UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZÓNICA DE MADRE DE DIOS

FACULTAD DE ECOTURISMO
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MONOGRAFIA DE UN SISTEMA CONTABLE Y ADMINISTRATIVO

CURSO: Electivo I: Diseños De Sistema Contable

DOCENTE: Bautista Quispe Boris

NOMBRE: Arqque Cano Rocio Avencia

2023
 INTRODUCCIÓN

La administración y contabilidad son pilares fundamentales para cualquier

organización que busque operar de manera eficiente y transparente. En este
contexto, los sistemas contables y administrativos se presentan como
herramientas esenciales para garantizar una gestión adecuada de los recursos y
una adecuada rendición de cuentas.

Un sistema contable es esencialmente un conjunto estructurado de

procedimientos y herramientas diseñadas para registrar, clasificar y analizar las
transacciones financieras de una entidad. Estos registros, ya sean en formatos
tradicionales en papel o en sistemas computarizados modernos, aseguran que los
gerentes tengan una visión clara y precisa de la salud financiera de la
organización. Sin un sistema contable eficiente, sería casi imposible para las
empresas cumplir con sus obligaciones fiscales, responder ante sus inversores o
incluso gestionar exitosamente sus recursos financieros internos.

Por otro lado, el sistema administrativo aborda el espectro más amplio de la

gestión organizativa. Estos sistemas establecen cómo se deben coordinar y
gestionar las actividades, los recursos y las personas para lograr los objetivos de
la entidad. Desde la toma de decisiones estratégicas hasta la gestión diaria de
recursos humanos y operativos, un sistema administrativo eficiente es el motor
que impulsa la misión y visión de una organización.

La combinación de estos dos sistemas garantiza no solo que la organización tenga

una comprensión clara de su situación financiera y económica, sino también que
se gestione de manera eficiente y alineada con sus objetivos.
 INDICE

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………. 2

CAPITULO I: SISTEMA ADMINISTRATIVO..............................................................................4

1.1 Concepto...........................................................................................4
1.2 Definiciones.......................................................................................4
1.3 Características...................................................................................5
1.4 Tipos de sistema administrativos.......................................................6
CAPITULO II: SISTEMA CONTABLE.....................................................................................7
2.1 Concepto...........................................................................................7
2.2 Definiciones.......................................................................................7
2.3 Caracteristicas...................................................................................8
2.4 Tipos de Sistemas Contables............................................................9
CONCLUSIONES…………………………………………………………………………………10

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS…………………………………………………………….10
CAPITULO I: SISTEMA ADMINISTRATIVO

1.1 Concepto

se refiere al conjunto de procesos, herramientas, estructuras organizativas y

prácticas establecidas para gestionar y coordinar las actividades y recursos de una
organización de manera eficiente y efectiva. Su objetivo principal es garantizar que
las actividades se lleven a cabo de acuerdo con las políticas y objetivos definidos,
facilitando la toma de decisiones y optimizando los recursos disponibles.

1.2 Definiciones

Según el autor (Fayol, 1916) uno de los pioneros en el campo de la administración

moderna, definió la administración en términos de cinco funciones principales:
planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Según el autor (Gulick, 1937) Propuso la idea de POSDCORB, un acrónimo que

refleja las funciones básicas en un sistema administrativo: Planificación (Planning),
Organización (Organizing), Dotación de personal (Staffing), Dirección (Directing),
Coordinación (Coordinating), Informes (Reporting) y Presupuesto (Budgeting).

Según el autor (Drucker, 1954) enfatiza la importancia de establecer objetivos y

medir el rendimiento como componentes esenciales de un sistema administrativo.
Para él, la administración es sobre todo la práctica de establecer objetivos y lograr
resultados a través de las personas.

Según los autores (Robbins & coulter, 2005) define que "La administración
involucra coordinar y supervisar el trabajo de otras personas para que se logren
los objetivos de la organización".

Un sistema administrativo generalmente aborda aspectos como:

1. Planificación: Establecimiento de objetivos y metas, y determinación de los

recursos y acciones necesarios para alcanzarlos.
2. Organización: Definición de estructuras, roles y responsabilidades dentro
de la organización.
3. Dirección: Liderar y motivar al equipo para alcanzar los objetivos
establecidos, tomando decisiones cuando sea necesario.
4. Control: Supervisión y evaluación del desempeño y resultados,
comparando con los objetivos trazados y tomando medidas correctivas si es
necesario.
5. Coordinación: Asegurar que las diferentes partes de la organización
trabajen de forma armónica y alineada con la visión y misión de la empresa.
6. Comunicación: Facilitar el flujo de información entre los diferentes niveles
y áreas de la organización, garantizando que todos los involucrados estén
informados y alineados.
En la actualidad, los sistemas administrativos suelen estar respaldados por
herramientas tecnológicas, como sistemas de información gerencial, software de
planificación de recursos empresariales (ERP) y soluciones de colaboración en
línea. Estas herramientas permiten una gestión más eficiente y proporcionan datos
y análisis en tiempo real que apoyan la toma de decisiones.

En esencia, un sistema administrativo es la columna vertebral que guía y

estructura las operaciones diarias de una organización, permitiéndole alcanzar sus
objetivos de manera ordenada y sistemática.

1.3 Características

1. Integralidad: El sistema debe abordar todos los aspectos de la

administración, desde la planificación y organización hasta la ejecución y
control.
2. Estructurado: Debe tener una estructura claramente definida que detalle
roles, responsabilidades y líneas jerárquicas.
3. Flexibilidad: Aunque estructurado, debe ser lo suficientemente flexible
como para adaptarse a cambios en el entorno o en los objetivos de la
organización.
4. Claridad: Las políticas, procedimientos y responsabilidades dentro del
sistema deben ser claros para evitar confusiones.
5. Coherencia: Las acciones y decisiones tomadas dentro del sistema deben
ser coherentes con los objetivos y la misión de la organización.
6. Automatización: En la era moderna, muchos sistemas administrativos
integran soluciones tecnológicas para automatizar tareas repetitivas y
mejorar la eficiencia.
7. Comunicación: Un buen sistema promueve una comunicación efectiva
entre los diferentes niveles y departamentos de la organización.
8. Centrado en el usuario: Debe ser diseñado pensando en las personas que
lo utilizarán, facilitando la usabilidad y la formación.
9. Control: Debe incluir mecanismos para supervisar y evaluar el desempeño,
así como para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
10. Actualización constante: Un sistema administrativo efectivo está en
revisión y actualización continua para responder a las demandas
cambiantes de la organización y el entorno.
11. Transparencia: Las decisiones y acciones tomadas dentro del sistema
deben ser transparentes para los stakeholders relevantes, promoviendo la
confianza y la rendición de cuentas.
12. Seguridad: En el caso de sistemas administrativos digitales, es esencial
contar con medidas de seguridad para proteger la información y los datos
de la organización.
13. Integración: El sistema debe ser capaz de integrarse con otros sistemas o
herramientas utilizadas en la organización, como sistemas contables, de
recursos humanos o de gestión de proyectos.
Estas características son esenciales para garantizar que un sistema administrativo
funcione de manera óptima y apoye los objetivos estratégicos de una
organización. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada organización
es única y, por lo tanto, el diseño y las características específicas del sistema
deben adaptarse a sus necesidades particulares.

1.4 Tipos de sistema administrativos

Los sistemas administrativos se pueden clasificar de diferentes maneras según su

enfoque, funcionalidad, alcance o la tecnología que utilizan.

1. Sistemas Tradicionales o Manuales: Son aquellos que se basan en

procesos manuales, como registros en papel, ficheros y tablas. Aunque son
menos comunes en la era digital, todavía se pueden encontrar en algunas
organizaciones pequeñas o en áreas donde la digitalización aún no es
predominante.
2. Sistemas Computarizados o Informatizados: Hacen uso de tecnologías
de la información para automatizar y optimizar los procesos administrativos.
Esto incluye desde simples hojas de cálculo hasta sistemas integrados de
gestión.
3. Sistemas de Información Gerencial (SIG o MIS, por sus siglas en
inglés): Estos sistemas proporcionan información que ayuda a la alta
dirección a tomar decisiones estratégicas. Recopilan, procesan y
suministran información relevante de diferentes áreas de la organización.
4. Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Son
sistemas integrados que gestionan y automatizan muchos de los procesos
de negocio de una organización, incluyendo finanzas, recursos humanos,
producción, ventas, logística, entre otros.
5. Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS, por sus siglas en inglés):
Proporcionan herramientas y análisis para asistir en la toma de decisiones
complejas, combinando datos de diversas fuentes y utilizando modelos y
simulaciones.
6. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Están diseñados
para gestionar y procesar transacciones diarias, como ventas, compras o
nóminas. Son esenciales para el funcionamiento diario de las
organizaciones.
7. Sistemas de Soporte Ejecutivo (ESS): Están diseñados para las
necesidades de la alta dirección, proporcionando vistas y resúmenes de
alto nivel de la organización para facilitar la toma de decisiones
estratégicas.
8. Sistemas de Automatización de Oficinas (OEA): Estos sistemas facilitan
las tareas administrativas diarias, como la gestión de documentos, la
programación de citas o la comunicación interna.
 9. Sistemas Basados en la Nube: Son sistemas administrativos que
funcionan en línea y almacenan su información en servidores remotos,
permitiendo el acceso desde cualquier lugar con conexión a internet.
10. Sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM): Están
centrados en la gestión y análisis de las interacciones con los clientes, con
el objetivo de mejorar las relaciones comerciales y la satisfacción del
cliente.

CAPITULO II: SISTEMA CONTABLE

1.5 Concepto

es un conjunto estructurado de procedimientos, métodos y herramientas

diseñados para recopilar, registrar, clasificar, procesar y presentar información
sobre las transacciones financieras de una entidad o empresa. Su principal
objetivo es proporcionar información confiable y oportuna a los interesados, para
que puedan tomar decisiones informadas y para que la organización cumpla con
sus obligaciones de rendición de cuentas. (Josar, 2002)

1.6 Definiciones

Según los autores (Horngren, Sumden, & Elliot, 2002) define que el sistema
contable es "el medio de una empresa para proporcionar información financiera
acerca de sus actividades a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la
empresa".

Según estos autores (Meigs & Meigs, 1999) definen que el sistema contable es
"un proceso o método usado para recoger datos financieros, procesarlos de
alguna manera y acumularlos en alguna forma de informe o declaración que se
presente a quienes necesitan la información".

Según el autor (Kohler, 1952) define que un sistema contable es como "un
conjunto de métodos y controles, establecidos para registrar, clasificar y analizar
las transacciones financieras, interpretar la situación financiera y los resultados
operativos de una entidad y proporcionar ciertos controles internos".

Según los autores (Holmes & Sugden, 2006)consideran que un sistema contable
es "el conjunto de registros y procedimientos y equipos y personas utilizados por
una organización para desarrollar información contable y para usar esta
información de manera adecuada".

1.7 Caracteristicas

1. Recopilación de Datos : Asegura que todas las transacciones financieras

que ocurren dentro de la organización se capturen adecuadamente.
 2. Registro : Las transacciones se registran en libros o sistemas contables de
manera sistemática y ordenada.

3. Clasificación : Las transacciones se agrupan en categorías o cuentas

específicas para su análisis y presentación.

4. Procesamiento : Con la ayuda de herramientas, ya sean manuales o

informáticas, se realiza el procesamiento de la información para obtener
saldos, totales y demás información relevante.

5. Reporte : Se generan informes y estados financieros que presentan la

situación financiera y los resultados de la organización en un período
determinado.

6. Control Interno : El sistema contable debe incorporar mecanismos de

control para asegurar la precisión y confiabilidad de la información y para
prevenir y detectar errores y fraudes.

En la actualidad, muchos sistemas contables están basados en software que

automatiza gran parte de estos procesos, ofreciendo no solo una mayor eficiencia
en el manejo de la información contable, sino también integración con otros
sistemas (como los de ventas, compras, inventarios, entre otros) y herramientas
avanzadas de análisis y reporte.

Es por ello que es es muy importante tener un sistema contable eficaz es esencial
para cualquier organización, ya que garantiza que se cumpla con las obligaciones
fiscales y legales, facilita la toma de decisiones internas y proporciona a los
stakeholders (inversores, acreedores, clientes, entre otros) una visión clara de la
salud financiera de la organización.

1.8 Tipos de Sistemas Contables

1. Sistemas Manuales : Como su nombre indica, en estos sistemas todo el

proceso contable se realiza manualmente, utilizando libros y registros
físicos. Estos sistemas pueden ser adecuados para pequeñas empresas
con un volumen limitado de transacciones, pero son propensos a errores
humanos y pueden ser ineficientes para organizaciones más grandes.
2. Sistemas Computarizados : Utilizan software especializado para
automatizar y gestionar las transacciones contables. Estos sistemas varían
en complejidad desde soluciones básicas de software hasta sistemas
integrados de planificación de recursos empresariales (ERP) que cubren no
solo la contabilidad, sino también otros aspectos del negocio, como la
gestión de inventario, ventas, compras, entre otros.
3. Sistemas de Partida Simple : Estos sistemas registran solo una entrada
para cada transacción, ya sea como ingreso o gasto. Son más simples y se
 usan en pequeñas empresas o para la gestión personal. Sin embargo, no
proporciona una visión completa de la situación financiera de una entidad.
4. Sistemas de Partida Doble : Se basan en el principio de que cada
transacción tiene un efecto dual y, por lo tanto, se registra en al menos dos
cuentas. Por ejemplo, si una empresa toma un préstamo, recibirá dinero
(aumento de activos) y adquirirá una obligación de devolver ese dinero
(aumento de pasivos). Estos sistemas proporcionan una imagen más
completa y equilibrada de la situación financiera de una empresa.
5. Sistemas Centralizados vs. Descentralizados :
o Centralizados : Todos los datos y transacciones contables se
gestionan y procesan desde un único lugar o departamento.
o Descentralizados : Las transacciones se registran y procesan en
diferentes departamentos o ubicaciones, y luego se consolidan en el
sistema principal.
6. Sistemas Contables en la Nube : Estos sistemas ofrecen acceso y gestión
de la contabilidad a través de internet. Permiten a los usuarios acceder a
sus datos en tiempo real desde cualquier lugar, siempre que tengan
conexión a internet.
7. Sistemas Especializados : Son sistemas diseñados para nichos o
sectores específicos, como la contabilidad hotelera, contabilidad para
ONGs, contabilidad gubernamental, entre otros. Están adaptados a las
necesidades y características particulares de esos sectores.
 CONCLUSIONES

En conclusión, estos sistemas se complementan y juegan un papel crucial en la

operatividad de cualquier organización, ya sea un pequeño startup o una gran
corporación multinacional. En la era digital, donde la velocidad y la precisión son
vitales, la implementación y actualización constante de sistemas contables y
administrativos informatizados es un factor determinante para mantener la
competitividad y garantizar el crecimiento sostenible. En definitiva, son el motor y
los compás que guían el curso y destino de las entidades en el mundo de los
negocios.

Por lo tanto, los sistemas administrativos y contables son fundamentales para la

gestión efectiva y eficaz de una empresa u organización, ya que al utilizar
diferentes sistemas ya sea administrativos o contables estos tienen un gran aporte
al desarrollo de la entidad.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

https://www.deustoformacion.com/cursos/contabilidad-finanzas/curso-contabilidad-
financiera/que-es

https://quickbooks.intuit.com/global/resources/es/contabilidad/que-es-un-sistema-
contable/

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_contable

https://escuela-emprendedores.alegra.com/contabilidad-facil/sistema-
administrativo/#:~:text=Un%20sistema%20administrativo%20es%20un,hasta
%20los%20cobros