¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos son todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con una
necesidad definida dentro de un periodo de tiempo durante el cual se utilizan recursos,
herramientas y personas, que tienen un coste que se ha de tener en cuenta cuando se realiza el
presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a los
objetivos iniciales.

La gestión del proyecto se puede aplicar a casi cualquier tipo de proyecto y es ampliamente
utilizado para controlar los complejos procesos de los proyectos de desarrollo de software.

Su origen

Crees que las certificaciones PMP® o CAPM® son sólo una moda? ¿Piensas que la Gestión de
Proyectos es algo que está en la cresta de la ola y decaerá con el tiempo?

Para responder a estas preguntas nos hemos decidido a bucear en sus orígenes. Indagaremos en
sus raíces para comprobar la fortaleza y el arraigo del mundo de la Gestión de Proyectos.

La aplicación de esta disciplina tiene su origen en la construcción civil, la ingeniería y el ámbito

militar. Antes de los años 50 cada proyecto se acometía como “un traje a medida”; y es a partir de
esta década cuando se empiezan a utilizar herramientas y conceptos de una forma sistemática que
han llegado hasta hoy: el diagrama de Gantt, la estructura de descomposición del trabajo (EDT),
etc.

Es a partir de los años 60 cuando se constituyen las principales asociaciones de Gestión de

Proyectos:

Project Management Institute (PMI) es la entidad americana que ha estandarizado las buenas
prácticas en la gestión de proyectos. Fundada en EEUU en 1969, se creó como respuesta a la
necesidad cada vez más creciente de tener una metodología para gestionar proyectos y así
asegurar su correcto desarrollo.

Su objetivo principal es establecer los estándares de la Dirección de Proyectos, mediante la

organización de programas educativos, y administrar de forma global el proceso de certificación de
los profesionales.

Tanto sus estándares como su certificación Profesional han sido reconocidos por las principales
entidades gubernamentales y privadas del mundo.

La International Project Management Association (IPMA) fundada en 1967 con sede en Suiza es
una organización que agrupa a más de 50 asociaciones de project management en todos los
continentes, promoviendo así las mejores prácticas y diversos niveles de certificación de acuerdo a
la experiencia acumulada en esta disciplina.

Más tarde surgen otros marcos de referencia para la gestión de proyectos, sobre los que
profundizaremos en próximas entradas: PRINCE 2, Norma ISO-21500 y metodologías Ágiles, entre
otras.
El desarrollo de la Gestión de Proyectos y su calado en el sector empresarial sigue su curso natural.
Las nuevas metodologías ágiles hacia donde evoluciona la gestión de proyectos no es más que la
respuesta a un mundo que hoy por hoy se presenta más complejo y cambiante.

Antes de empezar a planear un proyecto, hay que saber qué es la gestión de proyectos, conocer
qué fases la conforman y qué beneficios aporta dicha gestión. Tanto si te estás iniciando en el
mundo de la gestión de proyectos como si ya has adquirido experiencia

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que hagas un producto
original y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con
la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su
necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica
que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen
haber precedentes en la organización.

Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), los procesos se
guían por cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

1. Concepción e iniciación del proyecto

Una idea para un proyecto se examinará cuidadosamente para determinar si beneficia o no a la

organización. Durante esta fase, un equipo de toma de decisiones identificará si el proyecto puede
realizarse de manera realista.

2. Definición y planificación del proyecto

Un plan del proyecto, la carta del proyecto y / o el alcance del proyecto puede ser puesto por
escrito, esbozando el trabajo a ser realizado. Durante esta fase, un equipo debe priorizar el
proyecto, calcular un presupuesto y un calendario, y determinar qué recursos se necesitan.

3. Lanzamiento o ejecución del proyecto

Las tareas de los recursos se distribuyen y los equipos son informados de las responsabilidades.
Este es un buen momento para traer información importante relacionada con el proyecto.

4. Rendimiento y control del proyecto

Los gerentes de proyecto compararán el estado y progreso del proyecto con el plan actual, ya que
los recursos realizan el trabajo programado. Durante esta fase, los directores de proyectos pueden
necesitar ajustar los horarios o hacer lo necesario para mantener el proyecto en marcha.
5. Cierre del proyecto

Una vez finalizadas las tareas del proyecto y el cliente haya aprobado el resultado, es necesaria
una evaluación para resaltar el éxito del proyecto y / o aprender del historial del proyecto.

Los proyectos y los procesos de gestión de proyectos varían de una industria a otra; Sin embargo,
estos son elementos más tradicionales de un proyecto. El objetivo general es ofrecer un producto,
cambiar un proceso o resolver un problema con el fin de beneficiar a la organización.

6. Utilizar mejores herramientas de gestión de proyectos

No es lo mismo correr una carrera con un Ferrari que con un monovolumen, por muy buenos
conductores que seamos. Escoger una herramienta adecuada puede ser la clave del éxito o el
fracaso de nuestro proyecto.

Ventajas de la gestión de proyectos

1. Se es más eficientes en la entrega de los proyectos: La PMO (Oficina de Gestión de Proyectos),

proporciona una “hoja de ruta” que los involucrados pueden seguir con facilidad y lleva a terminar
el proyecto en tiempo, coste y alcance como se había fijado.

2. Aumenta la satisfacción de los clientes: cuando al cliente le entregamos el proyecto hecho a

tiempo y dentro del presupuesto, el cliente nos estrecha la mano feliz, y es mucho más probable
que vuelva a contar con nosotros

4. Mejora la unión y el desarrollo del equipo: los resultados positivos convencen a los más reacios
al cambio, y nos ha animado a aprender más, y seguir buscando formas para llevar a cabo los
proyectos de manera más eficiente.

5. Mayor ventaja competitiva: los beneficios internos y las mejores relaciones con los clientes, han
propiciado que los éxitos se difundan rápido y lejos, por lo que se tiene una posición y reputación
más fuerte en el mercado.

6. Nuevas oportunidades para expandir el negocio: se subcontrata y delega menos, y se sabe

mucho más de las partes del proyecto que no se desarrollan directamente, lo que lleva a tener un
conocimiento más profundo y amplio del negocio que permite ofrecer nuevos servicios.

7. Mejora la flexibilidad de la empresa y su orientación al mercado: posiblemente sea uno de los

mayores beneficios que la gestión de proyectos se ha aportado. En una época de tantos y tan
rápidos cambios en los mercados, poder tomar la dirección más inteligente para cada momento y
cada proyecto, es básico para mantener orientados hacia la demanda. Para muchas empresas
medianas y pequeñas como la nuestra, esta ventaja por sí sola ya hace que merezca la pena
implementar un sistema de gestión de proyectos.

8. Mayor control de los riesgos de los proyectos: cuando e comienza un proyecto, los riesgos
potenciales siempre pueden saltar de manera improvista y lastrar o hasta hacer fracasar un
proyecto, por lo que contar con una estrategia en la que los riesgos están identificados, calculados
y previstos, nos aporta mucha estabilidad, tranquilidad y sobre todo capacidad de actuación para
disminuir sus efectos o incluso evitarlos. Además tenerlos identificados y controlados por el
sistema, promueve que todo el equipo estemos en alerta para detectarlos o anticiparnos.
9. Aumento de la calidad: va mano a mano con la mayor eficacia está permitiendo lanzar
productos y servicios de un nivel muy alto, justo por encima de las exigencias del mercado, y que
permiten estar en una posición privilegiada en este punto.

10. Aumento de la Cantidad: han dejado la mayor ventaja que nos ha supuesto la gestión de
proyectos para el final. Un aumento en la cantidad a menudo es resultado de una mayor
eficiencia, que al final es la base de la gestión de proyectos: optimizar. Con los mismos recursos se
es capaz de hacer mucho más y mejor, por lo que se ha multiplicado la capacidad de producción,
manteniendo costes, y eso es un gran margen de beneficio para la empresa.