MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARE DISEÑAR UN SISTEMA

DE CONTOL INTERNO A UN PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA MICRO

EMPRESA PET SUPERMARKET

YESSI KATHERINE PEREZ RAMIREZ

MARCELA RIVAS BASTO
JUAN SEBASTIAN HURTADO GOKMEZ

DOCENTE:
JERALDINE HURTADO MARTINEZ

UNIVERISIDAD DE LA AMAZONIA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PUBLICA
7° SEMESTRE
FLORENCIA CAQUETÁ
 2023

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION DEL MANUAL

2. JUSTIFICACION DEL MANUAL
3. PLANTEAMIENTO, DESCRIPCION, Y SISTEMATIZACION DEL
PROBLEMA
4. OBJETIVOS DEL MANUAL
5. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
6. ORGANIZACION Y EJECUCION DEL TRABAJO
6.1 PLAN GENERAL DEL TRABAJO – CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
6.2 PRESENTACION DE LA FIRMA DE AUDITORIA
6.3 CARTA DE ACEPTACION DEL CARGO
7. FASES DE AUDITORIA planeo auditorio de control externo (control
político disciplinario control fiscal y social)
Proceso 1 auditoria diagnostica, para conocer la empresa
Aportaron algún capital inicial
Cada cuanto le pagan, le pagan seguridad social sacar
Después del cuestionario hago el DOFA
SE SACAN LOS 5 PUNTOS CRITICOS QUE LA EMPRESA TIENE
Manejo de inventarios, en efectivo, llevar un libro de caja o un cardex para
llevar los inventarios de los, proc+ductos manejo del efectivo
Mapa de procesos de la empresa
Elaborar el flujograma de efectivo, si está mal manejado el efectivo en la
empresa 5 puntos críticos de la parte contable y 5 de la partes administrativa
PRESENTACIÓN DE MANUAL:
El siguiente manual se realiza con el fin de establecer una guía de procedimientos y
fortalecer la gestión de las actividades de la veterinaria Pet supermarket. Al diseñar el
manual de control interno nos permite reducir los riesgos de las operaciones y mantener un
orden en sus actividades, y todo funcione de acuerdo a lo planeado garantizando beneficios
futuros. Este sistema de control interno es una herramienta de gestión permanente, que
contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales y promueve una gestión eficaz,
eficiente, ética y transparente. La implementación de este sistema permite fortalecer a las
empresas y las impulsa a conseguir sus objetivos, previene perdidas de recursos, mejora la
ética, reduce riesgos y es aplicable independiente mente del tamaño o tipo de negocio.

1. Introducción del manual

El sistema de control interno se define como aquellas actividades que trabajan en conjunto
y se integran a las operaciones normales de la organización con el objetivo de proteger
activos, minimizar errores, garantizar una operación adecuada, y cumplir los objetivos.
estos componentes del control interno son fundamentales para asegurar la efectividad y
eficiencia en las operaciones de una empresa. Establece un ambiente de control solido
también es crucial para fomentar la integridad y responsabilidad en todas las actividades de
la organización. El sistema de control interno adecuado asegura que los datos y los
informes generados por la empresa sean precisos y veraces. Esto no solo facilita la toma de
decisiones estratégicas, sino que también mejora la transparencia y la credibilidad de la
empresa ante los clientes y partes interesadas.
Se realizará una descripción detallada de los procesos que se llevan a cobo en la veterinaria
pet supermarket, ubicada en el barrio Villa Natalia de Florencia Caquetá, utilizando la
metodología de análisis en el campo interno y externo, de esta manera se implementara la
herramienta estratégica DOFA para formular los factores que inciden en el desempeño de la
mencionada empresa prestadora de servicio canino y felino. Adicionalmente, se le aplicara
entrevista al gerente, clientes y colaboradores que trabajan en la empresa, para recolectar la
información sobre los proceso y control interno; posteriormente se realizara el respectivo
análisis e interpretación de los resultados.

También se presentará una propuesta para el diseño para un manual de control interno a
partir de las debilidades detectadas en la empresa. La firma LUMAK´S S.A.S diseñara
planes de mejoramiento que permitan perfeccionar la empresa.

2. Justificación del manual

La investigación se realizó con el objetivo de conocer las debilidades que presenta la Mi

Pymes, Ubicada en el municipio de Florencia – Caquetá en la elaboración de un sistema de
control interno; para el caso de la Firma de Auditoria LUMAK´S S.A.S se realizó el
análisis y la elaboración del manual corporativo, enfocado en implementar un manual de
funciones y el buzón del PQRS (peticiones, quejas, reclamos y sugerencias) en la empresa
Pet Supermarket.

Del mismo modo, en la práctica se busca desarrollar e implementar todos los conocimientos
adquiridos durante el proceso de estudio de la asignatura “CONTROL, con el objetivo de
aportarle a las pequeñas empresas del municipio de Florencia, brindando las asesorías,
modelos y sistemas de control contable, dándole a conocer los beneficios que estos traerían
al aplicarlos y minimizar los riesgos que se presenten e impidan cumplir sus metas
4.Objetivos del manual

4.1 objetivo general

Diseñar un sistema de control interno para la empresa prestadora de servicios pet

supermarket, implementado un manual de funciones que permitirá establecer las funciones
y competencias laborales de los empleados, también se implementará un buzón de
peticiones quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) para atender mejor los servicios que no
se lleven a cabo con éxito y poder identificar puntos débiles que deben ser atendidos dentro
de la empresa.

4.2 objetivos específicos

o Elaborar la matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas

o Identificar y evaluar los riesgos
o Evaluar instrumentos para el diagnóstico y conocimiento de los procesos que
maneja la empresa
o Elaborar un sistema de control interno y el buzón PQRS
o Elaborar el flujograma de procesos
o Implementar planes de mejoramiento para la gestión progresiva de la veterinaria en
función de riesgos plenamente conocidos

5. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA: información general de la empresa,

reseña histórica, plataforma estratégica (misión, visión, principios institucionales,
estructura organizacional y portafolio de servicio, etc.

5.1 información general de la empresa

NOMBRE DE LA EMPRESA: Pet Supermarket

PROPIETARIO: Paula Andrea Hurtado Gómez

LUGAR DE RESIDENCIA: Florencia - Caquetá.

INTALACIONES DE LA EMPRESA: Barrio Villa Natalia

RESEÑA HISTORICA

La Veterinaria PET SUPERMARKET abrió sus puertas en la ciudad de Florencia Caquetá

el 11 de septiembre del 2019 el cual fue creada por Paula Andrea Hurtado Gómez, teniendo
como prioridad encargarnos del bienestar y brindar los mejores cuidados a nuestros
pacientes y dar tranquilidad a cada uno de nuestros clientes. En PET SUPERMARKET
ofrece una gran variedad de servicios y cuidados para cada una de las mascotas, como
principal tenemos consulta general, tomo de muestra de laboratorio, vacunación, cirugía,
profilaxis dental, pet shop, spa canino y felino, farmacia de veterinaria, venta de
concentrado y guardería felina.

MISIÓN: Brindar servicio médico veterinario de calidad y asesoría, teniendo en cuenta el

cuidado y nutrición a sus mascotas.

VISION: Ser una veterinaria de referencias y reconocida a nivel nacional por brindar sus
mejores servicios y tener calidad humana.

LOGOTIPO
PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

La empresa tiene como principios y valores que permitirán el desarrollo de la misión y

visión de la empresa los siguientes:

 Responsabilidad
 Honestidad
 Tolerancia
 Respeto por las personas

Estructura organizacional

Portafolio de servicios

Pet Supermarket cuenta con un amplio portafolio de servicio, el cual brinda los cuidados
necesarios para su mascota canina o felina.

Ofrece
6. organización y ejecución del trabajo

6.1 plan general del trabajo – cronograma de actividades

 Normograma de la empresa

MARCO LEGAL
1. Inscripción del registro único MARCO
tributario (RUT) ante la Dian. FINANCIERO
MARCO FISCAL
2. Inscripción ante la cámara de Se deduce que el
comercio y libros contables. establecimiento Diseño & 1. constituida como persona
Bisutería es catalogado natural.
3. Copia inscripción del RUT y
como Microempresa,
obtención del NIT. 2. No son auto retenedores.
según el Art 43 de la Ley
4. Solicitud de resolución de 14-50/2011, en 3. Presenta declaración de
facturación. cumplimiento de lo renta según Art 591 E.T.
señalado en la Ley
5. certificado bomberil 1413/2019.
6. Planeación distrital municipal. Mediante el Decreto
7. manejo de residuos sólidos y 2706/2012, el presidente
hospitalarios de la republica expidió el
Marco Técnico
8. requisitos ambientales Normativo Financiero
para las Microempresas.

6.2 presentación de la firma auditora

Somos LUMAK´S S.A.S nuestro servicio esta soportado en una metodología basada en el
código internacional de ética y las normas de auditoría generalmente aceptada y con el
conocimiento de nuestro equipo de trabajo, conformado por contadores públicos; lo cual
nos permite realizar una auditoría integral, garantizando que los resultados de la evaluación
y nuestra opinión le ayudara a tomar decisiones oportunas para alcanzar los objetivos a su
organización.

Equipo de auditores: Yessi Katherine Pérez Ramírez c.c 1.117.835.806 auditora líder

Marcela Rivas Basto c.c 1.006.460.163 auditora encargada

Juan Sebastián Hurtado Gómez c.c.… auditor encargado

Logo, eslogan y colores corporativos:

Razón social Eslogan Logotipo Colores corporativos
AMARILLO: optimismo,
LUMAK´S ASESORIA - CONSULTORIA positivismo y precaución
S.A.S - AUDITORIA DE CALIDAD BLANCO: transparencia,
Caridad y Paz
AZUL: seguridad y
confianza
NEGRO: autoridad, poder y
estabilidad

Misión y visión:
Principios éticos:

7. Fase de auditoria

7.1 fase de planeación

Procedimiento N°1 reconocimiento de la empresa

El presente trabajo de investigación se realizará en la veterinaria pet supermarket ubicada

en Florencia Caquetá el estudio consiste en evaluar el control interno de la veterinaria a
través de los procesos administrativos que emplea.

Aplicaremos la investigación descriptiva, porque describirá con detalle todo lo que se

observará entorno a la veterinaria y lo relacionado con el sistema de control interno. Se
obtendrá información valiosa para determinar las variables cualitativas y cuantitativas con
enfoque en la parte estadística de acuerdo con la presente investigación.

Para la obtención de información y recolección de datos respecto a la veterinaria pet

supermarket se procedió a utilizar lo siguiente:
Técnicas utilizadas:

Observación directa:

“por medio de los sentidos, especialmente la vista, con o sin ayuda de aparatos técnicos de
hechos y realidades sociales presentes con arreglos a la exigencia de la investigación
científica” (Muños J. 2012). La observación puede ser directa, cuando el investigador está
presente en el lugar y momento en que ocurre el fenómeno o situación que se quiere
estudiar, lo cual se empleó esta técnica en la veterinaria pet supermarket, solo con el sentido
de la vista observando lo que realmente acontecía en el lugar, esta observación directa no
tiene la necesidad de incurrir a equipos tecnológicos, es por eso que esta técnica es sencilla
de realizar y práctica para obtener información. Tabulación de respuestas en los empleados
y clientes de la veterinaria pet supermarket en las encuestas realizadas.

Instrumentos aplicados

Entrevistas

La entrevista, de acuerdo con Richards, et al (1992: 303), es "una conversación dirigida

entre el investigador y un individuo o grupo de individuos con el propósito de recolectar
información".

La técnica de la entrevista será aplicada en la veterinaria pet supermarket, dirigida al

gerente del negocio, aun empleado y un cliente, la cual esta es preparada con anticipación
con ciertas preguntas acerca de la problemática observada, nos ayudara con el punto de
vista de del gerente, empleado y cliente, los cual no ayudara a brindar una solución.
Lista de chequeo

Las listas de chequeo son formatos de control, se crean para registrar actividades repetitivas
y controlar el cumplimiento de una serie de requisitos o recolectar datos ordenadamente y
de forma sistemática. Se señalan además los principales usos, cómo usarlos, cuáles son los
aspectos que se verifican. Este instrumento se realizará usando la técnica de observación.
En este sentido para conocer la empresa se aplicará una lista de chequeo usando un formato
F001 LISTA DE CHEQUEO y para evidencia fotográfica se utilizará el formato F002
EVIDENCIA.
Fase de ejecución

Procedimiento N°2 aplicación de los instrumentos de recolección de la información y

análisis de datos.

La presente investigación se llevó a cabo en la veterinaria pet supermarket en un periodo de

tiempo comprendido entre octubre y noviembre del año 2023.

3.3 sistematización del problema

3.3. instrumentos metodológicos aplicados
Para la investigación se utilizó la entrevista la cual es un instrumento de recolección de
datos que permite obtener información más profunda de la empresa, y los problemas
entornos a ella. Esta fue dirigida al gerente de la empresa Pet Supermarket y se realizó a
través de una serie de preguntas preparadas de antemano por el entrevistador, la entrevista
deja la iniciativa total al entrevistado, permitiéndole que pueda responder de forma libre y
que nos ayude a encontrar el punto crítico que tiene la empresa y así para poder dale una
solución

Entrevista escrita a gerente de la empresa

Entrevistas escritas a un cliente
Entrevistas escritas al empleado
Lista de chequeo

La lista de chequeo es un instrumento que se utiliza para recolectar información y poder identificar
si la empresa cumple con unos aspectos especificaos, para lo cual se construyó una tabla en donde
se encuentran los criterios a evaluar para conocer la empresa, este instrumento se realiza usando
una técnica de observación.
Identificación de los puntos críticos de control (FODA)
MATRIZ FODA
FORTALEZAS
· Los precios que se manejan
son adecuados
· La empresa cuenta con un
INTERNO personal que atiende con
cortesía y amabilidad
· Las instalaciones de la
empresa son adecuadas y
óptimas para prestar
atención y servicio.
· La empresa cuenta con
médicos profesionales con
una excelente formación.
OPORTUNIDADES
· Una buena acogida,
satisfacción y fidelidad por
parte de los clientes.
· Información verdadera y
EXTERNO concreta donde se haga
saber al cliente a qué lugar
lleva su mascota y con qué
servicio cuenta
· Aumentar la sensibilidad del
ser humano hacia los
animales.
DEBILIDADES
 No estar registrado ante
cámara de comercio
 Señalización de las
áreas, donde presta el
servicio.
 No cuenta con un
manual de funciones
 No cuenta con el buzón
de PQRS
 Detrimento patrimonial
a la entidad por mala
utilización del dinero en
caja
AMENAZAS
· Competencia desleal
por parte de otras
clínicas veterinarias.
· El origen constante de
clínicas veterinaria
· Conflicto de precios
entre locales.
PLANTEAMIENTO, DESCRIPCION, Y SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

3.1 planteamiento del problema

De acuerdo a la visita realizada en las instalaciones de la empresa PET SUPERMARKET

se evidencia la falta de diseñar de un sistema de control interno donde se pueda
implementar un manual de funciones, para que el gerente pueda asignar responsabilidades
dentro de la empresa. También es importante implementar un buzón de PQRS dentro de la
empresa ya que esta permite atender mejor los servicios que no se lleven a cabo e
identificar los puntos débiles de la misma.

3.1 descripción de problema que se identificó en la empresa

Diseñar un sistema de control interno y poder implementar un manual funciones, un buzon

de PQRS dentro de la empresa PET SUPERMARKET y así poder asignar
responsabilidades dentro de la empresa y atender mejor los servicios que no se lleven a
cabo con éxito, identificando puntos débiles que deben ser atendidos dentro de la empresa.

3.2 formulación del problema va la pregunta

¿Qué tan factible es implementar en la empresa PET SUPERMARKET un modelo de
control interno, que facilite al desarrollo actual de la organización; con el objetivo de
poder analizar dentro de esta y que permita una adecuada toma de decisiones en caso de
falencias encontradas, ¿para así poder establecer métodos para poder prevenir la solución
de las mismas?
.
4.Objetivos del diseño del sistema del control interno al proceso contable y
administrativo identificados con mayor debilidad
4.1 objetivo general

Diseñar un sistema de control interno para la empresa prestadora de servicios pet

supermarket, implementado un manual de funciones que permitirá establecer las funciones
y competencias laborales de los empleados, también se implementará un buzón de
peticiones quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) para atender mejor los servicios que no
se lleven a cabo con éxito y poder identificar puntos débiles que deben ser atendidos dentro
de la empresa.

4.2 objetivos específicos del sistema de control interno

o Identificar o elaborar diagnóstico de la empresa donde me permita visualizar,

amenazas, debilidades y fortalezas
o Identificar los riesgos contables y administrativos con mayor impacto
o Evaluar los riegos
o Elaborar el plan de gestión de control para mitigar los riesgos
o Elaborar el mapa de proceso de la microempresa
o Elaborar el flujo grama de las debilidades encontradas al cual se le va a diseñar el
sistema.

IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS CONTABLES Y ADMINITRATIVOS CON

MAYOR IMPACTO

En la realización de la toma de muestras por medio de entrevista, se pudo evidenciar que la

entidad a la cual estamos realizando la auditoria, logramos localizar diferentes riesgos que
son de suma importancia tenerlos en cuenta para el mejoramiento del servicio, también se
pudo observar en las pruebas realizadas riesgos de índole legales y administrativos que
pueden afectar de manera directa a la entidad y a la persona encargada de esta.
TABLA No. 1. IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS

RIESGOS TIPO O CLASE DE

IDENTIFICADOS ANALISIS DE LOS RIESGOS RIESGO
Detrimento patrimonial a
No se lleva un control de caja permanente, ni
la entidad por mala
se cuenta con un profesional de la Riesgo de control
utilización del dinero en contabilidad para que maneje un orden a esta
caja entidad de manera frecuente y ordenada.

No se cuenta con un manual de funciones

Manual de funciones dentro de la empresa, esta es una herramienta Riesgo de control
de apoyo muy importante ya que allí se
indican las actividades y procesos que se
realizar dentro de la ella.

La empresa no tiene registro mercantil por lo

No estar registrado ante tanto no puede ejercer el comercio de manera Riesgo de control
cámara de comercio legal y profesional, al no estar registrado
puede traer grandes consecuencias que afecta
el bolsillo del propietario.

Señalización de las áreas La empresa no cuenta con un método de

con las cuales presta señalización ni demarcación de areas que Riesgo de control
usted el servicio facilite la identificación de riesgos para la
prevención de posibles accidentes.
La empresa no cuenta con un buzón de
Buzón de sugerencias para
sugerencias, por lo tanto, no se puede ver
la evaluación constante de Riesgo de control
evaluado el servicio prestado hacia los
su negocio
clientes