COLEGIO CENTRO DE COMERCIO

TÉCNICAS DE Código: Página

OFICINA GRADO FECHA ELABORACIÓN: 16 04 2021
SEPTIMO VERSIÓN: 1-2021
GUIA No. 2 parte 1.

NUEVO PERFIL SECRETARIAL

NOMBRE:--------------------------------------------------------------------------------------GRADO------------FECHA--------------

COMPETENCIAS:
 Identificar en su entorno sociolaboral las exigencias y perfil solicitado por las empresas en la selección de
aspirantes para ocupar cargos secretariales.
 Reconocer la importancia de una excelente preparación académica que debe tener una persona para
ocupar un cargo secretarial.
 Manifestar a través de su comportamiento y desempeño los conocimientos y actitudes aprendidos.
EXPLORACIÓN

Analiza la situación

Anderson es el asistente de Gerencia de una prestigiosa empresa

desde hace tres años y ha tenido mucho éxito en su gestión secretarial
asistencial. Sin embargo, como persona tiene muchas dificultades con
los compañeros de trabajo. Nadie soporta su mal genio ni su
intransigencia. Anderson piensa que lo único que cuenta para la
empresa son los resultados profesionales.

 ¿Qué le aconsejarías al Gerente Anderson?

Cuánto sabes…

1. En la selección de aspirantes para ocupar cargos secretariales.

¿Cuáles son los niveles de exigencia solicitado por las empresas?
2. ¿Cuál crees que debe ser el perfil que debe poseer el aspirante
para ocupar cargos secretariales?
3. escribe 5 características que observes en la imagen

ESTRUCTURACIÓN

NIVELES DE OCUPACIÓN EMPRESARIAL

Los avances tecnológicos, en cuanto al manejo de la información, han llevado a las empresas a clasificar el
grupo secretarial en tres niveles de exigencia: Secretaria auxiliar, secretaria general o secretaria auxiliar
contable y secretaria ejecutiva. Su ubicación está directamente relacionada con el nivel de estudios y la
actualización en las nuevas tecnologías, que sobre la profesión posea la secretaria.
Nivel Conocimientos técnicos Funciones
Digitación Digitar correspondencia de negocios, documentos
Recepción comerciales, especiales, contables, y legales,
Secretari personal aplicando las normas Icontec vigentes; atender al
a Auxiliar Recepción público interno y externo, en forma personal y
telefónica Técnica telefónica y mantener al día el archivo.
de archivo
Relaciones
interpersonales Técnicas
para la elaboración de
documentos
Procesamiento de texto.
Secretaria Transcripción mecanográfica en procesador de
General o Digitación palabras, redacción de correspondencia de
Secretaria Atención y servicio al negocios, actas, informes; organizar y coordinar
Auxiliar cliente Organización de reuniones de trabajo, llevar registro de citas y
contable archivos Técnicas en compromisos del jefe, liquidar documentos
elaboración de comerciales y llevar caja menor; efectuar controles
documentos contables por computador, recibir, revisar, clasificar,
Relaciones interpersonales distribuir y archivar correctamente, correspondencia
Correspondencia de y demás información relacionada con las
negocios actividades de la dependencia; suministrar y controlar
Nociones de contabilidad el
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Comunicaciones préstamo de documentos, trasladar al archivo

Organización de
reuniones
Procesamiento de texto
Hoja electrónica
Relaciones interpersonales
Redacción correspondencia
de
negocios
Administración de
documentos
Comunicaciones
Relaciones públicas
Organización de eventos
Secretaria Técnicas en elaboración de
ejecutiva documentos
Principios de administración
Administración de personal
Inglés u otro idioma
Procesamiento de texto
Hoja electrónica
Base de datos
Software aplicado
permanente los documentos que, según normas
establecidas, deba enviar; velar por el uso y
mantenimiento adecuado de los elementos,
programar y solicitar los elementos necesarios para la
dependencia y recibir y transmitir mensajes
directamente o por fax, en español o en otro idioma.
Coordinar actividades de comunicación a nivel interno
y
externo; programar, organizar y participar en
reuniones,
juntas y eventos, coordinar y asesorar el personal a su
cargo; redactar correspondencia, recibir y transmitir
mensajes directamente o por fax, en español o en
otros
idiomas, solucionar problemas, elaborar tarjetas de
toda
índole, diligenciar la documentación requerida de las
actividades relacionadas con el mercadeo nacional e
internacional; preparar información propia de la
dependencia, utilizando hoja electrónica o base de
datos,
para la toma de decisiones; utilizar software
especializados
para aquellas actividades que así lo requieran
(graficadores, agenda electrónica, correo electrónico) y
elaborar planes de trabajo a corto y mediano plazo.

PERFIL SECRETARIAL

Para todos y cada uno de los niveles de ocupación secretarial, es requisito indispensable poseer un perfil
humano, uno administrativo y uno técnico así:

PERFIL CARACTERÍSTICAS ACCIONES

Amabilidad, cortesía, simpatía, dinamismo,

Actitudes positivismo, tacto, sigilo, empatía y excelente
presentación personal.
Humano
Sistemas de valores Sinceridad, autorreconocimiento, honradez, lealtad,
autovaloración y responsabilidad.

Colaboración, compañerismo, trabajo en equipo,

Proyección social liderazgo, sociabilidad, iniciativa y adaptabilidad.

Organización Planear, controlar, ejecutar, regula,

administrar y representar.
Administrativo
Liderazgo Delegar, coordinar, asesorar, dirigir, formar equipos
de trabajo, control, imparcialidad, capacidades y
aptitudes directivas

Toma de Capacidad de análisis, selección, evaluación,

decisione decisión y seguridad
s
Dominio Digitación, archivo, relaciones públicas, legislación
Técnico laboral,
ofimática, telemática, contabilidad y administración de
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documentos.
Técnico Manejo de Escuchar, transmitir, relacionar, actualizar,
Informació comunicar, agenda electrónica y correo
n electrónico.
Redacción Facilidad de expresión oral y escrita, claridad, precisión,
concisión y sencillez, Excelente ortografía.

CUALIDADES DEL

OFICINISTA

INTELECTUALES

Conviene destacar las siguientes:

 Cultura general: leer diarios, revistas y publicaciones en general, nacionales e internacionales, para
estar informado sobre temas de actualidad.
 Conocimiento de los objetivos y misión de la empresa para la cual se trabaja.
 Capacitación y actualización profesional permanentes: renovar, cambiar o evaluar los conocimientos
adquiridos, asistiendo a cursos, seminarios o congresos relacionados con su área.
 Capacidad de observación y amplitud de memoria.
 Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas.
 Concentración en las diferentes tareas que se realizan.
 Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente.
 Iniciativa.
 Sentido común.
 Habilidad para seguir instrucciones.
 Metas personales y profesionales.

CUALIDADES MORALES
Sobresalen las siguientes:
 Responsabilidad
 Entusiasmo
 Discreción
 Veracidad
 Paciencia
 Honradez
 Lealtad
 Sinceridad
 Respeto
 Eficiencia

CUALIDADES SOCIALES
Es importante destacar:

Capacidad para trabajar en equipo: alcanzar objetivos mediante el trabajo conjunto.

Capacidad para dirigir: distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas que estén a su cargo.
Orden: en los documentos que se manejan, en los elementos que se utilizan, en el trabajo que se
realiza, en la presentación personal y en el desarrollo de las ideas.
Habilidad para comunicarse efectiva y fácilmente, y alcanzar los objetivos
propuestos. Simpatía y cortesía en el trato con las personas.
Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de situación
imprevista. Excelente comportamiento y relaciones humanas.
Adaptabilidad a toda situación que pueda
presentarse. Flexibilidad.
Sentido del
humor.
Tolerancia.
Estabilidad
emocional.
Solidaridad.
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CUALIDADES
FÍSICAS

Conviene señalar las siguientes:

 Excelente presentación personal: ésta se reflejará no sólo en el vestuario sino también en el estado de
salud, el maquillaje que se aplique, los accesorios que utilice y los modales que practique.
 Adecuada modulación de la voz.
 Agudeza visual.
 Coordinación de movimientos.