LAS TECNICAS DE OFICINAS SIRVEN PARA ORGANIZAR Y

DESARROLLAR EFICIENTEMENTE EL TRABAJO EN LAS

OFICINAS.

SU IMPORTANCIA RADICA EN QUE:

1) LAS TECNICAS DE OFICINA PERMITEN UNA ORGANIZACION
Y SISTEMATIZACION DE TODA LA INFORMACION DE LA
EMPRESA.
2)FACILITAN EL DESEMPEÑO LABORAL DE LAS EMPRESAS Y
OFICINISTAS.
3) AJILISAN EL CURSO DE LAS TRANSACCIONES DE LA
EMPRESA DEJANDO UNA IMAGEN DE EFICIENCIA Y
ORGANIZACION ANTE SU PUBLICO.
LAS TECNICAS DE OFICINA SE APLICAN EN TODOS Y
CADA UNO DE LOS CARGOS DE OFICINA, ES DECIR
EN LAS DIFERENTES OCUPACIONES NECESARIAS
SEGUN EL OBJETO DE LA EMPRESA.

EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE UNA OFICINA

CUALQUIERA QUE SEA LA NATURALEZA DE SUS
ACTIVIDADES, SE CONSIDERAN 3 FACTORES
ESENCIALES QUE SON:
-EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO.
- EQUIPO MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO.
-EQUIPO MECANICO O MAQUINAS DE LA OFICINA.
 LOS MODALES Y LA CORTESIA.
 DOMINIO ORAL Y ESCRITO DEL IDIOMA.
 DESCRIPCION Y BUEN CRITERIO.
 CAPACIDAD DE ANALISIS PARA IDENTIFICAR
SITUACIONES, TOMAR DETERMINACIONES Y
SELECCIONAR AL PUBLICO.
 MANEJO DE CONMUTADOR O CENTRAL
TELEFONICA.
 FIRMESA EN SITUACIONES FALSAS O
DESCORTESES.
 PACIENCIA.
 APROPIADA ATENCION TELEFONICA.
EL CICLO DE TRABAJO EN TODAS LAS
OFICINA ESTA COMPRENDIDO ENTRES
ACTIVIDADES FUNDAMENTALES QUE SON:

1. REGISTRO DE LA INFORMACION.
2. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION.
3. Y LA UTILIZACION DE LA INFORMACION.

ESTO PERMITE LA PLANIFICACION,

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS
ACTIVIDADES.
 PREPARACIÓN DE REGISTROS E INFORMES.

 ARCHIVO DE LOS REGISTROS Y DEMÁS DOCUMENTACIÓN.

 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA SU

UTILIZACIÓN Y COMUNICACIÓN.

LA OFICINA NO DEBE SER CONSIDERADA COMO UN LUGAR,

SINO COMO UNA FUNCIÓN QUE ABARCA TODOS
LOS NIVELES DE UNA EMPRESA.

LUEGO DE REGISTRAR Y PROCESAR LA INFORMACIÓN ESTA

SERÁ UTILIZADA A
NIVEL JERÁRQUICO PARA PODER PLANIFICAR, ORGANIZAR,
CONTROLAR LAS ACTIVIDADES Y COMO FUENTE DE
INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES.
Para decorar una oficina es preciso encontrar un equilibrio entre
la comodidad la funcionalidad, el estilo y el presupuesto.

Es importante tener una determinación de cuales van a ser los

materiales para oficina que usted desea adquirir en base a la
necesidad que tenga usted tanto como sus empleados.

Entre las necesidades básicas en cuanto a materiales de oficina se

encuentran muebles como los escritorios con cajones o los
gabinetes de archivo para tener un mayor orden y organización
en el manejo de archivos, escritorios adaptados para
computadora con todos los accesorios de los que ésta requiere
como impresoras, scanner, etc.
Se debe distribuir eficazmente el espacio de
trabajo y así podremos satisfacer nuestras
necesidades, ante todo debemos saber donde
ubicaremos el escritorio, este es el punto de
partida; para comprar esta clase de materiales
para oficina siempre debemos tomar las medidas
de la oficina (largo, ancho, y alta).

No hay que escatimar en el área, el espacio debe

ser lo suficientemente grande tanto como para los
armarios y los cajones que contenga el escritorio,
por ello, se aconseja no empotrar el escritorio
contra esquinas o paredes.
Las sillas de escritorio es importante tener en
cuenta la comodidad que deben tener debido a que
en una oficina uno puede pasar mas de 8 horas
sentado. Por lo que es importante que las sillas
sean confortantes y cómodas.

La silla forma parte de los materiales para oficina

de índole esencial, elegir la adecuada hará que
nuestras tareas sean amenas.
La silla debe brindar una postura general al cuerpo
de tipo activa pero sin tensiones excesivas. Este
material para oficina debe contener los muslos de
forma paralela al suelo evitando el exceso de
presión en la parte posterior de los mismos; los
pies deben reposar en forma relajada sobre el
suelo.

Con respecto a la altura decimos que es

recomendable una silla con un sistema neumático
a gas o mecánico a resorte, de esta forma nos
permitirá, que una vez sentados, podamos regular
la altura del cojín.
COMO MATERIAL DE OFICINA TENEMOS:

 Máquinas de escribir o computador.

 Calculadoras.
 Máquinas contables, facturadoras y cajas registradoras.
 Duplicadores y máquinas de imprimir direcciones.
 Fotocopiadoras.
 Máquinas y equipos de oficina, diversos.
 Equipos y maquinaria para correos.
 Suministros para oficinas ( papel carta, oficios, de colores,
kimberly).
 Equipos y suministros de dibujo y escritura.
Hay muchos tipos de oficinas, de acuerdo a las necesidades
de cada empresa o negocio.

Existen ejecutivas, individuales, múltiples, comunitarias, etc.

También existen áreas comunes (recepción, sala de espera,

sala de TV, cyber-café, cocina, sala de servicios para fax,
fotocopias, etc.).

También salas de reuniones (para presentaciones, salas de

trabajo, teatro, sala para seminarios, conferencias, de
entrevistas, para video-conferencias, etc.).
 Los archivos son documentos acumulados por un
proceso natural en el curso de la transmisión de los
asuntos de cualquier tipo, público o privado, en
cualquier fecha, y conservados después para su
consulta, bajo la custodia de las personas responsables
de los asuntos en cuestión o por sus sucesores.

 son aquellos registros (documentos) de cualquiera

institución pública o privada que hayan sido
considerados ameritar (valorados) para su preservación
(conservación) permanente con fines de investigación o
para referencia y que han sido depositado o escogidos
para guardarse en una institución archivística.
 Los conjuntos orgánicos de documentos o la
reunión de varios de ellos, reunidos por las
personas jurídicas públicas o privadas en el
ejercicio de sus a actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa

 Los archivos también denominados ficheros (file);

es una colección de información (datos relacionados
entre sí), localizada o almacenada como una unidad
en alguna parte de la computadora.

 Los archivos son el conjunto organizado de

informaciones del mismo tipo, que pueden
utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte
material de estas informaciones.
Las principales características de
esta estructura son:

 Independencia de las informaciones respecto

de los programas.
 La información almacenada es permanente.
 Un archivo puede ser accedido por distintos
programas en distintos momentos.
 Gran capacidad de almacenamiento.
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

 Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En
algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

 De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus
registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
 De Maniobra o Trabajo.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que

la duración de la ejecución de un programa. Su
utilizan como auxiliares de los anteriores.
 Archivo vertical: Los documentos son
almacenados en carpetas individuales, colgando
de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se
colocan una detrás de otra con el borde que
presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe
la identificación de lo que allí se conserva.
 Archivo lateral: Los documentos se archivan uno
al lado del otro como los libros de estantería en
una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez
en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
 Archivo horizontal: Los documentos son
almacenados en plano, uno encima del otro
en carpetas, cajas, archivadores o
cajones. Este archivo es válido en el caso de
tener que archivar pocos documentos o
cuando se trate de planos o mapas.

 Por la frecuencia de consulta, también se

pueden mencionar los archivos: activos,
semiactivo e inactivos.
 Archivos activos: Aquel donde los documentos
son consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general
la fecha de emisión de los registros no es superior a
los cinco años y es consultada más de una vez al
mes.

 Archivo semiactivo: Se conservan los documentos

que han sido retirados del archivo activo finalizado
el año fiscal. Su finalidad es suministrar
información para comprobar operaciones
realizadas.
 Archivo inactivo: Se conservan los
documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su
valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de
los mismos una vez que ya han cumplido su
función.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

 Ofrecer al usuario la documentación necesaria para

hacer un trabajo específico.
 Que tenga acceso rápido a la documentación
relacionada con ese trabajo.
 Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
 Establecer un archivado organizado de forma
sistemática, de toda la documentación empleada y
necesaria.
 Que tenga un sistema eficaz de reproducción
de documentos.
 Archivado en conformidad con las normas,
leyes y disposiciones legales.
 sistemas de clasificación.
La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos
fundamentales:
A) Necesidad de la información documental:
• Información: acción de informar; dar noticia de una cosa.

• Documentación: acción de documentar. Documentar es justificar

la verdad de una cosa con un documento.
Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.
La necesidad de guardar la información surge del interés propio de
la empresa. Todos los documentos, impresos y comunicaciones
que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son
fuentes de información necesaria para poder resolver sus
operaciones de forma adecuada.

B) Y de la normativa legal.
Entre los documentos que es necesario conservar
distinguimos los siguientes:

Documentos emitidos por la propia empresa:

 copias de las facturas (emitidas).

 copias de los recibos de nóminas.
 ejemplares para la empresa de los impresos de
liquidación periódica de seguridad social e
impuestos.
 justificantes de desplazamientos del personal.
 cuadros de cálculo de riesgos probables, de
insolvencias de deudores, de depreciación del
inmovilizado, de determinación de costes de
productos, de ajustes por imputación de resultados
entre dos ejercicios, etc.

 correspondencia, télex y fax enviados.

 etc.
 Documentos procedentes de terceros:

 escrituras públicas.
 contratos intervenidos por fedatario mercantil.
 contratos privados.
 facturas (recibidas).
 justificantes y extractos bancarios.
 correspondencia, télex y fax recibidos.
 etc.
Fiscalmente, se exige la conservación de las
facturas recibidas, los justificantes contables y
los duplicados de las facturas emitidas durante
el período de prescripción del impuesto del que
han constituido documentos formales para su
liquidación.
Es el proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y
conservar adecuadamente los documentos en un
lugar determinado a fin de localizarlos fácil y
rápidamente y protegerlos de pérdidas y
deterioros, etc.

Es un sistema que nos va a permitir clasificar y

buscar rápidamente los documentos.
Representa la memoria de un negocio o
conservación de los documentos.

Solo se guardan los documentos importantes.

Su finalidad es permitir seleccionar y ordenar los
títulos y de esta manera poder archivar todo los
documentos adecuadamente.

La conservación de los archivos, estos se

conservan según su funcionalidad:

Archivo Inactivo : guardado por varios años.

Archivo Central : Sótano, guardado de
documentos de años atrás.
Archivo Activo : Documentos actuales.
1. SISTEMA ALFABETICO:
viene a ser la asociación de las letras desde la “A”
hasta la “Z”.
Ejemplo: EXSA, FAMESA

2. SISTEMA NUMÉRICO:
Viene a hacer la asociación de números, se ubica por
los primeros. Ejemplos:
Factura Nº 159
Factura Nº 160
3. SISTEMA GEOGRAFICO

Se halla mediante el Distrito, Departamento,

ciudad, etc. Ejemplo:
Arequipa/Cesar Tarazona
Lima/Juan Palomino

4. SISTEMA POR ASUNTOS

Se lleva el control de los materiales para poder

trabajar. Ejemplo:
Pólizas , adelantos, letras, etc.
Para determinar el valor de los documentos
muchas empresas lo clasifican de la siguiente
manera:

 DOCUMENTOS VITALES

Incluyen documentos legales de constitución,

títulos de propiedad, escrituras, estados
financieros, etc.
 DOCUMENTOS IMPORTANTES

Incluyen facturas, registro de ventas, registro de

compras cotizaciones, registro de bancos,
correspondencia como cartas enviadas, recibidas y
documentos relacionados al giro del negocio.

 DOCUMENTOS UTILES

Incluyen alguna correspondencia general como

memorando, normas legales, informes, recibos. Todo
documento que se utilice temporalmente y después
de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que
fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.
 DOCUMENTOS NO ESENCIALES

Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc. Los

cuales pueden ser destruidos después de
utilizarlo temporalmente, en algunos casos sin la
necesidad de archivarlo.
Limpieza de su lugar de trabajo y preparar
material de trabajo del día: hojas, computadoras,
máquina de escribir, preparar el café, la
correspondencia del día, preparar material de
trabajo del jefe o superior, colocar la
correspondencia a contestar, mantener el orden,
entre otros.
HAY QUE TENER :

AGENDA DEL DIA: TELEFONICA: hay llevar el

registro de clientes, conocidos, entre otros. Nombres,
E-Mail, Telef. Etc.

DE REUNIONES Y ACTIVIDADES: Día por día, se

lleva un cronograma de todas las actividades que se
llevarán a cabo. Con fecha, hora, actividad, entre
otros.

DE VISITAS: TOMAR NOTA DE TODAS LAS

PERSONAS QUE VAN A LA OFICINA. Esto es
indispensable en todo oficina. DAR RECADOS.
El archivo: es la vida de una oficina. Se debe
mantener en orden y pulcro.

Los implementos de trabajo: hojas, grapas,

carpetas, tintas, computadora, teléfono, entre
otros...se deben cuidar y no usarlo en el plano
personal.

La papelera debe estar en un sitio visible y

desocupado.
Aproveche los momentos en que no hay mucho
trabajo, y procure mantenerse activa, realizando
alguna labor productiva. No jugando en la
computadora, hablando por teléfono con algún
conocido, durmiendo en nuestro lugar de trabajo o
abandonando nuestra área laboral.

Practique la solidaridad laboral con sus compañeros.

Sin embargo, nunca abandone su lugar de trabajo, ni
deje para luego lo que puede hacer en ese momento.

Procure mantener al público satisfecho,

cómodamente sentado e informado. Este arte de
atender al público, solo se adquiere con la práctica y
con mucha paciencia.
Hojas y fundas protectoras, sobres, guardas,
folders, latas para película cinematográfica,
etiquetas, álbumes, cajas, carpetas y porta-folios,
artículos de limpieza, deshumidificantes,
termómetros e higrómetros, cartulinas y
accesorios para montaje de museo, cintas para;
reparación de documentos, sellado de marcos,
montaje de imágenes y arte gráfico, papeles
japoneses, adhesivos, película transparente con
filtro UV, accesorios para restauración etc.
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos
y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la
información que se necesite, así se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja

de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el
contenido de la carpeta.

Las carpetas son utilizadas para colocar documentos

relacionados con una persona, firma o institución o referidos a
un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se
decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de
correspondencia que se recibe en el período de archivo, que
puedes ser de seis meses a un año.
Carpetas individuales:

Son las que se asignan a corresponsales activos o

personas con las cuales se mantiene comunicación
constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás
de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los
papeles se ordenan cronológicamente hacia
arriba, por orden de fecha, la más reciente al
frente. Para abrir carpeta individual, el
corresponsal debe tener por lo menos cinco
documentos.
Carpetas misceláneas:

Usadas para archivar documentos de aquellos

corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación. Esta carpeta contiene papeles de
varios corresponsales, puesto que es donde se
coloca la correspondencia inactiva, hasta
considerarla de importancia para abrirle carpeta
individual.

Es el hogar "temporal« de toda correspondencia.