CÓDIGO OP-PROC-001

PROCEDIMIENTO DE VINCULACION DE VERSIÓN 0

VEHICULOS NUEVOS FECHA 21/06/2019
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MODIFICACIONES

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FECHA
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Elaboró: Aprobó:
JEFE OPERATIVO GERENCIA
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1. OBJETIVO
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Garantizar que el trámite para la vinculación de vehículos nuevos, se realice de manera

oportuna y eficiente, permitiendo así, mantener actualizado el parque automotor de
TRANSGRACOL S.A.

2. ALCANCE

El presente procedimiento inicia con la solicitud por parte del Asociado, revisión documental y
finaliza con la entrega de la Tarjeta de Operación del vehículo vinculado al parque automotor
de XXXXXXX

3. DEFINICIONES

 Capacidad Transportadora: Es el número de vehículos requeridos y exigidos para la

adecuada y racional prestación de los servicios autorizados.

 Tarjeta de operación: Documento único que autoriza a un vehículo de transporte

público a prestar el servicio en la jurisdicción del municipio.

 Vehículo de servicio público: Vehículo automotor homologado destinado al transporte

de pasajeros, carga o ambos por las vías de uso público mediante el cobro de una
tarifa, cobro, flete o pasaje.

 Desvinculación: Es el retiro de un vehículo de una empresa de transporte público,

podría darse por reposición, por traslado o por cambio de empresa

 Vinculación: Es la incorporación de un vehículo al parque automotor de una empresa

que se formaliza con la celebración de un contrato entre el propietario y la empresa y se
oficializa con la expedición de la tarjeta de operación por parte de la autoridad de
transporte.

 Parque Automotor: Conjunto de vehículos de propiedad o responsabilidad de

XXXXXXX.

 Homologación: La homologación está definida en la Ley 769 de 2002, Código Nacional

de Tránsito como. “La confrontación de las especificaciones técnico mecánicas,
ambientales, de pesos, dimensiones, comodidad y seguridad con las normas legales
vigentes para su respectiva aprobación”. Para este trámite, existen formatos
denominados Fichas Técnicas de Homologación (FTH).

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000: 2015

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2015
Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007
Ley 769 de agosto de 2002, Código de Tránsito y Transportes
Decreto 171 de 2001: “Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre
Automotor de Pasajeros por carretera”
Decreto Único Reglamentario Sector Transporte 1079 de 2015

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

 Gerente: Es el responsable de ejecutar el presente procedimiento.

 Jefe Operativo: Es el encargado de solicitar la instalación del GPS a los vehículos

vinculados al parque automotor de XXXXXXX

6. ACTIVIDADES

No. Actividad Responsable Documento

/ Registro
1. Revisión De Documentos Gerente NA

El Gerente será el encargado de la revisión de

los siguientes documentos:

 Ficha Técnica de Homologación (VN)

 Declaración de importación (VN)
 Factura de venta (VN)

2. Solicitud de Vinculación Del Vehículo Asociado Solicitud Del

Asociado
El asociado solicita mediante oficio la
aprobación de vinculación del vehículo

3. Solicitud de Concepto Previo y Certificado Gerente OP-FOR-001

De Disponibilidad Transportadora
Solicitud Concepto
El Gerente solicita mediante oficio, concepto Previo Para
previo de vinculación del vehículo, ante el Vinculación De
Ministerio de Transporte. En dicho oficio se debe Vehículo
especificar las características del vehículo, como
son: marca, tipo de vehículo, clase, modelo,
numero de chasis, numero de motor,
combustible, servicio; Así mismo, adjuntar copia
de: Ficha Técnica de Homologación,
Declaración de importación, Factura de venta.
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Lo anterior, con el fin de que el Ministerio de

Transporte, expida el Certificado de Capacidad
transportadora, para que el vehículo sea
matriculado.

4. Carta de Aceptación Gerente OP-FOR-002

El Gerente entrega la carta de aceptación de Carta De

vinculación del vehículo al propietario, a fin de Aceptación
que este proceda con los tramites de matrícula
del mismo. En dicha carta se manifiesta que la
empresa acepta la vinculación del vehículo y se
especifican sus características tales como:
marca, tipo de vehículo, clase, modelo, numero
de chasis, numero de motor, combustible,
servicio
5. Contrato de Vinculación Gerente OP-FOR-003

Una vez matriculado el vehículo ante el Asociado Contrato De

organismo de transito por parte del Asociado, se Vinculación
procede a la elaboración del contrato y se
coordina la legalización del mismo, mediante la
firma del Gerente de TRANSGRACOL S.A., y el
Asociado

6. Solicitud de Vinculación Vehículo, Pólizas y Gerente Solicitud de

Tarjeta De Operación Vinculación
Asociado Vehículo, Pólizas y
El Asociado mediante oficio solicita la Tarjeta De
vinculación del vehículo, inclusión a las pólizas Operación Por el
de TRANSGRACOL S.A., y la expedición de la Asociado
tarjeta de operación.

Así mismo, el asociado deberá anexar copia

legible de los siguientes documentos:

 Licencia de Transito
 SOAT
 Copia de la cedula ampliada al 150%

Dicha información será verificada en la

plataforma RUNT

7. Solicitud de Tarjeta De Operación Ante El Gerente OP-FOR-004

Ministerio de Transporte
Solicitud
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El Gerente remitirá oficio al Ministerio de Vinculación Y

Transporte, en el cual solicitar la expedición de Tarjeta De
la tarjeta de Operación del vehículo, adjuntando Operación
los siguientes documentos:

 Certificado de Desvinculación del

Vehículo emitido por el Ministerio de
Transporte (aplica solo para vehículos
vinculados en otra empresa, no aplica
para vehículos nuevos).
 Certificado sobre la existencia de un
contrato de vinculación del vehículo en la
empresa TRANSGRACOL S.A.
 Fotocopia de la licencia de transito
 Fotocopia del certificado de las pólizas
RCC y RCE emitido por la aseguradora
 Recibo de Pago

8. Expedición Tarjeta De Operación Gerente N/A

El Ministerio de Transporte expide la tarjeta de

operación del vehículo, la cual es reclamada por
el Gerente y entregada al Asociado.

9. Solicitud Instalación GPS Jefe Operativo Correo electrónico

o whatsapp.
Una vez expedida la Tarjeta de Operación del
Vehículo, El Jefe Operativo realiza la solicitud
para la instalación del GPS ante la empresa
designada para tal fin, a través de un correo
electrónico o whatsapp.