Instituto de Educación Superior Tecnológico Público

“Francisco de Paula Gonzales Vigil”

Tacna - 2018

UNIDAD DIDACTICA:
OFIMÁTICA SECRETARIAL I

principal
 TEMARIO
 CONCEPTO DE ARCHIVO DE OFICINA
 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
 CLASES DE ARCHIVOS
 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
GRADO DE UTILIZACION
GRADO DE AUTONOMIA
 SISTEMAS DE ARCHIVOS
CONVENCIONALES
INFORMATICOS
 CONTROL DEL ARCHIVO
1. CONCEPTO DE ARCHIVO

ARCHIVO: Conjunto de documentos o

documentación de una empresa

ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los

documentos.

La finalidad es asegurar y garantizar su

custodia y localizar cualquier documento
rápidamente.
2. ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
CAPTACION , ELABORACION DE DATOS Y
CUSTODIA

Los datos se plasman en documentos que

habrá que conservar.

Estos datos llegan a la empresa y pasan una

fase de elaboracion hasta llegar al archivo.
3. CLASES DE ARCHIVO

PÚBLICO

ARCHIVOS

PRIVADOS
4. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

El archivo se puede organizar en

base a:

Grado de utilización
Grado de autonomía
 GRADO DE UTILIZACION:

 ACTIVOS: Documentos de utilización frecuentes.

 SEMI-ACTIVOS: Docs. Que reflejan operaciones

recientes pero se consultan de forma esporádica.

 INACTIVOS: Docs. Que serán consultados en raras

ocasiones.
GRADO DE AUTONOMIA
CENTRALIZACION : Todo un archivo para
todos los documentos de la empresas.

DESCENTRALIZADOS: Por ejemplo,

archivos independiente para cada
departamento.
5. SISTEMAS DE ARCHIVOS
El sistema de archivo busca organizar los documentos de
forma que sea rápida su localización .

Existen los archivos:

 CONVENCIONALES
 MICROFILME
 INFORMÁTICOS
 CONVENCIONALES
 CARPETAS ( Simple, clasificadora, colgantes…)

 CARPETA ARCHIVADOR ( Tipo A- Z, con anillos )

 MOBILIARIO ( estanterías, estanterías modulares,

armarios con carpetas suspendidas , armario sobre
raíles , de seguridad )
 INFORMÁTICOS
Los sistemas que se utilizan hoy
en día para archivar
electrónicamente todos los
documentos ( pedidos, facturas,
albaranes, estudios,
presupuestos, correspondencias,
faxes… ) son las bases de datos y
los scanner.
6. LOS FICHEROS
Los ficheros son los muebles donde se guardan
las fichas. Estos muebles que contienen fichas
(ya sea de clientes, de proveedores…) pueden ser
simples (cajones-ficheros) o rotativos (se
desplazan verticalmente.

Actualmente las fichas se suelen llevar

informáticamente.
7. CONTROL DEL ARCHIVO
El control del archivo va relacionado con el movimiento de los
documentos.

En el archivo activos no deberían permanecer más que el tiempo

imprescindibles.
En el semi- activo deberían permanecer un año ( según empresa )
y luego pasar al archivo definitivo.

Las cajas de archivos definitivos deben estar correctamente

etiquetados y /o señalizadas con la documentación que
contienen.