Código: PO-BD-005

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ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO Fecha de edición: 01-03-23
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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para un correcto alistamiento y despacho de pedidos, mediante el uso eficiente de
recursos humanos y equipos, cumpliendo políticas, procedimientos y requisitos de calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el área de almacén de LEBES COMPANY INTERNATIONAL SAS

3. RESPONSABILIDADES

Director técnico y de aseguramiento de calidad

 Garantizar el cumplimiento de este procedimiento.

 Aprobar la liberación de los productos para los clientes.

Auxiliar de almacén

 Garantizar el cumplimiento en el área de los parámetros establecidos en el procedimiento de

alistamiento y despacho de producto terminado.
 Velar por el correcto diligenciamiento de los documentos asociados al procedimiento de alistamiento y
despacho de producto terminado.
 Velar por la correcta realización de las actividades asociados al procedimiento de alistamiento y
despacho de producto terminado.
 Velar por el correcto diligenciamiento de los documentos de entrega, que se adjuntan como soporte
para el alistamiento y despacho.

4. DEFINICIONES

 Alistamiento: Se define como el proceso de selección de mercancía requerida del área de

almacenamiento de acuerdo con las órdenes de los clientes. El alistamiento es cada vez más
importante en la cadena de suministro, tanto desde el punto de vista del sistema de producción, como
en lo que respecta a actividades de distribución.
 Despacho: El envío y transporte de materiales y productos farmacéuticos que se lleva a cabo solo
después de recibir una orden de entrega, se transportan de tal manera que su integridad no se vea
afectada y que se mantengan las condiciones de almacenamiento
 Embalaje: Cualquier material, incluido el material impreso, empleado en el embalaje de un producto
farmacéutico, pero excluido cualquier embalaje exterior utilizado para transporte o envío. Los
materiales de embalaje se denominan primario o secundario según estén o no destinados a estar en
contacto directo con el producto.
 Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a
esa persona u organización o requerido por ella.
 Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
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5. GENERALIDADES

 Contar con procedimientos, formatos, anexos y demás documentos que garanticen el correcto
alistamiento y despacho de productos.
 Garantizar el personal capacitado, que garantice el correcto alistamiento y despacho de productos.
 Facilitar espacios de alistamiento y despacho organizado, limpio y debidamente señalizado.

6. PROCEDIMIENTO

6.1. CLIENTES DE LOS PRODUCTOS DE LEBES COMPANY INTERNATIONAL SAS

6.1.1. Solicitud de pedido (orden de compra)

Se realiza la solicitud del pedido por medio de la Dirección Administrativa y de Ventas, envían los pedidos por
medio de correo electrónico, el área contable realiza la facturación y el almacén el alistamiento del producto.

Para el caso de las Solicitudes de Maquila, serán coordinadas además de la Dirección de Ventas con el
Director de Producción, emitiendo la respectiva orden de producción y cuando ya se encuentre el Producto
terminado, su despacho se hará siguiendo lo establecido en este procedimiento.

6.1.2. Diligenciamiento la remisión

De acuerdo con el pedido realizado por la Dirección de Ventas y/o la orden de producción en los casos de
maquila, se diligencia la FO-BD-011 “REMISIÓN CONTABLE” por parte del Auxiliar de almacén.

6.1.3. Alistamiento del pedido

En el área de alistamiento se realiza el conteo de los productos de acuerdo con las ordenes de pedido y/o
ordenes de compra, en el formato FO-BD-006 “ALISTAMIENTO DEL DIA” esto aplica únicamente para los
productos de propiedad de LEBES COMPANY INTERNANTIONAL SAS se realiza el embalaje en cajas con
las unidades solicitadas.

6.1.4. Paquete soportes de facturación

Este paquete está compuesto por factura de venta, la orden de compra y la remisión contable. Este paquete
se entrega junto al pedido del cliente.

6.1.5. Información al cliente para recogida

La dirección técnica y/o área comercial se comunica con el cliente para así acordar el día de la recogida del
producto, debido a que el cliente es el encargado del transporte. En el caso de productos propios se debe
notificar al distribuidor para que se encargue del traslado y posterior almacenamiento.

6.1.6. Despacho

Se entregan las cajas con su paquete soporte de facturación, (una copia queda para LEBES COMPANY
INTERNATIONAL SAS y queda firmada por el personal que recoge el producto como soporte de entrega a
conformidad) a la persona encargada del transporte. Este documento es entregado al área contable para que
sea archivado.
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7. DOCUMENTOS APLICABLES

 FO-BD-011 REMISIÓN CONTABLE

 FO-BD-006 ALISTAMIENTO DEL DIA

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 RESOLUCIÓN NÚMERO 1403 DE 2007. MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL.

 WHO TRS 908 (Informe 37), 2003 Anexo 9.

9. CONTROL DE CAMBIOS

 TITULO DEL DOCUMENTO: ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO

 CÓDIGO DEL DOCUMENTO: PO-BD-005

Versión del Fecha de

Responsable Descripción del Cambio
Cambio Elaboración
01 01-03-23 D. BONILLA Creación del Documento

10. REGISTRO DE FIRMAS

ELABORO REVISO APROBÓ
Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo:
Cargo: Cargo:
SELLO ORIGINAL: SELLO COPIA: