Administración de compras e inventarios

o Trabajo en clase (30%)

o Tareas (30%)
o Trabajo final examen (40%)

Función de las compras

Adquirir productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la
empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados, en definitiva, una serie de
tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas estén acorde con
las necesidades de la empresa.

Objetivos de compras
 Buscar proveedores competitivos.
 Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
 Conseguir la mejor relación calidad-precio.
 Negociar precios y marcar presupuestos
 Cerrar condiciones de pago
 Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
 Cerrar contratos
 Homologar proveedores
 Controlar la calidad del producto y servicio
 Colaborar con las demás áreas de la empresa.

Concepto de compras y abastecimiento

 Compras: “Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales,
suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus
funciones satisfactoriamente”
  Abastecimiento: “Es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa,
los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión
productiva”.

Construir
o Aportaciones de socios (3,000,000)
o Pagar la constitución Representante legal
o Alta en el SAT Tipo de Admón. Legal Consejo de Admón.

Administrador único

Representantes legales
o Acto d e administración. Renta, crédito
o Acto de dominio. Representante para comprar y vender todo activo fijo en nombre
de la empresa
o Pleitos y cobranzas. Representante legal de la empresa
o Suscripción de títulos a crédito. Poderes o facultades

Administrador que tomas todas las decisiones de la empresa todo lo anterior

Activo fijo: es propiedad de la empresa y se usa más de un año
Depreciación: pérdida de valor de un activo fijo por tiempo y uso
Presupuesto: es una estimación monetaria de lo que cuesta realizar una o varias actividades

Sesión 2

o Que es la calidad: La calidad es una propiedad inherente de cualquier cosa que

permite que la misma sea valorada con respecto a cualquier otra de su misma
especie
o Que es el costo de la calidad: Lo que le cuesta a la organización desarrollar la
función de la calidad, es decir, lo que gasta produciendo con calidad (evitando,
previniendo o detectando los errores, inspeccionando los procesos, etc.), y también
lo que cuestan los errores producidos:
Tipos de costes
Costes de la prevención: los costes de prevención se obtienen a partir de la suma del coste de todas las
actividades que tienden específicamente a evitar una calidad deficiente de servicios, es decir, son los que se
producen cuando se intentan reducir o evitar los errores.

Costes de evaluación: Los costes de evaluación están relacionados con la medición, evaluación o auditoría
de servicios para asegurar que se adaptan a las normas de calidad y a los requisitos de comportamiento
establecido, es decir, son el total de gastos originados para intentar determinar si una actividad se ha realizado
correctamente.

Costes de errores internos: Los costes de errores internos son los originados por los servicios que no se
adaptan a los requisitos o a las necesidades del cliente cuando se detectan antes de la prestación del servicio.
Ejemplos: costes de rechazo, reelaboración, reinspección, inspección de material, etc.

Costes de errores externos: Los costes de errores externos son los originados por los servicios que no se
adaptan a los requisitos o a las necesidades del cliente cuando se detectan o mientras se presta el servicio (o
una vez prestado). Ejemplos: costes de procesamiento de las quejas de los clientes, devoluciones, etc.; La
mayor partida de los costes de la calidad acostumbra a ser la de los errores (internos y externos), es aquí
donde se encuentran más oportunidades de mejora (reducción de costes y de eliminación de causas de
insatisfacción de los clientes).

o Fallas internas: se relacionan con los reprocesos y desperdicios.

o Fallas externas: involucran aquellos derivados de las quejas y reclamos por parte
del cliente, las garantías, las investigaciones de no conformidades y la recolección
de material por devoluciones.
Las personas dan la calidad

Próxima clase
 Presupuestos de compra: es un tipo de presupuesto en el que se determina cuál va
a ser la cantidad de dinero asignada a la compra de las materias que una empresa
necesita para llevar a cabo su proceso de producción
Tipos de presupuesto
Presupuesto de flujo de caja
Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un
determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este
documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para
garantizar su actividad.

Presupuesto de tesorería
Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la
empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al
inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio.

Presupuesto de ventas o presupuesto de ingresos

En él se detallan las previsiones de ventas que se esperan alcanzar en un periodo determinado y sirve para
fijar mejor los objetivos de la compañía. Para elaborarlo correctamente, hay que tener en cuenta tanto el
pasado del negocio, como las tendencias del sector y la evaluación de la demanda que existe en el mercado.

Presupuesto de producción
Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que
intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará
el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas .

Presupuesto de compras
El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a
necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción. Gracias a este
documento la compañía evitará tener que paralizar la producción por falta de materias primas, por ejemplo.

Presupuesto de capital
Este presupuesto es una previsión financiera que determina la diferencia entre las inversiones futuras y los
recursos necesarios para llevarlas a cabo.

Presupuesto operativo
Es un presupuesto que permite a la empresa planificar sus operaciones en un determinado periodo de tiempo.
Recoge la previsión de ingresos por las ventas de los productos o servicios y contabiliza también los gastos
que implicarán producirlos.

Presupuesto de marketing
Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de
marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida.

Presupuesto maestro
Es el presupuesto principal de una empresa y en él se engloban todas las áreas (compras, producción, ventas,
marketing, etc.), uniendo todos los presupuestos anteriormente descritos. Su objetivo es facilitar una
planificación global de la actividad de la compañía en un ejercicio dado.

Perfil del comprador en una empresa: puede ser satisfecho por un administrador, un
economista, un contador o un analista de presupuesto, entre otros profesionales
relacionados con el área. Éste tiene como funciones tradicionales, las siguientes:
o Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos para satisfacer las solicitudes de
compra.
o Verificar la disponibilidad de presupuesto para la realización de las compras.
o Tramitar órdenes de compra y de pago a los proveedores.
o Verificar la base de datos sobre los inventarios, los proveedores, las órdenes de compra y
las cotizaciones.
 o Atender a los proveedores.
o Inspeccionar la calidad de los materiales y los equipos adquiridos, así como de los servicios
de mantenimiento
o Coordinar la logística para la recepción de la mercancía y entrega a los departamentos
solicitantes.
o Elaborar informes mensuales para la evaluación de sus actividades.

Función de las compras internacionales

Ahora bien, la globalización de los mercados pone a disposición del jefe de compras información
sobre proveedores internacionales, los cuales ofrecen condiciones, quizás, más atractivas para la
organización. Por esta razón, el perfil del puesto de compras, se ha redimensionado agregando otras
funciones no tradicionales, como:
o Mantener al día la permisología exigida para la realización de compras a empresas
transnacionales.
o Realizar el seguimiento a las operaciones con los agentes aduanales, brokers y demás
operadores de carga.
o Contactar a los operadores cambiarios o los funcionarios de organismos gubernamentales
relacionados con el comercio exterior.
o Tener conocimiento actualizado sobre los reglamentos y permisos requeridos para las
importaciones de bienes y servicios internacionales.
o Monitorear el trabajo de las aseguradoras.
o Hacer seguimiento de la firma de tratados internacionales y convenios bilaterales, así como
de otros factores que pudieran afectar su actividad.

Características que debe de tener de manera personal un comprador

o Analítico
o Sociable
o Comunicativo
o Liderazgo
o Confianza

 La función de compras:
1. Reducir costes
No se trata solo de reducir costes momentáneos, si no de asegurar una estructura de costes eficiente que
permita la continuidad del negocio y optimice nuestros procesos. Por lo general una buena estructura de
Compras permite a las organizaciones conseguir ahorros y ofrecer mejores precios a sus consumidores sin
perder la calidad de los productos.

Un mayor control y visibilidad del gasto permite identificar así costes innecesarios para el correcto
funcionamiento de la organización.
 2. Reducir el riesgo y garantizar la seguridad del suministro
La cadena de suministro lleva implícito gestionar ciertos riesgos de terceros. El departamento de compras
debe ser capaz de identificar riesgos, evaluarlos y mitigar su impacto en la organización. Para ellos se suele
realizar una matriz de riesgos y un plan de crisis donde se detallan todas las acciones que deberán llevarse a
cabo en caso de que cualquier amenaza se convierta en real.

3. Fortalecer las relaciones

Compras no se encarga solo de adquirir bienes o servicios, sino de establecer relaciones estables y duraderas
con todos los Stakeholders. Esto incluye, nuestros proveedores, el equipo directivo, empleados, accionistas y
consumidores.

El desafío del departamento de compras es lograr que los proveedores se involucren, logrando que invierta en
la relación a largo plazo.

Por otro lado, también debe trabajar con el equipo interno de áreas como Marketing, Finanzas o Logística
para garantizar que todos estén alineados.

4. Mejorar la calidad
Compras y Calidad deben estar íntimamente ligados y trabajar conjuntamente para mejorar los estándares de
sus productos.

5. Perseguir la innovación
El departamento de Compras está en contacto con multitud de empresas externas, por lo que es una excelente
oportunidad para buscar mejoras que favorezcan la innovación y puedan suponer una ventaja competitiva para
nuestra empresa.

6. Aprovechar la tecnología
Existen una gran variedad de herramientas tecnológicas que pueden ayudar a impulsar nuestra empresa.
Compras debe ser capaz de identificar problemas e ineficiencias en la cadena de suministro y seleccionar
aquellas soluciones de software, como sistema de control de inventarios que impulsen la gestión de su Supply
Chain

 Proceso de compras: Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de
compras:
1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.
2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables

-Fases Más Importantes del Proceso de Compras

 1. Solicitud de compra / requisición
Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita.  La solicitud
probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga la autorización para comprar
el artículo.

2. Selección de proveedores
Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se solicita. De lo contrario,
se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización para identificar un proveedor, precio y plazo
de entrega.

3. Orden de compra
Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que se adquieren, la cantidad
requerida y el precio que se paga, así como los datos de la empresa.

4. Entrega y recibo
A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora. Una vez que las mercancías
llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso de recepción para garantizar que coincidan con lo que
se pidió y que sean de la calidad correcta.

5. Factura / pago del proveedor

En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la mercancía o se envía por
separado. Esto será recibido por el departamento de cuentas por pagar.

Sesión 3
Los presupuestos pueden variar dependiendo de lo que se busca hacer
 General
 Operativo
 Programa
 Bace cero
 Histórico

Función de compras formatos de cada uno

o Presupuesto
o Requerimiento de compras
o Revisar presupuestos y autorizar
o Cotizaciones de mínimo tres proveedores
o Cuadro comparativo de proveedores: nombre, condiciones, servicios, etc.
o Pedido u orden de compra
Traer un formato de proceso de compras
Cuadro comparativo de análisis de proveedores

Sesión 4
 Clasificación de compras, determinar el volumen de compras que se debe adquirir
 Selección y desarrollo de proveedores:
La selección de proveedores consiste en encontrar aquella empresa que ofrece el producto o
el servicio que necesita otra compañía para producir su producto o realizar su servicio,
según los criterios marcados por la dirección.
La selección de proveedores puede ser necesaria por varios motivos: la empresa inicia una
nueva línea de producción y todavía no tiene quién le suministren los materiales que
necesita, los proveedores que tiene actualmente no ofrecen lo que necesita o la calidad
adecuada, etc.
¿En qué consiste el proceso de selección de los proveedores?
PASOS DESCRIPCIÓN
La empresa debe tener claras las diferentes fuentes de información posibles a la hora de
Informarse buscar un nuevo proveedor. Entre ellas se encuentran las páginas web, las
sobre los recomendaciones de otros proveedores, etc.
proveedores Es fundamental tener una lista con los candidatos para poder iniciar el proceso de contacto
y, así, pedir la información necesaria para realizar el proceso de selección
Los aspectos que se deben conocer sobre los proveedores son los siguientes:
Pedir
Calidad (calidad de los productos, materiales que se utilizan, período de garantía, servicio
información
postventa, etc.). Condiciones económicas (precio del producto, descuentos disponibles,
a los
forma y plazos de pago, precio del transporte y seguro, etc.). Otras condiciones (períodos
proveedores
de ofertas, plazos de entrega, tipo de embalajes, etc.).
Se ha de realizar una ficha para cada uno de los proveedores con la información que se ha
Evaluar y recopilado. Hay que tenerlas en la base de datos del ERP de la compañía y, por otra parte,
seleccionar hacer una comparativa de las condiciones que ofrece cada proveedor. Así se puede decidir
con cuál de ellos le conviene trabajar a la empresa.
En esta fase se deben verificar los criterios de selección de proveedores según las
Evaluar
expectativas que cumplen los candidatos. De acuerdo con lo analizado gracias a la
expectativas
comparativa de aspectos clave, se podrá seleccionar la compañía adecuada.
Finalmente, solo queda elegir el proveedor que cumpla mejor los criterios de selección y
Elegir
que establezca unas condiciones aceptables.

 Licitación:
Una licitación es un proceso administrativo en el cual una empresa (convocante) realiza un anuncio
para la adquisición de un servicio o bien por parte de una empresa privada, estos bienes o servicios
son muy variados y de diferente tipo, desde útiles escolares, uniformes, computadoras, equipo
médico, etc..
Las empresas privadas deben de concursar en igualdad de circunstancias para cumplir con los
requisitos que solicita la convocante. Los requerimientos y bases aparecen en una convocatoria, el
ganador de la convocatoria es aquel que ofrece las mejores condiciones.
Normalmente las licitaciones se encuentran en periódicos y en ellos se especifican requisitos para
las empresas interesadas en participas, así como, el plazo o la fecha para adquirir las bases e
inscribirse.
Ejemplo de licitación: el Gobierno de la Ciudad de México necesita 100 computadoras para equipar
escuelas públicas, el Gobierno necesita lanzar una convocatoria para anunciar esta necesidad.

Para que sirven

Sirven principalmente para conseguir las mejores ofertas del mercado, al poner en competencia
directa a los proveedores, con la finalidad de cubrir perfectamente las necesidades y ofertar la mejor
calidad al menor precio y como se trata de un concurso se le adjudica al mejor postor la compra del
contrato.
Los beneficios principales cuando se lleva de manera profesional y transparente, y ajenos a
cualquier tipo de clientelismo, corrupción o favoritismo, se fomenta la libre competencia lo cual
genera automáticamente el desarrollo de mercado, conseguir mejores condiciones, precios y
servicios y logra ahorros directos al obtener precios por debajo del mercado, garantías, logísticas, y
calidad

Tipos de licitación
PROCEDIMIENTO ABIERTO O GENERAL
Es el procedimiento ordinario o estándar, permite presentar oferta a cualquier operador económico
que cumpla las condiciones para participar y su uso está permitido al órgano de contratación en
cualquier circunstancia.
El procedimiento abierto también puede ser simplificado y supersimplificado, estos suelen ser más
ágiles porque la presentación de ofertas y tramitación son más breves, son contratos de poca
cuantía, muy interesantes para que la pequeña y mediana empresa arranque en el mundo de las
licitaciones.
PROCEDIMIENTO RESTRINGIDO
Este procedimiento, indicado para la contratación de servicios intelectuales especialmente
complejos, consta de una fase previa de selección de candidatos entre los que cumplen los requisitos
de participación, la mesa de contratación selecciona a los que obtengan la mejor puntuación para
que, ahora sí, presenten su oferta.
Es un proceso reservado a algunos servicios de consultoría, ingeniería o arquitectura.
LICITACIÓN CON NEGOCIACIÓN
En supuestos muy específicos que regula la Ley de Contratación del Sector Público, la participación
no es abierta, sino que se reserva a los operadores económicos invitados a participar. Sin embargo,
la mayoría de estos procedimientos se publican y los interesados que cumplan los requisitos pueden
solicitar ser invitados.
En este procedimiento no existe una oferta cerrada, como sucede en el abierto, sino que se conforma
en base a sucesivas rondas de negociación con los candidatos.

DIÁLOGO COMPETITIVO Y ASOCIACIÓN PARA LA INNOVACIÓN

Satisfacen necesidades de contratación muy complejas o no disponibles en el mercado.
SISTEMAS DE RACIONALIZACIÓN TÉCNICA DE LA CONTRATACIÓN
En este caso, el sector público no selecciona un único contratista, sino a un mínimo de 3, que
proveerán al órgano de contratación de su necesidad cada vez que surja. Se convierten en
proveedores «homologados» ante necesidades continuadas, pero puntuales.

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%20la%20direcci%C3%B3n.