CARPETA OPERATIVA

ASESOR ALPURA
 ¿QUE ES LA CARPETA OPERATIVA?
Es nuestra principal herramienta de trabajo para una
excelente ejecución.
En la cual plasmamos y analizamos toda la información
de cada uno de nuestros punto de venta.
 ¿PARA QUE NOS SIRVE?
Nos brinda conocimientos para mejorar las habilidades
de negociación, atención al cliente y promociones con
la finalidad fortalecer nuestra labor en el punto de
venta.
 OBJETIVO
• Desarrollar la habilidad de negociación del asesor

• Que el asesor conozca y maneje la información para

ejecutar el PDV

• Incrementar las negociaciones y las ventas de los

productos ALPURA.

• Desarrollo y profesionalización del personal PDV

 CONTENIDO

1. CARATULA 9. BITACORA DE CEDIS

2. DIRECTORIO 10. REPORTE DE EXCEDENTES DE
3. CRECIMIENTO RENTABLE PRODUCTO
4. HISTORICO DE VENTAS 11. REGISTRO DE FECHAS CORTAS
5. PARTICIPACION EN MUEBLES 12. SEGUIMIENTO DE VENTA
6. GUIA DE MERCADEO 13. TOP 10 DE PRODUCTOS
7. SEGUIMIENTO GUIA DE MERCADEO 14. RENTABILIDAD
8. INVENTARIO DE QUESOS 15. PLAN DE TRABAJO, TAREAS
16. VISITAS A NUESTRO PDV
 CARPETA
1. CARATULA
Nuestra primer hoja, esta hoja te da la
información de quien y a donde pertenece tu
carpeta, tales como:

Zona
Tienda y cadena
Asesor
Ejecutivo
Gte Distrital
Gte Divisional

Es información general que te ayuda en tu

inicio en tienda.
2. DIRECTORIO
Tal como lo menciona, esta hoja contiene
información de la tienda, tales como:

Dirección de la tienda
Jefe lácteos
Jefe abarrotes
Sub gerente perecederos
Sub gerente Abarrotes
Gerente general de la tienda

Esta información es de suma importancia ya

que te ayuda a saber con quien dirigirte en
caso de ser requerido en tienda.
3. CRECIMIENTO RENTABLE

Es la información mas importante de la

tienda, en ella podemos analizar como vamos
creciendo contra año anterior viendo nuestro
crecimiento.

Además de la participación de cada uno de

nuestros productos y su top 10 por tienda.

Nos muestra el precio promedio que tenemos

durante periodos iguales del año vs el AA.

Se realizan y plasman los compromisos en

crecimiento y precio promedio.
4.HISTORICO DE VENTAS
Esta información complementa el crecimiento
rentable, es información de dos años atrás para
hacer un comparativo de ventas mensual y anual
para así poder revisar el comportamiento de la
tienda acompañado de una grafica para
visualizarlo de mejor manera.

En la parte inferior se muestran nuestras

categorías, esta se utiliza para saber cual
categoría tiene un mejor desempeño y tener
claro donde debemos de apostar para el
crecimiento buscado. La grafica nos muestra el
mix de categorías.

Nota: Un mix rentable es de 60% uht el resto

derivados.
5. PARTICIPACION EN MUEBLE
Esta hoja nos ayuda para saber nuestra
participación en mueble vs la competencia en
productos iguales o similares y asi saber donde
debemos de aumentar nuestra posición.

Para calcular la participación en mueble se tiene

que realizar un a operación matemática para
realizar los porcentajes.

Lugares alpura / total lugares de categoría

El resultado de multiplica por 100 para obtener el
porcentaje de participación

Ejemplo

39 Lugares alpura/ 130 lugares totales = 0.3

0.3 x 100 = 30% participación de Alpura en la
categoría leche selecta
6. GUIA DE MERCADEO

Formato asignado para registrar la guía de

mercadeo, incidencias en las promociones del
mes, etc.

También se registran las actividades que

tendremos durante el mes por parte de trade
marketing y que se tengan que ejecutar en
tienda.
7. SEGUIMIENTO GUIA DE MERCADEO
Formato asignado para el seguimiento de todos
los multiahorros programados para el mes en
curso.

Este se lleva uno por cadena y se registra por

semana, ya que en ocasiones no se activan en
tiempo y forma.

Documéntalo en la carpeta y repórtalo con tu

ejecutivo.
8. INVENTARIO DE QUESOS

En este formato se registran las existencias

físicas y teóricas por semana de todas las
presentaciones de queso que manejamos por
cadena.

Este registro nos ayuda a tener un excelente

control en inventarios, diferencias y fechas
próximas a caducar.
9. BITACORA CEDIS
BITACORA (CRUCE DE ANDEN CEDIS)
FECHA: COMENTARIOS
Utilizamos este registro para cualquier incidencia
que tenga nuestros productos al arribar el producto
en el cruce, tales como:

Producto contaminado
Producto en mal estado
Que su fecha de frescura sea corta
Faltantes de producto.

Cualquier incidencia tiene que ser reportada al jefe

del área ya sea lácteos o abarrotes y gerentes de
tienda. De igual forma a tu ejecutivo PDV.
10. EXCEDENTE DE PRODUCTO
REPORTE DE EXCEDENTES DE PRODUCTO
FECHA DEL
REPORTE
PRODUCTO
NUM. DE
PZAS
CADUCIDAD FIRMA DE ENTERADO
Es muy importante el llenado de este formato, ya
que podemos prevenir cualquier riesgo de merma.

Como se identifica el excedente de producto.

Ejemplo:

DIVISIONAL:
Bebible 220 Ml
Existencia 300 pz
Vta. promedio por dos semanas 200 pz
Excedente de producto de 100 pz

Se tiene que tomar en cuenta la caducidad para

determinar si se vendara el producto en tiempo.

Repórtalo en tienda y con tu ejecutivo PDV.

11. FECHAS CORTAS
PRODUCTO CON FECHA DE CADUCIDAD CORTA

En este formato registramos los productos

FECHA DEL NUM. DE
PRODUCTO CADUCIDAD STATUS FIRMA DE ENTERADO
REPORTE PZAS

que ya tenemos en tienda y están en riesgo

de merma por fecha corta y que según
nuestra venta no se desplazaran.

Ejemplo:
DIVISIONAL:
Batido 125 gr
Existencia 150 piezas
Vta. promedio 50 pz x semana
Fecha de caducidad a una semana
Producto en riesgo 100 piezas

Repórtalo en tienda y con tu ejecutivo PDV.

12. SEGUIMIENTO DE VENTA
Se registra tu cuota mensual, tu necesidad de
venta diaria.
PRESUPUESTO
MES LITRO
SEGUIMIENTO DIARIO DE VENTAS
MES: LITROS PESOS QUESOS MES
DIAS
DIAS V EN T A DIFERENCI VEN T A DIFERENCI CUOTA VEN T A DIFERENCI DIAS QUE
CUOTA LITROS L IT R O S
% AVANCE CUOTA LITROS LIT R O S
% AVANCE LIT R O S
% AVANCE TRANCURR DIAS MES
MES A LITROS A (PESOS) LITROS A LITROS FALTAN
IDOS

En esta se va anotando los avances de venta y se

3

7
analiza el comportamiento de la tienda para
8

9
plasmar actividades para el crecimiento del PDV.
10

11

Acumulado en cajas: Es la cantidad de venta en

12

13

14

15

16
litros entre 12 es la cantidad de litros por caja.
Tendencia: Es la multiplicación de la venta diaria
17

18

por los días de venta entre los días transcurridos.

19

20

21

22

23
Avance %: Es la venta acumulada del mes entre la
24

25 cuota y se multiplica por 100.

Faltante kls: Es la resta de los kilos de cuota
26

27

menos los kilos vendidos.

28

29

30

31
13. TOP 10 DE PRODUCTOS
Es uno de los formatos mas importantes de la
TOOP DE TIENDA Y/O DEPARTAMENTO carpeta operativa ya que nos ayuda a negociar
alguna exhibición o espacio adicional mediante
FECHA DE CONSULTA FECHA DE CONSULTA
PRECIO PRECIO
MARCA PRODUCTO MARGEN VTA/SEM MARCA PRODUCTO MARGEN VTA/SEM
PUBLICO PUBLICO

1 $ 1 $

2 $ 2 $
los márgenes de ganancia que les da nuestros
productos a la tienda.
3 $ 3 $

4 $ 4 $

5 $ 5 $

$ $

Además nos ayuda a validad la utilidad de cada

6 6

7 $ 7 $

9
$

$
8

9
$

$
producto y el posicionamiento dentro de la
10 $ 10

## 9158
$ tienda.
FECHA DE CONSULTA FECHA DE CONSULTA
PRECIO PRECIO
MARCA PRODUCTO MARGEN VTA/SEM MARCA PRODUCTO MARGEN VTA/SEM
DIVISIONAL: PUBLICO PUBLICO

1 $ 1 $

2 $ 2 $ Margen: Es la utilidad que la tienda tiene por la

venta de nuestros productos, este lo proporciona
3 $ 3 $

4 $ 4 $

6
$

$
5

6
$

$
la tienda.
7 $ 7 $ Vta/sem: Es la cantidad de piezas vendidas de un
producto.
8 $ 8 $

9 $ 9 $

10 $ 10 $
Precio publico: Es el precio al que se vende el
producto en la tienda.
14. RENTABILIDAD
Este formato nos ayuda a conocer la rentabilidad
que nos dan los productos en una exhibición y
podemos comparar con los productos iguales o
similares de la competencia, ayudándonos así a
saber cuales son mas rentables para las tiendas.

Venta: Es la venta por semana de un producto en

alguna exhibición.
Precio: Es el precio al que se vende el producto
en la tienda.
Margen%: Es el porcentaje de utilidad que la
tienda tiene por la venta de nuestros productos.
Margen$: Es el margen monetario que le deja el
producto a la tienda.
Utilidad: es la multiplicación de la venta en
piezas por el margen en pesos.
15.PLAN DE TRABAJO, TAREAS
OBSERVACIONES - PLAN DE TRABAJO - TAREA

OBJETIVOS:

DESLACTOSADA: 500LT (ejemplo)

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
En este el ejecutivo plasma las tareas y actividades
que se tiene que realizar en la tienda dándole un
LAC DEL: 400LT (ejemplo)

CAFÉ LECHERO: 100LT (ejemplo)

seguimiento de acuerdo a las visitas programadas.

FRUTAL: 120 LT (ejemplo)

BEBIBLE: 1OOLT (ejemplo)

BATIDOS: 1OOLT (ejemplo)

CREMAS: 130LT (ejemlo)

FRUTAL BEBIBLES BATIDOS CREMAS

MARTES (ejemplo)

SABADO

DOMINGO

DESLACTOSADALAC DEL CAFÉ LECHERO

LUNES

MIERCOLES (ejemplo)

VIERNES

HORARIO : DE LABOR DE VENTA 12:OO A 15:00 (ejemplo)

16. BITACORA VISITAS A TIENDA

Toda persona proveniente de Alpura

registra sus visitas a las tiendas dejando
comentario y /o sugerencias con respecto
a lo revisado en el PDV, siendo así la
evidencia de asistencia.

La responsabilidad del asesor es dársela a

firmar a cualquier persona de Alpura que
visite el pdv.
La carpeta Operativa es como la resiliencia, te sirve
para fortalecer tu trabajo en el PDV, te da la
capacidad de negociar y te ayuda a reponerte ante
cualquier adversidad comercial.

Vívela, trabájala y que se parte de tu día día.

Cualquier duda o comentario no dudes en acercarte con

tu ejecutivo de ventas correspondiente.
¡MUCHO EXITO
ASESOR ALPURA!
 FORMULAS
• Porcentaje de Espacios: Pequeño/grande x 100 (espacios de marca / espacios totales de
mueble x 100) Clásica 20 frentes – 80 frentes totales 20/80=.25 x 100= 25%
• Cuota en cajas: Cuota total en lts / 12
Cuota 12,000 kl / 12 = 1,000 cajas
• Tendencia: Avance en litros / días transcurridos X días totales del mes. El resultado se
divide entre la cuota total x 100.
Avance 6,000 lts Días transcurridos 14 Días mes 31
6,000/14=428.57 428.57x31=13,285 13,285/12,000=1.107 1.107x100= 110.7%
• Avance %: Avance en lts / cuota total x 100
Avance 6,000 lts / Cuota 12,000 lts 6,000/12,000=.50 .50x100= 50%
• Faltante lts: Es la resta de los kilos de cuota menos los kilos vendidos.
Avance 6,000 lts / Cuota 12,000 lts 6,000-12,000= -6,000kls
• Utilidad: Cantidad de piezas X margen de ganancia.
Vta sem 324 pzas Margen pieza $4.53 324x4.53= $1,467.53 semanales