FORMATO: TG-01 FORMATO DE INSCRIPCIÓN ESPACIO ACADÉMICO TRABAJO DE GRADO I Y II 03/27/2023

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA
BOGOTÁ, COLOMBIA

TG-01 FORMATO DE INSCRIPCIÓN ESPACIO ACADÉMICO TRABAJO DE GRADO I Y II

IDENTIFICACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO

Documentación y diseño de herramientas que faciliten la gestión de procesos

2. TITULO DEL
TRABAJO académico-administrativos de la Maestría en Ciencias de la Información y las
Comunicaciones

3. TIPO DE TRABAJO Pasantía X Monografía Investigación Emprendim. Prod. Académica

4. LÍNEA
INVESTIGACIÓN

5. GRUPO / SEMILLERO 6. PROYECTO DE

DE INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN

6. PALABRAS CLAVE Procesos Documentación Herramientas Diseño Gestión

IDENTIFICACIÓN DE AUTORES
Ana Gabriela Cepeda Sanchez IDENTIFICACIÓN 1000347803
7. AUTOR 1
CÓDIGO 20181015112 EMAIL agcepedas@udistrital.edu.co
Valentina Pulido Díaz IDENTIFICACIÓN 1000774956
8. AUTOR 2
CÓDIGO 20181015106 EMAIL vpulidod@udistrital.edu.co
10. CO-
9. DIRECTOR DIRECTOR
correo electrónico correo electrónico

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

11. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La Maestría en Ciencias de la Información y las comunicaciones que oferta la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas, tiene una trayectoria de 33 años, a la fecha cuenta con 350 egresados y
está dirigida principalmente a estudiantes de los cinco pregrados de la facultad de ingeniería (Ing.
Industrial, de sistemas, catastral y geodesia, electrónica y eléctrica) sin embargo mantiene un
perfil abierto para cualquier estudiante interesado y que posea los conocimientos previos
requeridos. La maestría se oferta bajo dos modalidades, investigación y profundización, con
cantidad de estudiantes balanceada.

El proyecto curricular es muy reconocido por la calidad del programa y las herramientas que
ofrece a los estudiantes para el desarrollo de avances tecnológicos y de innovación en las cuatro
áreas en las que hace énfasis (teleinformática, ingeniería de software, geomática e inteligencia
artificial). Por lo que la demanda de estudiantes ha incrementado y se requiere del diseño,
documentación y organización, de herramientas que contengan los procesos y procedimientos de 1 de 8
gestión, para facilitar el trámite académico–administrativo en la comunidad universitaria,
incluyendo a estudiantes, docentes, administrativos y egresados.
 cantidad de estudiantes balanceada.

El proyecto FORMATO: TG-01

curricular es FORMATO DE INSCRIPCIÓN
muy reconocido por laESPACIO
calidadACADÉMICO TRABAJO
del programa DE herramientas
y las GRADO I Y II 03/27/2023
que
ofrece a los estudiantes para el desarrollo de avances tecnológicos y de innovación en las cuatro
áreas en las que hace énfasis (teleinformática, ingeniería de software, geomática e inteligencia
artificial). Por lo que la demanda de estudiantes ha incrementado y se requiere del diseño,
documentación y organización, de herramientas que contengan los procesos y procedimientos de
gestión, para facilitar el trámite académico–administrativo en la comunidad universitaria,
incluyendo a estudiantes, docentes, administrativos y egresados.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

12. JUSTIFICACIÓN

Actualmente los estudiantes, profesores y egresados de la maestría en Ciencias de la Información

y las Comunicaciones carecen de claridad para la ejecución de algunos procesos y procedimientos
académico-administrativos por lo que los funcionarios que los gestionan han desarrollado
algunos instructivos y formatos para facilitar su entendimiento, sin embargo, se evidencia que a
pesar de esto aún existe desconocimiento para adelantar diferentes tramites como aplazamiento,
reintegro, inscripción extemporánea de asignaturas, inscripción al RIUD, entre otros.

El área administrativa adelanta una gestión eficiente cumpliendo con la normatividad vigente y
aprovechando todos los recursos en pro de ayudar a la comunidad académica, no obstante, a
mediano y largo plazo resultaría muy beneficioso el desarrollo de un proyecto que permita la
documentación y la trazabilidad de los procesos y procedimientos para consolidar y organizar la
información pertinente y que cualquier persona pueda ejecutarlos, adicional a esto se disminuirá
tiempo, costos e índice de reprocesos.

13. OBJETIVO PRINCIPAL

Diseñar herramientas que contengan los procesos y procedimientos académico-administrativos

de la Maestría de Ciencias de la Información y las comunicaciones, por medio de herramientas de
ingeniería, y conocimientos adquiridos durante la trayectoria de la carrera profesional de
Ingeniería industrial, bajo la normatividad vigente de la Universidad Distrital.

14. OBJETIVO ESPECÍFICOS

Identificar los procesos y procedimientos académico-administrativos que existen en la Maestría

de Ciencias de la Información y las Comunicaciones

Documentar la información de los procesos identificados acorde al rol (egresados, estudiante,

profesor o administrativo)

Investigar la normatividad vigente bajo la que se rigen los procesos y procedimientos

identificados
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Investigar la normatividad vigente bajo la que se rigen los procesos y procedimientos

identificados

Elaborar herramientas graficas que al consolidarlas conformen manuales instructivos para aplicar
los procesos y procedimientos

Diseñar indicadores de satisfacción al usuario final

15. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL

La maestría en Ciencias de la Información y las Comunicaciones es uno de los primeros posgrados

de la facultad de ingeniería de la universidad Distrital Francisco José de Caldas y además es uno
de los soportes esenciales del Doctorado en ingeniería, se creó en el año de 1989 y actualmente
sigue vigente. Inicialmente se ofertó como una maestría de investigación, sin embargo, a partir
del año 2015 se introdujo una nueva rama, correspondiente a la profundización.

La misión de la Maestría corresponde a “Formar investigadores con sentido crítico frente a la

frontera del conocimiento en las áreas de Teleinformática, Ingeniería de software, Geomática e
Inteligencia artificial que generen conocimiento para el desarrollo científico y
tecnológico de carácter universal, mostrando interdisciplinariedad para el desarrollo de
soluciones a problemas de acoplamiento, apropiación y desarrollo tecnológico del país”
(Documento Maestro de Renovación de Registro Calificado de MCIC, 2021)

La visión del proyecto curricular corresponde a “Constituirse en diez años en un referente a nivel
nacional e internacional en la generación de conocimiento que facilitará la solución de problemas
sociales, tecnológicos y científicos que se presentan y generan dificultades en el desarrollo del
país; promoviendo un ambiente de producción científica y académica de alto nivel acorde a las
necesidades de productividad y competitividad de la sociedad colombiana en el entorno
mundial.” (Documento Maestro de Renovación de Registro Calificado de MCIC, 2021)
La misión y la visión anteriormente descritas están alineadas con la misión de la universidad y sus
propósitos institucionales como lo es la formación de profesionales especializados y de
ciudadanos activos, además de la producción y reproducción del conocimiento científico y la
innovación tecnológica.

15. ANTECEDENTES Y MARCO REFERENCIAL (CONTINUACIÓN)

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La Maestría en Ciencias de la Información y las comunicaciones oferta 4 énfasis: Teleinformática,
Geomática, Ingeniería de Software e Inteligencia Artificial, los cuales poseen la misma estructura
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La Maestría en Ciencias de la Información y las comunicaciones oferta 4 énfasis: Teleinformática,

Geomática, Ingeniería de Software e Inteligencia Artificial, los cuales poseen la misma estructura
curricular que se compone de 8 créditos de asignaturas fundamentales y 16 créditos de
investigación siendo estos espacios académicos de carácter obligatorio. También se realiza
énfasis con 12 créditos los cuales son de carácter electivo intrínseco; y finalmente contiene 8
créditos complementarios correspondientes a electivas extrínsecos, para un total de 44 créditos.
Los espacios obligatorios representan el 54,54% del plan de estudios y los espacios electivos
corresponden el 45,45% de este.

Para gestionar el gran volumen de actividades por realizar, el programa cuenta con procesos y
procedimientos definidos y clasificados para cuatro roles: Estudiantes, profesores, egresados y
administrativos, los cuales se explicarán a continuación. Los estudiantes pueden solicitar
preinscripción de materias, inscripción extemporánea de asignaturas, generación de recibos por
valor de seguro, aplazamiento del semestre, reintegro, cancelación de semestre, solicitud de
sustentación de trabajos de grado, inscripción al RIUD. Los docentes pueden hacer solicitudes
relacionadas con aval académico, año sabático y radicar modificaciones de nota.

Por otra parte, tanto estudiante como docentes pueden solicitar información de tutorías y pedir
certificados. Para el rol administrativo los procesos identificados son muchos más que en los
otros roles. Deben gestionar todo el proceso de admisión, allí se verifica la cantidad de aspirantes
inscritos, verificación de cumplimiento de requisitos, agendar entrevistas, agendar exámenes,
generación de horarios a través del aplicativo CONDOR, verificación de cumplimiento de
requisitos para recusar asignaturas de línea de investigación, validar preinscripciones, validar
asignaturas con cupo mínimo, generar carga docente y generar recibos.

Dentro del proceso de generar recibos se debe hacer la verificación de descuentos de

estudiantes, verificación de estudiantes que desean diferir matrícula, generación de recibos.
Luego, se procede a ejecutar la inscripción de asignaturas por espacio académico, verificación de
estudiantes que caen en causan de exclusión, codificación de estudiantes nuevos, diseño de
horarios, asignación de salas y salones, verificación de estudiantes aptos para desarrollar
pasantía, generar convenios, seguimiento firma de convenios, aprobación total de pasantía para
la línea de profundización.

Estandarizar procesos es una ventaja competitiva para cualquier organización porque permite
contar con paso a pasos definidos que cualquier persona puede entender y seguir para cumplir
con las tareas. Desarrollar el proyecto es pertinente porque la información de los de procesos
administrativos que se llevan a cabo en la maestría de información y comunicaciones será clara y
beneficiará a todas las partes interesadas (estudiantes, profesores y administrativos) Agilizará
trámites, disminuirá tiempo y costos y facilitará el entendimiento de los procedimientos para
toda la comunidad academica.

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EJECUCIÓN DEL PROYECTO

16. METODOLOGÍA

- Levantamiento de información para las tres divisiones.

ESTUDIANTES
• Preinscripción de materias
• Inscripción extemporánea de asignaturas
• Generación de recibos por valor de seguro
• Aplazamiento del semestre
• Reintegro
• Cancelación de semestre
• Solicitud de sustentación de trabajos de grado

DOCENTES
• Solicitud de aval académico
• Solicitud de año sabático
• Radicar modificaciones de nota

ADMINISTRATIVOS
• Verificación la cantidad de aspirantes inscritos
• Verificación de cumplimiento de requisitos
• Agendar entrevistas
• Agendar exámenes
• Generación de horarios a través del aplicativo CONDOR
• Verificación de cumplimiento de requisitos para recusar asignaturas de línea de
investigación
• Validar preinscripciones
• Validar asignaturas con cupo mínimo
• Generar carga docente
• Generar recibos.

- Elaboración de la propuesta
- Identificación de procesos y procedimientos sensibles a mejora
- Identificación de procesos y procedimientos no existentes
- Definición de procesos críticos
- Diseño de herramientas para procesos criticos
- Establecimiento de indicadores.

17. CRONOGRAMA

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18. REFERENCIAS

No son validas referencias superior a 2 libros de texto, se deben usar como referencias libros de
investigación y artículos

Mediante las siguientes firmas certificamos que el proyecto aquí planteado es ORIGINAL y para
efectos legales toda la información es verídica y puede ser verificada en cualquier momento por
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

AUTOR 1 AUTOR 2

DIRECTOR PROYECTO

FECHA RADICACIÓN

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19. PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RECEPTORA DEL PASANTE

La maestría de ciencias de la información y las comunicaciones es uno de los primeros posgr

Universidad Distrital Francisco José de Caldas, creado en el año de 1989, el cual cuenta con dos
las cuales corresponden a Investigación y profundización. La Maestría se soporta en cinco pro
pregrado (Ingeniería Electrónica, Ingeniería Eléctrica, ingeniería de Sistemas, Ingeniería Catastr
Industrial) y las áreas que abarca son Teleinformática, Ingeniería de software, Geomática e I
artificial.

20. PLAN DE TRABAJO INDIVIDUAL

Plan de trabajo Gabriela Cepeda

21. RESULTADOS ESPERADOS

Los resultados esperados del proyecto son dos productos finales. Un informe que contenga el
toda la metodología donde se documente cada paso que se siguió para implementar el proyec
parte, un manual dirigido a estudiantes, profesores y egresados que explique cómo desarrollar
procesos y procedimientos a través de material gráfico y con información muy visual para f
comprensión de estos.
s uno de los primeros posgrados de las
1989, el cual cuenta con dos modalidades
stría se soporta en cinco programas de
Sistemas, Ingeniería Catastral e Ingeniera
de software, Geomática e Inteligencia

AN DE TRABAJO INDIVIDUAL
Plan de trabajo Valentina Pulido

n informe que contenga el desarrollo de

para implementar el proyecto, y por otra
e explique cómo desarrollar los diferentes
formación muy visual para facilitar la