MENSAJE

¿Que se comunica?

Despachos realizados durante el dia

Mercancia entregada por los proveedores

Mercancia despachada por medio de la remision

generada en Siigo o por medio de Excel

Informe trimestral

Registro de los despachos realizados por dia

Envio de ordenes de compra

Documentos requeridos a proveedores

Evaluación de proveedores

Status de ordenes de compra

Proyeccion de importaciones

Informe del proceso

Llegada de carga por importacion o salida exportacion

Programacion de despachos del dia

Programacion de actividades personal tecnico

Informe de utilidades

Proyeccion de compras de stock

Informe trimestal del proceso

Politica calidad

Objetivos De calidad

Alcance de Calidad

Información documentada de calidad, contexto, partes

interesadas

Riesgos y oportunidades de Calidad

Programa de audiorias

Plan de auditoría interna

Informe de auditoría. Resultados.

procedimientos y otros documentos

Acciones correctivas y de mejora

Cambios que pueda tener impacto en Calidad

Indicadores de gestión (Calidad)

Informe trimestral

Autorización Despachos OPS

Informe cartera

Informe Cierre Ventas

Nomina / Desprendibles de nomina

Seguridad Social

Estudios de Credito

Pagos Realizados

Elaboración y envio de reportes financieros,

contables, fiscales, tributarios y cambiarios

Facturas de Venta

Estados financieros

Declaraciones tributarias

Documentos de vinculación laboral

Extructura, procedimientos, polticas, liniamientos

normativos, documentos, programas y otros respecto
a SSGT
Plan de marketing y ventas del año en curso

Proyección de ventas Semanal y Mensual

Cotizaciones Formales

Informe de Cotizaciones

Orden de producción
Informe de ventas

Informe Pre cierre de ventas

Informe de PQR

Informe de Ventas x Linea de producto y por Marca

Informe de unidades vendidas linea GM Y GB

Reporte de ventas efectivas

Informe de ventas x Segmento

Presentaciones de Pre Cierre y Cierre de Ventas

Reporte de Visitas realizadas

Seguimiento de Prospección

Informe de ventas Lineas BT Zona Bogotá

Informe seguimiento Indicadores ( Lider de

cotizadores, Soporte interno de ventas y Auxiliar
Comercial)

Informe de indicadores trimestral

Formatos y documentos de inscripcion como
proveedores

Documentos para ingreso a plantas

Requisicion de personal

Invitaciones a licitar, cotizar u ofertar

Confirmacion de visitas

Información Comercial (Brochure, publicidad

especifica)

Publicidad por redes Sociales

¿Que se comunica?

Peticiones, quejas , reclamos y/o solicitudes

Solicitud de cotización frente a un servicio o producto que

se desee adquirir

Persepción de la satisfacción del cliente

Necesidad de adquirir un producto/ servicio

Cotización para la realización de auditorías de certificación

Cumplimiento de requisitos legales aplicables a la

organización
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y E

COMUNICACIÓN INTERNA

RECEPTOR
FRECUENCIA
A quien comunicar?

¿Cuándo se comunica? A quien comunicar?

Proceso comercial, produccion, compras y

Diariamente
logistica, financiera

Proceso produccion, compras y logistica,

Cuando se realiza entrada de mercancia al sistema
financiera

Proceso comercial, produccion, compras y

Cada vez que se realiza un despacho
logistica, financiera, clientes

Trimestral Gerencia

Proceso comercial, almacen, produccion y

Diariamente
financiera

Proceso comercial, almacen, produccion y

Cuando sea requerido
financiera

Cuando sea requerido A los proveedores

Cada vez que se requiera A los proveedores/ Auxiliar de compras

Cuando tengamos confirmacion de entrega por parte del Proceso comercial, almacen, produccion y
proveedor financiera

Mensual Proceso financiera, Gerencia

Trimestral Proceso financiera, Gerencia

Cuando tenga confirmacion de arribo o salida Proceso financiera, Gerencia

Proceso comercial, almacen, produccion y

Diariamente
financiera

Diariamente Personal tecnico

Diariamente Proceso comercial y alta gerencia

Mensual Gerencia y proceso financiero

Trimestral Gerencia y proceso financiero

A toda la compañía, y partes interesadas

Anualmente o cuando se haga una actualización
pertinentes

Todos los procesos y partes interesadas

Al ingreso del personal y en la reinducción
pertinentes

Todos los procesos y partes interesadas

Permanentemente
pertinentes

Permanente (cuando sea necesario) Todos los procesos.

Permanentemente Todos los procesos.

Cuando se defina el programa

A todos los procesos involucrados, y auditores int

5 días antes de cada auditoría programada. Líderes de procesos involucrados

A intervalos planificados. Cuando se realice la auditoría

Todos los trabajadores
interna y/o externa

Inducción y/o reinducción Todos los trabajadores

15 días después de recibido el informe de auditorías y cada
Todos los Lideres
vez que se identifique una no conformidad.

Cuando aplique Calidad

Intervalos planificados Alta dirección

Trimestral Gerencia

Diaria Todos los procesos

Cada vez que se requiera Comercial / Gerencias / Entes Externos

Mensual Comercial / Alta gerencia

Cada vez que se requiera Todos los empleados/ entes gubernamentales

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera Alta gerencia / Entes de control

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Cada vez que se requiera Empleados y entes de control

Cada vez que se requiera A quien lo solicite

Iniciando el año laboral. Proceso comercial / Gerencias

Semanal y Mensualmente Proceso comercial (Fuerza de ventas)

Diariamente / Cuado se requiera Proceso comercial (Fuerza de ventas)

Mensualmente /Cuando se requiera Proceso Comercial / A quien lo solicite

A todos los procesos involucrados, y a quien lo

Diariamente / Cuado se requiera
solicite
Diariamente / Cuado se requiera Proceso Comercial / A quien lo solicite

Mensualmente Proceso Financiera, Gerencias Comerciales

Gerencias Comerciales / a quien lo solicite

Mensualmente
/Proceso Financiero

Mensualmente Gerencias Comerciales / Proceso Financiero

Mensualmente Gerencias Comerciales / Proceso Financiero

Mensualmente Proceso Comercial /Fuerza de ventas

Mensualmente Proceso Comercial / Gerencias Comerciales

Mensualmente Proceso Comercial / Gerencias Comerciales

Proceso Comercial / Gerencias Comerciales /

Mensualmente
Proceso Financiero / Fuerza de ventas

Proceso Comercial /Gerencias Comerciales /

Mensualmente
Fuerza de ventas

Gerencias Comerciales/ Fuerza de Ventas /

Mensualmente
Proceso financiero

Mensualmente Gerencias Comerciales / Proceso Financiero

Cada tres meses Gerencias Comerciales / Proceso Financiero

Cada vez que se requiera Al cliente que lo solicite

Cada vez que se requiera Al cliente que lo solicite

Cada vez que se requiera Proceso de Recursos Humanos

Cada vez que se requiera Proceso Comercial / Fuerza de ventas

Cada vez que se requiera Clientes

Cada vez que se requiera Clientes

Semanalmente o cuando se requiera Clientes o a quien interese

COMUNICACIÓN EXTERNA

¿Cuándo se comunica? A quien comunicar?

Analista comercial
Por evento y/o cuando surja la necesidad
Auxiliar comercial

Analista comercial
Por evento y/o cuando surja la necesidad
Auxiliar comercial

Analista comercial
Anual
Auxiliar comercial

Por necesidad de adquisición -producto o servicio.

Supervisor de compras e importaciones
Y anual (divulgación del desempeño).

Auditorias- Certificaciones- Capacitaciones- Foros eventos - Gerente general

nuevas normas y actualización de las adoptadas al interior de Gerente comercial
la organización. Gerente administrativo y financiero

Inspecciones por el ministerio de trabajo Gerente general

Accidentes mortales Gerente comercial
Gerente administrativo y financiero
 MT-SGI-002

Fecha: 13/10/2023
Y EXTERNAS
Versión: 2

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MEDIO EMISOR

¿Cómo se comunica? ¿Quién lo comunica?

Via correo Almacen y calidad

Via correo Almacen y calidad

Remision de salida Almacen y calidad

Via correo Almacen y calidad

Guia de despacho, Remision y CRM Auxiliar importaciones y logistica

Auxiliar importaciones y
Via correo/Formato de orden de compra logistica/Auxiliar de compras
nacionales/ Líder de proceso
Auxiliar importaciones y
Via correo logistica/Auxiliar de compras
nacionales
Auxiliar importaciones y
Vía correo logistica/Auxiliar de compras
nacionales

Auxiliar importaciones y
logistica/Auxiliar de compras
Via correo
nacionales/Supervisora de
compras

Auxiliar importaciones y
Via correo
logistica/Supervisora compras

Via correo Supervisora compras

 Auxiliar importaciones y
Via correo
logistica/Supervisora compras

Via correo Jefe de produccion

Via whattsapp Jefe de produccion

Via correo Jefe de produccion

Via correo Jefe de produccion

Via correo Jefe de produccion

Carteleras, reuniones, página web y correo

Calidad
electrónico, inducción y reinducción.

Carteleras, reuniones, página web y correo

Calidad
electrónico, inducción y reinducción.

Carteleras, reuniones. Calidad

Reuniones Calidad

Reuniones. Gerencia, calidad

Vía correo Calidad

Vía correo Calidad

Se envía por correo electrónico el Informe

Calidad
Comunicaciones internas.

reuniones, inducción y/o reinducción Calidad

Registros y comunicados.
Calidad
Si hubo no conformidades en las auditorías internas o externas se solicita a los líderes de cada proceso al cual se le haya

Correo electrónico, registro físico de la solicitud de

El Lider que desea realizar el cambio
cambio.

Resultados de la medición de los indicadores de los

Todos los Lideres
procesos.

Via correo Lider del proceso

Correo electronico Proceso Financiero

Correo electronico, telefonicamente, medios

Proceso Financiero
digitales

Correo Electronico Proceso Financiero

Correo electronico / Medios digitales Proceso Financiero / Contable

Correo electronico , fisicamente, medios digitales Proceso Financiero / Contable

Correo electronico Proceso Financiero / Contable

Correo electronico Proceso Financiero / Contable

Correo electronico Proceso Financiero / Contable

Correo electronico / plataformas digitales Proceso Financiero / Contable

Correo electronico / plataformas digitales Proceso Financiero / Contable

Correo electronico / plataformas digitales Proceso Financiero / Contable

Correo electronico, fisicamente / plataformas

Proceso Recursos Humanos
digitales

Proceso Recursos Humanos/

Ver Matriz de Comunicaciones de SSGT
SSGT
Reuniones comerciales presenciales o virtuales /
Proceso Comercial
Correo electronico

Drive / Reunión Virtual Semanal y Mensual Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico o plataforma del cliente Proceso Comercial

Correo electronico o plataforma del cliente Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Correo electronico Proceso Comercial

Whats app / Linkedin Proceso Comercial

¿Cómo se comunica? ¿Quién lo comunica?

Correo electronico Cliente

Correo electronico Cliente

Encuestas de satisfacción Cliente

Cotización
Correo electronico
Proveedor / contratista
Orden de compra
Evaluación y/o reevaluación de proveedores

Cotización
Correo electronico Entes certificadores

Entes de control (Ministerio de

Correo electronico
trabajo, Secretaria de medio
Pagina Web
ambiente , ARL)
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNA
EXTERNAS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 Versión Inicial con lineamientos de la norma ISO 9001:2015

Se actualiza el documento, agregando la sección de comunicación

externa en donde se anexan mecanismos, frecuencias, receptores y
2
emisores de la comunicación externa.
 MT-SGI-002

ONES INTERNAS Y Fecha: 13/10/2023

S Versión: 2
Página 1 de 1

BIOS
IO FECHA DE ACTUALIZACIÓN

O 9001:2015 3/30/2023

n de comunicación
uencias, receptores y
13/10/2023