ESTÁNDAR DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS PLANTA
Código: CMSC-SSOMA-ES-001 Versión: 01 BENEFICIO
Fecha de elaboración: 05-08-2023 Página: 1 de 9

ELABORACIÓN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

IMPLEMENTADOR ADMINISTRADOR SUPERINTENDENTE

Ing. Jordy Barrantes Cuadros Juan Ydigollen Caballero Ing. Victor Álvarez Álvarez
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:
05/08/2023 09/08/2023 10/08/2023
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DOCUMENTOS PLANTA
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Contenido

Contenido ........................................................................................................................................... 2
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
3. NORMAS DE REFERENCIA............................................................................................................ 3
4. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................... 3
4.1. ELABORACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................... 3
4.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS ..................................................................... 4
4.3. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ................................................................... 4
4.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 4
4.5. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS ........................................................................................ 4
4.6. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS .......................................................................... 5
4.7. CONTROL DE REGISTROS ..................................................................................................... 5
5. DESARROLLO ............................................................................................................................... 6
6. REGISTROS ASOCIADOS............................................................................................................... 8
7. ANEXOS ....................................................................................................................................... 8
8. CONTROL DE REVISIONES............................................................................................................ 9

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1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,

actualización y disponibilidad de los documentos de la Compañía Minera Sol de Casma S.A.C.

2. ALCANCE

Aplica a la documentación de los procesos relacionados con el sistema integrado de gestión de

Compañía Minera Sol de Casma S.A.C.

3. NORMAS DE REFERENCIA

ISO 9001:2015 – Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. ELABORACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La codificación de los documentos se realiza de acuerdo al tipo de documento asignada por
el analista de calidad, según:

___ - ___ - ___ - ___

Compañía Área/ Tipo de N°
Proceso documento correlativo

Donde:
Compañía Área/ Proceso Tipo de documento N° Correlativo
Especificaciones
SUP Superintendencia ET
Técnicas
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
SSOMA EV Evaluación
Ambiente
PLA Planta RE Registros Número
PRO Proyectos IN Inspecciones correlativo por
CMSC
cada
LAB Laboratorio MA Manual documento
MEC Mantenimiento Mecánico MT Matrices
ELE Mantenimiento Eléctrico PL Planes
Procedimientos y
TRA Mantenimiento Vehicular PR
Programas

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Procedimiento Escrito
ADM Administración PETS
de Trabajo Seguro
RHU Recursos Humanos ES Estándares
LOG Logística OT Otros

4.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

- La revisión y aprobación de documentos internos se realiza mediante firma de
Superintendente de Planta y/o Representante del Área según normativa vigente.
- Las políticas de la empresa requieren la firma de aprobación de Superintendencia de
Planta.
4.3. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
- Los documentos internos vigentes se registran en la CMSC-ADM-RE-001 “Lista
Maestra de Documentos”.
- Los documentos externos vigentes son identificados y controlados según la CMSC-
ADM-RE-002 “Lista de Documentos Externos”.
- Los manuales, normas, procedimientos, instructivos y guías requirieren control de
distribución. Para el control de distribución de documentos se utiliza el formulario
CMSC-ADM-RE-004 “Lista de Distribución de Documentos”.
- Los documentos (incluye registros) están protegidos contra modificaciones o
eliminación por personas no autorizadas, cuentan con respaldo back up. También son
almacenados en lugares que se preservan de condiciones que puedan causar daño o
deterioro.
4.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
- Los documentos (incluye registros) digitales se almacenan en el disco duro compartido.
- Los documentos (incluye registros) físicos son almacenados en archivadores (files)
debidamente rotulados y ubicados en estantes o similares, en cada una de las áreas.
- En ambos casos deben almacenarse siguiendo un orden correlativo o cronológico.
4.5. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS
Para los cambios realizados en un documento se utiliza el siguiente cuadro, ubicado en la
última página del documento.

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

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No se aplica a la política, programas, matrices, formularios, documentos externos y

manuales internos de distribución externa.
4.6. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
En disco compartido solo se conserva la versión del documento anterior y la vigente.
4.7. CONTROL DE REGISTROS
Identificación:
- A los registros internos les corresponde el código según se indica en el punto 4.1. y se
consignan en el pie de página del formato.
- Los registros externos son identificados por su nombre o código.
- Los registros internos y externos son inscritos en la CMSC-ADM-RE-003 “Lista de
Control de Registros”.
- Los registros requeridos por las legislaciones vigente indican está condición en el rubro
“origen” de la CMSC-ADM-RE-003 “Lista de Control de Registros”.
Recuperación:
- Para la recuperación de registros se recurre a la CMSC-ADM-RE-003 “Lista de Control
de Registros”, en la que se indica la ruta electrónica o su ubicación física
correspondiente.
- En los casos que se requieran, se debe restringir el acceso a los registros por razones de
confidencialidad u otras razones (estantes con llave o asignación de permisos al disco
compartido, etc.).
Retención y disposición:
- El tiempo de retención de los registros se indica en la “Lista de control de registro” y
depende del tipo de información que contienen, de los requisitos legales aplicables o de
las condiciones contractuales establecidas.
- La disposición de registros, al término del tiempo de retención, se indica en la “Lista de
Control de Registros”.

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5. DESARROLLO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
RESPONSABLE DE PROCESO ANALISTA DE CALIDAD SUPERINTENDENCIA

Inicio

Identificar
necesidad de
adquirir, elaborar o
modificar un
documento.

Comunicar a
¿Documento
externo Superintendencia 1
interno o
la adquisión del
externo?
documento

interno

Elaborar o
modificar
documento según
el presente
procedimiento
Documento nuevo
o modificado
FASE I

Registrar cambio
Revisar
en el cuadro de
documento
control de cambio

Modificar de ¿Presenta
acuerdo a las si observaciones?
observaciones

no

Registrar el Aprobar
documento documentos

Lista maestra de
documentos

Lista de control
de registros

Almacenar
documento en
físico y en el
público

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ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

RESPONSABLE
ANALISTA DE CALIDAD SUPERINTENDENCIA
DE PROCESO

Evaluar la adquisición del

documento

Gestionar la
adquisición del si ¿Aprueba la
adquisición?
documento externo

no

Comunicar al
FASE II

Almacenar el 2
documento responsable del proceso

Almacenar el digital
¿Genera una en la carpeta de Fin
Registrar el
versión si obsoletos del público
documento
obsoleta? y destruir el físico de
Lista de la versión anterior
documentos
externos

no
Difundir y
distribuir al
personal
involucrado
Lista de
distribución de
documentos

Fin

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6. REGISTROS ASOCIADOS

- ADM.RE.001: Lista Maestra de Documentos.

- ADM.RE.002: Lista de Documentos Externos.
- ADM.RE.003: Lista de Control de Registros.
- ADM.RE.004: Lista de Distribución de Documentos.

7. ANEXOS

Anexo 1: Simbología básica para flujogramas

NOMBRE SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Representa una acción, actividades, tareas o pasos de un
ACTIVIDAD proceso. Descripción usando un verbo.

Representa que el proceso tiene dos o más caminos. También

describe interrogantes o chequeos.
DECISIÓN Ejemplos: ¿Se reprocesa?, ¿Es una no conformidad?
Si la respuesta es afirmativa, realice tal actividad, si es negativa
realice otra actividad.

Representa la salida (ubicación derecha) o entrada (ubicación

DOCUMENTO izquierda) de documentos utilizados o registros generados por la
actividad.

Hace mención a un proceso completo que es referido dentro de

PROCESO
otro proceso.

FLUJO Indica el sentido o dirección del flujo de las actividades.

DATA Figura que se utiliza para indicar datos de entrada.

INICIO/FIN DE
Indica el comienzo o final del proceso.
PROCESO

BASE DE DATOS Representa una base de datos compartida.

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ARCHIVO Representa un archivo de documentos.

8. CONTROL DE REVISIONES

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Documento nuevo 05/08/2023

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