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Actividad De Aprendizaje

Finanzas y Contabilidad (Universidad Interamericana para el Desarrollo)

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Administración de
Compras e
Inventarios

Actividad de aprendizaje sesión 1. Resumen

Alfredo Rodríguez
Alvarado

Sesión 1
Actividad de aprendizaje

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Introducción
En esta primera actividad de aprendizaje, el alumno deberá describir el proceso de
compras y definir cada uno mediante un resumen.

Desarrollo

Presento un pequeño diagrama de lo que son las compras:

En un El departamento Compras Compras solicita a

departamento elabora una varios proveedores
surge un solicitud de
recibe una que envíen sus
requerimiento compra solicitud cotizaciones.

Compras Los proveedores

Compras elabora Los proveedores
reciben la
un cuadro recibe las envían sus
solicitud de
comparativo cotizaciones cotizaciones
cotización

Compras selecciona El proveedor El proveedor Almacén recibe lo

al mejor proveedor envía lo solicitado que manda el
y elabora orden de
acepta la orden proveedor y
en la orden de
compra de compra comunica a compras
compra

Proveedor recibe Compras entrega a

Contabilidad recibe usuario su
el pago y está facturas a revisión y requerimiento e
disponible para entrega contra-recibo informa a
otro pedido para el pago contabilidad

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La compra bien planeada debe redituar a las empresas en ahorros de efectivo, en

su liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras
representas en cualquier empresa, una buena administración, negociando plazos
de pago, descuentos, oportunidades de uso y otros beneficios. El objetivo general
de Compras es adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la
mejor calidad y al mejor precio. Y tiene como objetivos específicos la reducción de
costos, comprar al mínimo precio, servicio, la responsabilidad del área de
compras, controlar los convenios, control de los tratados comerciales con los
proveedores.
Con la reducción de costos se busca obtener mayores utilidades y a la vez
analizar cómo mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad. Cuando se gestiona las
compras al mínimo precio, se debe tener siempre presente la calidad, el volumen y
el tiempo de entrega. En el servicio se optimizan los tiempos y las coordinaciones
con los departamentos a los que les da servicio, para cumplir con los
requerimientos solicitados. Por ello existe la responsabilidad del área de comprar,
que debe checar precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido,
compartir con otros departamentos información, procesos y actividades. Referente
a controlar convenios, el área de compras es responsable de todos los convenios
que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el
proveedor, tiempo de pago, requerimientos, parámetros, pedidos, órdenes de
compra. Y el control de los tratados comerciales con los proveedores ve lo
referente a las buenas relaciones, políticas, éticas, imagen corporativa y
capacitación del área de compras para lograr una eficiente aplicación de las
actividades de adquisición, de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
La utilidad está determinada en gran medida por la efectividad de la administración
de los bienes adquiridos y esto se basa en que deben de negociar mejores precios
al máximo tiempo de pago y la pronta utilización de todo lo adquirido. El tipo de
compra clásica, siempre va a presentar mejores precios bajos y condiciones de
entrega calidad y pago.
Para tener los mejores proveedores se necesita que no sean más de 3 para
materias primas y para los principales componentes, pero para otro tipo de
insumos serán los necesarios.
El abastecimiento es almacenar materias primas componentes y productos que se
consumen en la empresa tanto en la fabricación como productos para la
comercialización y los de uso administrativo como insumos en el área de compras,
donde se desarrollan una serie de actividades organizadas subordinadas al área
administrativa y como coordinados a varios departamentos entre los que destacan
almacén, producción, mantenimiento y servicios generales o intendencia. Tiene
que estar dando servicio a todos los departamentos de la empresa debiendo
respetar los ordenamientos del manual de políticas y procedimientos.

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La ética en las compras es de mucha importancia porque si se violan las buenas

costumbres y la ética en las compras se pueden ocasionar varios problemas en la
empresa entre los cuales pueden ser sobornos, favoritismos, aceptar invitaciones,
recibir obsequios, solicitar al vendedor que mejore sus precios es de actividades
fuera de las redes y de la ética.

Y como toda actividad que se realiza en una empresa, se debe que empezar con
una razón de ser, es por esto qué parte de los tres principios básicos que le dan
un carácter personal operacional a la empresa, se modulan a base de reglas las
cuales son: calidad, cantidad y precio.
En la calidad se debe de respetar la características técnicas específicas y calidad
de cada uno de las materias, así como en el diseño, conveniencia, disponibilidad,
costo-precio, sistematización, conjunción, control de calidad.
La cantidad muchas veces es la mejor manera de adquirir un artículo para la
empresa, ya que es básica para determinar el costo de la adquisición, y el cual se
basa en varios factores, como, el tipo de artículo y de entrega, el precio unitario o
el precio de cantidades o si implica obra, el periodo de compra, etc.
El precio es una variable de las más importantes ya que cuando hablamos de
precio en una empresa se busca que se pueda negociar que se conozcan los
precios de la competencia que se conozcan los precios normales y los precios de
oferta.
Otro factor que es muy importante es que el proveedor sea adecuado, porque se
tiene la idea de que el proveedor es el que busca el cliente, pero en la mayoría de
los casos es el cliente el que busca el proveedor.
Por eso hay que averiguar todos los posibles lugares de suministro, adquirir
información necesaria para probar a los posibles proveedores, elegir quiénes eran
los proveedores que surtirán los pedidos, analizarlos, examinarlos y tener trato
directo con los proveedores elegidos, así como desarrollar a los elegidos a fin que
cumplan con las especificaciones que necesita la empresa.

Bibliografía
Sangri, A. (2014). Administracion de Compras: Vol. Volumen 1 (Primera edición).

Grupo Editorial Patria.

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