PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:

CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1

PROPIETARIOS
Página 1 de 9

1. OBJETIVO. Realizar la selección, evaluación de los conductores, vehículos y

propietarios que prestan el servicio a la compañía.

2. ALCANCE: Realizar todas las consultas en las centrales de riesgos de los

conductores, vehículos y propietarios para asegurar el servicio de transporte de
carretera a nivel nacional.

3. DEFINICIONES.

Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de

los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecución
del contrato.

Proveedor: Persona que proporciona un producto o servicio.

Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un

proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.

Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a

unos criterios de selección específicos

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA REGISTRO

BLE
Solicitud para Entregar al conductor el formato F-SC-01 JEFE DE formato F-SC-01
autorización “Autorización para Consultar Información”, para que SEGURIDAD “Autorización para
1
consultas en proceda a leerlo y firmar la autorización de las Consultar
base de datos. consultas. Información”,
Seleccionar y Se procede a solicitar y verificar: F-SC-02 Chequeo
2 evaluar el JEFE conductores y
conductor, 1. Cédula y licencia DE vehículos.
propietario, y 2. SOAT y tecnomecanica SEGURIDA
En el sistema
tenedor 3. Tarjeta de trailer si aplica. D SGCTGB, selección
4. Consultas al conductor por el RIT, de conductores y
● Actualizar y defencarga, (conductor y vehículo), vehículos, registros
recopilar la procuraduría, contraloría, policía
documentaci nacional, RUNT, SIMIT, Carpeta digital por
placa, cada 3
 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 2 de 9

ón y 5. Verificar referencias familiares y meses se debe

registros de personales. verificar en
los 6. Verificación de referencias laborales con relación a que el
proveedores empresas de transporte. sistema
de servicio 7. automáticament
de e lo inhabilita..
transporte.

3 ● Evaluar y Semestralmente se realiza una evaluación de JEFE F-SC-04 Evaluación

Reevaluar los proveedores de servicio de transporte de forma SEGURIDAD de proveedores.
proveedores aleatoria.
de servicios
de
transporte(te
rceros).
● Aprobar o Se rechaza en relación a:
rechazar
proveedores 1.Comparendos superiores a 1.200.000, en Comunicado Formal para
Conductores Infractores
de servicio caso de que supere este valor después de
de solicitar un tercer viaje debe firmar el acta JEFE DE
transporte. de compromiso de ponerse en dia con SEGURIDA
multas de tránsito. D
4 ● Habilitar y 2.Presente faltantes con otras empresas
deshabilitar 3.Registrar notas en Defencarga por
proveedores apropiación de anticipos unas vez verificada
de servicio la página de Descarga.
de 4. No cumplir con los parámetros de seguridad
transporte. en el desarrollo de la inspección del vehículo.
4. Por presentar antecedentes jurídicos el
vehículo (Geneliado, y tener embargos
jurídicos, o requerimientos judiciales)

Hacer inspección Una vez recibido el conductor se procede a revisar el JEFE DE F-PS-03 Inspección
del vehículo, vehículo en su estado de mantenimiento en segundo SEGURIDAD vehicular
verificar escalón. Se corrobora el mantenimiento del vehículo.
5 visualmente el F-PS-03
estado tecno- Inspección vehicular
mecánico del (trayler)
vehículo.
Tomar registro Se efectúa registro fotográfica del conductor JEFE DE Registro fotográfico
6
fotográfico del haciendo énfasis en señales particulares. SEGURIDAD del vehículo y del
 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 3 de 9

conductor y conductor SAT y

vehículo carpeta virtual.
7 Tomar registro de Se procede a levantar el registro decadactilar del JEFE DE F-GH-08
huellas dactilares conductor. SEGURIDAD Reseña Dactilar
al conductor
8 Verificar el Verificar el satelital en tiempo real, que este JEFE DE SAT
satelital funcionando debidamente.Si no tiene satelital se le SEGURIDAD
recomienda al conductor la instalación del GPS.
9 Archivar en Una vez se cumpla con los parámetro de seguridad JEFE DE Archivo virtual
carpeta virtual en cuanto a documentología se procede habilitar el SEGURIDAD
por placa los vehículo.
documentos
escaneados,
fotos y consultas
9 Archivar Se recepcionan en las debidas carpetas de acuerdo JEFE DE Archivador
físicamente por a su su orden cronológico. SEGURIDAD
orden alfabético
las huellas,
formato de
inspección
vehicular y
formato chequeo
conductores y
vehículos por un
periodo de 1 año
10 Registrar en la Queda registrada en el ONEDRIVE JEFE DE Base datos
base de datos la SEGURIDAD
ubicación del
archivo físico
● Protocolo de
emergencia 1.Se activa protocolo de seguridad sin importar
por pérdida la carga o el valor. Luego de 3 horas de que Sat/protocolo de
de contacto control trafico no lo logre ubicar, se procede eventos/anotacio
con el a informar al comercial. JEFE DE nes del vehículo.
11 conductor 2. Activación de protocolo de seguridad. SEGURIDAD
del vehículo. 3.Verificación satelital.
4. Verificación datos personales de conductor,
tenedor y propietario.
5. Se notifica a la seccional de la policía
nacional del sitio donde transitaba el
vehículo.
6. Se pide apoyo a piratería terrestre de la dijin
o puestos de control de rutas o esferas, o
 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 4 de 9

policia del sitio más cercano del último

reporte del vehículo.

Protocolo 1.Una vez el vehículo sale de planta previas

vehículos coordinaciones tiene asignado un escolta de
Ácido seguridad.
Sulfúrico 2. Insertar candado satelital a trailer.
3. El vehículo cuenta con el GPS del propietario. REPORTE EN
4. Tránsito permitido hora luz. TIEMPO REAL
5.Caso extremo y previa autorización tanto del JEFE DE ANDINA DE
director comercial, o propietario de la SEGURIDAD SEGURIDAD/REP
mercancía que soliciten hora de llegada y ORTE EN EL
fechas exactas (requerimientos extremos). SAP/REGISTROS
6.Sitios para pernoctar autorizados. PLASMADOS DE
7. Se exige un registro fotográfico recibiendo el CONTROL
12 vehículo pernoctando y entregando en TRAFICO
planta.
8. Para la selección de los conductores se tiene
en cuenta la experiencia.
9.Se cuenta con un registro en tiempo real de
la empresa Andina de seguridad, prestadora
de servicio de escoltas la cual está emitiendo
en tiempo real el desplazamiento del
vehículo.

5. SELECCIÓN DEL CONDUCTOR, VEHÍCULO Y PROPIETARIO

Criterios que se deben tener en cuenta:

1. Vehículos de servicio público con modelo no inferior a 30 años de antigüedad.

2. Que el vehículo, el conductor y el propietario no estén reportados con hechos ilícitos
por los entes que regulan el transporte de carga.
3. Que el conductor y el propietario no aparezcan reportados en ninguna central de
riesgo, de ser así presentar preacuerdo o acta de conciliación.

4. Documentación original del vehículo y del conductor actualizados:

 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 5 de 9

● Cédula y licencia de conducción (vigente) del conductor.

● Licencia de tránsito del vehículo (matrícula).
● Seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT).
● Referencias laborales de empresas transportadoras legalmente constituidas.
● Dos referencias personales y dos referencias familiares.
● Datos personales (teléfono, dirección, celular).
● Información del satelital.(Buena práctica)
● Afiliaciones a salud, pensión y riesgos profesionales.
● Certificado de revisión técnico-mecánica.
● Tarjeta del tráiler cuando sea un tracto camión.
● Contrato de compraventa autenticado o leasing cuando el propietario es
diferente al que aparece registrado en la matrícula.
● Certificado de mercancías peligrosas cuando aplique.

Dichos documentos se solicitan de manera obligatoria para dar cumplimiento a la

Resolución 074859 del 21 de diciembre 2016 de la Superintendencia de
Puertos y Transportes, para la prevención y control de lavados de activos, financiación
del terrorismo y/o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

Nota: Se deben actualizar las consultas en las centrales de riesgo cada 3 meses de los
conductores, vehículos y propietarios fidelizados, actualizar en el sistema SAT cuando se
presente un cambio en los datos personales.

Se debe inhabilitar los conductores que no hayan cargado más de 6 meses.

Criterios para la calificación del desempeño del conductor:

VALOR EQUIVALENTE INTERPRETACIÓN

0-20 Rechazado No cumple afectando enormemente los intereses del
cliente y de Logística y Transportes TGB S.A.S.
21-30 Aceptable Cumple y ocasionalmente afecta los intereses del cliente.
31-40 Medianamente Cumple con algunas excepciones, sin afectar los intereses
confiable del cliente.
41-55 Confiable Siempre cumple, sin ninguna excepción.

6. REEVALUACIÓN DE LOS CONDUCTORES

 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 6 de 9

La reevaluación de los conductores se debe realizar pasados 3 meses de haber

realizado la evaluación, se debe tener en cuenta cuando un conductor adquiere un
puntaje de (21-40) con un equivalente de aceptable y/ o medianamente confiable.

Los criterios para la re evaluación serán los mismos utilizados en la evaluación, y el

resultado de la misma será el promedio de las evaluaciones obtenidas en el período.
 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 7 de 9

7. CONTROL DE REGISTROS.

TIEMPO
PERSONAL ALMACENAMIEN
DILIGENCIADO DE
NOMBRE AUTORIZAD TO Y DISPOSICIÓN F
POR RETENC
O ACCESO RECUPERACIÓN
IÓN

Listado de conductores Jefe de seguridad Todos Sistema programa SAT Indefinido N/A

En archivador (archivado Físico y

Autorización para Consultar
Información
Conductores Jefe de seguridad por fecha) y virtual en la Virtual: 3 Se destruye y elimina
carpeta de consultas años
Jefe de En archivador (archivado
Chequeo conductores y Vehículos Jefe de seguridad seguridad/auxiliar en orden alfabético de Físico: 1 año Se destruye
administrativa placa).
En archivador (archivado
Comunicado Formal para
Conductores Infractores
Jefe seguridad jefe seguridad en orden alfabético de Físico: 1 año Se destruye
placa)
Virtual: En el sistema
SGCTGB, selección de
Virtual: 1
Evaluación Proveedores Auxiliar Administrativo Todos conductores y vehículos,
año
Se elimina
registros

Registro de consulta en centrales Virtual: Carpeta virtual

de riesgo conductores/vehículos
Jefe seguridad Jefe seguridad
Consultas.
Indefinido N/A

Jefe En archivador (archivado

Registro de huellas dactilares Conductor seguridad/auxiliar en orden alfabético de Físico: 1 año Se destruye
administrativo placa)
En archivador (archivado
Inspección vehicular Jefe seguridad/auxiliar
administrativo
Jefe seguridad en orden alfabético de Físico: 1 año Se destruye
placa)
 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 8 de 9

8. ANEXOS.

F-SC-01 Autorización para Consultar Información

F-SC-02 Chequeo conductores y Vehículos
F-SC-03 Comunicado Formal para Conductores Infractores
F-SC-04 Evaluación de proveedores.
F-GH-01 Reseña Dactilar
F-PS-03 Inspección vehicular

9. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO.

VERSIÓN FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Se revisa y actualiza procedimiento de acorde a las
1 03/07/2018
actividades del mismo.

ELABORÓ: Carlos Betancur REVISÓ: Elizabeth Ramirez APROBÓ: Héctor Betancur

CARGO: Director Comercial CARGO: Directora Administrativo CARGO: Gerente
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CÓDIGO:
CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y VERSIÓN: 1
PROPIETARIOS
Página 9 de 9