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Asesora temática
MARÍA LUCILA PULGARÍN ARCILA
Especialista. Contadora Pública
Contenido
Introducción…………………………………………………………………………………… 3
1. Objetivos…………………………………………………………………………………….. 4
1.1 Objetivo general …………………………………………………………………………. 4
1.2 Objetivos específicos……………………………………………………………………. 4
2. Justificación………………………………………………………………………………….. 5
3. Planteamiento del problema…………………………………………………………………. 6
4. Marco de referencia de la propuesta aplicada ……………………………………………….. 7
4.1 Marco empresarial……………………………………………………………………….. 7
4.1.1 Organización empresarial…………….……………………………………………….. 7
4.1.2 Servicios ofrecidos……………………….………………………………………… 7
4.1.3 Análisis externo……………………………………………………………………… 8
4.1.4 Análisis interno……………………………………………………………………… 8
4.2. Marco teórico……………………………………………………………………………..9
4.3 Marco legal……………………………………………………………………………… 17
5. Diseño metodológico………………………………………………………………………… 25
5.1 Fuentes primarias……………………………………………………………………… 27
5.2 Fuentes secundarias…………………………………………………………………… 27
6. Recursos……………………………………………………………………………..……… 28
6.1 Talento humano ………………………………………………………………………. 28
6.2 Recursos institucionales………………………………………………………….…… 28
6.3 Recursos económicos……………………………………………………………..…... 28
6.4 Recursos logísticos………………………………………………………………..…... 28
7. Análisis y discusión de resultados …………………………………………………….……. 29
7.1 Análisis……………………………………………………………………………......... 29
7.2 Recomendaciones……………………………………………………………………… 29
8. Conclusiones………………………………………….……………………………..…...… 31
Bibliografía…………………………………………………….………………………..…….. 32
Anexos…………………………………………………………………………………………. 33
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Introducción
En los últimos años se han presentado grandes avances en la tecnología a nivel mundial, con la
cual va de la mano con los cambios que surgen en las nuevas demandas de información existente
en este nuevo entorno. Todo esto sirve para la contabilidad y el profesional contable, pues la
contabilidad es quizás una de las actividades más importante del campo de los negocios, dada su
naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento
de las empresas en los ámbitos competitivos.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos,
tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos
de la información. Dicha importancia es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o
gubernamental considerando beneficios en la productividad y aprovechamiento del patrimonio, así
como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los servicios prestados por
la contabilidad.
Se debe señalar que actualmente las entidades, con la finalidad de efectivizar sus actividades,
se han visto en la necesidad de aplicar técnicas y métodos que permite el registro y control
sistemático de todas las operaciones que se registran en la empresa, para lo cual se requiere de un
sistemas de información contable que comprendan los procedimientos y recursos utilizados por
una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirla en forma útil para la
toma de decisiones. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo beneficio.
Para los efectos de conseguir un sistema adecuado a las necesidades de cada empresario, se
sugiere recibir las orientaciones y asesorías y personas calificadas en conocimientos y experiencias
que implementen un sistema adecuado a las expectativas de cada empresa o empresario.
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1. Objetivos
1.1. Objetivo General
2. Justificación
Es necesario implementar todos los métodos y recursos que sean posibles para una mejor
administración de sus finanzas con los elementos básicos como lo son: la planeación, el control,
medición y evaluación de las actividades y procesos informativos. Además se cuenta con los
conocimientos y fuentes de información suficientes que permitirán que la implementación sea muy
productiva y provechosa.
Este sistema contable no está proyectado a imponer procesos, más bien procura orientar
la aplicación de los mismos para facilitar su asimilación y contar con un sistema de control
eficiente, ajustándose a sus necesidades del área contable y a su vez aportar con
información financiera que sea un apoyo a la gerencia.
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La empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A, obtiene la mayor parte de sus ingresos de su
actividad ganadera la venta de ganado, leche y demás derivaciones de esta. Régimen común del
municipio de frontino lleva desarrollando sus labores comerciales desde el año 2010, prestando
sus servicios como empresa ganadera en toda la región.
4.1.1. Organización
La empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A perteneciente al régimen común, recibe sus
ingresos de la operación derivada de la ganadería, como la venta de ganado y leche, actualmente
tiene como gerente al señor Juan Diego Diez Escobar. La compañía está ubicada en una finca a la
afueras del municipio.
Tiene como encargado un administrador el cual se encarga de la parte comercial y una secretaria
que es la encargada de la parte financiera y contable.
Venta de ganado
Venta de leche
Alquiler de caballos
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4.1.3.1 Amenazas
Por su actividad está obligada a llevar una contabilidad clara y concisa ya que debe de
cumplir con las declaraciones de ley, las cuales no se puede realizar racionalmente sin tener
soportes fiables.
4.1.3.2 Oportunidades
En la actualidad la parte ganadera cuenta con una gran tecnología gracias a la globalización
y una apertura comercial como oportunidad de entrar a nuevos mercados.
Actualmente, la ganadería es una actividad económica muy importante que tuvo su gran
crecimiento gracias a la mejora de la producción.
4.1.4.1 Fortalezas:
4.1.4.2 Debilidades
Bajo nivel educativo e insuficiente formación técnica de los administradores y obreros que
laboran en la finca.
cálculos. Incluso es posible realizar un sistema contable básico en planilla de cálculo. Así es
posible registrar los ingresos y egresos económicos de una familia, destinando una hoja para el
mes en curso. Los movimientos del periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera automática en
otra hoja donde se incrementan o se reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir,
la planilla de cálculo funciona como un sistema contable.
a. Ventajas
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales.
Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora
realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen de forma
manual.
Volumen de producción
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su
rapidez de procesamiento.
Protección contra errores
Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor
exactitud que un ser humano. Están diseñadas con las características de minimizar los errores.
Pases automáticos al mayor
Los pases al mayor se realizan de forma automática en un sistema computarizado, con un enorme
ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, si no
que puede causar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada,
pasar un debito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
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b. Desventajas
Las principales desventajas son:
y volver a la cantidad original. El programa no puede guardar el ajuste correctamente los errores
humanos en las entradas cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a
errores que afectan en última instancia a los ingresos.
Perdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad de la perdida de datos
aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la actividad electromagnética y otros
acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada sea aún más difícil, porque no
solo se ha perdido la entrada original, sino también el ajuste, por lo que la recuperación correcta
de entrada será mucho más difícil.
a. Análisis contable:
El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se está
efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Esta información es el
procesamiento de los documentos, así como las facturas, el movimiento de las cuentas bancarias,
desembolsos, etc.
Recordemos que un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos y detallados acerca de la actividad económica de una empresa.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto
como para la toma de decisiones de los socios de las empresas y como para aquellos usuarios
externos de la información.
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Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser
utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o
razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción
del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
Recibo de caja
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales
y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes
de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.
Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes
e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias,
una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente
como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
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Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de
expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad
de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco
llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiarios”.
Comprobante de pago
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa
Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
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Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero
en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados
por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
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5. Diseño Metodológico
6. Recursos
Computador portátil
Memoria USB
Vehículo (Moto)
Impresora
Dispositivos móviles
Útiles (cuadernos, lapiceros, resmas. Etc.)
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