DESCRIPCIÓN CÓDIGO FECHA EDIC PAG

CARACTERIZACION DE PROCESOS C-PM-04 2021-10-15 9 1 DE 2

NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS

Adquirir materiales y servicios para la organización que cumplan con las especificaciones requeridas contando Con proveedores
OBJETIVO DEL PROCESO: seleccionados evaluados re-evaluados y realizar seguimiento con base a su capacidad de suministrar materiales y/o servicios.

Desde la requisición de los materiales y/o servicios la recepción de los mismos, hasta la selección evaluación y re-evaluación y seguimiento
ALCANCE :
de los proveedores.

RESPONSABLE: Coordinadora de compras

PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTES
Entradas SALIDAS / RESULTADOS
INTERNO EXTERNO PLANEAR INTERNO EXTERNO
Elaboracion del plan estrategico proceso para dar
Plan estrategico cumplimiento global de las metas establecidas por la Indicador de cumplimiento plan estrategico
Direccionamie Gerencia General Direccionamiento
N/A N/A
nto estrategico estrategico
Cumplir y hacer cumplir las poiticas, reglamentos y Cumplimiento de los politicas, estandares,
Lineamientos estrategicos
normas que se establezcan en la empresa. reglamentos y objetivos del sistema de gestión

Implementar las actividades para mantener y

conservar la información documentada
Implementar planes de acción de las desviaciones
Información documentada encontradas en el proceso.
Implementar y documentar los cambios generados
en el proceso de manufactura.
Registro de modificaciones o necesidades de
información documentada N/A
planes de acción y seguimiento de los mismos.

Gestion Analisis DOFA del proceso . Planes de accion para Matriz de riesgos y oportunidades
N/A Contexto Organizacional Gestion calidad N/A
calidad abordar riesgos y oportunidades. Plan de accion riesgos y oportunidades

Matriz de comunicación interna y Trasmitir al personal subalterno todos los Registros de divulgación y formatos de
N/A
externa lineamientos de comunicación interna comunicación

Desempeño del proceso Informe de rendicon de cuentas indicador de gestión proceso compras N/A

Gestion del Actualizar los planos de los proveedores y las Compras y

Proveedores Planos especificaciones Ordenes de compra Proveedores
diseño especificaciones cuando se requiera suministros

Solicitud de
Solicitud de documentacion nuevos proveedores de
Todos los equipos,dotacion,implementos Compras y
Proveedores equipos,dotacion,implementos de seguridad Registro de proveedores actuales Proveedores
procesos de seguridad industrial, suministros
industrial, productos y servicios
productos y servicios

Camara de
Gestion Compras y
N/A comercio ,rut,certificado de Creacion del nuevo proveedor en world oficce Hoja de vida proveedor word oficce N/A
financiera suministros
calidad.

PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTES

Entradas SALIDAS / RESULTADOS
INTERNO EXTERNO HACER INTERNO EXTERNO

Todos los Cotizar equipos,dotacion,implementos de seguridad Compras y

N/A Requisiocn de materiales Cotizaciones Proveedores
procesos industrial, productos y servicios suministros

Criterios de selección evaluacion Selección y Evaluación de Proveedores, Análisis de Compras y

N/A Cotizacion aprobada N/A
y reevaluacion cotizaciones y suministros

Compras y
suministros Solicitud de
comunicación de Compra de producto o Servicio
equipos,dotacion,implementos Compras y
N/A Elaboracion de la orden de compra en world oficce aprobada y/o proveedores
de seguridad industrial, suministros
Órdenes de Compra o Servicios
productos y servicios

Pruebas de desempeño de las materias primas y Informe de pruebas de desempeño de las Compras y
Laboratorio N/A Productos o servicios Proveedores
productos de comercializacion. materias primas. suministros

Almacen y Reportes de liberacion de los productos o

N/A Inspeccion de materia prima Liberacion de materias primas Almacen N/A
laboratorio servicios.

Compras y Gestion
Ingreso de la mercacia al inventario Remision de proveedores world oficce N/A
suministros finacniera
N/A Factura de compra
Gestion Gestion
Cruse de la factura con la remision Contabilizacion de la factura de compra
finaciera finacniera
Compras y Información para la reevaluación Compras y
N/A Evaluación y Reevaluación de Proveedores Resultado de la re evaluación de proveedores Poveedores
suministros de Proveedores suministros
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PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTES

Entradas SALIDAS / RESULTADOS
INTERNO EXTERNO VERIFICAR INTERNO EXTERNO

Resultado de la re evaluación de Planes de accion para los proveedores que

N/A Informar al proveedor el resultado de su calificacion Proveedores
proveedores sacaron nota minima

Realizar seguimiento y control a la ejecución del

proceso.

Analizar los riesgos del proceso. Informes de análisis y evaluación

Informe de resultados del
proceso.
Matriz de riesgos Indicadores
Compras y
procedimientos de
suministros
compras y suministros
N/A Productos o Servicios No
Conformes
Informes de Auditorías
Internas y Externas
Plan de compras
Plan de Mejoramiento
del proceso.
Analizar los indicadores del proceso Matriz de Riesgos del proceso analizado y
actualizado
Compras y
Recopilar y analizar los datos de las salidas no Indicadores analizados con su respectivo plan de
suministros
conformes accion
N/A
Información de Seguimiento de las compras
Realizar seguimiento a la efectividad de los controles Plan de accion actualizado
aplicados al proceso. Hallazgos de Auditoria analizados
Identificación de Oportunidades de
mejora
Realizar Seguimiento a las ordenes de compra

Analizar los informes de Auditorías Internas y

externas realizadas al proceso.
PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTES
Entradas SALIDAS / RESULTADOS
INTERNO EXTERNO ACTUAR INTERNO EXTERNO

Oportunidades de Actualizar la Información Documentada aplicable al

mejora del análisis proceso Información Documentada del
de desempeño del proceso proceso actualizada
PQRS Tramitadas a los Correcciones
proveedores Aplicar acciones de mejoramiento (Correctivas, Acciones Correctivas
Compras y
N/A Hallazgos de Auditorías oportunidades y de mejora) Oportunidades de mejora Gestión calidad N/A
suministros
Internas y Externas
Registro de Salidas No Matriz de Riesgos actualizado
Conformes
Matriz de riesgos Actualizar matriz de riesgos del proceso Plan de Mejoramiento Actualizado
Indicadores de gestión

REQUSITOS CLIO
ORGANIZACIÓN PARTES INTEREZADAS LEGALES ISO
Especificaciones de productos y servicios
Reglamentos,Politicas,procedimeintos,formatos. Proveedores Legislación aduanera 8.4

RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN

Ambiente tranquilo ,libre de conflictos,reduccion de

Area para el desempeño del proceso con los equipos
Coordinadora de compras y suministros estrés,temperatura,iluminacion,circulacion de
adecuados, Hardware y Software, Intranet.
aire,higiene,dsiminucion del ruido.

GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES COMUNICACIÓN

Ver matriz de riesgos y oportunidades Ver matriz de comunicación

INFORMACION DOCUMENTADAD

A MANTENER A CONSERVAR

P-CS Procedimientos F-CS Formatos

CONTROLES DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

ACTIVIDADES FACTOR CALVE

INDICADOR FORMULA FRECUENCIA META REGISTRO
O DE ÉXITO

Eficacia del suministro de los No. De Entregas oportunas x 100 / Total

Cumplimiento de entregas Mensual 96% F-DE-07
materiales y servicios de Entregas

Medir la eficacia del

Proveedores buenos *100/Total
cumplimiento de los Evaluación de proveedores Anual 95% F-DE-07
proveedores calificados
proveedores

Valor de Ahorro en las compras/ Valor total

Medición Reducción de costos Semestral 6% F-DE-07
de compras

REVISADO POR APROBADO DISTRIBUCION ACCESO

Gestion Calidad Gerencia

Director /Cordinador del proceso Gerente General o Directora Operativa
Gestion Humana Auditores
 Empleados Directora SGC
Firma Firma
Operarios