: Elaboración y Control de Documentos

6.2. Procedimiento: Respuesta Frente a Actividades Sospechosas y/o Ilícitas

6.3. IPER de Comercio Seguro

7. REGISTROS
Resguardo
Nº Código Nombre Responsable
Medio Tiempo
01 SIG-ADM-GCS-F-016 Ficha de Firmas y Sellos RRHH Electrónico Vigencia

8. GLOSARIO

No aplica.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción

1. Se migró documento a nueva plantilla.

03
2. Se elimino la referencia a Lista de Firmas y Sellos Aprobados.

1. En Responsables se agregó al Dpto. del sIG, se cambió el nombre de la Gerencia de

Administración.
2. En el punto 5.3 de Actividades : Publicación de Firmas y Sellos, se cambió
De:
Las Fichas de Firmas y Sellos serán publicadas en todas las áreas físicas de la organización que
requieran consultarlas para asegurar la seguridad de las operaciones.
La distribución de éste documento se realizará según el procedimiento: Elaboración y Control de
04 Documentos.
A:
Las Fichas de Firmas y Sellos serán publicadas en el Disco H. Carpeta DosSig Consulta,
controlando el acceso solo para quienes requieran consultarlas para asegurar la seguridad de las
operaciones.
La publicación de estos registros se realizará según el procedimiento: Elaboración y Control de
Documentos.

CONFIDENCIAL – Este documento no debe ser alterado ni reproducido total o parcialmente sin el consentimiento previo del SIG de INKABOR SAC