Código PRO-01

WALTER BASCUÑAN S.A. Revisión 01

Fecha 27/01/2022

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTACION

Preparado por: Revisado por Aprobado por:

Firma

Roberto Ramírez / Asesor Antonieta Bascuñán /

Nombre/ Walter Bascuñán / Gerente
Externo en Prevención de Administrativo
Cargo General
Riesgos

Fecha 27 de enero del 2020 27 de enero del 2020 27 de enero del 2020
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INDICE.

1. OBJETIVO.................................................................................................................................3
2. ALCANCE...................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.........................................................................................................................3
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................4
5. REGISTROS...............................................................................................................................6
6. ANEXOS.....................................................................................................................................7
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1. OBJETIVO.
El objetivo de este procedimiento es establecer las medidas necesarias para
asegurar que los Documentos que componen el Sistema de Gestión de la empresa
sean adecuadamente identificados, emitidos, revisados, aprobados, distribuidos,
utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones controladas, previniendo el
uso no intencionado de documentos obsoletos. Asimismo, se establecen las
medidas para asegurar que los registros generados por el Sistema de Gestión sean
adecuadamente identificados, almacenados, protegidos, recuperados, retenidos y
dispuestos.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del Sistema de Gestión:

 Procedimientos
 Instructivos de trabajo
 Registros

3. DEFINICIONES
Documentos: Información y su medio de soporte, pudiendo ser este papel o
digital.

Registros: Presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las

actividades desempeñadas.
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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

4.1. Identificación
Los documentos internos se identifican mediante:

Nombre Nombre del procedimiento incorporado en la portada y

encabezado de página
Código Código Siglas que identifican el documento, siendo, está
compuesto por YY-XX, donde:
 YY: identifica el tipo de documento. Según se indica a
continuación:
o PRO: Procedimiento.
o INS: Instructivo.
o REG: Registro.
 XX: número correlativo cuando exista más de un
documento

Por ejemplo éste documento al ser un Procedimiento llevaría la

sigla “PRO” acompañado del número asignado que al ser éste el
primer procedimiento se le aplica la numeración 01. Por lo tanto el
código para éste PROCEDIMIENTO es “PRO-01”
Revisión Revisión del documento partiendo desde 0, señalada en el
encabezado de página.
Fecha Fecha en la que se aprobó el documento, señalada en el
encabezado de página
Pagina Número de la página que corresponde del total de páginas,
señalada en el encabezado de página.

Aplicando cada uno de los pasos descritos anteriormente, el encabezado del

documento queda:

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4.2. Elaboración, revisión, aprobación

Cada documento es elaborado, revisado y aprobado de acuerdo a lo que se indica

en la tabla de responsabilidades del anexo 1. En la portada de cada documento se
registra el nombre, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y
aprobaron el documento.

4.3. Conservación

Los documentos internos originales se guardan en archivadores adecuadamente

identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser
recuperados por el responsable de su archivo.

Los documentos cuyo soporte es medio digital se conservan en servidor de

Antonieta Bascuñán quien desempeña el cargo de Administrativa, el cual es
respaldado sistemáticamente.

Los lugares o locales destinados a archivo reúnen condiciones ambientales

adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia. La
conservación se realizará por un periodo de 1 año, debiendo al término de éste ser
revisado y actualizado si es lo que corresponde, sino destruir y desechar.

4.4. Distribución

Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en la oficina y es

responsabilidad de los Jefes de Área y Administrativos el informar a TODOS LOS
TRABAJADORES, a quienes aplique, el contenido de los mismos. Dejando
respectivo respaldo de dicha actividad.

Los documentos distribuidos en soporte digital, deben ser copias escaneadas con
el timbre que indique "Copia no Controlada".

Las copias en papel entregadas físicamente deben ser timbradas como "Copia no
Controlada"
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5. REGISTROS

Identificación Almacenamiento Recuperación y Retención Disposición

y protección acceso
Formato de  Carpeta Digital Computador 1 año Computador
Procedimiento Administrativo Administrativo
(PRO-02) Antonieta Antonieta
Bascuñán Bascuñán
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6. ANEXOS
Anexo 1 Cuadro de creación Revisión y probación

Documento Elaboración Revisión

Aprobación A:
Distribución
B: Control
Procedimiento Jefes de Administrativo Gerente A.- Línea de
Área/ CPHS / Antonieta General mando (Jefes
Prevención de Bascuñán de Área)
Riesgos B.- CPHS
Instructivo de Trabajadores Administrativo Gerente A.- Línea de
trabajo de la empresa Antonieta General mando (Jefes
con Bascuñán de Área)
conocimientos B.- CPHS
en el tema /
CPHS
Registro Asociado a un Administrativo Gerente A.- Línea de
(Respaldos) Procedimiento Antonieta General mando (Jefes
o Instructivo Bascuñán de Área)
B.- CPHS
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Anexo 2 Diagrama de Flujo del Proceso

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Hoja de control de cambios

Cada vez que se genere alguna modificación se debe registrar en la siguiente tabla
Fecha Revisión Página Descripción

23/11/2020 0 Todas Se crea el procedimiento

27/01/2022 1 Todas Se mantiene