Ejercicio 4.

1
Compañía de Construcción BuildIT
El Proceso Procure-to-Pay

 BuildIT es una empresa de construcción especializada en obras públicas, como

carreteras, puentes, tuberías, túneles y ferrocarriles. Dentro de BuildIT, a menudo
sucede que los ingenieros que trabajan en una obra de construcción (llamados
ingenieros de sitio) necesitan un equipo, como un camión, una excavadora, una bomba
de agua, etc. BuildIT posee muy poco equipo y, por ello, alquila. La mayoría de sus
equipos provienen de proveedores especializados.

 El proceso de negocio existente para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando los

ingenieros de sitio necesitan alquilar una pieza de equipo, completan un formulario
llamado "Solicitud de alquiler de equipo" y envían esta solicitud por correo electrónico
a uno de los empleados en el depósito de la compañía. El empleado del almacén recibe
la solicitud y, después de consultar los catálogos de los proveedores de equipos,
selecciona el equipo más rentable que cumpla con la solicitud. A continuación, el
empleado verifica la disponibilidad del equipo seleccionado con el proveedor por
teléfono o correo electrónico. A veces la opción seleccionada no está disponible. En
estos casos, el empleado debe seleccionar un equipo alternativo y verificar su
disponibilidad con el proveedor correspondiente.

 Después de encontrar un equipo adecuado y disponible, el empleado agrega los detalles

del equipo seleccionado a la solicitud de alquiler. Cada solicitud de alquiler debe ser
aprobada por un ingeniero de obras, que también trabaja en el depósito. En algunos
casos, el ingeniero de obras rechaza la solicitud de alquiler de equipos. Algunos rechazos
llevan a la cancelación de la solicitud, es decir, no se alquila ningún equipo. Otros
rechazos se resuelven al reemplazar el equipo seleccionado con otro equipo, como un
equipo más barato o un equipo más apropiado para el trabajo. En este último caso, el
empleado debe presentar otra solicitud de disponibilidad.

 Cuando un ingeniero de obras aprueba una solicitud de alquiler, el empleado envía una
confirmación al proveedor. Esta confirmación incluye una orden de compra (OC) para
alquilar el equipo. La OC es producida por el sistema de información financiero de
BuildIT, utilizando información ingresada por el secretario. El empleado también
registra el alquiler del equipo en una hoja de cálculo que se utiliza para monitorear los
alquileres.
 Mientras tanto, el ingeniero de sitio puede decidir que el equipo ya no es necesario. En
este caso, el ingeniero le pide al empleado que cancele la solicitud de alquiler del equipo.

 A su debido tiempo, el proveedor entrega el equipo alquilado al sitio de construcción. El

ingeniero de sitio luego inspecciona el equipo. Si todo está en orden, el ingeniero de
sitio acepta el compromiso y el equipo se pone en uso. En algunos casos, el equipo se
envía de vuelta porque no cumple con los requisitos del ingeniero de sitio. En este caso,
el ingeniero de sitio debe comenzar de nuevo el proceso de alquiler.
 Cuando el período de alquiler expira, el proveedor viene a recoger el equipo. A veces, el
ingeniero de sitio solicita una extensión del período de alquiler comunicándose con el
proveedor por correo electrónico o por teléfono uno o dos días antes de la recogida. El
proveedor puede aceptar o rechazar esta solicitud.

 Unos días después de recoger el equipo, el proveedor envía una factura al empleado por
correo electrónico. En este punto, el empleado le pide al ingeniero de sitio que confirme
que el equipo fue alquilado por el período indicado en la factura. El secretario también
verifica si los precios de alquiler indicados en la factura están de acuerdo con los de la
orden de compra. Después de estas verificaciones, el secretario envía la factura al
departamento financiero. El departamento financiero finalmente paga la factura.

 Considere a la compañía constructora BuildIT y su proceso de Procure-to-Pay que se

describe en la Semana 2. Tomando en consideración el modelo BSC responda las
preguntas 1, 2 y 3. La pregunta 4 respóndala aplicando la arquitectura TOGAF.

1. ¿A qué categoría en la perspectiva interna de la Figura 2.1 pertenece este proceso?

Pertenece a la categoría de Customer Management Processes.

2. ¿Cómo influye en diferentes aspectos de la perspectiva del cliente?

Influye en la selección del producto, de acuerdo con la calidad, necesidad por parte
de la empresa, precio y disponibilidad.

3. ¿Cómo está formada por los aspectos de la perspectiva de aprendizaje y

crecimiento?

Los proveedores buscan cumplir en equipo todos los procesos respetando los
lineamientos de la empresa.
Además, los proveedores también trabajan bajo una perspectiva de cultura
organizacional, ya que tienen la cultura de prestar productos bajo la modalidad de
recoger el producto en caso no sea el solicitado o del agrado del cliente.
Asimismo, en BuildIT se trabaja bajo una perspectiva de liderazgo debido a que es el
ingeniero de obras quien se encarga de solicitar las maquinarias de acuerdo con las
necesidades de los obreros para que trabajen en la construcción.

4. ¿Qué aspectos de las perspectivas de organización, producto, datos, aplicaciones

einfraestructura técnica deben de describirse para comprender este proceso?

 Organización. Mantener la eficiencia organizacional aplicando la gestión del

conocimiento.
  Producto. Mejoras en la calidad del producto y del servicio rentado.
 Datos. Ampliar la cartera y brindar actualizaciones constantes en sus
catálogos.
 Aplicaciones. Analizar y automatizar procesos dentro de la empresa
proveedora. Con el objetivo de reducir tiempos y costos, de modo que se
obtenga mayor productividad y rentabilidad.
 Infraestructura técnica. Cuentan con los servicios técnicos adecuados
apoyados en estándares y plataformas. Así mismo, Innovar en tecnología,
crear una aplicación web para digitalizar sus catálogos.

INTEGRANTES.

- Eyzaguirre Reyes Brissette Sophia. 1522271

- Trujillo Merino Alfredo Gabriel. U19206955
- Denzel Fabrizio Nuñez Huamán. u17203138
- Inocente Quincho Juan Carlos. U19305153
- Huamán Navarro Yesenia U18308208