CODIGO: FM-SIG-11

INFORME DE AUDITORIA VERSION: 02

FECHA ELABORADO: 24/04/2020

FECHA: 5/12/2020 AUDITORIA INTERNA No 1

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar la conformidad frente a los requisitos del SGI. Identificar oportunidades de mejora

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Cubre los 7 procesos del SGI

CRITERIOS DE AUDITORIA: ISO 9001: 2015, ISO 45001: 2018 e ISO 14001: 2015

EQUIPO AUDITOR: Andrea Perez, Belcy Flores

PROCESOS AUDITADOS: RESPONSABLES

Gestion Humana Carlos rodriguez

Gestión de seguridad ingris munive
Ejecucion de proyectos yaneth varela
Atencion al cliente yair de la cruz
informatica y tcnologia edison charris
Mantenimiento faudy ruiz
Gestion documental julio cabarcas
FORTALEZAS:

Conocimiento, competencias y trayectoria del personal lo cual asegura el saber hacer de la organización.

La integración de sus Sistemas de Gestión enmarcados en la Política SIG que permite simplificar la administración de los
mismos.

Organización enfocada a la gestión de proyectos, lo que hace una organización planificada, dinámica y con alta respuesta al
cambio y a la necesidades del cliente.

El uso del software ERP SIESA que permite la gestión de los recursos y procesos de manera más efectiva.

La implementación y uso de un Punto de Acopio para la correcta segregación y disposición final de residuos.

El desarrollo y promoción de Programas de reciclaje de papel, uso eficiente de agua y energía entre las empresas establecidas
en el coworking.

La conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral junto con la designación del Responsable del SG-SST y
del Vigía como incentivo a la participación y consulta de los trabajadores en las actividades del SIG.

El uso de boletines institucionales por medio digital como medio de comunicación para dar a conocer aspectos relevantes del
SIG a todos los miembros de la organización.

El establecimiento por medio contractual con clientes y proveedores que incluyen los requisitos legales y de otra índole que se
deben cumplir entre las partes, soportados en pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil.
El compromiso de la gerencia y su equipo de trabajo, encaminado a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma
sujeta de la presente auditoria y fortalecer los procesos involucrados. Así mismo, la disposición del personal mostrada durante la
auditoria, encaminados al interés de mejora de sus procesos.
OBSERVACIONES

1. Complementar indicador que mide la caracterización del proceso de Gestión Comercial, orientando sus nuevos indicadores
hacia la medición de la eficacia del proceso en relación a ingresos por ventas de servicios y la satisfacción de sus clientes

2. Considerar el reducir la frecuencia anual de calculo del indicador de % efectividad de las propuestas en el proceso de Gestión
Comercial, con el fin de obtener mayor oportunidad para el análisis y la toma de decisiones

3. Controlar la información documentada proveniente de los clientes: manuales, contratos, anexos, etc., de forma individual y no
agrupada, facilitando su control, distribución y actualización en el tiempo.

4. Eliminar tiempos de retención en listado maestro de documentos del SGI, estableciendo dicha retención solo hacia los
registros del SGI

5. Asegurar el diligenciamiento completo de las fechas de elaboración en Formato de validación y en Formato de revisión y
verificación del diseño de un servicio, con el fin de clarificar la trazabilidad hacia el periodo en que se desarrollo cada control en
el diseño

6. Fortalecer el orden y aseo durante la prestación del servicio en la bodega del cliente Corpacero Zona Franca, minimizando con
ello el riesgo de tropezones y caídas durante la jornada.
7. Disponer de visitas y asesoría de la ARL con el ánimo de fortalecer los aspectos del SIG relacionados con la seguridad y salud
de los trabajadores en cumplimiento de los estándares Mínimos reglamentados en SST.
8. Considerar obtener mediante la administración del coworking los certificados de disposición final de residuos entregados por la
empresa prestadora del servicio para corroborar el adecuado tratamiento de los mismos.
9. Revisar las metas definidas para los indicadores estratégicos, considerando datos históricos y tendencias, de modo que las
metas incentiven la mejora en los procesos y en desempeño del SIG.
10. Consolidar los criterios definidos para la selección y evaluación de proveedores de acuerdo a los requisitos legales,
normativos y de clientes para ser aplicados al momento de la selección.

11. Asegurar la disponibilidad de los soportes de Pago de Seguridad Social del personal en misión.

12. Considerar dentro del análisis de riesgos y oportunidades situaciones relacionadas con el incumplimiento de requisitos
legales y otros, riesgos propios del programa de auditorias y de la ejecución de auditorias, el cumplimiento de presupuestos y de
cronograma de actividades.

13. Garantizar la toma de acciones ante compromisos no ejecutados en Actas del reunión con el vigía o en su defecto
reprogramarlas
14. Asegurar en mayor medida la organización documental y la disponibilidad de la información documentada al momento de
realizar la auditoría.
15. Contemplar en el Perfil de auditor interno la experiencia requerida en términos de horas y no de años.

16. Revisar en la Política Integral el compromiso en el cumplimiento de requisitos de otra índole, de conformidad con los
requerimientos establecidos en los estándares ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2918 y definirlos claramente en la
Política durante su próxima revisión.

DESCRIPCION DE LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS.

1. No se evidencio comunicación donde al cliente COPENSA se le presente documento de medidas de manejo ambiental, de
acuerdo con lo exigido en el ítem 1 del requerimiento 8.1 del Contrato N° ILO-012, lo cual incumple Requisito 7.4.1 de ISO
14001: 2015

2. No se evidencio identificación y evaluación de cumplimiento de otros requisitos relacionados con el contrato y anexos del
Cliente COPENSA en materia de SST y Ambiente, lo cual incumple requisitos 6.1.3 y 9.1.2 de ISO 45001: 2018 e ISO 14001:
2015
3. No se evidencio diligenciamiento de información en Plan de Calidad del Proyecto DIPLAS, en cuanto a información de fechas
propuestas y fechas ejecutadas, y presupuesto inicial y presupuesto ejecutado, lo cual incumple Requisito 8.3.4 Ítem F de ISO
9001: 2015

4. No se evidencia conservación de información documentada sobre cambios acontecidos en los prediseños durante el Diseño y
Desarrollo del Proyecto Litoplas, lo cual incumple Requisito 8.3.6 de ISO 9001: 2015

5. No se evidencio identificación de peligros de SST asociados a la actividad subcontratada de transporte de maquinaria en vía
publica, ni de los peligros Publico y de Transito a que esta expuesto el personal que supervisa y lidera el proyecto en Corpacero
Zona Franca, lo cual incumple Requisito 6.1.2.1 de ISO 45001: 2018

6. No se evidencian que se conserve información documentada de los seguimientos al Cumplimiento de Presupuestos y

cumplimiento de las actividades contempladas en el Cronograma de Proyectos de Obra como evidencia de los resultados, lo cual
incumple Requisito 9.1.1 de ISO 9001: 2015

7. En el simulacro realizado en diciembre de 2019 se evidencia la planificación y ejecución de las actividades, sin embargo, no se
evidencia análisis de resultados, evaluación del desempeño del simulacro ni se tomaron acciones con relación al resultado de las
actividades realizadas, lo cual incumple Requisito 8.2 de ISO 45001: 2018

Elaborado:
Andrea Perez - Auditor Líder
Belcy Flores - Auditor Acompañante
 CODIGO: FM-SIG-12

ASISTENCIA VERSION: 02

FECHA ELABORADO: 24/04/2020

FECHA: LUGAR RESPONSABLE:

5/13/2020 Lyd house Andrea Perez. Auditor lider

AUDITORIA: INTERNA: X EXTERNA: OTRO:

ASISTENTES CARGO FIRMA APERTURA FIRMA CIERRE

Carlos rodriguez Coord. Gestion Humana

ingris munive Director de seguridad

julio cabarcas Director de calidad

faudy ruiz jefe de mantenimiento

yair de la cruz gestor de atencion al cliente

yanetyh varela Directora de proyectos

edison charris jefe de dpto de tecnologia

ACTIVIDADES REALIZADAS

Realizado por: ANDREA PEREZ FLORIAN Firma:

Realizado por: ANDREA PEREZ FLORIAN Firma:
ODIGO: FM-SIG-12

RSION: 02

CHA ELABORADO: 24/04/2020

PONSABLE:
erez. Auditor lider

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