COMUNICACIÓN INTERNA (CALID

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR A QUIÉN COMUNICAR

Política de Calidad, Mision, Vision y
Objetivos de Calidad Ingreso de personal A todo el personal de DCA

Procedimientos del SGC Actualización A todo el personal de DCA

Dependiendo de la periodicidad del

Desempeño de los procesos proceso Responsables de los procesos

Desempeño del SGC Revision por la direccion Comité de calidad

Resultados de la evaluacion de Durante la revision de la direccion Responsable de los procesos

satifaccion del clientes
cada vez que se establezca un programa
Programa de auditoria de auditoria Auditor lider
Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas Responsable de los procesos

Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria Responsable de los procesos

Responsable de los procesos.

Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre Responsables de la acciones
mejoras de la accion Coordinador del
SGC
Cambios en las actividades de los
Actualizacion de documentos de los procesos / actualizacion de herramientas Responsable de los procesos
procesos del SGC y medios

Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos RRHH y GERENCIA

Responsables de los procesos

Cada vez que se establezcan nuevos

Requisitos de los Clientes A todo el personal de DCA
requisitos

Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la A todo el personal de DCA
version

Planes de mejoramiento de Después de evaluación de desempeño Al personal involucrado en el

competencia por competencias proyecto

Al personal involucrado en el
Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad proyecto

Manteniento De acuerdo al plan anual o el cronograma Jefe de manteniento

de actividades

RSE Dar a conocer la responsabilidad social y Partes Interesadas

empresarial

Entrega de contancia laboral al

Solicitud de contancia laboral empleados cuando se termine un RRHH
contrato o lo solicite el

Contrato laboral Entrega de contrato laboral y firmado al Trabajador

trabajador
 Novedades de retiro Entrega de carta de terminacion de Trabajador
contarto

Informe de pago de nominas, primas, Entrega de contancia de pago de salarios

y primas y cesantias cuando se termina Trabajador
cesantia contrato

sincronizacion de ISO 9001:2008 a De acuerdo al cronograma de actividades RRHH y GERENCIA

ISO 9001:2015 Responsables de los procesos

COMUNICACIÓN EXTERNA (CALID

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR A QUIÉN COMUNICAR

Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos A toda la Entidad
requisitos

Cada vez que se genere una Petición,

Peticiones, Quejas o Reclamos Queja o Reclamo al Interior de la Entidad Gerencia y Responsables del proceso

Dar a conocer los servicios y Cuando sea necesario y oportuno Clientes y partes interesadas
productos de la empresa

No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad del Proveedor, Compra

servicios servicio o del productos

Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad Proveedores y partes interesadas.

Resultados de la auditoria Externa Al finalizar la auditoria Gerencia, RRHH y Responsables del

proceso, clientes y Partes interesadas

Mantenimiento de equipo de
comunicación Cada vez que exista la necesidad Proveedor

Dar a conocer a los clientes potenciales

Portafolio de Servicios nuestros servicios prestados. Clientes

Dar a conocer al cliente una posible

Propuesta de Servicios solucion a los requerimientos Clientes Y Personas interesadas
presentados.
Encontrar la mejor solucion tecnica y
Requerimientos de la organización. economica a una necesidad en la Proveedores y partes interesadas.
organización.

RSE Dar a conocer la responsabilidad social y Partes Interesadas

empresarial

Pago de esta al AFP al cual esta afiliado el

Pago de Cesantias trabajador la fecha estipalada para su AFP
entrega

sincronizacion de ISO 9001:2008 a De acuerdo al cronograma de actividades RRHH Y GERENCIA

ISO 9001:2015 Responsables de los procesos
RSE Dar a conocer la responsabilidad social y Partes Interesadas
empresarial
N INTERNA (CALIDAD)
CÓMO COMUNICAR
Reuniones de difusión, Corrreo,
folletos
Reuniones de difusión, Corrreo,
folletos
Envío de informe a través de
sistema web de indicadores
Informe de la revision por l a
direccion
envio de informe por Email
Reunion
comunicación interna
Entrega de informe general y por
proceso. Envio de informe por
Email
Correo electronico
Correo electronico
Reuniones
perfiles, hoja de vida y entrega de
contrato
Verbal, charlas y conferencias
Cartelera y verbal
Pàgina Web
Reuniones
Reuniones, Pagina web, cotizacion,
Email
Email
Charla informativas
Escrito
Contrato fisico, Email
QUIÉN COMUNICA REGISTRO
Coordinador del SGC Lista asistencia y correo
Coordinador del SGC Lista asistencia y correo
Seguimiento a los procesos del SGC y Acciones
Coordinador del SGC Correctivas y de mejora
Gerencia Informe de la revision por la direccion
Gerencia Informe de la evaluacion de satifaccion del cliente
Coordinador del SGC Acta de reuniones y informes de la Reunion
Auditor lider Formato del plan de auditoria
Coordinador del SGC Informe de la auditoria Interna
Registro y documentaciones y seguimiento eficaz
Responsables asignados de la acciones correctivas y de mejoras del SGC
Responsables asignados Acta de reuniones y informes de la Reunion
RRHH Contarto de trabajo afiliaciones inducciones
Registro de asistencia
Divulgación de Procedimientos e instructivos
Coordinador del SGC
Actas de Reuniones
Gerencia Cartelera de cada área de trabajo e intructivos
Pagina Web
RRHH Acta de reuniones y informes de la Reunion
Cotizacion, orden de compra, Factura y garantia,
Compra Email
Responsable del proceso Formato de Manteniemiento
Coordinador del SGA Lista asistencia y correo
Empleado, jefe de Proyecto Firma de entrega de documento
RRHH Firma y entrega de contrato laboral
 Escrito, Email RRHH Acta de entrega de carta de terminacion de
contrato

Formato de pagos, Email Contabilidad, RRHH, jefe de Consignacion del banco, formato de pago
proyectos

Registro de asistencia
Reuniones Coordinador del SGC Divulgación de Procedimientos e instructivos

Actas de Reuniones

N EXTERNA (CALIDAD)

CÓMO COMUNICAR QUIÉN COMUNICA RegistroREGISTRO

de asistencia

Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC Divulgación de

Procedimientos e
instructivos
Actas de Reuniones
Correo electronico Coordinador del SGC Formato de PQR

Correo electronico,visita , pagina Ventas, contratacion Contrato firmado

web

Correo electronico Clientes Formato de accion

correctiva

Verbal,correo electronico Compra Orden de compra

Entrega de informe general y por Informe de la auditoria

proceso. Envio de informe por Coordinador del SGC
Email Interna

Formato mantenimiento del

Email, verbal, o llamada Personal de la empresa contratista

Correo Electronico, Documento

Fisico o en medio magnetico Mercadeo formato de mercadeo

Correo Electronico, Documento Gerente, Gerente de Proyectos, Portafolio de servicios

Fisico o en medio magnetico Profesional Sénior impreso

Correo Electronico, Documento

Fisico o en medio magnetico Gerente de proyectos, Gerente.

Charla informativas Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

Contabilidad, RRHH, jefe de

Consigancion de cesantias proyectos Consigancion de cesantias
Registro de asistencia

Reuniones Coordinador del SGC Divulgación de

Procedimientos e
instructivos
Actas de Reuniones
Charla informativas Coordinador del SGA Lista asistencia y correo
 CÓDIGO: CT-RA-61

VERSIÓN: 01

FECHA: 23/02/2021
REGISTRO
ta asistencia y correo

ta asistencia y correo

a los procesos del SGC y Acciones

rrectivas y de mejora

de la revision por la direccion

valuacion de satifaccion del cliente

niones y informes de la Reunion

ato del plan de auditoria

me de la auditoria Interna

mentaciones y seguimiento eficaz

correctivas y de mejoras del SGC

niones y informes de la Reunion

trabajo afiliaciones inducciones

o de asistencia
rocedimientos e instructivos

Actas de Reuniones

da área de trabajo e intructivos

Pagina Web

niones y informes de la Reunion

en de compra, Factura y garantia,

Email

ato de Manteniemiento

ta asistencia y correo

de entrega de documento

entrega de contrato laboral

ega de carta de terminacion de
contrato

on del banco, formato de pago

o de asistencia
rocedimientos e instructivos

Actas de Reuniones
Tipo de información Cuándo comunicar

Fiscalizar el cumplimiento de la normativa SST y

Cuando aplique
socio laboral.

Fiscaliza cumplimiento de Licencia de

Cuando aplique
Funcionamiento.

Verificación del cumplimiento del Certificado ITSE. Cuando aplique

Recaudación de impuestos. Mensual

Recaudación de pagos programados. Mensual

Cumplimiento de la normativa legal aplicable en

Anual
materia medio ambiental.

Atención de respuesta oportunidad a los

requerimientos.
Semanal
Entrega de bienes (insumos, materiales, otro) de
calidad.

Atención de respuesta oportunidad a los

requerimientos de EPPs, equipos de respuesta de Semanal
emergencia, etc.

Dar conformidad a los servicios recibidos. Cuando aplique

Contratación de mano de obra no calificada. Cuando aplique

Pago puntual por servicio de energía eléctrica

Mensual
brindada.
Pago puntual por servicio de telefonía recibido. Mensual

Cumplimiento de los lineamientos establecidos en el

Plan de Vigilancia, Prevención y Control del COVID19 Cuando aplique

Emisión de certificados de habilidad profesional. Cuando aplique

Implementar y promover programas de desarrollo

Cuando aplique
regional.

Fiscalizar el cumplimiento de la normativa medio

Cuando aplique
ambiental.

Ejecución de Operativos de Identificación en vías

Cuando aplique
públicas.

Cumplimiento de normativa SST aplicable (sector

Anual
minero)

Emisión de Constancias de Seguros SCTR y Vida Ley. Mensual

Cumplimiento del programa de mantenimiento,

verificación y calibración de equipos e instrumentos Anual
de medición.

Establecimiento de alianzas estratégicas. Cuando aplique

Mecanismo, medio y/o forma de comunicar Responsable de la comunicación A quien comunicar

Se comunica a través de:

Acta de Visita.
Entrega de informe general y por Área SSOMA y RRHH Mintra - Sunafil
proceso.
Envio de informe por Email
Reuniones

Se comunica a través de:

Acta de Conformidad Gerente General Municipalidad del Callao -
Envio de informe por Email Licencia de Funcionamiento
Telefonicos
Se comunica a través de:
Acta de Conformidad Gerente General Indeci - ITSE
Envio de informe por Email
Telefonicos
Se comunica a través de:
Declaración Jurada de Impuestos. Contador SUNAT
Telefonicos

Se comunica a través de cronograma

de Pagos al día. Coordinador de Logística Bancos
Recibos de Pago.
Envio de informe por Email

Se comunica a través de:

declaración anual de Residuos Sólidos.
Informe Anual de Plan de Manejo Coordinador SSOMA MINAM
Ambiental.
Envio de informe por Email

Se comunica a través de:

Cargo de entrega Coordinador de Logística Proveedores
Email, verbal, o llamada

Se comunica a través de:

Proveedores de Servicio
Cargo de entrega Coordinador SSOMA
SSOMA
Email, verbal, o llamada
Se comunica a través de:
Conformidad de Servicios. Gerente de Operaciones Clientes
Email, verbal, o llamada
Se comunica a través de:
contratos laborales. Gerente General Comunidades Vecinas
Carteleras informativas,
reuniones.
Se comunica a través de voucher de Coordinador de Logística Enel
pago.
Se comunica a través de:
Voucher de pago. Coordinador de Logística Telefonia
Telefonicos

Se comunica a través de correo enviado Coordinador SSOMA

MINSA
al MINSA

Se comunica a través de certificado de RRHH Colegio profesional

Habilidad Profesional
Se comunica a través de:
Campañas. Gerente General Gobierno Regional del Callao
Eventos realizados.
Se comunica a través de:
Acta de Visita. Coordinador SSOMA OEFA
Envio de informe por Email
Telefonicos
Se comunica a través de:
informes policiales. Gerente General PNP
Telefonicos
Se comunica a través de:
Acta de Conformidad Coordinador SSOMA MINEM
Telefonicos
Se comunica a través de:
Facturas de pago. RRHH Aseguradora - SCTR - Vida
Constancias de Seguros SCTR y Vida ley
Ley.
Se comunica a través de:
certificados de Calibración Gerente de Operaciones Inacal
certificados de mantenimiento
certificados de verificacion

Se comunica a través de acuerdos Gerente General Competencia

contractuales.
Verbal, charlas y conferencias
Mantenimiento
, proveedor,
Cliente

Mantenimiento
, proveedor,
Cliente

Mantenimiento
, proveedor,
Cliente
 Afiliacion del
trabajor ARL,
EPS, AFP,
PARAFISCALES

Vistantes,
contratista y
Partes
interesadas
 COMUNICACIÓN INTERNA (S

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR

Política de Calidad, Mision, Vision y Ingreso de personal
Objetivos de SST

Procedimientos del SGSST Actualización

Desempeño de los procesos Dependiendo de la periodicidad del proceso

Desempeño del SGSST Revision por la direccion

Resultados de la evaluacion de Durante la revision de la direccion

satifaccion del clientes

cada vez que se establezca un programa de

Programa de auditoria auditoria

Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas

Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria

Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre de la

mejoras accion

Actualizacion de documentos de los Cambios en las actividades de los procesos /

procesos del SGSST actualizacion de herramientas y medios

Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos

Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos

Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la version

Planes de mejoramiento de Después de evaluación de desempeño por

competencia competencias

Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad

Manteniento De acuerdo al cronograma de actividades
Informe estadístico de Ausentismo Cada vez se haga revision de esta
Tratar temas relacionado con la seguridad y Salud
Reunión mensual de COPASST en el Trabajo de DCA TECHNOLOGY

Plan Anual de Seguridad y Salud en el Dar a conocer las actividades a realizar anualmente
Trabajo(Objetivos, metas y programas en materia de salud ocupacional

Reunion de Brigadas de Emergencias
Ruta de Evacuacion
Identificación de peligros, evaluación Dar a conocer los peligros
y control de riesgos
Requisitos legales y otros requisitos
RSE
Examén médico
Afiliacion del trabajor ARL, EPS, AFP, cual el trabajador esta afiliados o escoja, excepto la
PARAFISCALES
Reunion de copasst
Reunion deL Comité Convivencia
Requisitos legales
Inspecciones
QUE COMUNICAR
Requisitos de los Clientes
Peticiones, Quejas o Reclamos del SST
Dar a conocer los servicios y
productos de la empresa
No conformidades en el productos y Cuando haya una no conformidad del servicio o del
servicios
Necesidades de compra
Resultados de la auditoria Externa
Mantenimiento de equipo de
comunicación
Ruta de Evacuacion
Identificación de peligros, evaluación Dar a conocer los peligros a los que esta expuestos
y control de riesgos
Informar a los integrantes de las brigadas las
fechas, horarios y temáticas de las reuniones con
Dar a conocer a todasde
brigadas lasemergencia.
personas que visitan la
oficina de DCA TECHNOLOGY, las rutas de
evacuación previstas por la empresa en caso de
a los que esta expuestos
emergencias.
dentro de la instalaciones de la empresa
Cuando se modifique la legislación aplicable en
Seguridad ySalud en el Trabajo
Dar a conocer la responsabilidad social y
empresarial
Entrega de orden de servicio medico y examen
clinicos
Hacer afiliacion en la plataforma de la entidad a la
ARL Y PARAFISCALES
Cada fin de mes
Cada tres meses
Cada mes
Cada vez que haya una ocurrencia en el cronograma
COMUNICACIÓN EXTERNA (S
CUANDO COMUNICAR
Cada vez que se establezcan nuevos requisitos
Cada vez que se genere una Petición, Queja o
Reclamo al Interior de la Entidad
Cuando sea necesario y oportuno
productos
Cuando se genera una necesidad
Al finalizar la auditoria
Cada vez que exista la necesidad
Dar a conocer a todas las personas que visitan la
oficina de DCA TECHNOLOGY, las rutas de
evacuación previstas por la empresa en caso de
emergencias.
dentro de la instalaciones de la empresa
Requisitos legales y otros requisitos Cuando se modifique la legislación aplicable en
Seguridad ySalud en el Trabajo

RSE Dar a conocer la responsabilidad social y

empresarial
Orden de prestacion de servicio medico y clinicos al
Orden de servicio medico y clinicos personal de la empresa

Requisitos del cliente Dar a conocer la norma dentro de su instalaciones

con curso de ingreso
Hacer afiliacion en la plataforma de la entidad a la
Afiliacion del trabajor ARL, EPS, AFP, cual el trabajador esta afiliados o escoja, excepto la
PARAFISCALES ARL Y PARAFISCALES
Inspecciones Cuando haya una no conformidad en la
inspecciones
RSE Dar a conocer la responsabilidad social y
empresarial
COMUNICACIÓN INTERNA (SG-SST)

A QUIÉN COMUNICAR CÓMO COMUNICAR QUIÉN COMUNICA

A todo el personal de DCA Reuniones de difusión, Corrreo, Coordinador del SGSST
folletos

A todo el personal de DCA Reuniones de difusión, Corrreo, Coordinador del SGSST

folletos

Envío de informe a través de sistema

Responsables de los procesos web de indicadores Coordinador del SGSST

Comité de SGI Informe de la revision por la Gerencia

direccion

Responsable de los procesos envio de informe por Email Gerencia

Auditor lider Reunion Coordinador del SGSST

Responsable de los procesos comunicación interna Auditor lider

Entrega de informe general y por

Responsable de los procesos proceso. Envio de informe por Email Coordinador del SGSST

Responsable de los procesos.

Responsables de la acciones
Coordinador Correo electronico Responsables asignados
del SGC
Correo electronico
Responsable de los procesos Reuniones Responsables asignados

perfiles, hoja de vida y entrega de

Trabajadores y partes interesadas RRHH
contrato

A todo el personal de DCA Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC

A todo el personal de DCA Cartelera y verbal Gerencia

Pàgina Web

Al personal involucrado en el
proyecto Reuniones RRHH

Al personal involucrado en el
Reunion, charlas Compra
proyecto
Jefe de manteniento Email Responsable del proceso
Recursos Humanos Informe escrito Talento Humano

Integrante de COPASST Comunicación Interna Integrante de COPASST

Gerencia y Partes interesadas Comunicación Interna Lider del proyecto y Talento

humano

Integrantes de Brigadas
Trabajadores
Trabajadores
Todos el personal
Partes Interesadas
Medica de sst
Trabajador
Representante de comite
Representante de comite
Coordinador del SGI
Gerencia y Copasst
COMUNICACIÓN EXTERNA (SG-SST)
AQUIEN COMUNICAR
A toda la Entidad
Gerencia y Responsables del proceso
Clientes y partes interesadas
Coordinador de SGC
Al personal involucrado en el
proyecto
Entrega de informe general y por
Gerencia, RRHH y Responsables del proceso. Envio de informe por Email
proceso
Mantenimiento, proveedor, Cliente
Visitantes Partes interesadas
Vistantes, contratista y Partes
interesadas
A través de comunicaciones internas
enviada por el correo a los
integrantes de las brigadas
Reunion informativa, Avisos en la
pared
Charla informativas
Email
Charla informativas
Email, verbal
Plataforma
Email, telefonico
Email, telefonico
Matriz de requisitos y comunicar
Email, telefonico, verbal
COMO COMUNICAR
Verbal, charlas y conferencias
Correo electronico
Correo electronico,visita , pagina
web
Correo electronico
Reunion, Email
Email, verbal, o llamada
Reunion informativa, Avisos en la
pared
Charla informativas
Coordinador SGI
Coordinador SGI
Copasst
Coordinador del SGSST
Coordinador del SGSST
Gerente de proyecto
RRHH; Gerente de proyecto
COPASST
Comité de convivencia
Coordinador de SGI
COPASST Y BRIGADA
QUIEN COMUNICA
Coordinador del SGSST
Coordinador del SGSST
Ventas, contratacion
Clientes
Compra
Coordinador del SGC
Personal de la empresa
Coordinador SGI
Copasst
 Parte interesadas Email, verbal Coordinador del SGSST

Partes Interesadas Charla informativas Coordinador del SGA

Proveedor de servicio medico y

clinicos Email, telefonicos RRHH

Cliente Charla informativas Hse del cliente

EPS; ARL; AFP; Parafiscales Plataforma RRHH; Gerente de proyecto

Gerente y compra funcionarios que hace

Email, verbal inspeccion de equipos
Partes Interesadas Charla informativas Coordinador del SGA
 REGISTRO
Lista asistencia y correo

Lista asistencia y correo

Seguimiento a los procesos del

SGSST y Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora
Informe de la revision por la
direccion

Informe de la evaluacion de
satifaccion del cliente

Acta de reuniones y informes de la

Reunion

Formato del plan de auditoria

Informe de la auditoria Interna

Registro y documentaciones y
seguimiento eficaz de la acciones
correctivas y de mejoras del SGSST

Acta de reuniones y informes de la

Reunion
Contarto de trabajo afiliaciones
inducciones
Registro de asistencia
Divulgación de Procedimientos e
instructivos
Actas de Reuniones
Cartelera de cada área de trabajo e
intructivos
Pagina Web
Acta de reuniones y informes de la
Reunion

Formato de Manteniemiento
Formato de matriz
Acta de reuniones informes de la
Reunion

Cronogramas
Acta de reuniones y informes de la
Reunion
Acta de reuniones y informes de la
Reunion
Lista asistencia y correo
acta de verificacion
Lista asistencia y correo
Resultado de examen de la medica
Documento de afiliados
Acta de reunion
Acta de reunion
Acta de verificacion de la pagina del
estado
Formato de inspeccion llenada

Registro deREGISTRO
asistencia
Divulgación de Procedimientos e
instructivos
Actas de Reuniones
Formato de PQR

Contrato firmado

Formato de accion correctiva

Informe de la auditoria Interna

Formato mantenimiento del

contratista

Acta de reuniones y informes de la

Reunion

Lista asistencia y correo

 acta de verificacion

Lista asistencia y correo

Factura, resultado de persona acta

para el trabajo

Lista asistencia y correo

Documento de afiliados

Factura y hoja de vida del equipo

Lista asistencia y correo

 COMUNICACIÓN INTERNA (MEDIO AMBIENTE)

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR A QUIÉN COMUNICAR CÓMO COMUNICAR

Política de Calidad, Mision, Vision y Reuniones de difusión, Corrreo,
Objetivos de Medio Ambiente Ingreso de personal A todo el personal de DCA folletos

Procedimientos del SGA Actualización A todo el personal de DCA Reuniones de difusión, Corrreo,
folletos

Desempeño de los procesos Dependiendo de la periodicidad del proceso Responsables de los procesos Envío de informe a través de
sistema web de indicadores

Desempeño del SGA Revision por la direccion Comité de SGI Informe de la revision por la
direccion

Resultados de la evaluacion de
satifaccion del clientes Durante la revision de la direccion Responsable de los procesos envio de informe por Email

cada vez que se establezca un programa de

Programa de auditoria auditoria Auditor lider Reunion

Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas Responsable de los procesos comunicación interna

Entrega de informe general y por

Resultados de la auditoria interna Al finalizar la auditoria Responsable de los procesos proceso. Envio
de informe por Email

Responsable de los procesos.

Estados de la acciones correctivas y Continuo desde la apertura hasta el cierre de Responsables de la acciones Correo electronico
mejoras la accion
Coordinador del SGC
Actualizacion de documentos de los Cambios en las actividades de los procesos / Correo electronico
procesos del SGA actualizacion de herramientas y medios Responsable de los procesos Reuniones

Responsabilidad y autoridad Ingreso de nuevo personal a los proyectos Trabajadores y partes interesadas perfiles, hoja de vida y entrega
de contrato

Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos A todo el personal de DCA Verbal, charlas y conferencias

Cartelera y verbal
Mapa de Proceso Cada vez que haya un cambio en la version A todo el personal de DCA Pàgina Web

Planes de mejoramiento de Después de evaluación de desempeño por Al personal involucrado en el

competencia competencias proyecto Reuniones

Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad Al personal involucrado en el Reunion, charlas
proyecto

Manteniento De acuerdo al cronograma de actividades Jefe de manteniento Email

Informe estadístico de Ausentismo Cada vez se haga revision de esta Recursos Humanos Informe escrito

Reunión mensual de COPASSTMA Tratar temas relacionado con la seguridad y Integrante de COPASSTMA Comunicación Interna
Salud en el Trabajo de la empresa
Plan Anual de Seguridad y Salud en el Dar a conocer las actividades a realizar Gerencia y Partes interesadas Comunicación Interna
Trabajo(Objetivos, metas y programas anualmente en materia de salud ocupacional

Informar a los integrantes de las brigadas las A través de comunicaciones

Reunion de Brigadas de Emergencias fechas, horarios y temáticas de las reuniones Integrantes de Brigadas internas enviada por el correo a
con brigadas de emergencia. los integrantes de las brigadas

Dar a conocer a todas las personas que visitan

la oficina de DCA TECHNOLOGY, las rutas de Reunion informativa, Avisos en
Ruta de Evacuacion evacuación previstas por la empresa en caso Trabajadores la pared
de emergencias.

Identificación de peligros, evaluación Dar a conocer los peligros a los que esta
y control de riesgos expuestos dentro de la instalaciones de la Trabajadores Charla informativas
empresa

Requisitos legales y otros requisitos Cuando se modifique la legislación aplicable al Todos el personal Email
Medio Ambiente

Dar a conocer la responsabilidad social y

RSE empresarial Todos el personal Charla informativas

COMUNICACIÓN INTERNA (MEDIO AMBIENTE)

QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR AQUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR

 Requisitos de los Clientes Cada vez que se establezcan nuevos requisitos A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias

Peticiones, Quejas o Reclamos de Cada vez que se genere una Petición, Queja o Gerencia y Responsables del Correo electronico
Medio Ambiente Reclamo al Interior de la Entidad proceso
Dar a conocer los servicios y Cuando sea necesario y oportuno Clientes y partes interesadas Correo electronico,visita , pagina
productos de la empresa web
No conformidades en el productos y cuando haya una no conformidad del servicio Proveedor, Cliente, Partes
Correo electronico
servicios o del productos interesadas
Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad Proveedor Reunion, Email
Entrega de informe general y por
Resultados de la auditoria Externa Al finalizar la auditoria Partes Interesadas proceso. Envio
Mantenimiento de equipo de de informe por Email
comunicación Cada veza que
Dar a conocer todasexista la necesidad
las personas que visitan Mantenimiento Email, verbal, o llamada
Ruta de Evacuacion la oficina de la empresa y de las rutas de Vistantes, Cliente,Proveedor Reunion informativa y Avisos en
evacuación previstas
Dar a conocer por la empresa
los peligros a los queenesta
caso Partes interesadas los pasillos
Identificación de peligros, evaluación expuestos dentrode emergencias.
de la instalaciones de la Vistantes, Cliente,Proveedor, Charla informativas
y control de riesgos contratista y Partes interesadas
Cuando se modifique empresa
la legislación aplicable al
Requisitos legales y otros requisitos Medio Ambiente Partes Interesadas Email
Dar a conocer la responsabilidad social y
RSE empresarial Partes Interesadas Charla informativas
E)

QUIÉN COMUNICA REGISTRO

Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

Seguimiento a los procesos

Coordinador del SGA del SGA y Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora

Gerencia Informe de la revision por la

direccion

Informe de la evaluacion de
Gerencia satifaccion del cliente

Acta de reuniones y informes

Coordinador del SGA de la Reunion

Auditor lider Formato del plan de auditoria

Informe de la auditoria
Coordinador del SGA Interna

Registro y documentaciones y
Responsables asignados seguimiento eficaz de la
acciones correctivas y de
mejoras del SGSST
 Acta de reuniones y informes
Responsables asignados de la Reunion

RRHH Contarto de trabajo

afiliaciones inducciones

Registro de asistencia

Coordinador del SGC Divulgación de

Procedimientos e instructivos

Actas de Reuniones

Cartelera de cada área de

Gerencia trabajo e intructivos
Pagina Web

Acta de reuniones y informes

RRHH de la Reunion

Compra

Responsable del proceso Formato de Manteniemiento

Talento Humano Formato de matriz

Integrante de COPASSTMA Acta de reuniones e informes

de la Reunion
 Lider del proyecto y Talento Cronogramas
humano

Acta de reuniones y informes

Coordinador SGA
de la Reunion

Acta de reuniones y informes

Coordinador SGA de la Reunion

COPASSTMA Lista asistencia y correo

Coordinador del SGA acta de verificacion

Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

E)

QUIEN COMUNICA REGISTRO

 Registro de asistencia

Coordinador del SGA Divulgación de

Procedimientos e instructivos
Actas de Reuniones
Coordinador del SGA Formato de PQR
Ventas, contratacion Contrato firmado
Clientes Formato de accion correctiva

Compra Cotizacion
Informe de la auditoria
Coordinador del SGC Interna
Formato mantenimiento del
Personal de la empresa contratista
Coordinador SGA Acta de reuniones informes
de la Reunion
COPASSTMA Lista asistencia y correo
Coordinador del SGA acta de verificacion
Coordinador del SGA Lista asistencia y correo