DOCENTE: JULIE ELISA RINCON VARGAS

MATERIAL DE APOYO - CONCEPTOS BASICOS

COMPRAS Concepto de almacén

• En términos generales por compra se llama a la acción de
adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.
• Negociar los precios y la calidad de los productos a comprar
con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo
en términos monetarios.
• Obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio
correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto
ABASTECIMIENTO
• Es la actividad económica que tiende a cubrir las necesidades
de consumo en tiempo, forma y calidad
• Es el conjunto de actividades que permite identificar y
adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para
su operación, ya sea de fuentes internas o externas.
SUMINISTROS
• Suministro es sinónimo de abastecimiento. Se trata de la
actividad que se realiza para satisfacer las necesidades de
consumo de una unidad económica (una familia,
una empresa, etc.)
• Abastecimiento de lo que se considera necesario
• Proveer a alguien de aquello que necesita
LOGISTICA
• Es el conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el
• Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:
envío de productos terminados al punto de consumo o de uso
• Es el proceso de administrar estratégicamente el flujo •y
almacenamiento eficiente de las materias primas, de las • abastecimiento parcial
existencias en proceso y de los bienes terminados del punto•
de origen al de consumo" • Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
• Es el movimiento de los bienes correctos en la cantidad
adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado"
Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar
toda clase de materiales y/o artículos, con los cuales opera la empresa.
La palabra Almacén proviene de Almacén, vocablo árabe que significa
"Tesoro", por tal significación se identifica el almacén y sus mercancías
como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe guardar, custodiar
y cuidar para el futuro.
¿Qué función cumple un almacén?
Mantienen los productos, materias primas, elementos de trabajo, etc, a
cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a los materiales y otros
elementos almacenados.
Mantienen en constante información al Dpto de compras, sobre
existencias reales de materia prima u otros requerimientos.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)(Inventarios)
Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Función de las Existencias:
Retraso en el abastecimiento de materiales.
Compra o producción en totales económicos.
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/gest_compvent/Unidad1/contenido2.htm

Ciclo de compras

TEMA: COMPRAS Y SUMINISTROS 7 SEMESTRE

DOCENTE: JULIE ELISA RINCON VARGAS
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1 - DEFINICIONES
Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores más adecuados y conocidas las reglas del
juego, debemos iniciar la petición de ofertas. De la precisión de nuestra petición
va a depender la claridad y la cantidad de las respuestas que recibamos, por ello
debemos:
> Describir clara y exhaustivamente nuestras necesidades: especificaciones,
cantidades, número de entregas, plazos, embalajes, márgenes de tolerancia,
penalización por fallos graves, etc.
> Indicar claramente cómo queremos que nos coticen: precios unitarios, forma
de pago, descuentos, impuestos, garantías, transporte, plazo de entrega,
vigencia de la cotización, etc.
> Solicitar muestras.
> Informar la fecha límite de respuesta a nuestra petición de oferta.
Al solicitar ofertas, se pueden dar circunstancias que obstaculicen nuestra labor,
como:
- Que a nuestra petición no responda ningún proveedor, en cuyo caso
tendríamos que acudir al mercado, que nos impondría sus reglas, para
abastecernos.
- Que estemos frente a un monopolio que impone sus condiciones
- Dificultad en el cumplimiento de nuestras necesidades
- Que de la respuesta de los proveedores surjan nuevas cuestiones que
modifiquen nuestros planteamientos iniciales.
Cuadro Comparativo Precios
Recibidas las ofertas tenemos que proceder a su análisis y evaluación, comparar
precio, la garantía, los plazos de entrega, la continuidad en el suministro, etc.
Para elegir la mejor oferta para nuestra empresa, tenemos que establecer un
cuadro comparativo de las diferentes cotizaciones. La comparación resultará
más fácil si las respuestas son coherentes con nuestras expectativas, en caso
contrario, hay que volver a contactar a los proveedores en demanda de
aclaraciones complementarias.
Negociación: en compras, negociar es comunicarse con los posibles
proveedores e intentar persuadirlos para que acepten nuestras condiciones; ya
que lo habitual es que ninguna oferta nos satisfaga plenamente y tengamos que
rematar la operación negociando. También, después de cerrados los acuerdos, e
incluso iniciado el suministro, hay circunstancias en las que es necesario
renegociar algunos puntos de acuerdo.
Desde el punto de vista del comprador, las más comunes son las que afectan el
cumplimiento de las entregas en tiempo y cantidad.
Desde el punto de vista del vendedor, se pueden dar las mismas dificultades en
cuanto al cumplimiento de plazos y cantidades, pero las más sensibles suelen
tener que ver con variación en los precios.
Aspectos legales: “Para que una compra resulte económicamente sana, es
preciso que sea al mismo tiempo legalmente sana”
El comprador profesional debe conocer y entender los principios básicos de las
leyes comerciales, sus conocimientos le deben advertir en qué momentos y
situaciones debe acudir al consejo o la intervención de un abogado, para no
malograr su trabajo por incurrir en errores legales.
En nuestro país, la ley mercantil fundamental es el código de comercio y las
leyes y decretos que lo regulan.
EJERCICIO PRACTICO SOBRE PROCESO DE COMPRA
PRECIOS BASE DE LA MERCANCIA COMPRADA A ANTERIORES PROVEEDORES Fecha 29 de agosto Mercancía
Articulo XXX a $339.000 Articulo YYY a $514.500 Articulo ZZZ a $159.000
2 - PROCEDIMIENTO
2.1 - Procedimiento de Cotización
Generación de Requerimiento: Los requerimientos son iniciados por un
Solicitante Autorizado por medio de la generación del listado de materiales
(LM), documento que debe indicar claramente la descripción completa del
requerimiento y su cantidad. La LM debe ser autorizada por el Administrador de
contrato, en caso de ser un requerimiento de obra del área de construcción; por
el Administrador de contrato y Gerente de Operaciones si la LM corresponde al
área de mantención integral y por el Jefe de Área en caso de ser un
requerimiento de una oficina. Si una vez generada la LM se solicita por parte del
usuario un aumento en la cantidad de lo solicitado, la LM se debe corregir y
autorizar nuevamente. Si lo solicitado es una disminución en la cantidad, no es
necesario autorizar nuevamente la LM.
Aprobada la LM, ésta debe ser enviada en formato pdf. con la firma del o los
autorizadores y en formato Excel al Jefe de Adquisiciones con copia a los
compradores y encargado de bodega involucrado. No se procederá con la
compra si la LM se envía sin todas las firmas correspondientes. Los
requerimientos correspondientes a EPP y Materiales de oficina del área de
mantención integral deben ser enviados a más tardarlos días 25 de cada mes.
“EPP son las iniciales de “Elementos de Protección Personal”, este se puede
definir como un conjunto de elementos y dispositivos diseñados para proteger
las partes del cuerpo que se encuentran expuestos a riesgos durante el
ejercicio de una labor.”
Verificación de existencia en stock: Recibida la LM el encargado de bodega
tiene 24 hrs. para revisar la existencia en stock e indicar a través de la LM las
cantidades finales a comprar al Jefe de Abastecimiento manteniendo en copia a
los compradores.
Generación Solicitud de Pedido en ERP: Una vez asignado el comprador, éste
deberá generar la solicitud de pedido
“QUE ES UN ERP? (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos
Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la
integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que
tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la
contabilidad.”
Generación Solicitud Cotización: El comprador debe solicitar a los probables
proveedores cotización por los elementos a comprar, la cotización debe indicar
al menos la fecha de entrega del producto y su lugar de entrega. Selección de
Proveedor según atributos (Calidad, tiempo de entrega, lugar de entrega,
precios, etc.): Una vez recibida tres cotizaciones, se selecciona al proveedor,
preferentemente al de menor precio que cumpla con todos los requisitos
indicados al momento de cotizar.
Generación Orden de Compra (Abierta o Cerrada): Ya con la cotización
seleccionada se procede a generar la orden de compra.
Sistema Integrado de Gestión
Procedimiento: Prestaciones, lugar de entrega, forma de pago, descripción
completa y precio de cada uno de los artículos o prestaciones y multas por días
de atraso en la entrega si aplica.
Autorización Orden de Compra según niveles de autorización: Generada la
Orden de Compra, ésta debe ser autorizada de acuerdo al monto de compra.
Articulo AAA a $70.900
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COTIZACIONES: (realice las 3 cotizaciones) La empresa comercial central de electrodomésticos Yucojicas Ltda, con su nueva administración
pretende encontrar la mercancía que comercializa a un mejor precio para ello ha solicitado 3 cotizaciones con la siguiente información
80 unidades del producto XXX 68 unidades del producto YYY 52 unidades del producto ZZZ 90 unidades del producto AAA
1. Icasa, entrega una cotización en donde aumenta en 1.8%, los valores relacionados en la fecha del día 29 de agosto y ofrece un descuento del
3,2% por pago al día.
2. General relaciona en los valores unitarios un aumento del 2,7% en cada artículo, en sus observaciones nos da 30 días de gracia para el pago y
ofrece un descuento 3,6% por pago al día
3. HACEB entrega unos valores aumentados en 3.9% pero en sus observaciones aparece que por cada pedido nos regala 1 unidad de cada artículo;
Por pago al día nos conceden un descuento, 0,3%
1. Realice las tres cotizaciones
2. Relaciones las propuestas (transcriba la información al formato)

3. Seleccione La Mejor Opción De Cotización Y Realice La Factura Correspondiente

4. EL FORMA TO DE LA COTIZACION

Membrete COTIZACION No.:

COTIZADO A: FECHA:
DIRECCION:
PLAZO DE ENTREGA
VALIDEZ DE LA OFERTA

CONDICIONES DE PAGO VENDEDOR

ITEM ARTICULOS Y/O SERVICIOS PRESTADOS UNIDAD CANTIDAD VR UNITARIO VALOR TOTAL

VALOR EN LETRAS: SUBTOTAL

Descuento %
TOTAL
OBSERVACIONES

Cotizado Por: Aceptada:

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Membrete COTIZACION No.:

COTIZADO A: FECHA:
DIRECCION:
PLAZO DE ENTREGA
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CONDICIONES DE PAGO VENDEDOR

ITEM ARTICULOS Y/O SERVICIOS PRESTADOS UNIDAD CANTIDAD VR UNITARIO VALOR TOTAL

VALOR EN LETRAS: SUBTOTAL

Descuento %
TOTAL
OBSERVACIONES

Cotizado Por: Aceptada:

Membrete COTIZACION No.:

COTIZADO A: FECHA:
DIRECCION:
PLAZO DE ENTREGA
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CONDICIONES DE PAGO VENDEDOR

ITEM ARTICULOS Y/O SERVICIOS PRESTADOS UNIDAD CANTIDAD VR UNITARIO VALOR TOTAL

VALOR EN LETRAS: SUBTOTAL

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TOTAL
OBSERVACIONES

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