PROCEDIMIENTO CARGUE Y DESCARGUE DE VEHÍCULOS DE RUTAS

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para el cargue y descargue de los vehículos de las rutas de la
regional eje cafetero

2. ALCANCE
Aplica para las siguientes rutas

RUTA 1 Manizales - Dosquebradas - Pereira - Cartago - La Unión

Manizales - Chinchiná - Santa Rosa de Cabal - Armenia -
RUTA 2 Calarca
RUTA 3 Manizales - Honda - La Dorada - Puerto Boyacá
RUTA 4 Manizales - Manzanares - Pensilvania
RUTA 5 Manizales - Neira - Salamina - Aguadas
El procedimiento aplica para los procesos de despacho de la central de tratamiento y de las
oficinas de admisión

3. DEFINICIONES
 Cambio de custodia: Momento en el que el correo pasa de ser responsabilidad de una
persona, proceso o sección a otra.

 Envío Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de entregárselo a un
destinatario.

 Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se agrupan los envíos
con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del procesos postal. Su
identificación es un marbete. Es la agrupación de envíos postales con un mismo origen y
un mismo servicio.

 Planilla de Relación de Envíos: Es el documento que permite registrar (capturar) la

numeración asignada a los envíos que van dentro de la pieza postal.

 Manifiesto de Despacho: Es el documento donde se registran los datos de las piezas

postales o cajas, el cual permite documentar el cambio de custodia en las diferentes
etapas del proceso.

 Precinto de seguridad: Elemento plástico identificado por un número único, el cual es

utilizado para asegurar las piezas postales o vehículos

 Megasaca: Es un recipiente que agrupa piezas postales y envíos postales

4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

Manifestar los números de precintos

de seguridad de las piezas postales
que contienen los envíos sobres
(CC,EXP,CN,etc) y los envíos postales Planilla de
paquetería en el formato de planilla TRATAMIENTO relación de
1 de relación de envíos - ADMISION envíos La Megasaca solo tiene un origen y un destino

Insacular en la Megasaca las piezas

postales que contienen los envíos
sobres y los envíos postales
paquetería, junto con la planilla de
relación de envíos, cerrar y poner TRATAMIENTO
2 precinto de seguridad - ADMISION Va a existir una Megasaca por destino

Relacionar el número de precinto de

seguridad de cada una de las
Megasacas en el manifiesto de TRATAMIENTO Manifiesto de
3 despacho - ADMISION despacho
1, La verificación de seguridad consiste en cotejar el
número de precinto físico Vs el número de precinto
manifestado 2, cuando el origen es una oficina que no
cuenta con personal de seguridad el jefe de oficina es
Cargar una a una de las Megasacas el responsable de lo que se está cargando en el
en el vehículo con la verificación de TRATAMIENTO vehículo 3, El conductor en ningún momento realizará
precinto por parte del proceso de - ADMISION - Manifiesto de cargue de vehículo, ni se encontratará en el área
4 seguridad SEGURIDAD despacho definida para esto

Se cierra el vehículo y se le asigna un

precinto de seguridad, el cual queda
registrado por seguridad como
observación en el manifesto de
5 despacho SEGURIDAD
Se firma el manifiesto de despacho
por parte de Tratamiento, visto
bueno de Seguridad y firma de TRATAMIENTO
conductor previa verificación del - ADMISION -
precinto de seguridad asignado al SEGURIDAD -
6 vehículo TRANSPORTE
cuando el origen es una oficina que no cuenta con
personal de seguridad el jefe de oficina es el
Manifiesto de responsable del registro del precinto de seguridad en
despacho el manifiesto de despacho
cuando el origen es una oficina que no cuenta con
personal de seguridad el jefe de oficina es el
Manifiesto de responsable del registro del precinto de seguridad en
despacho el manifiesto de despacho

Verificar número de precinto de DISTRIBUCION

seguridad físico Vs número de -
precinto de seguridad manifestado y TRATAMIENTO Manifiesto de
7 dar visto bueno - SEGURIDAD despacho

Descargar la Megasaca DISTRIBUCION

correspondiente de acuerdo al - el destino firma en el espacio OBSERVACIONES
destino y firmar manifiesto de TRATAMIENTO Manifiesto de DESTINO del Manifiesto de despacho al frente del
8 despacho - TRANSPORTE despacho número de precinto recibido

Cerrar vehículo y asignar nuevo

precinto de seguridad, el cual deberá
ir relacionado como observación en DISTRIBUCION
el manifiesto de despacho de - Manifiesto de
9 transporte TRATAMIENTO despacho Solo aplica para las rutas que tienen varios destinos
DISTRIBUCION
-
se repiten las actividades 8 y 9 hasta TRATAMIENTO Manifiesto de
11 finalizar la ruta - TRANSPORTE despacho
5. NO CONFORMIDADES QUE SE PUEDEN PRESENTAR EN EL PROCESO

No DESCRIPCION NO CONFORMIDAD RESPONSABLE ACCION A TOMAR OBSERVACIONES

Precinto de seguridad del vehículo
1 violado o roto
Registrar la no conformidad en el
manifiesto de despacho, informar
vía teléfonica al proceso de
seguridad y elaborar Formato de
No conformidades y enviarlo
TRANSPORTE físicamente al profesional jr
En caso que la policía de carreteras
sea el responsable de que el
precinto haya sido violado o roto, el
conductor deberá presentar el
soporte físico de la inspección

Registrar la no conformidad en el
manifiesto de despacho, informar
El número de precinto de SEGURIDAD - vía teléfonica al proceso de
seguridad físico del vehículo no TRANSPORTE - seguridad y elaborar Formato de
corresponde al número ADMISION - No conformidades y enviarlo
2 manifestado DISTRIBUCION físicamente al profesional jr
Registrar la no conformidad en el
manifiesto de despacho, informar
vía teléfonica al proceso de
TRATAMIENTO seguridad y elaborar Formato de
Faltante de Megasaca físicamente - ADMISION - No conformidades y enviarlo
3 en el momento de descargue SEGURIDAD físicamente al profesional jr
Registrar la no conformidad en el
manifiesto de despacho, informar
El número de precinto de vía teléfonica al proceso de
seguridad físico de la Megasaca no TRATAMIENTO seguridad y elaborar Formato de
corresponde al número - ADMISION - No conformidades y enviarlo
4 manifestado SEGURIDAD físicamente al profesional jr
Registrar la no conformidad en el
manifiesto de despacho, informar
El número de precinto de vía teléfonica al proceso de
seguridad físico de la Megasaca no TRATAMIENTO seguridad y elaborar Formato de
esta relacionado en el manifiesto - ADMISION - No conformidades y enviarlo
5 de despacho SEGURIDAD físicamente al profesional jr

6. OBSERVACIONES GENERALES
 En las actividades donde está involucrado el proceso de Seguridad solo realiza
verificación de cambios de custodia y de la integridad de las piezas postales
 El proceso de transporte solo tiene como función asignada la conectividad entre los
diferentes puntos, cabe aclarar, no es responsable de los cargues y descargues de
vehículos
 El cargue de los vehículos estará a cargo de los procesos de tratamiento y admisión de
acuerdo al origen
 El descargue de los vehículos estará a cargo de los procesos de tratamiento y distribución
de acuerdo al destino
 En condiciones normales solo existirá una Megasaca para cada uno de los destinos u
orígenes