TEMA 5 : GESTIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

RELATIVOS A LA FORMACIÓN Y PROMOCIÓN DEL PERSONAL.

1. LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA.

La formación empresarial es inversión y no gasto.

Los principales objetivos de la formación son:

- Mejorar la competitividad de la organización empresarial

- Posibilitar la flexibilidad laboral interna
- Mejorar la calidad del trabajo y reducir los costes en muchas áreas
de la empresa
- Adaptar al personal para la introducción de innovaciones y
cambios.
- Lograr de los trabajadores un mayor corporativismo
- Mejorar las relaciones interpersonales y la comunicación en el
seno de la empresa

1.1. DETENCIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN.

Existen básicamente tres procedimientos para detectar las necesidades

de formación en la empresa:

- La observación: nos permite avistar fallos y errores comunes que

resultarían fácilmente subsanables por medio de un programa
formativo a tal efecto.

- Los grupos de formación: la constitución de estos grupos

detectores de necesidades de formación en el seno de la empresa
puede formarse con diversos criterios:
 Comités compuestos por la dirección general
 Comités compuestos por empleados de un mismo nivel
 Reuniones de todos los miembros de un departamento

Estos grupos analizarán las necesidades y concluirán la

implantación de un plan formativo.

- Los cuestionarios: un elemento importante en la detención de las

necesidades formativas de la empresa es la elaboración de
cuestionarios dirigidos a los futuros receptores de la formación.

Para que la formación sea efectiva, previo cualquier plan de

formación, se precisará de un análisis exhaustivo de la realidad
empresarial.
 2. EL PLAN DE FORMACIÓN.

Para elaborar un plan de formación se deben marcar una serie de fases

que de manera secuencial ordene la cobertura de las necesidades de
formación.

Estas fases son por este orden:

- Diseño y creación del plan de formación
- Desarrollo y ejecución del plan de formación
- Evaluación del plan de formación

El plan de formación que se elaborara en la empresa se plasmará en un

documento donde se establezca el personal a quien va dirigido, las
acciones formativas concretas a desarrollar, el presupuesto, los
resultados previstos y logrados y la propia evaluación del plan.

2.1. DISEÑO Y CREACIÓN.

El plan de formación que se elaborara en la empresa se plasmara en un

documento.
Sin embargo, la primera fase consistirá en diseñar y crear el propio plan.

El primer paso del diseño y creación de un plan de formación es la

identificación de las necesidades formativas, se deben analizar las
carencias y la previsión de cambios que se deberán afrontar para
mantener los niveles de producción y rentabilidad e inclusive mejorarlos
y por ultimo se deben sentar las bases para la concreción de la posterior
acción formativa.

Una vez identificadas las necesidades formativas te adentrará en el

estudio de la fase del diseño y creación de un plan de formación:

- En primer lugar, se debe determinar las habilidades, las

competencias y las actitudes que se necesitan para que el trabajo
se desarrolle con efectividad. Esto es lo que se da en llamar el
saber hacer.
- En segundo lugar, se establecen los objetivos formativos
- En tercer y ultimo lugar se concretan las acciones formativas:
identificando el contenido, los destinatarios, la metodología y la
temporalización.
 2.2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN.

Los tipos de acciones formativas que se hayan planificado, por eso en

esta fase se van a categorizar y concretar las acciones formativas y así
destacaremos:

- Acciones formativas de adaptación al puesto: suele desarrollarse

de manera colectiva. Su principal inconveniente es que no
individualiza el trabajo de cada receptor de la acción formativa y en
ocasiones no permite la aclaración

- Acciones formativas basadas en el desarrollo de la competencia:

programas basados en proyectos. Estas acciones suelen ser de
más larga duración.

- Acciones formativas individuales. La duración será variable

dependiendo del contenido formativo

- Formación continua (Reciclaje).

2.3. EVALUACIÓN.

La fase de evaluación se desarrollará a su vez en dos subfases:

a. Evaluación el desarrollo del plan de formación

b. Evaluación de los resultados de las acciones formativas

En el proceso evaluador del plan de formación se deberán tener en

cuenta diversos factores; entre otros:

 Tipo de acción formativa desarrollada y ejecutada

 La duración de la misma
 El colectivo receptor de la formación

Los indicadores mas utilizados para la medición del resultado de las

acciones formativas serán:

 Satisfacción: valora la acción formativa en cuanto a materiales

utilizados, docentes, organización, utilidad.
 Aprendizaje: mide la asimilación de los contenidos de la acción
formativa.
 Transferibilidad: mide la propuesta en practica en el puesto de
trabajo de lo aprendido en la acción formativa.
Existe un indicador en la medición de los resultados de un plan formativo
denominado ROI.

Si la evaluación del plan de formación arroja resultados positivos en

cuanto a su eficacia, satisfacción y resultados económicos el plan habrá
sido un éxito, si por el contrario se observan resultados negativos se
deberá plantear mejoras en el plan de formación.

2.4. PRESUPUESTO.

El presupuesto sobre el que sustenta un plan de formación empresarial

puede provenir de diversos ámbitos:

 Puede ser un presupuesto individual para tal fin

 Puede derivar de un área mayor de la empresa
 Cada departamento de la empresa puede destinar una parte para
formación de sus respectivos empleados.

Sin embargo, e independientemente del origen del presupuesto

destinado al plan de formación de la empresa, éste debe fijarse en base
a una serie de criterios. Entre otros que puede aplicar la empresa,
destacarás los siguientes:

 La cuantía presupuestaria destinada al plan de formación de la

empresa:
 En base a un porcentaje sobre la facturación
 En base a un porcentaje sobre la masa salarial o a una
cantidad fija por empleado
 Aportación hecha con agentes externos en materia formativa
previo acuerdo con los mismos
 De la aportación hecha por los fondos públicos a través de
subvenciones.

 Todo presupuesto empresarial destinado al plan de formación

debe contener:
 Costes directos, asociados al coste de acciones formativas
concretas.
 Costes indirectos, acciones dentro del horario laboral
 Coste por acción formativa: numero de días/horas de
formación por empleado
 Costes de las acciones formativas por departamento o área
de trabajo
 Costes de acciones por nivel jerárquico.

La finalidad será encontrar el equilibrio entre tres variables: calidad,

tiempo y coste.
 3. METODOS DEL DESARROLLO PROFESIONAL.

El desarrollo profesional constituye un esfuerzo por parte de las

empresas que se centra en el desarrollo de los trabajadores más
cualificados.

El éxito y desarrollo profesional no debe basarse únicamente en las

promociones y los ascensos dentro de la organización, ya que,
dependiendo de las características de la empresa, muchas veces estos
no serian posibles. En las empresas hay otras formas de desarrollo
profesional que son signo de mejora profesional y no de fracaso y esto
es una perspectiva que debe hacerse ver a los trabajadores.

La planificación del desarrollo profesional es el proceso por el que los

trabajadores:

 Descubren sus debilidades, amenazas, fortalezas y habilidades

 Obtienen información sobre oportunidades laborales dentro de la
empresa
 Identifican objetos profesionales
 Diseñan planes de acción para alcanzar dichos objetivos

Los sistemas de desarrollo profesional son beneficiosos tanto para los

trabajadores como para los empresarios

Un método común para el establecimiento de un programa de desarrollo

profesional consiste en integrarlo a las funciones y estructuras de
recursos humanos existentes en la organización.

El programa debe verse como un proceso dinámico que pretende

satisfacer las necesidades de los empleados y la organización
empresarial.

Se necesitan algunas condiciones básicas para que el programa tenga

éxito:

 Apoyo ejecutivo: debe recibir el pleno apoyo de la dirección.

 Establecimiento de metas: deben conocer tanto la filosofía de la
organización como sus metas más inmediatas.
 3.1. EVALUACION DEL PROGRAMA DE DESARROLLO
PROFESIONAL

La evaluación del programa de desarrollo profesional estima cualitativa y

cuantitativamente la eficiencia de los trabajadores y analiza lo que estos
pueden hacer para desarrollar y aportar su máximo potencial en la
empresa.

La evaluación del programa de desarrollo profesional permite a la

organización empresarial:
 Unificar los criterios de dirección
 Resaltar la relevancia de los puestos
 Estimular a los trabajadores
 Identificar el grado de adecuación de las personas a los puestos
 Equilibrar las decisiones que afectan a la gestión de los RR.HH.

Y a los trabajadores:
 Flexibilizar la comunicación con los mandos superiores
 Conocer como es percibido su desempeño profesional
 Definir sus planes de acción para mejorar su competencia
profesional
 Conocer los indicadores por los cuales se va a medir su actividad

El programa de desarrollo profesional se debe divulgar por toda la

empresa. Hay diferentes formas:
- Publicación de boletines
- Inclusión en el manual del empleado
- Inclusión de videos
- Presentaciones en vivo

4. GESTION Y ORGANIZACIÓN DE LA FORMACION

Los beneficios que la formación aporta a los trabajadores, unos directos

con base en sus expectativas y mejora profesional y otros indirectos, ya
que en ellos repercutirá sin duda la mayor competitividad de la empresa
y la estabilidad de su puesto de trabajo.

Internamente el responsable de formación ha de actuar, gestionar y

decidir con base a dos criterios básicos:
 Ofrecer la formación a los trabajadores desde una perspectiva de
desarrollo personal y profesional
 Ofrecer a la dirección un proyecto y forma de actuación coherente
con los objetivos de la empresa

El proceso de gestión de la formación se ha de caracterizar por

identificar las necesidades reales de la productividad y dar
oportunidades y medios a los empleados de cualquier nivel para que
aprendan a satisfacerlas por si mismos.

5. PROGRAMAS DE FORMACION DE LAS ADMINISTRACIONES

PÚBLICAS

El instituto nacional de administración publica es un organismo

autónomo que desempeña ente otras las siguientes funciones:

 La formación y perfeccionamiento de los funcionarios de los

cuerpos o escalas superiores de la Administración general del
estado.
 La formación y el perfeccionamiento de los empleados públicos de
la administración local y las corporaciones locales.
 La coordinación, colaboración y cooperación con los demás
cuerpos, institutos o escuelas de la administración general del
estado
 El establecimiento de criterios para la homologación de las
actividades formativas realizadas por otros centros de formación.

6. PROGRAMAS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL

PUESTO DE TRABAJO.

La evaluación del desempeño del puesto de trabajo es un proceso

sistemático y periódico que sirve para estimar cuantitativa y
cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las personas en el
desempeño de sus puestos de trabajo, mostrándoles sus puntos fuertes
y débiles con el fin de ayudarles a mejorar.

Lo que se pretende con la evaluación del desempeño del puesto de

trabajo es identificar los aspectos que necesitan ser mejorados para
estableces planes de formación.

Es un proceso destinado a determinar y comunicar a los empleados, la

forma en que están desempeñado su trabajo, tratando de elaborar
planes de mejora.

Los objetivos son:

 La mejora del desempeño laboral
 El establecimiento de una política de incentivos
 La movilidad de los trabajadores a puestos o cargos compatibles
con sus conocimientos habilidades y destrezas
 La promoción de los empleados de la organización
 La detención de necesidades formativas en los trabajadores
Se utlizan dos procedimientos o sistemas de evaluación del desempeño
del puesto de trabajo:
 Evaluación del desempeño según las actividades: se evalua el
nivel de cumplimiento de las distintas actividades que tiene
asignadas de forma habitual, cada puesto de trabajo.
 Evaluación del desempeño por objetivos: con este sistema lo que
se evalua es el grado de consecución de los diferentes objetivos
que en su momento se establecieron para cada puesto

6.1. EL PROCESO DE EVALUACIÓN.

La evaluación del desempeño debe ser un proceso continuo, a raves del

cual el trabajador y su superior conozcan los pormenores del puesto de
trabajo, su desarrollo y las posibles mejoras a implantar.

La evaluación del desempeño se desarrolla con periodicidad y anual

habitualmente.

Existen muchos factores a tener en cuenta en la evaluación del

desempeño:
 Calidad de trabajo: evalua la exactitud, seriedad, claridad y utilidad
en las tareas encomendadas.
 Cantidad de trabajo: cumple los objetivos de trabajo, realiza un
volumen aceptable de trabajo.
 Conocimento del puesto: mide el grado de conocimiento y
entendimiento del trabajo
 Iniciativa
 Relaciones con los compañeros
 Relaciones con el supervisor
 Relaciones con el publico
 Dirección y desarrollo de los subordinados
 Puede trabajar telemáticamente

7. SISTEMAS DE PROMOCION E INCENTIVOS.

Plan de promoción que recoja los requisitos principales que deben

cumplir los candidatos que aspiren a promocionar dentro de la
organización empresarial.

Una vez establecido el sistema de clasificación en la empresa, se creará

el procedimiento a través del cual los trabajadores se les permitan
promocionar. Se tendrán en cuenta factores tales como la antigüedad, la
formación, los méritos o algo mas subjetivo como es la capacidad
organizativa del empresario. En ningún caso podrá existir discriminación
por razón de sexo.
 7.1. VALORACION DE LOS PUESTOS DE TRABAJO.

Valoración de puestos de trabajo esto se define como un procedimiento

dirigido a distinguir tanto cuantitativa como cualitativamente los puestos
de una empresa, de forma que se determine el valor de cada puesto en
relación con los demás.

Los objetivos de la valoración de puestos serán:

 La obtención de datos que determine el valor real de los puestos.
 La administración de los salarios correspondientes a cada puesto.
 Proporcionar datos del coste salarial de cada puesto
 Servir de base para la negociación colectiva.
 Sentar las bases de la promoción e incentivos del personal.
 Identificar mayores responsabilidades de los puestos

La valoración de puestos debe comenzar con el análisis de puestos y el

establecimiento de los salarios máximos y mínimos para cada grupo de
tareas; posteriormente se comparan y agrupan los puestos en función
de sus características o dificultades.

Los sistemas de valoración de puestos de trabajos que debes conocer

son:
 Sistema de rango o jerarquización: consiste en clasificar todos los
puestos de trabajo por orden de importancia.
 Sistema de clasificación por categorías o grados: ordenar los
puestos a valorar respecto a una escala con unos niveles o grados
ya establecidos.
 Sistema de comparación de factores: se analiza su contenido y se
descomponen en factores, que se jerarquizan en orden de
importancia.
 Sistema de valoración por puntos: consiste en valorar los puestos
de trabajo y cifrar la valoración introduciéndola en una escala que
indica la medida en la que se ubica.

7.2. LA PROMOCION PROFESIONAL.

Los ascensos se producirán teniendo en cuenta la formación, méritos,

antigüedad del trabajador, así como las facultades organizativas del
empresario.

7.3. INCENTIVOS Y PRODUCTIVIDAD.

Los incentivos son primas salariales cuya finalidad es premiar al
trabajador por alcanzar un alto rendimiento o productividad en su puesto
de trabajo.
Los sistemas de incentivos profesionales se otorgarán en función de
cantidad, tiempo u otras tareas productivas, pero pueden también
otorgarse por elementos tales como bajo absentismo, baja siniestralidad
laboral, etc.

El objetivo principal de los incentivos y de las empresas es el de

alcanzar un nivel alto de motivación en los trabajadores para tener como
resultado el mejorar sus niveles de desempeño dentro de la empresa y
así poder reducir los costes de mano de obra que esto conlleva.

Los incentivos deben elegirse y estructurarse en base a las

características de las tareas que desempeña cada grupo de trabajo
dentro de las diferentes áreas de la organización. Asi distinguiremos:
 Planes de incentivos por productividad: son adecuados para
motivar a los trabajadores que tienen en sus manos la posibilidad
de mejorar cuantitativamente la producción
 Planes de incentivos de mejora de la calidad: mejorar la
producción de forma cualitativa, es decir, mejorar la calidad del
producto o la atención al cliente deben estructurarse de forma que
ofrezcan beneficios al trabajador sin considerar su productividad.

8. REGISTROS Y ARCHIVO DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACION.

Existen dos instrumentos documentales importantes para asegurar la

calidad de la formación empresarial, el desarrollo profesional y las
políticas de incentivos y promoción. Estos son el pliego de condiciones y
el dossier pedagógico.

El pliego de condiciones es un documento que recoge las características

de la acción formativa, es elaborado por el responsable de formación y
debe contener:
 Objetivos de la acción formativa
 Destinatario de la acción formativa
 Contenido de la acción formativa
 Organización y funcionamiento de la acción formativa
 Financiación de la acción formativa

El dossier de pliego es un documento que especifica las características

técnicas de la acción formativa, su temporalización y metodología.