UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

NIT: 899.999.230.7

ENTREGABLE FINAL

Fecha: Bogotá D.C 09 de diciembre de 2023

ELABORADO POR: Diana Catherine Arango

Khatya Z Garcia Gama
Diana Emilse López Rico

1. Objetivos
1.1 Presentación de la empresa (nombre, misión, visión, historia, dirección)
1.2 Análisis de la estructura orgánico funcional y sus agrupaciones
documentales (fondo,secciones, subsecciones, codificación)
1.3 Relación de los instrumentos de la gestión documental que se identificaron
en sus portales web
1.4 Items de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y
Acceso a la información Pública.
1.5 Análisis del PGD identificando lo más importante de cada proceso
1.6 Simulación de un diagnóstico del estado de organización de los archivos de
una de las dependencias de la entidad.

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1. Presentación de la empresa (nombre, misión, visión, historia, dirección)

Nombre Entidad.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
MISIÓN:
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas es un espacio social y una
organización institucional, ente autónomo del orden distrital, que tiene entre sus
finalidades la formación de profesionales especializados y de ciudadanos activos;
la producción y reproducción del conocimiento científico, además de la innovación
tecnológica y la creación artística. Impulsa el diálogo de saberes y promueve una
pedagogía, capaz de animar la reflexión y la curiosidad de los estudiantes;
además, fomenta un espíritu crítico en la búsqueda de verdades abiertas; en la
promoción de la ciencia y la creación; asimismo, de la ciudadanía y la democracia;
y alienta la deliberación, fundada en la argumentación y en el diálogo razonado.
Visión:
Para el 2030 la Universidad Distrital Francisco José de Caldas será reconocida,
nacional e internacionalmente, como una institución de alta calidad en la formación
de ciudadanos responsables y profesionales del mejor nivel, en la producción de
conocimiento científico, artístico y de innovación tecnológica; propósitos que
desplegará en los campos de la docencia, la investigación y la extensión.
HISTORIA:
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, comúnmente conocida como la
Universidad Distrital, es una institución de educación superior pública ubicada en
Bogotá, Colombia. Fundada el 22 de octubre de 1948, lleva el nombre del
científico y geógrafo colombiano Francisco José de Caldas, quien desempeñó un
papel importante en la historia del país.
A lo largo de su historia, la Universidad Distrital ha enfrentado desafíos y
momentos de cambio, como protestas estudiantiles, ajustes presupuestarios y
demandas de mayor calidad educativa. Sin embargo, ha logrado mantener su
compromiso con la educación pública y el desarrollo académico.
DIRECCIÓN:
CARRERA 7 No. 40b-53 Bogotá D.C.

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1.2 Análisis de la estructura orgánico funcional y sus agrupaciones

documentales (fondo, secciones, subsecciones, codificación)

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Estructura orgánico-funcional de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas (UDFJC) es una universidad
pública de Colombia, fundada en 1946. Está ubicada en la ciudad de B Consejo
Superior
Rector
Vicerrectoría Académica
Vicerrectoría de Investigación y Extensión
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Secretaría General
Departamento de Bienestar Universitario
Departamento de Relaciones Internacionales
Departamento de Información y Documentación cuenta con una amplia oferta
académica, que incluye programas de pregrado, posgrado y educación continua
• Subsecciones:
En cada sección se pueden identificar subsecciones, que corresponden a las
dependencias o unidades administrativas que integran la sección.
• Codificación:
La codificación de los documentos de la UDFJC se realiza de acuerdo con el
siguiente esquema:
Fondo: UDFJC Secciones: * Consejo Superior: CS * Rectoría: R * Vicerrectoría
Académica: VA * Vicerrectoría de Investigación y Extensión: VI * Vicerrectoría
Administrativa y Financiera: VF * Secretaría General: SG * Departamento de
Bienestar Universitario: DBU * Departamento de Relaciones Internacionales: DRI *
Departamento de Información y Documentación: DID Subsecciones: * En cada
sección se pueden identificar subsecciones, que corresponden a las dependencias
o unidades administrativas que integran la sección.
Por ejemplo, un documento producido por la Secretaría General de la UDFJC se
codificaría de la siguiente manera:
Fondo: UDFJC
Secciones: SG
Subsecciones:

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* Secretaría de Admisiones y Registro: SAR

Análisis de las agrupaciones documentales
La estructura de las agrupaciones documentales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas es coherente con su estructura orgánico-funcional. Las
secciones corresponden a las dependencias o unidades administrativas de la
universidad, y las subsecciones corresponden a las unidades administrativas que
integran cada sección.
La codificación de los documentos de la UDFJC es sencilla y fácil de entender. El
uso de siglas para las secciones y subsecciones facilita la identificación de los
documentos.
En general, la estructura de las agrupaciones documentales de la UDFJC es
adecuada para la gestión de sus documentos. Sin embargo, es posible que sea
necesario realizar algunos ajustes para mejorar la precisión y la eficiencia de la
codificación.
Recomendaciones
Para mejorar la precisión y la eficiencia de la codificación de los documentos de la
UDFJC, se pueden realizar los siguientes ajustes:
• Estandarizar la nomenclatura de las subsecciones. En la actualidad, la
nomenclatura de las subsecciones no es uniforme. Por ejemplo, la Vicerrectoría
Académica tiene subsecciones con nombres como "Departamento de Control
Académico" y "Departamento de Desarrollo Curricular". Es recomendable
estandarizar la nomenclatura de las subsecciones para facilitar la codificación.
• Asignar códigos de dos o tres caracteres a las subsecciones. En la
actualidad, las subsecciones se identifican con códigos de un solo carácter. Esto
puede dificultar la identificación de las subsecciones, especialmente cuando hay
muchas subsecciones en una misma sección. Es recomendable asignar códigos
de dos o tres caracteres a las subsecciones para mejorar la precisión de la
codificación

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1.3 Relación de los instrumentos de la gestión documental que se

identificaron en sus portales web
portales web,
Modelo de Requisitos para la Gestión Documental (MRUD): Es el marco de
referencia para la gestión documental de la universidad.
Programa de Gestión Documental (PGD): Define los objetivos, políticas,
estrategias y acciones para la gestión documental de la universidad.
Manual de Organización y Funciones (MOF): Define las funciones y
responsabilidades de las dependencias y unidades administrativas de la
universidad.
Tabla de Retención Documental (TRD): Establece el tiempo de conservación de
los documentos de la universidad.
Protocolo de actuación documental: Establece los procedimientos para la
producción, recepción, trámite, conservación y disposición de los documentos de
la universidad.
Análisis de los instrumentos de gestión documental de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas:
En general, los instrumentos de gestión documental de la universidad son
adecuados para la gestión de los documentos de la universidad. Los instrumentos
están actualizados y cumplen con los requisitos establecidos por la Ley General
de Archivos.
Sin embargo, es posible que sea necesario realizar algunos ajustes para mejorar
la eficacia de la gestión documental en la universidad. Por ejemplo, se puede
considerar la posibilidad de:
Actualizar la TRD para incluir nuevos tipos de documentos y plazos de
conservación.
Desarrollar un sistema de gestión documental electrónico que permita automatizar
los procesos de gestión documental.
Ofrecer capacitación a los funcionarios de la universidad sobre la gestión
documental.
Estos ajustes pueden realizarse de manera gradual, sin necesidad de interrumpir
las operaciones de la universidad
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1.4 Items de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y

Acceso a la información Pública.
Los principales items de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 en la UDFJC son
los siguientes:

Publicación de la información pública: La UDFJC publica en su portal web toda la

información pública que está obligada a publicar de acuerdo con la Ley 1712 de
2014.
Acceso a la información pública: La UDFJC cuenta con un procedimiento para
atender las solicitudes de acceso a la información pública.
Protección de la información pública: La UDFJC cuenta con medidas de seguridad
para proteger la información pública de acceso restringido.
Información en lenguaje claro: La UDFJC publica la información pública en
lenguaje claro, de manera que sea comprensible para todos los ciudadanos.
Formación en transparencia y acceso a la información: La UDFJC ofrece
formación a sus funcionarios sobre transparencia y acceso a la información.
Para mejorar el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, la UDFJC podría considerar
las siguientes medidas:
Actualizar la información publicada en el portal web de la universidad para que sea
más completa y actualizada.
Ofrecer capacitación a los funcionarios de la universidad sobre la Ley 1712 de
2014.
Implementar un sistema de gestión de la información que permita automatizar los
procesos de publicación y acceso a la información pública.

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1.5 Análisis del PGD identificando lo más importante de cada proceso

• Producción documental: Es importante que los documentos se generen de
acuerdo con las necesidades de la universidad y que cumplan con los requisitos
legales y técnicos establecidos.
• Trámite documental: Es importante que los documentos se tramiten de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Conservación documental: Es importante que los documentos se conserven
en condiciones adecuadas para garantizar su preservación.
• Disposición documental: Es importante que la eliminación o transferencia de
los documentos se realice de acuerdo con las normas establecidas.

1.6 Simulación de un diagnóstico del estado de organización de los archivos

de una de las dependencias de la entidad.
Tome como referencia para realizar el diagnóstico, las normas estudiadas en la
formación (Ley 594 de 2000, acuerdo 042 de 2002, acuerdo 049 de 2000, Acuerdo
005 de 2015, Ley 1712 Ley de Transparencia) y realice una matriz de diagnóstico
donde se puedan evaluar las siguientes problemáticas, con base en la normativa.

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MANTENIMIENTO

Se realiza la limpieza de las instalaciones? Indique cada

cuanto y describa el cómo y los materiales que se utilizan.

Se realiza la limpieza de la estantería? Indique cada

Acuerdo 049 de 2000
cuanto y describa el cómo y los materiales que se utilizan.

Se realiza la limpieza de las unidades de conservación?

Indique cada cuanto y describa el cómo y los materiales
que se utilizan.
SEGURIDAD Y EMERGENCIAS
Ha dispuesto la Entidad extintores en el área de archivo?

Los extintores son de agentes limpios?

Los extintores son recargados anualmente?
Acuerdo 050 de 2000
Se han instalado sistemas de alarma contra intrusiones?

Se han instalado sistemas de alarma para la detección de

incendios?

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