Ciclo de administración

Algo que inicia, sigue una serie de fases y se reinicia nuevamente. Son las operaciones principales
que realiza la empresa.
Estas operaciones forman un ciclo repetitivo (Ciclo).
Modelo básico de ciclo
Comprar mercancía+ vender mercancía= Gano dinero y se reinicia el ciclo.

En este ciclo el protagonista es el administrador ya que este es quien se encarga de tomar las
decisiones de la empresa, en base a la organización y las actividades que deben realizarse dentro
de la empresa.
Modelo empresarial
El modelo empresarial no es tan sencillo como el básico, ya que este tiene diversas fases dentro de
cada área de la empresa.

Organización: Grupo de personas que laboran dentro de la empresa.

Tareas del administrador:
 Toma de decisiones, es lo más importante dentro de la empresa ya que de esto dependerá
el crecimiento de la empresa.
 Creación de planes, los planes son la guía de lo que queremos hacer a presente o a futuro.
 Manejo del personal, consiste en tener control de cada una de las áreas donde labore el
personal dentro de la empresa.
Toma de decisiones
En forma simplificada el administrador va a responder a dos situaciones específicas: Durante
oportunidades, crece la empresa.
Cuando se da una oportunidad la empresa puede crecer.
Durante problemas, buscar soluciones.
¿Cómo tomar decisiones?
1. Definir el problema
2. Analizar el problema
3. Evaluar alternativas
4. Elegir la alternativa
5. Aplicar decisión
Planes
Para emprender un negocio, se realiza un plan de negocios, evaluar precios, contratación
de personal, capacitación, orientación ubicación etc.
Administrar= Realizar planes de acurdo a situaciones específicas en caso de que se
presente alguna situación en particular.
¿Por qué más planes? Los planes son guía de ayuda, para predecir que va a pasar o
resolver un problema de una situación en particular.
Sin planes, la empresa no crece.
Personal
Conjunto de personas que trabajan dentro de la organización.
 ¿Cuáles son las actividades que debe realizar el administrador?
1. Determinar cuáles son las necesidades que tiene el negocio.
2. Contratación, que personal necesita el negocio para crecer.
3. Capacitación del personal.
Calculo de los sueldos y pagos adecuados al personal.
4. Motivación del personal.
5. Terminación, en caso de despido, de renuncia, en caso del vencimiento del contrato
etc.
Control
Es aquel que se vincula con la organización con el ciclo de administración.
Los planes que se realizan formar parte del ciclo de administración.
El administrador controla cada una de las actividades/ etapas que se desarrollan como uno espera.
Compras
Comprar productos o materia que representa el insumo para las operaciones del negocio
(Producción).
También requiere de:
1. Buscar un buen proveedor que nos proporcione buena mercancía, materia prima y buenos
componentes.
2. Como hacer cotización y negociación, obtener base de datos, cálculo de rentabilidad etc.
3. Compra, determinar y planear necesidades del negocio, tiempo y espacia a disposición,
compra nacional e internacional.
Producción
Producir materia prima, comprar productos terminados, vender materia prima e insumos que
produzca la empresa.
Tener control de compras y las entradas de materia prima.
Llevar un control en el almacén de traslado a conversión.
Proceso de producción en base a la maquinaria el personal etc.
Control de materia prima control de proceso y costos determinados.
Inventario
Manejo de organización y almacenamiento de entradas y salidas de productos terminados.
Proceso de entradas y salidas de mercancía del almacén.
Formas de costeo para determinar el costo que más nos conviene.
Control de compras de productos, almacenaje ventas y postventas.
Distribución
Consiste en distribuir el producto terminado en diversos puntos de ventas o centros de
distribución.
Calcular el tiempo, la vía de entregar.
Ventas
Es el proceso de vender el producto a clientes
Control del personal, en base a la contratación, capacitación incentivos.
Servicios de ventas se refiera a: preventa, venta, postventa
Mercadotecnia: Publicidad, promoción y estrategias.
Control: Plan de ventas, registro de cada una y vendedores capacitados.
Clientes
Servicio y atención a clientes o consumidores.
Servicio de venta, atención al cliente y cómo manejar el orden de pedidos.
Control: Registro e clientes políticas y cotos.
Dinero
Control del manejo de las entradas y salidas de dinero durante procesos productivos, procesos de
distribución, ventas etc.
Día a día: Caja, deudas.
Efectivo: Ingresos y egresos de efectivo, flujo de efectivo.
Resultados de las ventas, costos y utilidades.
Otros, punto de equilibrio en base a los resultados de cada uno de los procesos.

Decisiones
Una mala decisión afecta el desempeño de una empresa en base a su producción
Ejemplos: Comprar productos sin conocer la demanda, dar créditos a un cliente sin conocer su
perfil o hacer envíos gratis sin evaluar costos de envío.
Para tomar buenas decisiones, es necesario una evaluación de proveedores, evaluación de las
demandas, evaluación de los perfiles de los clientes, tomar muestras de los productos.
Planeación
 Planes sobre los métodos: Procedimientos, flujo gramas.
 Planes sobre el dinero: Presupuestos e ingresos y utilidades.
 Planes sobre el tiempo: Programación, cronograma.
 Planes sobre el comportamiento: Normas y políticas.
Problemas con el dinero: Descontrol de entradas y salidas, falta de planeación del capital de
trabajo, requiere de evaluar cada día utilidades e inversiones, falta de planeación de las ventas
faltas de planeación de las ventas, los costos y margen de utilidades requeridas para laborar.
Solución: Planear entradas y salidas de dinero, hacer una buen presupuestario para cada una de
las actividades que se realizan dentro de la empresa. Llevar un buen control de ingresos, egresos y
utilidades esperadas.
Planes que nos ayudarían a llevar un buen control de las entradas y salidas de dinero:
Hacen un presupuesto que es: llevar a cabo un plan en números o en cifras de dinero, donde se
determinaran tiempos específicos en condiciones y necesidades específicas dentro del negocio.
¿Cómo elaborar un presupuesto? Anotamos conceptos de ventas del años pasado, colocamos un
% de lo que queremos que se incremente y ventas esperadas para el próximo año.
Se debe analizar el presupuesto y tomar una decisión usándolo. ¿Cómo?
Aumentando el porcentaje y el precio de las ventas, el porcentaje del marketing.
Control de ingresos, egresos y utilidades esperadas.
Administración financiera
Como trabajan las empresas en números o en cifras. Partes fundamentales: Determinar cuáles son
los ingresos- egresos=Utilidades.
Control
Control Verificar que ocurra lo planeado, hacer planes acerca de presupuesto, contratación y
capacitación del personal, realizar el presupuesto en el área de producción, de marketing,
controlar entradas y salidas de dinero mediante ventas.
Es importante ya que dentro del control de cada una de las actividades podemos comparar la
situación actual de la empresa con lo que se había planeado. Y nos permite organizar recursos.
Tipos de control en ciclo de administración.
 Manejo de inventario y costo, de cada una de las entradas y salidas de dinero, por venta,
por producción, por inversión etc.
 Distribución: Costos de distribución, tiempo de distribución y eficiencia.
 Ventas: control de las ventas y proyección de las ventas
 Clientes Base de datos y perfiles
 Dinero: Control de caja, estado financiero, balance y resultados.
 Control de: Presupuesto y márgenes de utilidad.
 Compras: Cotización de proveedores.
 Producción: Costos de productos.
Control de utilidad, control de egresos y control de utilidad en caso de una microempresa.
Compras si afectan los costos
Las compras afectan los costos y abecés es difícil comprar en la zona o en la región.
Estrategia: Buscar proveedores regionales o internacionales.
Hacer búsqueda más extensa en otras fronteras con un proveedor que nos entregue a tiempo.
Para buscar proveedores debemos checar en: Directorios de proveedores internacionales,
comercializadoras e importadoras, directorios de cámaras de comercio de la industria, ferias
comerciales, directorios en internet, sección amarrilla.

Hacer dos tipos de compra: Nacional e internacional.

Pasos para buscar un proveedor nacional: Identificar el producto que queremos traer, Buscar en
directorios de fabricantes del producto, buscar distribuidores del producto, Identificar en una
empresa de competencia, quien es el fabricante o distribuidor del producto, ir a ferias comerciales
nacionales en búsqueda del producto.
Pasos para buscar un proveedor internacional: Establecer el nivel de importación que requiere la
empresa, ejemplo: Importación a baja escala, importación a mediana/alta escala. En caso de
importar a med/ gran escala: Debemos registrar en la secretaría de aduanas, padrón de
importación, agente aduanal. En caso de ambos, puede buscar proveedores en: Directorios
internacionales, ferias comerciales internacionales, identificar competencia de ferias
internacionales.
Maquinaria, planta y personal
Maquinaria, personal y productividad
La productividad: Es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtener los
productos.
Para mejorar la productividad de la maquinaria: Mejorar la calidad del equipo, considerar el
desgaste máximo, considerar el factor del precio del uso de la maquinaria, llevar un control de
calidad del producto. Considerar la cantidad de productos que puedan salir malos o defectuosos,
distribución de la planta. Personal en el caso que tengamos un específico de producción: Medir
cantidad que este produce para determinar cuánto es lo máximo que este puede llegar a producir
x hora, usar esta medición para determinar productividad, crear horarios de trabajo, crear metas
de producción, crear incentivos a este personal si se alcanzan las metas de producción. Tomar en
cuenta el control de calidad, que es cumplir con las especificaciones deseadas del producto. Puede
medirse la calidad de un producto: Durante cada etapa del proceso, como producto terminado, en
horarios al azar.
Medidores hacia el producto de calidad y de lo esperado.
Ciclo de inventario básico
Se ordena el producto-Se produce-Se guarda-Se vende o se usa.
Entrada física del producto o materia prima, al determinar la necesidad de mp, mercancía,
producto
Cotización y negociación
Hacer un pedido al proveedor.
Transporte del proveedor al negocio.

Recepción de mercancía: Entrada de inventario, registrar quien fue el proveedor, registrar número
de pedido, número de factura, mercancía que entra en cantidad, precio unitario, precio total, IVA,
% de defectuoso.
Mover al almacén lo adquirido.
Dentro del almacén hay costos adicionales por: Vigilantes, monitoreo de cámaras, pago al personal
de almacén.
Salida
El producto terminado puede venderse directamente en nuestra tienda al mayoreo, a
distribuidores, pequeñas empresas, comerciantes etc.
Registrar la orden de pedidos y ventas.
Si la empresa es fabricante, necesita llegar a: Mayoristas, agentes, minoristas, consumidores
directos.
Si la empresa es mayorista, necesita llegar a: Minoristas, consumidores directos.
Si la empresa es minorista, necesita llegar a: Consumidores directos.
La salida requiere de ubicar un área geográfica donde pueda expandir sus operaciones de
distribución.
Es utilizado por fabricantes y mayoristas para abarcar más territorio con menor gasto de
transporte desde solo un punto.
Durante la salida del producto: Se genera una orden de venta, se junta el producto, se empaca la
orden, se hace el cobro del pago al cliente, se entrega el producto (Embarque, entrega).
Durante la salida de inventario se registran los siguientes datos: Fabricante vende al consumidor,
minoristas y minorista a consumidor.
Fabricante vende al mayoreo, empresa de mayoreo vende a minoristas y consumidores.
Para la distribución de productos, se debe ubicar centros de distribución, encontrar un área
geográfica donde pueda expandir sus operaciones de distribución.
Este método es utilizado por fabricantes y mayoristas para abarcar más territorio, con menor
gasto de transporte desde solo 1 punto.
En caso de que la empresa posea un punto de venta, tienda física, distribuidora etc.
Una empresa puede ampliar sus operaciones, sin recurrir a terceros. En este caso, distribuirá sus
productos a instalaciones propias.
Dentro de la ciudad
Para expandir negocios, tener en cuenta ¿Cuáles fueron los factores de ubicación que hicieron mi
primer negocio exitoso? ¿Dónde hay demanda del producto vendido? ¿Qué puedo mejorar en
términos de instalaciones?
Dentro del estado
¿Qué ciudades tienen felicidades para la distribución de mi producto? ¿La demanda de estas
ciudades es la misma que en la actual? ¿Qué es más costeable, crear un punto de venta o buscar
un minorista interesado?
En otros estados del país
¿Cuánto subirá el tiempo de transporte en el precio del producto? ¿Qué ciudades tienen demanda
del producto? ¿Sería más variable el modelo de franquicia? ¿Sería más variable crear licencias de
ventas del producto?
Usar alternativas: Agentes de productos, que son personas que van a vendar y publicar nuestros
productos.
En caso de una empresa minorista, existe venta tradicional directa al cliente. Nueva alternativas
para desarrollar nuevos formas de distribución: Ventas por catálogo, ventas por envío por
paquetería, ventas por teléfono, ventas por sitio web.
Mercadotecnia
Esfuerzos para orientas a la empresa a la comercialización Por ejemplo:
Investigación de mercados, posicionamiento de marca seo online etc, evaluar el comportamiento
del consumidor frente al producto, mezcla de producto, precio, plaza y promoción.
Establecer estrategia como pequeña o gran empresa + Publicidad + Promoción = Marketing
Marketing, la pregunta importante para la empresa: ¿Cómo promuevo la comercialización de mi
negocio? Definir ¿A quién le estoy vendiendo y quien es mi mercado? Tomar en cuenta al público
que va dirigido mi producto. Definir ¿Cuál es el beneficio que mi producto ofrece? Definir ¿Cuál es
mi fortaleza para vender? Ejemplo: Tengo una buena plantilla de vendedores que está logrando
los objetivos establecidos Definir ¿Cuál es mi debilidad para vender? Vendedores ineficientes, no
se produce lo suficiente.

Definir e investigar el mercado meta ¿A quién va dirigido?-Posicionamiento del Producto definir el

producto, Precio empaque, presentación, slogan, Plaza y Promoción.

Administración de clientes
Prolongar relación con la persona, obtimizar contacto, aumentar el número de pedidos. Los
clientes son fuentes de ingresos repetitivos, en primer lugar tenemos un venta segura.
Tiempo del vendedor se prolonga en los clientes.+
Cuando atentemos bien al cliente este nos recomendara.
Costos ocultos con clientes, cuando suceden estas cosas es en la devolución de la mercancía, que
significa: Perdidas de dinero.
Los clientes representan nuevas oportunidades de negocio, los clientes o consumidores nos dice
mucho acerca de lo que de sus necesidades y carencias.
Factores: Servicios de ventas, atención al cliente, re orden.
Control de los clientes, registrar políticas.
Servicios durante la atención al cliente Servicios de la venta, atención a clientes, costos de
reordenes.
Cliente
Cliente, es la persona que ya ha comprado y compra de forma periódica y tiene un registro en el
negocio.
Flujo de efectivo
Ingresos-Egresos= Determinar el efectivo restante ¿Tiene el efectivo necesario para pagar las
deudas?
Formula básica es:
Saldo de efectivo anterior + ingresos (Entradas de efectivo)-egresos (Salidas de efectivo)=Saldo de
efectivo actual neto Positivo o negativo.
Si el egreso es menor que los ingresos debemos buscar la forma de capitalizar el trabajo, préstamo
a banco a familiares
Flujo Valor de un proyecto rentable o no.