Tomado de https://www.hostgator.

mx/blog/que-es-pmbok/

A diferencia de lo que mucha gente piensa, PMBOK no es una metodología, sino una guía que
fue creada para orientar las buenas prácticas en gestión de proyectos. Es como una gran
enciclopedia sobre el tema de la administración. La función de PMBOK es difundir y
estandarizar en una sola guía, las prácticas más eficientes que ya han sido probadas y
comprobadas por gerentes de proyectos de todo el mundo. PMBOK es revisado y organizado
por PMI (Project Management Institute), una institución internacional sin fines de lucro y la
asociación más grande de su tipo que cuenta con más de 650.000 miembros en más de 185
países. Ahora que sabes qué es PMBOK, vamos a conocer sus ventajas.

PMBOK es reconocido por ofrecer muchas ventajas en la gestión de proyectos, entre las que
podemos destacar:

 Mejora todo el flujo de comunicación.

 Estandarización de actividades.
 Disminución de la negligencia en actividades importantes.
 Mayor control sobre la evolución del proyecto.
 Mayor énfasis en los recursos de manera eficiente.
 Las posibilidades de éxito del proyecto aumentan y mucho.
 Optimización del tratamiento de riesgos.

Luego de observar las explicaciones contenidas en los videos suministrados en clase:

VIDEO 1: https://www.youtube.com/watch?v=GC7pN8Mjot8

VIDEO 2: https://www.youtube.com/watch?v=HVlrxOQoSUw&t=1846s

Y ya con una idea más clara de la importancia del concepto pmbok tanto en su versión sexta
como en la séptima, podemos profundizar un poco más en algunos otros beneficios
importantes y algunas buenas prácticas:

Control de alcance: La creación de un alcance es el inicio de la planificación, donde se definen

los resultados deseados, los pasos a seguir y las responsabilidades. La gestión con todo esto es
muy sencilla.

Apoyo a la gestión: PMBOK también es una herramienta importante para dar apoyo a la
gestión. Una vez que el jefe de proyecto necesita actuar de forma integrada, utilizando
habilidades de análisis, comunicación y toma de decisiones. Con pmbok pmi es posible tener
una mejor dirección para monitorear el desempeño, definir responsables y asegurar un
desempeño más estructurado.

Mayor previsibilidad: PMBOK funciona como un mapa para la gestión de proyectos, lo que
permite tener una visión general del tiempo, la calidad y los costos. Esto permite una mayor
previsibilidad, anticipándose a necesidades e imprevistos. De esta forma, es posible reducir
riesgos y costos.

Mayor productividad: Al ayudar a los equipos a producir más y con más calidad, el pmbok de
gestión de proyectos es de gran ayuda para aumentar la productividad.
Con una mayor planificación, se reduce el retrabajo y las acciones son más ágiles y eficientes.
Sin mencionar que la previsibilidad evita cambios y eventos imprevistos que impactan los
costos y cronogramas. Todo esto genera una mayor motivación e integración en el equipo,
facilitando la ejecución de tareas, delegación y seguimiento.

Cumplimiento del cronograma a tiempo: Este es uno de los puntos fundamentales de cualquier
proyecto. Gracias a la creación de un cronograma detallado y plazos bien definidos para cada
tarea, los riesgos de atraso son mucho menores. Otro punto que aporta mucho es la ganancia
de eficiencia derivada del aumento de productividad debido a una mayor motivación del
equipo.

El cliente tiene mayor satisfacción: Los procesos de pmbok ayudan a que los proyectos se
entreguen a plazo, con menores costos y recursos utilizados según lo programado, todo esto
hace con que los clientes estén mucho más satisfechos.

¿Cómo aplicar PMBOK?

Gestión de adquisiciones: El área de gestión de adquisiciones es la interfaz primaria con los

proveedores y, por lo tanto, es responsable del desempeño. Es el área de conocimiento que
engloba los procesos de obtención de bienes y servicios que son externos a la organización
ejecutora. Es desde la perspectiva del comprador y su relación con el vendedor que esta área
se discute. Es a través de esta área que es posible revisar las propuestas de los proveedores y
asegurar la aprobación y asignación de recursos financieros.

Gestión de calidad. Esta área del proyecto es responsable por la satisfacción del cliente. La
gestión de calidad está siempre interesada en comprender, evaluar y gestionar las
expectativas, para cumplir con todos los requisitos del cliente.

Gestión de riesgos: Esta también es un área clave para cualquier proyecto. Dado que es así
como es posible controlar y monitorear varios aspectos del proyecto, encontrando
desviaciones y tendencias que se identificarán temprano.

Gestión de alcance. Esta gestión incluye las definiciones que resultan del trabajo del equipo
para asegurar la entrega y sirven como base para toda la gestión a través de la entrega del
producto del proyecto. Su objetivo principal es realizar actividades para entregar el servicio,
producto o resultado, estableciendo criterios para determinar si el proyecto se ha completado.

Gestión de costos: Esta es un área que utiliza técnicas multidisciplinares para comprender el
origen de los costos, lo que puede generar mayores ingresos, reducción de costos y ayuda a
aumentar la productividad. El objetivo principal es establecer los costos de los recursos para
completar todas las actividades del proyecto.

Gestión de integración: Esta gestión está relacionada con tomar todas las decisiones sobre la
asignación de recursos, gestionar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de
gestión de proyectos, hacer trade-offs entre alternativas y objetivos. Siendo fundamental en
áreas donde hay interacciones de procesos individuales.
Gestión de las comunicaciones: Un dato muy interesante sobre esta área es que el 90% del
tiempo del gerente del proyecto se invierte en la gestión de comunicación, según PMI. Esto se
debe al hecho de que es de vital importancia permitir conexiones críticas entre la información
y las personas, para que la comunicación sea exitosa, sin ruidos ni interferencias. Por lo tanto,
todos los miembros del proyecto deben comprender cómo las comunicaciones afectan el
proyecto en su totalidad.

Gestión de recursos humanos: Además de documentar e identificar las funciones del proyecto,
las habilidades necesarias, el principal beneficio de este proceso es definir los roles y
responsabilidades del equipo del proyecto, planificar la gestión del personal, organigramas del
proyecto, el calendario de contratación del personal y la liberación del equipo.

Gestión del tiempo: Una buena gestión del tiempo es fundamental para cualquier proyecto, ya
que permite estimar los recursos, la duración y la secuencia de las actividades del proyecto. Es
importante saber a dónde quieres ir, estableciendo metas. Todo esto con el fin de garantizar
que el proyecto se complete a tiempo.

Gestión de Stakeholders (partes interesadas): Todo el trabajo aquí, comienza con la

identificación de las empresas y personas que pueden verse afectadas por una decisión,
actividad o resultado de un proyecto. También es necesario documentar y analizar información
que sea relevante sobre la participación, intereses, interdependencias e impacto en el éxito del
proyecto.

Ventajas y desventajas de usar PMBOK

Las PMO se encargan de integrar los datos y la información de los proyectos estratégicos y
evalúan hasta qué punto se cumplen estos objetivos estratégicos de alto nivel. "Pueden tener
responsabilidades en todos los niveles de la compañía y juegan un papel importante para
apoyar la alineación estratégica y entregar valor organizacional", añaden los especialistas. De
este modo, "constituyen el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la
empresa y los sistemas de medición".

La forma, la función y la estructura específica de una PMO dependen de las necesidades de la

organización. "Existen distintos tipos de oficinas de proyectos que varían en función del grado
de control e influencia que ejercen sobre los proyectos dentro de la compañía y según las
responsabilidades que se le asignen", detalla Granadino. Sus labores pueden abarcar desde
funciones de soporte hasta ser responsables directos de la gerencia de proyectos. Sin
embargo, existen labores comunes a toda PMO, que el docente detalla a continuación:

• Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO.

• Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la

dirección de proyectos.

• Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.

• Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de

la dirección de proyectos mediante auditorías de proyectos.
• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación
compartida de los proyectos.

• Coordinar la comunicación entre proyectos.

• Apoyan a crecer profesionalmente a los directores y jefes de proyectos.

• Reducen el índice de proyectos fallidos.

Ventajas

Es estándar internacional

Orientada a procesos

Indica el ciclo vital para manejar cualquier proyecto, programa y/o portafolio

Define para cada proceso sus insumos, herramientas y entregables

Define el cuerpo de conocimientos en cualquier industria para que dicha industria pueda
construir las mejores practicas en su area de aplicación

Desventajas

Complejo para proyectos de pequeña escala

Tiene que adoptarse al área de la aplicación

Rechazo al cambio. No considerar la cultura y el cambio organizacional durante la

implementación de las PMO puede afectar la zona de confort de los stakeholders o
interesados.

Aumento de riesgos. Ello puede deberse a la falta de capacitación del personal en dirección de
proyectos, principalmente durante la planificación, ejecución, y monitoreo y control del
proyecto.

Mayor carga de trabajo. Al no contar con herramientas de automatización de los procesos,

como un Project Management Information System (PMIS).

Ambigüedad en los roles y responsabilidades. No comunicar las labores y obligaciones a las

personas involucradas crea confusión y conflictos con las partes interesadas, el gerente del
proyecto e incluso el cliente.

Estructura deficiente. "Algunas veces, las PMO pueden ser percibidas como un ente
burocrático por la necesidad de documentar y enriquecer los activos de los procesos de la
empresa", sostiene Granadino.