EL PLAN DE FORMACIÓN

El plan de formación es el conjunto de actividades que se ponen en marcha para que la empresa
cubra sus necesidades y los recursos necesarios para llevar a cabo esas acciones. Este plan es
elaborado por el departamento de recursos humanos.

Diseño y creación del plan de formación

Tareas de diseño y creación del plan informativo
- Fijar los objetivos
- Analizar y priorizar las necesidades formativas del personal
- Seleccionar al personal afectado
- Seleccionar formador@s
- Decidir donde y con que recursos se desarrollará la formación
- Temporalizar el plan formativo
- Aprobar el plan formativo
- Emitir el informe sobre el plan de formación por el comité de empresa
Implantación
- En el tiempo estimado y para el personal designado
Evaluación
- Análisis de resultados y obtención de datos

LA DETECCIÓN DE NECESIDADES
La detección de necesidades es un proceso que tiene como objetivo planificar una formación
ajustada a las necesidades empresariales.
Cuando una empresa planifica la formación de su personal, debe comprobar que necesidades de
formación reales existen, comparando qué se tiene que hacer en un puesto de trabajo concreto
con lo que realmente sabe hacer quien lo ocupa.
La detección de las necesidades formativas suele ser responsabilidad del departamento de
recursos humanos, que puede formar en dos momentos diferentes:
- Al incorporarse al puesto de trabajo o
- Mediante la formación dentro de un plan de carrera o nueva estrategia de la
compañía
Existen dos métodos
Relacionado con la consulta
- Entrevista: Recoge datos del encuentro con una o varias personas para dialogar
sobre las necesidades que ellas ven en su puesto de trabajo. Puede realizarse en
cualquier nivel jerárquico.
- Observación: Consiste en detectar las necesidades de formación a través de la
observación diaria del trabajo que presta una persona.
- Encuesta: Recoge por escrito las opiniones del personal sobre las necesidades
formativas.
- Círculos de calidad: Reuniones de un equipo organizadas sistemáticamente para
detectar posibles deficiencias, mejoras y necesidades de formación de las personas
que ocupan los puestos.
Relacionados con la planificación y el desarrollo empresarial
 - Estudio de puestos de trabajo: Analiza las tareas que hay que desarrollar en un
puesto para establecer qué necesita aprender la persona que lo ocupa o va a
ocuparlo para desarrollarlo con la máxima eficacia.
- Análisis de fallos: Analiza los defectos que se han producido en la actividad
desarrollada en un puesto de trabajo y su relación con la falta de formación de quien
lo ocupa.

LA GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAS DE LA

FORMACIÓN
La gestión y organización de la formación es la etapa en la que se desarrollan, por parte del
departamento de recursos humanos, los trámites necesarios para hacer realidad la formación
planificada; se divide en siete fases.

1ª fase: Concretar la acción formativa

Se realiza una vez que se han detectado las necesidades de formación del en la empresa. Para
ello, se utilizará la información recogida en un documento escrito.

2ª fase: seleccionar al personal afectado por el plan de formación

La elección del personal afectado está condicionada a la detección de necesidades realizada
previamente.

3. Tercera fase: decidir el tipo de formación que va a realizarse

Los responsables de poner en marcha el plan de formación tendrán que evaluar el tipo de
formación que van a realizar. Los modelos más habituales de formación son:
La formación presencial en la empresa o en un centro ajeno a la empresa, la formación
a distancia y la formación on-line.
El sistema de formación on-line es muy habitual dadas sus grandes ventajas, entre ellas
evitar la pérdida de tiempo en los desplazamientos y la posibilidad de realizar las
actividades formativas en remoto.

4. Cuarta fase: Elaboración del presupuesto

La elaboración del presupuesto dependerá del tipo de formación que se decida y de quien se
contrata para formar.
Los presupuestos de formación de una empresa deben incluir
Costes directos incluyen los gastos derivados de la realización del profesorado, aulas
alquiladas, medios técnicos…
Los costes indirectos son aquellos que tiene la empresa como consecuencia de la
realización permanente de acciones de formación.

5. Quinta fase: Informar a la dirección

Una vez que el departamento de recursos humanos tiene claro qué necesidades formativas
eviten, a quién ha de darse la formación y cuál es la propuesta concreta formativa y
presupuestada, se ha de iniciar un proceso de información al equipo directivo que ha de aprobar
el plan formativo
L@s responsables de recursos humanos pueden elaborar un dosier con toda la documentación
relativa:
A la detección de necesidades formativas
Personal seleccionado
Tipos de formación que pueden darse
Presupuestos

6. Sexta fase: información al personal

Esta fase comprende tanto la información a la representación legal de trabajadores como al
personal afectado.
Representación del personal
- La empresa debe informar a la representación legal del personal sobre su plan de
formación con carácter previo a su ejecución.
- De este modo la representación legal puede emitir uninforme sobre el plan y realizar
las alegaciones que estime oportunas.
Personal
- El objetivo del proceso de información al personal de la empresa es que conozcan la
formación, motivarles y limar asperezas respecto a las novedades que les plantee en
el futuro su trabajo.
- Para informar a la plantilla, pueden realizarse reuniones, carteles informativos,
correos electrónicos, redes sociales de la empresa, web de la empresa, etc.

7. Séptima fase: desarrollo y ejecución de la formación

 Esta fase, de gran Importancia, ya que se ejecuta todo el trabajo desarrollado
anteriormente, incluye la realización de dos actividades distintas, pero Interdependientes
a la vez:
Organizar fechas y horarios de formación y sustitutos para las personas que participan
en el plan de formación.
- Entre las gestiones que deben hacer quienes diseñan la formación, se encuentra la
organización de los horarios de quienes van a asistir a los cursos de formación,
puesto que los horarios de trabajo pueden verse modificados.
- Si la formación exige la ausencia de la trabajadora o trabajador por un periodo
significativo de días, habrá que establecer quién le sustituye en sus tareas.
Ejecución de las acciones formativas.
- Será de vital importancia la labor del personal administrativo tanto para convocar a
quienes participan como para preparar la logística de los cursos.

Gestión administrativa del plan de formación

El personal de administración de las empresas puede participar en las siguientes tareas:
Recoger información sobre las necesidades de formación en la empresa.
Extraer estadísticas sobre los datos recogidos bajo la supervisión de su mando superior.
Buscar y contactar con empresas proveedoras de formación.
Organizar la logística de las actividades formativas que desarrolla el plan de formación.
Redactar documentos para informar al personal sobre los cursos de formación.
Colaborar y apoyar en la elaboración de horarios alternativos a la formación.
Distribuir y recoger las pruebas de evaluación y tratamiento de la Información.
Registrar las acciones formativas de los trabajadores en sus expedientes personales.
Realizar los trámites administrativos pasa solicitar las subvenciones para la formación
en la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

EVALUACIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN

Incluye la evaluación global del plan de formación elaborado y las actividades concretas de
formación realizadas.
La evaluación del plan de formación se puede realizar en niveles muy distintos. Los aspectos
más relevantes son:
Satisfacción e interés de quienes asisten a la formación
Grado en el que consiguen conocimientos y competencias
Aplicación de los conocimientos al puesto de trabajo e incidencia del plan de formación
o de la acción formativa concreta en la empresa.

GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN
Se realiza por agentes de evaluación con diferentes métodos:
Agentes de la evaluación.
- La evaluación global de la formación ha de ser realizada por los mandos
responsables de recursos humanos o por la dirección de la empresa
- Las actividades formativas concretas han de ser evaluadas por quienes participan en
la formación, los propios formadores o formadoras, o el departamento de recursos
humanos.
Métodos para evaluar.
- Los métodos más habituales son los test, las entrevistas, las encuestas o el análisis
del grado de cumplimiento del plan, entre otros.
- Formulario donde los participantes en formación expresen su opinión sobre
aspectos como la pertinencia de la formación, las capacidades de quienes forman, el
tiempo utilizado o la aplicación práctica de los contenidos y las competencias
adquiridas.