CÓDIGO: AF-C01

CARACTERIZACIÓN ADMINISTRATIVO Y VERSIÓN: 09

FINANCIERO FECHA: 16/10/2019
Sistema Integrado de Gestión

OBJETIVO: Optimizar los procesos de facturación, financiación y cobranzas para mejorar la satisfacción del cliente

Mejorar la proveeduría de insumos del cliente interno, disminuyendo la interferencia y tiempos muertos

LIDER: Gerente Oficina y Líder Contable

PARTICIPANTES DEL PROCESO: Gerencia, Líder Contable, Coordinadora de Auditoria

PROVEE DOCS
PHVA ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE INDICADORES
DOR SOPORTE
Participar en la identificación y
Procedimient
Proceso valoración de peligros, riesgos, Peligros, riesgos,
Contexto de la Proceso de o de gestión
de aspectos, impactos y definición de aspectos,
P Organización Dirección y de riesgos No aplica
Dirección metas impactos y metas
mejora Matriz de
y mejora Definir los criterios para la selección de del proceso
riesgos
proveedores
Estudio de
seguridad -
Proceso Proveedor Proceso AF-P02
Documentos Identificar la confiabilidad del proveedor
administra seleccionado administrativo Procedimient Confiabilidad de
H legales para iniciar procesos de compra con la
tivo y y financiero o de Compras proveedores
proveedores organización
financiero SAP Proveedor locales
Proveedores
Activos
Proceso
administrativo
Proceso Establecer las Compras para el Compra y factura y financiero AF-P02
Solicitud de
administra funcionamiento óptimo de la de productos y Proceso que Procedimient
H compra SAP - No aplica
tivo y organización de acuerdo con las servicios realice o de compras
email
financiero solicitudes de los diferentes procesos. Factura SAP requerimientos locales
de Compra
SAP
Estado cuentas Periodo Pagos a
Proceso por pagar SAP – Asistente de proveedores
Iniciar proceso de facturación, pago de Proceso
administra Ordenes int por Pagos (mercadería y
H facturas de proveedores acorde al flujo administrativo
tivo y pagar - servicios logísticos)
semanal y financiero
financiero Facturas de Flujo semanal
Proveedores Flujo de Pagos
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Rotación de Cartera #
Proceso Dinero Proceso
Informe estado Procedimient Días
administra recaudado - administrativo
H cartera Clientes Cobro de facturas a clientes o de cartera Rotación de Cartera
tivo y Recibo de caja y financiero
SAP AF-P05 Rotación de Cuentas
financiero SAP Gerencia
por cobrar
Procedimient
Proceso Ingresos Gerencia
o control
administra Egresos Registrar operaciones contables, ajustes Conciliaciones Proceso
H contable y Control Bancos
tivo y Asientos y conciliaciones bancarias bancarias administrativo
financiero
financiero Contables y financiero
AF-P04
Procedimient
Proceso Gerencia
o control
administra Presupuesto Proceso Control de
H Conciliaciones Controlar Presupuesto de la organización contable y
tivo y Ejecutado administrativo Presupuesto
financiero
financiero y financiero
AF-P04
DM-F13
Indicadores
Liquidez
Financieros
Liquidez - Prueba
ácida
DM-F12
# días Inventario a la
Comparativo de
mano
pérdidas y Procedimient
Proceso Rotación de inventario
ganancias Proceso o control
administra Registros Realizar informes contables y # días Promedio de
H Dirección y contable y
tivo y contables SAP financieros Pago
AF-F27 Mejora financiero
financiero Rotación de Pagos
Presupuesto AF-P04
Razón de
gastos y
Endeudamiento
resultados
Razón
Endeudamiento
AF-F28 Flujo
accionistas
general de
efectivo
Procedimient
Proceso
Informes Impuestos o control
Administra Estado de Cuenta con
H cuentas de Liquidación de impuestos presentados y contable y
tivo y entidades del Estado
impuestos SAP pagados financiero
Financiero
AF-P04
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Procedimient
o
mantenimient Cumplimiento de
Proceso Inventarios Equipos, o de la programa de
Administra activos fijos, HV Mantenimiento de instalaciones y instalaciones y infraestructur mantenimiento
H
tivo y equipos e equipos software en buen a infraestuctura,
Financiero instalaciones estado Programa de software y equipos de
Mantenimient seguridad
o
AF-P06
Procedimient
o de
Proceso Selección
Base Proveedores Proceso
administra Evaluación y Evaluación de
V Proveedores Evaluar proveedores locales locales administrativo
tivo y reevaluación proveedores locales
Activos - SAP evaluados y financiero
financiero de
proveedores
locales
Procedimient
Proceso
Informes o control
administra Informe de Proceso
V contables y Revisoría Fiscal contable y
tivo y Revisoría fiscal Gerencial
tributarios financiero
financiero
AF-P04
Programa de Proceso Cumplimiento de
Proceso Mantenimiento administrativo programa de
Realizar inspecciones a instalaciones, Registros
Administra infraestructura, y financiero mantenimiento
V equipos y elementos de seguridad y inspecciones, AF-P06
tivo y software y infraestructura,
emergencias Resultados
Financiero equipos de Proceso software y equipos de
seguridad Gerencial seguridad
Balanced
Resultados Score Card
auditorías, Analizar y tomar acciones de acuerdo al Procedimient
Todos los Acciones Todos los Desempeño de los
V indicadores de desempeño de los procesos y o de
procesos propuestas procesos procesos
gestión, cumplimiento de los objetivos seguimiento y
actividades. medición
SAP
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Gestión
Partes Desviaciones, Acciones Integral Eficacia de las
Establecer AC y AP para el cumplimiento Procedimient
A interesada no correctivas acciones correctivas y
de los objetivos o AC y AP
s conformidades implementadas Todos los preventivas
procesos

Requisitos Legales y Reglamentarios: Riesgos del proceso en cadena de suministro:

- Legales: Escritura de constitución, nombramiento representantes Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,
legales , ver matriz de requisitos legales Narcotrafico, Incumplimiento legal, incumplimiento por
- Cliente: Requisitos establecidos en los contratos y en los pedidos parte de los proveedores en el suministro de los bienes y
- Empresa: Políticas y procedimientos servicios.
- Normas: Riesgos en SST:
BASC – 6.1, 6.2, 7.1, 7.1.1, Condiciones de seguridad
Estandar – 1.1, 1.2, 1.2.2. Riesgo Biológico
NTC ISO 28000: 4.3, 4.3.1, 4.3.2 Riesgo físico
NTC ISO 9001:2015: 4.1, 4.2, 6.1, 6.1.1, 8.4, 8.4.1. Biomecánico y psicosocial.
NTC 1S0 14001:2015: 6.1.2

CONTROL DOCUMENTAL
ELABORÓ Cargo: Lider Contable

REVISÓ Cargo: Gerente Oficina

APROBÓ Cargo: Alta Dirección

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REGISTRO HISTÓRICO DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 20/08/2010 Versión inicial.

02 24/11/2011 Se actualizan los documentos y registros que intervienen en el proceso.

01/09/2012 Se modifica y estandariza el formato del documento, se le añade control documental, y, se modifican las
03
actividades, salidas y clientes del proceso.
01/10/2013 Se actualizan los códigos de los formatos que intervienen en el proceso y las fórmulas de los indicadores de
04
Gestión.
05 17/05/2017 Modificación de actividades

06 04/08/2017 Se incluye el cuadro de riesgos de los procesos

07 17/02/2018 Se actualiza con base a la actualización de registros en SAP y actividades contables y financieras

08 15/12/2018 Se incluyen requsitos del SG SST y Aspectos e impactos ambientales.

16/10/2019 Se actualiza los nombres de los formatos de Estado de situación, pérdidas y ganancias e indicadores
09
financieros