Manual Project Centrocad

CENTRO CAD NICARAGUA Manual Project
CURSO DE MICROSOFT PROJECT
INTRODUCCION
Project es un potente programa de administración de proyectos que se puede utilizar para crear planes de
proyectos, realizar un seguimiento completo y contabilizar la variación de un plan de línea de base.
El curso está dividido en tres partes:

1. La planificación (creación de un plan de proyecto)
2. La presentación del proyecto
3. El seguimiento e informe del proyecto
Al finalizar, estaremos en la capacidad de gestionar eficientemente los costos, la planificación y los recursos
de un proyecto.
“Proyecto” se define como un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. No
importa si dura una semana o varios años, lo importante es que tenga una fecha de finalización, aunque
esta no se conozca al momento de iniciar el proyecto. El esfuerzo se refiere a los recursos que intervienen
para completar un trabajo, para lo cual debe realizarse una planificación previa de los mismos.
Se conoce como Triángulo del Proyecto a las tres partes fundamentales que intervienen en estos: tiempo,
costo y trabajo (ámbito), estos conforman los tres lados de un triángulo que se encuentran conectados, y
que cualquier cambio realizado en uno de los lados, afecta al menos a otro de los lados.
Tiempo Costo
Ámbito
Tiempo: probablemente es la delimitación más conocida en los proyectos. La mayoría de los integrantes de
un equipo de un proyecto desconocen el presupuesto o el ámbito de trabajo de manera detallada, pero es
seguro que conocerán la fecha límite. Para la mayoría de los proyectos, el tiempo es la delimitación más
importante a gestionar.
Costo: son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. Incluye las personas, el
equipamiento, los materiales y todos los aspectos que requieren dinero en un proyecto.
Ámbito: describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio.
Avenida principal de Altamira, del Banpro, 10 varas al sur. Teléfono 2270-7282 centrocadnicaragua.com 1
Como administradores la meta principal es realizar un balance de las limitaciones de tiempo, costo y ámbito
en sus proyectos, tomando en cuenta las siguientes situaciones:
 Si la duración del proyecto disminuye, podría aumentar el costo para contar con más recursos que
hagan el mismo trabajo en menos tiempo. Si no puede incrementar el presupuesto quizás debe
disminuir el ámbito dado, ya que los recursos con los que se cuenta no pueden hacer todo el trabajo
planificado en menos tiempo.
 Si el costo del proyecto disminuye, puede que necesite más tiempo ya que no podrá contar con
tantos recursos como sería necesario. Si no puede aumentarse el tiempo quizá necesite reducir el
ámbito del proyecto ya que habrían menos recursos y no podrían hacer todo el trabajo previsto en
el tiempo en que dispone.
 Si aumenta el ámbito del proyecto, puede que necesite más tiempo o más costo para contratar más
recursos y realizar el trabajo adicional. Aunque no debe considerarse malo el incremento del
ámbito de un proyecto, podría resultar muy perjudicial si el administrador no reconoce y planifica
los nuevos requerimientos sin tomar en cuenta otras limitaciones sobre el costo y el tiempo.
INTERFAZ
A pesar que en la versión 2007 del Microsoft office ya trae integrado el nuevo sistema de menú a través de
ribetes, Project no lo incorpora sino hasta esta versión, logrando una mejor distribución de los menú, mejor
acceso a las vistas, más especio en la pantalla para las tablas y los diagramas, un menú de herramientas
formato que se ajusta a cada vista, una escala de tiempo siempre visible para obtener un mejor panorama
de todo el proyecto, entre otras mejoras.
De manera predeterminada la primera pantalla que se muestra al abrir el programa es el Diagrama de

Gantt, el cual está conformado por una tabla en la parte izquierda y un área de gráfico en la parte derecha.
Project posee hasta 27 vistas en el Menú, Tarea, ver, Diagrama de Gantt, más vistas, las cuales se pueden
acceder rápidamente a las principales o a las que han sido más utilizadas recientemente listadas en la flecha
desplegable del icono.
Cada vista centra su atención en los detalles de las tareas, recursos o asignaciones. En la mayoría de las
vistas estos detalles están organizados en tablas. Una tabla es una cuadrícula de datos organizada en filas
y columnas. Cada fila contiene información sobre una única tarea o recurso. Cada columna describe un
único valor de dicha tarea o recurso.
CREACION DE UN ARCHIVO DE PROYECTO
Al abrir el programa, Project visualiza de manera predeterminada el Diagrama de Gantt, que es la tabla que
se utiliza para introducir las tareas.
Luego abrimos la ventana de información del proyecto en el Menú, Proyecto, Información del proyecto,
que es donde definimos la fecha de inicio o la fecha de finalización del proyecto. Aunque se conozcan ambas
fechas, sólo se debe especificar una de las dos, ya que después de haber introducido una de ellas y la
duración de las tareas, Project calculará de forma automática la otra fecha.
La mayoría de proyectos deberían ser programados a partir de una fecha de comienzo, incluso aunque
conozca la fecha en que deba finalizar el proyecto. La programación a partir de una fecha de comienzo hace
que todas las tareas se inicien lo antes posible, y ofrece una mayor flexibilidad a la hora de la planificación.
Hacer clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana de diálogo información del proyecto.
Ahora debemos introducir las propiedades del proyecto en el Menú, Archivo, Información, Información
del proyecto, Propiedades avanzadas. Seleccionamos la ficha Resumen y completamos la información de
las propiedades del proyecto:
Para guardar el archivo, hacer clic en el ícono de Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido y
se abrirá una ventana de diálogo Guardar como, donde se debe especificar el nombre del archivo y la
ubicación del mismo.
CREACION Y ORGANIZACIÓN DE TAREAS
Para introducir las tareas que conforman el proyecto, se utiliza la Tabla de Entrada del Diagrama de Gantt,
que es la que por defecto aparece al iniciar el programa. Esta tabla es parecida a una tabla de base de datos:
cada fila describe una única tarea y las etiquetas de campo se muestran como encabezados de columna, la
intersección de estas se le llama celda o campo:
Para introducir la primera tarea, debemos posicionarnos en la primera celda ubicada debajo del campo
Nombre de tarea, se escribe la tarea y se presiona la tecla Enter.
Por cada tarea que agregamos ocurren tres aspectos importantes:
 Se refleja un número de identificación único para cada tarea, que no

representa necesariamente el orden en que transcurren las tareas.
 Project asigna una duración de un día a todas las nuevas tareas. El signo de
interrogación estima que se trata de una estimación de la duración.
 En el área de gráfico aparece una barra de tarea con una longitud de un día.
La siguiente figura muestra como se ve la tabla de entrada al introducir las tareas
del proyecto:
DURACION DE TAREAS
La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se emplea para completar la tarea.
La duración de una tarea no está necesariamente relacionada con el tiempo transcurrido ya que el
programa distingue entre el periodo laborable y no laborable.
Ejemplo: Si un calendario está definido de las 8 am a las 5 pm de lunes a viernes, considerando como
periodo no laborable las noches ni los fines de semana, y una tarea emplea un tiempo estimado de trabajo
de 16 horas, podría especificar una duración de 2 días (2d) calculando que serían 2 días laborables de 8
horas de trabajo.
Si la tarea comienza a las 8 am de un viernes, se consideraría completada hasta las 5 pm del lunes siguiente.
La duración de una tarea en Project oscila entre minutos y meses, dependiendo del alcance del proyecto.
No siempre los administradores de proyecto conocen la duración de las tareas, a veces es necesario buscar
información histórica de proyectos anteriores, consultarles a las personas que realizarán las tareas y el juicio
de expertos en proyectos similares.
La estimación de la duración de las tareas es una decisión de riesgo en cualquier proyecto y supone un
esfuerzo.
Las abreviaciones que se utilizan para definir la duración de una tarea son las siguientes:
ABREVIATURA SE MUESTRA SIGNIFICADO

m mins minutos
h horas horas
d días días
s sem semanas
ms mss meses
mt minst minuto transcurrido
ht horast hora transcurrida
dt díast día transcurrido
st semst semana transcurrida
mst mest mes transcurrido
Se pueden utilizar diferentes abreviaciones para introducir la misma duración en días y semanas, por
ejemplo:
Una vez especificadas las duraciones de cada tarea, se debe definir las duraciones de los días, semanas y
meses para el proyecto en Menú, Archivo, Opciones, Programación, Opciones de calendario para este
proyecto.
VINCULOS DE LAS TAREAS
Las tareas de los proyectos deben ser realizados en un determinado orden. Este orden define la secuencia
que una tarea tiene con la otra. En Project la primera tarea se denomina Predecesora ya que precede a las
tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina Sucesora ya que sucede a las tareas de las que
ésta es dependiente.
Existen cuatro tipos de relaciones de tareas:
1. Fin a comienzo (FC): La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la
tarea sucesora.
2. Comienzo a comienzo (CC): La fecha de comienzo de la predecesora determina la fecha de
comienzo de la sucesora.
3. Fin a Fin (FF): La fecha de fin de la predecesora determina la fecha de fin de la sucesora.
4. Comienzo a fin (CF): La fecha de comienzo de la predecesora determina la fecha de fin de la
sucesora.
Existen varias maneras para visualizar tareas, como cuando se seleccionan dos tareas y presionamos el
icono de vincular tareas, esta crea una relación Fin a Comienzo.
En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red son los lugares más comunes en donde se visualizan las
relaciones de tarea, éstas aparecen como línea de vínculo entre las tareas:
Otro lugar común donde es posible encontrar los vínculos de las tareas es en la Tabla de Entrada del
Diagrama de Gantt, ya que los números identificadores de las tareas predecesoras aparecen en los
campos Predecesoras de las tareas Sucesoras.
En este punto es probable que se esté necesitando conocer alguna información del proyecto, como la
duración hasta este momento. Para acceder a esta información vamos a Menú, Proyecto, Información
del proyecto, Estadísticas:
La ventana de Estadísticas del proyecto, permite ver información resumida del tiempo de duración, el
trabajo asignado y los costos incurridos en el proyecto hasta este momento, así como el porcentaje
completado en el caso de que el proyecto se encuentre en la etapa de seguimiento.
Muchas veces ocurre que aumentamos el tamaño de la escala temporal para obtener una mejor
visualización de la barra de Gantt de cada una de las tareas, por lo que podemos ajustar la pantalla al
proyecto completo con la ventana de zoom en el Menú, Vista, Zoom, Proyecto completo.
Con esta opción el área del gráfico de la

Tabla de Entada se ajusta al tamaño que
tengan las barras de Gantt de cada
tarea.
ELIMINAR TAREAS
Si una o varias de las tareas introducidas no son necesarias,

se pueden eliminar haciendo clic en el botón derecho del
mouse para abrir el menú contextual y seleccionamos la
opción Eliminar tarea. Esta acción elimina por completo
todos los datos que componen el registro de la tarea
eliminada, desactivando los vínculos que posea con sus
tareas predecesoras y sucesoras.
También podemos posicionarnos sobre el número de

identificación de la tarea, para luego presionar la tecla
Suprimir, eliminando todo el registro. Si presionamos la
tecla Suprimir sobre el nombre de la tarea, ésta acción
elimina únicamente el texto, pero mantiene los datos que
componen el registro. Este paso podría utilizarse si lo que
queremos es sólo cambiar el nombre de la tarea.
Para editar el nombre de la tarea, debemos posicionarnos sobre ella y presionar la tecla F2, esto nos
permitirá acceder al contenido de la celda y hacer los cambios necesarios, al terminar nos salimos
presionando Enter.
ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS
Si posee un conjunto complejo de tareas, existe la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas
relacionadas, las cuales están representadas como tareas resumen.
En las tareas resumen no se puede editar directamente su duración, ni la fecha de comienzo, ni otros
valores calculados, ya que estos datos dependen de las subtareas que la conforman, pero son de gran
utilidad para obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto.
Puede utilizar una de las tareas existentes como tareas de resumen o insertar una nueva por encima de
las que desea que se conviertan en subtareas, posteriormente seleccionar todas aquellas tareas que serán
parte de la tarea resumen y hacer clic en el icono Aplica sangría a la tarea delMenú,Tarea, Programación.
En el Gráfico de Gantt se muestra una barra de color negro con un largo que representa su duración, la
cual se calcula basándose en la fecha de comienzo más anterior y la fecha de fin más posterior de sus
subtareas.
El nombre de la tarea de la tarea resumen se visualiza con negrita,

mostrando en la parte izquierda un icono de nivel de esquema con
el signo menos para contraer toda las sub tareas aglutinadas y éste a
su vez se puede expandir cuando se muestre con el signo de suma.
El número de niveles de esquema que se pueden establecer es

prácticamente ilimitado.
CONFIGURACION DE LOS RECURSOS
Los recursos son las personas, el equipamiento y los materiales necesarios para completar las tareas del
proyecto.
Project centra su atención en dos aspectos de los recursos: en la disponibilidad que posee, la cual
determina el momento específico en que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea, tomando en
cuenta la cantidad de trabajo que éste puede realizar. El segundo aspecto es su costo, ya que es necesario
conocer lo que se va a pagar por utilizar cada recurso.
Están disponibles tres tipos de recursos:

1. Trabajo
2. Material
3. Costo
Los recursos de trabajo son las personas a emplear y el equipamiento a utilizar. Estos pueden ser
personas individuales identificadas por sus nombres, por las funciones a realizar o por el título obtenido.
También pueden ser un grupo de personas con un objetivo común, tales como carpinteros, electricistas,
etc. El equipamiento puede ser un tractor o una mezcladora aunque no es necesariamente transportable,
ya que pueden ser también un lugar o una pieza de maquinaria.
Los recursos materiales son artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto,
por ejemplo; en un proyecto de construcción podrían considerarse como recursos materiales los clavos,
tablas y hormigón.
Los recursos de costo son los costos independientes que desee asociar con una tarea, como el costo de un
vuelo en avión.
La vista en que se registran los recursos se llama Hoja de Recursos,

la cual la encontramos en el grupo Ver del Menú, Tarea y
desplegando el listado de las vistas disponibles en el icono del
Diagrama de Gantt:
Los campos disponibles en las Hoja de Recursos son: Indicadores, Nombre del recurso, Tipo, Etiqueta de
material, Iniciales, Grupos, Capacidad Máxima, Tasa estándar, Tasas horas extra, Costo/Uso, Acumular,
Calendario base y Código.
Dependiendo de lo que se requiera analizar en esta vista, es posible agregar más campos al igual que se
realiza en la Tabla de entrada del Diagrama de Gantt.
Al introducir un recurso podemos desplazarnos hacia la derecha presionando la tecla Tab para completar
los datos de ese registro.
Al introducir un Recurso de Trabajo, omitimos el campo Etiqueta de material, utilizada sólo para ese tipo
de Recursos.
En el campo Capacidad Máxima se expresa la capacidad máxima necesaria de un recurso para la ejecución
de alguna tarea. Al especificar 100% estamos diciendo que el recurso se encuentra disponible el 100% del
tiempo para trabajar en las tareas que ha sido asignado. El programa advierte si se asigna más tareas de
las que puede llevar a cabo un recurso. A esta situación se le conoce como sobreasignación.
En caso de no requerir la capacidad máxima en porcentaje, el programa proporciona la opción de mostrar

este campo en números enteros o en decimales (0.5, 1, 2, 3), para configurar este formato debe ir a
Menú, Archivo, Opciones, Programación, Programación, Mostrar las unidades de asignación como,
Valores decimales.
En muchos proyectos surge la necesidad de disponer de recursos que representan a varias personas, que
aunque no las conocemos podemos utilizar un término que los identifique, asignándole en la capacidad
máxima el porcentaje que lo conforman (200%, 300%, 600%, etc.).
Los recursos de equipamiento se configuran de la misma manera que los recursos humanos, con la
diferencia en el modo en que se pueden programar; por ejemplo: los equipos podrían programarse para
que funcionen toda la jornada de trabajo y tienden a ser más especializados, mientras que las personas
laboran un máximo de 12 horas y son más flexibles con las tareas que realizan.
Los recursos materiales se configuran para conocer la tasa de consumo y el costo asociado a las tareas
después de haber sido asignados. El seguimiento de este tipo de recursos no es un sistema completo de
inventarios, pero puede mantenernos informado de cantidades utilizadas de cada material y los costos
desembolsados de estos en cada tarea.
En un proyecto de construcción son recursos materiales los clavos, tablas y el hierro, así
como el cemento, la arena y el piedrín mezclados para conformar el mortero. En el campo
Tipo de la Hoja de Recursos, desplegamos para seleccionar el recurso material y se activará
la celda de la Etiqueta de material donde podemos especificar la unidad de medida a
utilizar para dar seguimiento a cada uno de estos recursos.
Al crear un recurso material, el campo Capacidad máxima se desactiva, ya que a diferencia de los recursos
de trabajo que deben especificar el nivel de disponibilidad para la ejecución de alguna tarea, los recursos
materiales cuentan con cantidades suficientes para completar la tarea al momento de su asignación y
serán agotados durante el progreso del proyecto.
COSTOS DE LOS RECURSOS
Los cuatro campos de que se utilizan para especificar los costos de los recursos en un proyecto son: Tasa
estándar, Tasa horas extra, Costo/Uso y Acumular. En Tasa estándar se introducen costos para todos los
tipos de recursos, con la diferencia que para los recursos de trabajo se puede definir por distintos
períodos de tiempo (mensual, semanal, diario, horas y minutos), mientras que para los recursos
materiales debe interpretarse como una cuota estándar para el cálculo de las cantidades que se asignen.
No todos los recursos son pagados con una Tasa

estándar ya que algunos requieren un pago por
trabajo realizado en lugar de calcular el importe
de un número de horas durante un determinado
periodo de tiempo.
Sin embargo hay recursos que además de la tasa
estándar, requieren el pago de un importe cada vez que son utilizados, este costo puede ser el pago de un
impuesto especifico, asesorías, la utilización de una pieza de una maquinaria o el operador de un equipo
especializado.
Para registrar este tipo de costo se utiliza el campo Costo/Uso y en el campo Acumular se
especifica la forma en que necesitamos que el programa registre el importe, que puede ser
tan pronto como la tarea comience, a medida que transcurra el tiempo o al finalizar la tarea.
En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos, por lo que
se hace necesario que el administrador del proyecto conozca los costos asociados a cada material y a cada
recurso de trabajo a utilizar. En un proyecto de construcción la mayoría de los profesionales de este
campo adquieren conocimientos de costos y recursos humanos en las prácticas realizadas durante su
periodo estudiantil, pero es la aplicación profesional y una actualización constante de la información lo
que les permitirá obtener la experiencia necesaria para un manejo preciso de los detalles de costos y su
aplicación. En cambio existen proyectos donde es necesario conocer información de procesos o
procedimientos que por lo general no siempre están disponibles o son de tipo confidencial, lo cual
limitará la capacidad de realizar un seguimiento de los costos y dependerá en gran medida del
administrador en obtener este tipo de información. Por ejemplo: una nueva línea de ensamble, el
lanzamiento de un nuevo producto, el mantenimiento de un equipo, etc.
El seguimiento y control de la información financiera permite conocer el costo total esperado del
proyecto, el costo específico de los distintos recursos o tareas durante el transcurso del proyecto y
ayudará en la toma de decisiones de mantener o cambiar algunos recursos muy costosos o eliminar o
reducir el ámbito de algunas tareas.
ASIGNACION DE RECURSOS
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. Desde
la perspectiva de las tareas podría denominarse asignación de tareas y desde el punto de vista de los
recursos se podría denominar asignación de recursos (Tarea + Recurso = Asignación).
La asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la
tarea y si el recurso contiene información de costo, Project calculará el costo del recurso y de la tarea
automáticamente.
Para realizar las asignaciones nos ubicamos en el Diagrama de Gantt seleccionando la tarea a la que
deseamos asignar el recurso, luego hacemos doble clic para seleccionar el icono de Asignar recursos,
ubicado en Menú,
Recurso, grupo
Asignaciones:
La ventana de Asignar
recursos se
superpone sobre el
Diagrama de Gantt
para permitirnos la
libre movilidad de la
misma en la pantalla y así ubicarla de tal manera que no obstruya la visión de las tareas y barras de Gantt
asignadas.
Podemos recorrer la lista de los recursos existentes con las flechas direccionales o por medio de la barra
de desplazamiento vertical para seleccionar el recurso o los recursos requeridos para trabajar en la tarea.
Una vez encontrado el recurso, hacemos clic en el botón Asignar, apareciendo una marca de
comprobación junto al nombre del recurso asignado y en el Diagrama de Gantt los nombres de los
recursos asignados aparecerán junto a las barras del Gantt.
Podemos observar en la columna Unidades que se refleja la capacidad máxima del recurso y en la
columna Costo el monto del pago que implica el trabajo de este recurso en el tiempo que dure la tarea. El
programa asigna el 100% de unidades del recurso a la tarea, a menos que se especifique lo contario, pero
si el recurso dispone de menos del 100% de la capacidad máxima, Project asignará el valor de la capacidad
máxima que posea el recurso.
Debemos ser cuidadosos al momento de modificar la capacidad máxima de un recurso, ya que resulta
fácil sobrepasar dicha capacidad. Esto sucede con solo asignar un recurso a una tarea con más unidades
de las que el recurso dispone o asignar el recurso a varias tareas haciendo que coincidan en el tiempo y
con una combinación de unidades que supere la capacidad del recurso.
LA FORMULA DE LA PROGRAMACION
Después de crear una tarea y antes de asignar un recurso a esta tarea, ésta posee una duración, pero no
un trabajo asociado a ella. El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso empleará para
completar la tarea.
Si existe una persona trabajando a tiempo completo, la capacidad de tiempo expresada como trabajo será
la misma que la cantidad de tiempo expresada como duración. La cantidad de trabajo solo será diferente
a la de duración si asigna más de un recurso a una tarea o si asigna un único recurso que no trabaje
tiempo completo en la tarea.
Para calcular el trabajo Project utiliza la siguiente fórmula: Trabajo = Duración x Unidades
Donde la duración se refiere al tiempo requerido para completar la tarea y las unidades a la capacidad de
trabajo que posee el recurso.
Si un recurso es asignado al 100% de su capacidad máxima, a una tarea con una semana de duración, se
obtendría un resultado de 40 horas de trabajo para el recurso. Sustituyendo la fórmula ésta se expresaría:
40 ht = 40h (1 semana) x 100%. Las 40 horas de duración de la semana se obtienen al multiplicar las 8
horas de trabajo diario, correspondiente a una jornada normal de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con una hora para
almorzar a las 12:00 m, multiplicado por 5 días de lunes a viernes, sin tomar en cuenta los sábados.
Para verificar que el horario de la jornada laboral corresponda con su programación, debemos dirigirnos a
las opciones relacionadas con el calendario del proyecto en Menú, Archivo, Opciones, Programación y
luego hacer los cambios necesarios en Opciones de calendario para este proyecto.
Podemos comparar el resultado

de las horas de trabajo
obtenidas con esta asignación,
visualizando el Formulario de
Tareas ubicado en Menú, Vista,
grupo Vista en dos paneles,
Detalles:
Podrá observar la pantalla

dividida en dos paneles, con el
Diagrama de Gantt en la parte
superior y el Formulario de Tareas en la mitad inferior. Esta vista proporciona un mejor panorama de las
acciones realizadas de asignación al ver la tarea seleccionada en la Tabla de entrada del Diagrama de
Gantt, el recurso asignado en la barra de Gantt en la parte gráfica y las tres variables de la fórmula de la
programación: unidades, trabajo y duración.
El Formulario de tareas contiene en el encabezado información importante de la tarea seleccionada; el

nombre de la tarea, su duración, las fechas de comienzo, finalización, el tipo de tarea, formas de
programar y el porcentaje completado al momento de realizar el seguimiento. También detalla los
nombres de los recursos asignados, sus unidades y las horas de trabajo que deberá hacer para completar
la tarea, así como el nombre de la tarea predecesora, el tipo de relación y si existen tiempos de adelantos
o retrasos entre estas tareas.
Si necesita que otros recursos trabajen en la misma tarea, puede asignarlos en cualquier momento que lo
requiera, esto hará que se aumente el trabajo de la tarea sin afectar la duración de la misma.
Analizando la fórmula Trabajo = Duración x unidades en la tarea de una semana de duración con un
recurso al 100% de capacidad máxima, obteníamos 40ht=40hx100%. Si a esta tarea le hacemos una
segunda asignación de otro recurso al 100%, el resultado de la formula será 80ht=40h x 200%, afectando
únicamente el lado del trabajo total de la fórmula al agregar más unidades de recursos.
Podrá observar que las 80 horas de trabajo total en la tarea se reparten entre los recursos asignados. Un
ejemplo de este tipo de asignación ocurre cuando en un proyecto de construcción se asigna a un albañil
para pegar azulejos durante una semana y a esta tarea se le agrega un segundo recurso de supervisión, el
cual hace sus 40 horas de trabajo de supervisión, pero no ayudará al albañil a pegar los azulejos,
manteniendo la tarea su tiempo de duración constante.
En cambio si la segunda asignación que necesitamos hacer a la tarea de pegar azulejos es otro albañil que
ayude al primero a agilizar el trabajo, entonces esta segunda asignación reduciría el tiempo de la tarea a
la mitad, manteniendo el trabajo constante, repartidos entre ambos recursos. La fórmula de la
programación resultaría de la siguiente manera: 40ht = 20 h x 200%.
Las 20 horas de duración de la tarea se representan como 0.5 sem. en el Formulario de tareas y son
equivalentes a dos días de 8 horas cada uno más medio día adicional (8+8+4=20).
Para indicarle al Project el momento en que necesitamos añadir más recursos a una tarea y con el
propósito de apoyar las labores del primer recurso asignado, basta con activar la casilla de verificación de
la Programación condicionada por el esfuerzo, ubicado en el Formulario de tareas o en la
Ficha Avanzado de la ventana Información de la tarea:
La Programación condicionada por el esfuerzo, es un método de programación que hace que el trabajo de
una tarea permanezca constante independientemente del número de recursos que sean asignados. Este
método se aplica únicamente cuando se añaden o se eliminan recursos a las tareas.
Cuando se asignan inicialmente uno o varios recursos a una tarea y luego asigna recursos adicionales a
esa misma tarea, la cantidad de trabajo no cambiará, pero automáticamente la duración de la tarea se
verá reducida. Si por el contrario asigna inicialmente más de un recurso a una tarea y después elimina uno
de estos recursos con la Programación condicionada por el esfuerzo activa, la cantidad de trabajo de la
tarea permanecerá constante pero aumentara la duración o el tiempo que emplearan los restantes
recursos en completar esta tarea.
Veamos algunos ejemplos de asignaciones utilizando la Programación Condicionada por el Esfuerzo en

una tarea que posee un recurso asignado al 100% de su capacidad, un día de duración (8 horas) y
agregándole recursos con diferentes unidades de capacidad máxima:
1. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos un recurso al 50%. Resulta: 8ht = 5.36h x 150%
2. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos un recurso al 75%. Resulta: 8ht = 4.56h x 175%
3. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos un recurso al 100%. Resulta: 8ht = 4h x 200%
4. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos dos recursos al 100%y50%. Resulta: 8ht = 3.2h x 250%
5. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos dos recursos al 100% y 75%. Resulta: 8ht = 2.88h x 275%
6. Se tiene: 8ht = 8h x 100% y asignamos dos recursos al 100%. Resulta: 8ht = 2.64h x 300%
Se puede observar cómo el trabajo permanece constante y los nuevos recursos que se agregan
repercuten en la duración de la tarea. Entre más recursos están trabajando en la tarea se reduce aún más
el tiempo de duración de la misma y se reparte el trabajo a realizar en base a la capacidad máxima
individual de cada recurso.
Esta distribución del trabajo entre los recursos asignados, produce números matemáticamente perfectos,
producto de multiplicar la duración de la tarea por la capacidad máxima de cada recurso, pero es poco
probable que el recurso trabaje esa cantidad exacta de horas ya que son cálculos demasiados precisos
para llevarlos a la práctica, lo más importante es determinar cómo se obtienen estos datos.
Es probable que tengamos que eliminar la asignación realizada de uno o varios recursos a las tareas, ya
sea porque el recurso no se encuentra disponible o porque no considera necesaria la intervención del
recurso para completar la tarea. Esta acción puede completarse en cualquier momento de la
planificación, solo debe considerarse activar o no la Programación condicionada por el esfuerzo al
momento de eliminar el recurso.
Por defecto el Project mantiene inhabilitada esta condición por lo que disminuirá el trabajo total de la
tarea sin cambiar la duración. En caso que se la dejemos activa, se incrementará la duración de la tarea
redistribuyéndose el trabajo entre los demás recursos.
Ejemplos de eliminar la asignación de recursos en una tarea con la Programación condicionada por el
esfuerzo desactivada:
1. Se tiene: 8ht= 5.36h x 150% y eliminar un recurso de 50%. Resulta: 5.33ht = 5.36h x 100%
2. Se tiene: 8ht= 4.56h x 175% y eliminar un recurso de 75%. Resulta: 4.57ht = 4.56h x 100%
3. Se tiene: 8ht= 4h x 200% y eliminar un recurso con de 100%. Resulta: 4ht = 4h x 100%
4. Se tiene: 8ht= 3.2h x250% y eliminar dos recursos de 100 y 50%. Resulta: 3.2ht =3.2hx100%
5. Se tiene: 8ht= 2.88h x 275% y eliminar dos recursos al 100 y 75%. Resulta: 2.92ht =2.88hx100%
6. Se tiene: 8ht= 2.64h x 300% y eliminar dos recursos al 100%. Resulta: 2.67ht = 2.64h x 100%
Ahora comparemos el resultado de eliminar los mismos recursos a estas tareas manteniendo activada la
Programación condicionada por el esfuerzo:
1. Se tiene: 8ht= 5.36h x 150% y eliminar un recurso de 50%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
2. Se tiene: 8ht= 4.56h x 175% y eliminar un recurso de 75%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
3. Se tiene: 8ht= 4h x 200% y eliminar un recurso con de 100%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
4. Se tiene: 8ht= 3.2h x 250% y eliminar dos recursos de 100 y 50%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
5. Se tiene: 8ht= 2.88h x 275% y eliminar dos recursos al 100 y 75%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
6. Se tiene: 8ht= 2.64h x 300% y eliminar dos recursos al 100%. Resulta: 8ht = 8h x 100%
Para eliminar recursos asignados se puede hacer desde la ventana Asignar recursos y desde el Formulario
de Tareas. Desde la ventana de Asignar recursos, vamos a Menú, Recurso, Asignaciones, Asignar
recursos, seleccionamos previamente la tarea a la que queremos eliminar el recurso en el Diagrama de
Gantt y luego en la ventana de Asignar recursos seleccionamos el recurso a eliminar y presionamos
Quitar.
Desde el Formulario de Tareas, nos aseguramos de seleccionar la tarea a la que queremos eliminar el
recurso, luego seleccionamos el recurso, presionamos la tecla Suprimir y hacemos clic en el botón
Aceptar.
ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES
Hay dos maneras de tratar el costo al asignar un recurso material; una es asignando una cantidad de
unidades fijas del recurso a la tarea y la otra es asignando una tasa variable.
En la primera opción Project multiplica el costo por unidad del recurso por el número de unidades
consumidas para determinar el costo total. Esta se aplica desde la ventana de asignación de recursos,
donde debemos seleccionar la tarea en la que deseamos aplicar el recurso material, luego se localiza el
recurso material a asignar y en la columna unidades se especifica la cantidad a consumir y luego hacemos
clic en el botón Asignar.
En la segunda opción Project ajusta la cantidad y el costo del recurso de acuerdo a la duración de la tarea,
se aplica desde el Formulario de recursos, seleccionando la Tabla Costo y luego hacemos los ajustes
necesarios en la columna unidades.
La asignación de recursos materiales no afecta la duración de las tareas.

CALENDARIOS
Los calendarios definen el tiempo de trabajo para el proyecto completo, para las tareas y los recursos
individuales.
Existen dos tipos de calendarios: Calendarios base y Calendarios de recursos. Los Calendarios base se
utilizan como calendario del proyecto, el cual define el periodo laborable y no laborable para las tareas
que no han sido asignados recursos y para las tareas de duración fija. También funcionan como calendario
para una determinada tarea, definiendo el periodo laborable y no laborable para una determinada tarea
independientemente del calendario del proyecto.
Los tres calendarios base son:

 Estándar: abarca el día de trabajo tradicional
 24 horas: trabajo continuo sin periodo no laborable
 Turno de noche: desde las 11:00 pm hasta las 8:00 am.
Para especificar el calendario del proyecto vamos a Menú, Proyecto, Propiedades, Información del
proyecto. El calendario base Estándar es el que por defecto Project utiliza como calendario del proyecto.
Estos tres calendarios base cubren la mayor

parte de las necesidades de planificación, pero si
ninguno se ajusta a sus necesidades de proyecto,
puede crear un nuevo calendario base.
Para especificar los periodos laborables y no

laborables del calendario del proyecto ir a Menú,
Proyecto, Propiedades, Cambiar tiempo de
trabajo, donde accedemos a la ventana Cambiar
calendario laboral:
En esta caja de diálogo, se observa en la sección

Para Calendario que está seleccionado el
calendario base Estándar como Calendario del
proyecto, con una opción de lista desplegable
para seleccionar el calendario que necesite
modificar. La sección de Leyenda marca en la vista
previa del mes seleccionado el período laborable
y no laborable, así como las excepciones que
especifiquemos más adelante para este proyecto.
Al seleccionar un día laborable, se aprecia las
horas específicas de entrada, almuerzo y salida de
la jornada laboral para los recursos y las tareas de
este proyecto, la cual podemos modificar desde la
ficha Semanas laborales, seleccionando el botón
Detalles…
La ventana Detalles de se utiliza para establecer el

periodo laborable para la semana de trabajo; primero estableciendo los días laborables y posteriormente
especificando el horario de entrada, hora de almuerzo y horario de salida.
Los días a seleccionar corresponden a la semana

laboral que puede ser de lunes a viernes o de
lunes a sábado en dependencia del tipo de
proyecto. Se recomienda seleccionarlos todos
de una vez para especificar en los cuadros
Desde y Hasta las horas de entrada y salida,
tomando en cuenta los recesos para almorzar y
de descanso. Una vez indicado los días a
trabajar y los periodos de la jornada, hacemos
clic en la tercera opción “Establecer día(s) en
estos períodos laborables específicos:”.
También tiene la posibilidad de seleccionar la
primera opción si es útil para el proyecto utilizar los periodos predeterminados que por defecto presenta
el Project o la segunda opción en caso que necesite establecer algún día como periodo no laborable. Al
finalizar de hacer los ajustes necesarios aplicamos los cambios presionando el botón Aceptar.
Al volver a la ventana de Cambiar calendario laboral, podemos especificar los días o períodos de
vacaciones del proyecto como periodos no laborables desde la ficha Excepciones. Al seleccionarla
visualizamos tres campos: Nombre, Comienzo y Fin, en ellos escribimos el nombre del día o periodos de
días que no se trabajará, la fecha de comienzo y la fecha de finalización. Si es un único día, estas fechas
serán las mismas.
Al agregar cada registro de

Excepción, se activa el botón
Detalles…, donde el programa nos
permite establecer los periodos
laborables de las excepciones, el
patrón de repetición y los
intervalos en que se repetirá dicho
día. Una vez realizados todos los
cambios o ajustes al Calendario del
proyecto y antes de presionar el botón Aceptar, tenemos disponible en esta ventana el botón Opciones…
el cual nos permitirá irnos rápidamente a las Opciones de calendario para este proyecto que se
encuentra en el Menú, Archivo, Opciones, Programación para comparar los ajustes realizados con esta
otra ventana.
CALENDARIO DE TAREAS
En Project cada vez que se crea un recurso, éste crea automáticamente un calendario para dicho recurso,
pero en el caso de las tareas, el programa no crea un calendario de tarea por cada tarea de manera
automática. Si necesita que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo del calendario del
proyecto debemos crear un calendario de tareas para esas tareas.
Sólo necesitará un calendario de tareas cuando desee que ésta tenga diferentes periodos laborables y no
laborables de los establecidos en el calendario del proyecto. Cuando necesite un calendario de tareas
personalizado, deberá asignar uno de los calendarios base ofrecidos por Project a la tarea. Para crear un
calendario de tarea debemos ir a la ventana Cambiar calendario laboral que se encuentra en Menú,
Proyecto, Cambiar tiempo de trabajo, posteriormente deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Presionar el botón Crear calendario…
2. En la ventana que aparece Crear nuevo calendario base escribir el nombre del nuevo calendario
de tarea.
3. Asegúrese de que se encuentra seleccionado la opción Hacer una copia del calendario y en el
cuadro de lista situado a la derecha aparece Estándar, y después presione Aceptar.
4. Seleccionamos la ficha Semanas laborales
5. Accedemos a la ventana Detalles para seleccionar el periodo de trabajo de estas tareas
6. Seleccionamos los días de trabajo en la semana laboral
7. Seleccionamos la tercera opción Establecer días en estos periodos laborables específicos
8. Escribimos en las casillas Desde las 5:00 p.m. Hasta las 9:00 p.m.
9. Aceptar
Para aplicar este calendario de tareas, debemos utilizar la ficha Avanzado en el cuadro de diálogo
Información de la tarea, para eso seleccionamos las tareas a las que deseamos aplicar el nuevo
calendario y le damos doble clic para abrir esta ventana o vamos al Menú, Tarea, Propiedades,
Información.
En la ficha Avanzado hacemos clic en la lista

desplegable de Calendario donde
encontraremos todos los calendarios
disponibles para este proyecto.
Seleccionamos el nuevo calendario de tarea
y marcamos la casilla de verificación La
programación omite los calendarios de
recursos, esto hará que Project programe
los recursos para trabajar en las tareas de
acuerdo con el calendario de tareas y no
con sus propios calendarios de recursos.
Finalmente presionamos Aceptar para
cerrar la ventana.
El programa aplicará el nuevo calendario a las tareas seleccionadas en la cuales aparecerá un icono de
calendario en la columna de Indicadores, recordándole que se ha aplicado un calendario de tareas a estas
tareas.
RELACIONES DE TAREAS
Al vincular dos tareas, Project crea por defecto una relación Fin a Comienzo (FC). Aunque este tipo de
vínculo resulta apropiado para la mayoría de las tareas, para otras es probable que desee cambiarlo a una
relación Comienzo a Comienzo (CC) o Fin a Fin (FF).
Las relaciones de tareas deberán reflejar la secuencia en la que se realizará el trabajo. Una vez
establecidas las relaciones correctas, podemos especificar los tiempos de adelanto o de retrasos entre las
fechas de fin o comienzo de las tareas predecesoras y sucesoras.
El tiempo de adelanto o superposición hace que la tarea sucesora comience antes de que concluya su
tarea predecesora, en cambio el tiempo de retraso o posposición hace que la tarea sucesora comience
algún tiempo después de que la tarea predecesora haya concluido.
Puede aplicarse un tiempo de adelanto y de retraso a cualquier tipo de relación de tarea y se establece en
la ventana Información de la tarea o en la columna Predecesoras de la Tabla de entrada. El tiempo de
posposición puede ser introducido como unidades de tiempo o como un porcentaje de la duración de la
tarea predecesora. El tiempo de posposición esta expresado en unidades positivas y el tiempo de
adelanto en unidades negativas.
La asignación de tareas Comienzo a Comienzo o la introducción de tiempos de adelanto, suponen

métodos excelentes para reducir la duración total del proyecto.
TIPOS DE TAREAS
Existen tres tipos de tareas:

1. Unidades fijas
2. Duración fija
3. Trabajo fijo
Estos tres componentes son los mismos que se utilizan en la fórmula de la programación para calcular el
valor del trabajo en una tarea: Trabajo = Duración x Unidades. Cada valor de la fórmula corresponde a un
tipo de tarea y este determina el valor que permanece fijo en la fórmula si los otros dos valores cambian.
De manera predeterminada Project utiliza el tipo Unidades fijas para todas las tareas que se van creando,
esto significa que si cambian uno de los valores el programa calcula el otro valor sin afectar el valor de las
unidades. Es decir, cuando cambia la duración, Project vuelve a calcular el trabajo y si cambia el trabajo de
una tarea Project vuelve a calcular la duración de la tarea.
Para una tarea de duración fija, podemos cambiar el valor del trabajo o las unidades de la tarea y Project
volverá a calcular el otro valor. Para una tarea de trabajo fijo podrá cambiar el valor de la duración y las
unidades de las tareas y Project volverá a cambiar el otro valor. Para este tipo de tarea no es posible
desactivar la programación condicionada por el esfuerzo.
Podemos esquematizar los tipos de tareas de la siguiente manera:
Tipo / Fórmula Trabajo = Duración X Unidades
Unidades Fijas Trabajo = Duración X Unidades
Duración Fija Trabajo = Duración X Unidades
Trabajo Fijo Trabajo = Duración X Unidades
Para los diferentes tipos de tareas, puede visualizarse la parte de la fórmula que se mantiene fijo con el
mismo color rojo, en cambio los cuadros en color azul son las partes de la fórmula que se verán afectados
al aumentar o disminuir si hacemos modificaciones en uno de ellos.
En cualquier momento puede cambiar el tipo de tarea ya sea desde el Formulario de tareas o en el ficha
Avanzado dela ventana Información de la tarea. Cuando se establece un tipo de tarea como fijo no
significa que el valor de la duración, unidades o trabajo no sean cambiables ya que podemos cambiar
cualquier valor en cualquier tipo de tarea.
Supongamos que tenemos una tarea que posee un día de duración (08h) y tiene asignado dos recursos a
tiempo completo (100% cada uno). Analicemos los resultados al hacer cambios en la duración y el trabajo
en los diferentes tipos de tareas, tomando en cuenta la fórmula de la programación: T = D x U:
1. Unidades fijas: 16ht = 08h x 200% y cambiamos duración a 2d, resulta: 32ht = 16h x 200%
2. Duración fija: 16ht = 08h x 200% y cambiamos unidades 50%, resulta: 08ht = 08h x 100% (50+50)
3. Trabajo fijo: 16ht = 08h x 200% y cambiamos duración a 2d, resulta: 16ht = 16h x 100% (50+50)
En el primer caso aumentamos la duración de la tarea de un día a dos, manteniendo fijo las unidades y
afectando únicamente el trabajo de la tarea. En el segundo caso, cambiamos el tipo de tarea a duración
fija y redujimos las unidades de asignación a la mitad en cada recurso, afectando únicamente el otro lado
de la fórmula (trabajo). En el tercer caso, cambiamos el tipo de tarea a trabajo fijo y aumentamos
nuevamente la duración de la tarea de un día a dos, lo cual afectó las unidades reduciéndola al 50% en
cada recurso. El incremento de la duración de una tarea de trabajo fijo, reducirá el nivel de esfuerzo que
los recursos aplicarán a la tarea, es decir que los recursos harán el mismo esfuerzo durante un periodo de
tiempo más largo.
Los ajustes que hagamos a los tipos de tareas y a la programación condicionada por el esfuerzo (PCPEE)
afectan a los valores de trabajo, duración y unidades de la fórmula de la programación. Sin embargo la
PCPEE sólo afecta a la planificación cuando asigna o elimina recursos de las tareas, mientras que el
cambio de tipo de una tarea afecta a los recursos asignados actualmente a la tarea. No se conoce el tipo
de tarea apropiado que se debe aplicar a las diferentes tareas de un proyecto, ya que va a depender del
modo en que desee que Project programe dicha tarea.
INTERRUPCION DE TAREAS
En Project existen dos tipos de interrupciones de tareas: previstas e imprevistas. Una interrupción
prevista podría ser el caso de un recurso asignado durante una semana a una tarea, pero que un día o dos
de ese tiempo debe realizar otra actividad que no estuviese relacionado con la tarea. Un ejemplo de una
interrupción imprevista es aquella que después de haber comenzado una tarea, se debe interrumpir para
que el recurso atienda otra de mayor prioridad, una vez completada, el recurso podrá reanudar el trabajo
en la primera tarea.
En Project la interrupción de una tarea se conoce

como División de tarea y se utiliza un icono
ubicado en la ficha Programación del Menú, Tarea.
Al hacer clic sobre el icono, el puntero del ratón
adaptará una forma diferente apareciendo una
sugerencia de herramienta que ayuda a dividir la
tarea con más precisión, ya que indica la fecha en que
comenzará el segundo segmento de la tarea al
arrastrar el puntero del ratón desde su ubicación
actual en la barra de Gantt.
Conforme vaya deslizando el puntero del ratón en la barra de Gantt, la

sugerencia de herramienta irá mostrando la fecha de comienzo. Project
insertará una división de tareas entre los dos segmentos de la tarea
representada en el Diagrama de Gantt como una línea de puntos.
Una tarea puede ser dividida en tantos segmentos como desee. Para unir dos segmentos de una tarea
dividida, arrastre un segmento de la tarea hasta alcanzar el otro. Si lo que necesita es cambiar la duración
de la división arrastre un segmento de una parte de la división a la tarea hacia la izquierda o hacia la
derecha. Es importante conocer que el tiempo dividido representado como una línea de puntos no será
incluido en la duración de la tarea ya que no se está realizando ningún trabajo durante el tiempo de la
división, a menos que la tarea sea de tipo duración fija.
TAREAS REPETITIVAS
En la mayoría de los proyectos son comunes las tareas repetitivas, las cuales son aquellas que se repiten
con una determinada frecuencia, ya sea diaria, semanal, mensual o anual. Estas tareas deben tomarse en
cuenta en la etapa de planificación porque es probable que los recursos asignados a estas ocupen un
tiempo en que deberán abandonar sus otras asignaciones y estos datos deberían de contabilizarse.
Ejemplos de este tipo de tareas son reuniones del personal o inspecciones de calidad.
Al establecer una tarea repetitiva el programa crea una serie de tareas con
delimitaciones “No comenzar antes del” sin relaciones de tarea y con la
Programación condicionada por el esfuerzo inhabilitada. Para esto seleccionamos
la fila en la Tabla de entrada donde deseamos insertar la tarea repetitiva y
hacemos clic en la opción Tarea periódica… donde se reflejará la ventana
Información de tarea repetitiva.
El nombre de la tarea repetitiva se escribe en esta ventana de diálogo, donde debemos marcar la opción
deseada en el Patrón de repetición. Aquí podemos especificar la cantidad de veces que se repetirá en el
Patrón de repetición seleccionado y el día en que se realizará si fuese una tarea semanal, mensual o
anual. En el caso de seleccionar una repetición diaria, es necesario marcar la opción si se debe tomar en
cuenta todos los días o sólo los días laborables:
En la sección Intervalo de repetición, el programa coloca como fecha de comienzo de la tarea, la fecha de
inicio del proyecto y como fecha de
finalización el último día del proyecto.
En esta parte tenemos la opción de
marcar las veces en que deseamos se
repita a lo largo del proyecto.
La última sección Calendario para programar esta tarea, nos permite seleccionar un calendario de tareas
específico para la tarea repetitiva, donde debemos especificar si la programación omite o no los
calendarios de los recursos asignados a esta tarea.
Cerramos la ventana de diálogo haciendo clic en el botón Aceptar, permitiendo que Project inserte las
tareas repetitivas en el lugar especificado y anidadas dentro de una tarea resumen. Esta tarea resumen se
mostrará contraída y aparece un icono especial en la columna Indicadores
A diferencia de las demás tareas de resumen, la tarea repetitiva de resumen muestra sólo las ocurrencias
individuales de la tarea. Si hacemos clic en el signo más (+) ubicado en el nombre de la tarea repetitiva,
podemos expandir todas las tareas creadas, observando el mismo nombre de la tarea resumen en cada
una de ellas enumeradas de manera secuencial.
Para este tipo de tarea se recomienda siempre asignar los recursos con la ventana Asignar recursos. La
introducción de los nombres de los recursos en el campo Nombre del recurso en la tarea de resumen
repetitiva asignará solamente los recursos a la tarea de resumen, no a las ocurrencias individuales.
Al programar una tarea repetitiva para que finalice en una determinada fecha y la fecha de fin del
proyecto cambia, deberá cambiar manualmente la fecha en que debe finalizar la tarea repetitiva. Si la
crea durante un periodo no laborable el programa le advertirá, teniendo la posibilidad de no crear esa
ocurrencia o programarla para el siguiente día laborable.
DELIMITACIONES DE TAREA
Cada tarea posee algún tipo de delimitación aplicada a ella. Una delimitación controla la fecha de
comienzo y finalización de una tarea y el grado en que puede ser modificada la programación de una
tarea. Existen tres categorías de delimitaciones:
1. Flexibles: cambia las fechas de comienzo y finalización, pero no podrá cambiar la duración.
2. Semiflexibles: las tares tienen un límite de fecha de comienzo o finalización, pero dentro de ese
límite Project es flexible a la hora de cambiar esas fechas, pero no en la duración de la tarea.
3. Inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha.
Dentro de las delimitaciones Flexibles están las tareas programadas Lo antes posible (LAP) y Lo más tarde
posible (LMTP). Las tareas LAP son las que de manera predeterminada el programa aplica a todas las
tareas cuando programa el proyecto desde la fecha de comienzo. En el caso de las tareas LMTP, Project
programará para que la tarea comience lo más tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas
sucesoras o cambiar la fecha de fin del proyecto.
Estos tipos de delimitación permiten que las tareas sean programadas sin ninguna limitación que no sea la
de su relación con las tareas predecesoras o sucesoras. No existe una fecha de comienzo o fin fija
impuesta por estos tipos de delimitación, utilice estos tipos siempre que sea posible.
Dentro de las tareas Semiflexibles encontramos cuatro tipos:

 No comenzar antes del (NCAD): La tarea comenzará en o después de la fecha especificada.
 No comenzar después del (NCDD): La tarea comenzará en o antes de la fecha especificada.
 No finalizar antes del (NFAD): La tarea finalizará en o después de la fecha especificada.
 No finalizar después de (NFDD): La tarea finalizará en o antes de la fecha especificada.
Utilice NCAD y NCDD para evitar que una tarea comience antes o después de una determinada fecha
respectivamente. Utilice NFAD y NFDD para evitar que una tarea finalice antes o después de una
determinada fecha respectivamente.
Los tipos de delimitaciones Debe comenzar el (DCE) y Debe finalizar el (DFE) son de tipo inflexibles y
Project programará estas tareas para que comience o finalicen en la fecha de delimitación que haya
especificado respectivamente. Utilice estos tipos de delimitación para asegurar que una tarea comience o
finalice en una determinada fecha. Estos tipos de delimitación evitan totalmente la posibilidad de
programar de nuevo una tarea por lo que debe utilizarlos sólo cuando sea absolutamente necesario.
Se recomienda utilizar delimitaciones inflexibles si la fecha de comienzo o de fin de una tarea ha sido
fijada por factores que escapan al control del equipo del proyecto. Por ejemplo las entregas a clientes o el
final de un período de fundición. En las tareas que no existan tales limitaciones se debe utilizar las
delimitaciones flexibles ya que ofrecen la discreción más absoluta en el ajuste de las fechas de comienzo o
de fin, además de permitir que Project ajuste las fechas de forma automática en caso de que sea
modificado el plan del proyecto.
Para eliminar una delimitación abrir la ventana Información de la tarea, la cual la encontramos en Menú,
Tarea, bloque de Propiedades, luego seleccionamos la ficha Avanzado y en Tipo de restricción hacer clic
en el botón de lista desplegable para seleccionar Lo antes posible o Lo más tarde posible.
Si el proyecto debe ser planificado a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de comienzo, el
funcionamiento de las delimitaciones será diferente. Por ejemplo, el valor predeterminado para las
nuevas tareas será el tipo LMTP y se deberá prestar una especial atención a las delimitaciones en la
programación de una fecha de fin para asegurar de que tendrán los efectos deseados.
FECHAS LÍMITES
Una fecha límite es un valor de fecha que al especificar en una tarea indica la fecha máxima en la que la
tarea deberá ser completada, sin necesidad de delimitar la tarea. Para introducir la fecha límite debemos
entrar a la ficha Avanzado de la ventana Información de la tarea y en el área de Fecha límite, escribir la
fecha deseada directamente en el recuadro o desplegar el calendario para indicar dicha fecha.
En el Diagrama de Gantt se visualiza un

marcador de límite en forma de flecha
color verde.
Si la fecha de fin de la tarea se desplace

más allá de su fecha límite, el programa
mostrará la siguiente advertencia:
El uso de las fechas límites puede ayudar

al programador a reducir la gran cantidad
de tareas con delimitaciones semiflexibles o inflexibles en el proyecto, error que comúnmente realizan los
nuevos usuarios de Project ya que estas delimitaciones reducen considerablemente la flexibilidad en la
planificación. Si hoy es el día 1 de marzo y tenemos una tarea de cinco días de duración, que sabemos
debe ser completada el 12 de marzo, normalmente introducimos una delimitación Debe finalizar el de
tipo inflexible, aún sabiendo que el programa la desplazará de forma que realmente finalice el 12 de
marzo y su fecha de comienzo pasará a ser el día 6 de marzo.
Aunque la tarea pudiera ser completada antes, Project no la programará para que comience en una fecha
anterior, de hecho la aplicación de esta delimitación aumentará el riesgo de esta tarea, es decir, si la tarea
se retrasa un día por cualquier motivo la tarea perderá la fecha de fin que le ha sido programada. La
mejor forma de programar esta tarea, es asignarle una delimitación LAP e introducir una fecha límite para
el 12 de marzo. Con esta acción la tarea tiene una mayor flexibilidad de programación. Podría
completarse antes de su fecha límite que va a estar en dependencia de la disponibilidad de los recursos,
las tareas predecesoras o cualquier otro aspecto de la programación que haya sido aplicado.
LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO
Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben de completar a tiempo antes de la fecha de fin del
proyecto. La palabra crítica hace referencia al modo en que su programación afectará a la fecha de fin del
proyecto. Si necesita reducir la duración de un proyecto para que repercuta en la fecha de fin, deberá
comenzar por acortar la ruta crítica.
Durante el transcurso de un proyecto, probablemente cambie la ruta crítica conforme vayan siendo
completadas las tareas antes o después de lo previsto. Cuando la programación cambia, por ejemplo, por
la asignación de recursos a las tareas, también puede cambiar la ruta crítica. Después de que sea
completada una tarea en la ruta crítica no se considerará crítica, ya que no puede afectar a la fecha de
finalización del proyecto. Project calculará constantemente la ruta crítica, aun cuando esta no sea
visualizada.
Para visualizar la ruta crítica de

un proyecto, debemos marcar
la casilla de verificación Tareas
críticas del Menú, Formato del
Diagrama de Gantt.
Automáticamente Project modifica el área gráfica de esta vista, representando las barras de tareas críticas
en color rojo y las barras de tareas no críticas las mantiene en color azul.
Otra manera de visualizar las tareas críticas es accediendo al Menú, Tarea, Diagrama
de Gantt, desplegamos la lista de vistas y seleccionamos Gantt detallado.
La vista es similar a la
mostrada en el Diagrama de
Gantt. La diferencia radica
en que en ésta se agrega una
columna llamada Retraso
por redistribución en
la Tabla de entrada y en la
parte gráfica se visualiza las
tareas con un margen de
demora.
CALENDARIO DE RECURSOS
Estos muestran el periodo laborable y no laborable de los recursos de trabajo (personal o equipamiento)
de manera individual, los cuales se crean automáticamente a medida que los vamos agregando en la Hoja
de Recursos. Cada uno de estos calendarios son una copia exacta del calendario base Estándar
especificado, por lo que no es necesario hacerles modificaciones, a menos que se necesite editar
excepciones a algunos de los recursos. Cualquier cambio en un calendario individual no es reflejado en el
calendario base Estándar, pero ocurre lo contario si a este último le hacemos algún tipo de modificación.
Las excepciones más comunes en estos tipos de calendarios son para especificar periodos vacacionales,
programación de jornadas de trabajo flexibles y las ausencias de recursos por permisos, viajes y/o
capacitaciones.
Para editar un calendario de recursos ir a

Menú, Proyecto, Propiedades, Cambiar
tiempo de trabajo, donde nos muestra la
ventana Cambiar calendario laboral. Por
defecto en la lista desplegable Para calendario
vemos la opción del calendario Estándar, por lo
que debemos seleccionar el nombre del
recurso al que deseamos hacer los cambios.
No se percibe ningún cambio en los datos de

esta ventana, puesto que son los mismos
existentes del calendario Estándar. La ventaja
es que los cambios a realizar tendrán efecto
solamente en el recurso seleccionado, para lo
cual marcamos las casillas correspondientes a
los días que no laborará este recurso y en la ficha Excepciones definimos el motivo de su ausencia.
Los días seleccionados tendrán la leyenda

de los días no laborables y Project no
programará ningún trabajo para este
recurso en esas fechas.
Una vez finalizado todos los cambios

presionamos el botón Aceptar para que
estos surtan efecto y a la vez cerrar esta
ventana de diálogo. También podemos
acceder a Cambiar el calendario laboral a
través de la ventana de Información del
recurso haciendo doble clic en el recurso
requerido desde una vista de recurso.
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS
Es posible especificar diferentes valores de capacidad máxima de un recurso para que sean aplicados en
diferentes periodos de tiempo del proyecto. Para esto debemos acceder a la ficha General de la ventana
Información del recurso, donde se muestra una cuadrícula con tres encabezados: Disponible desde,
disponible hasta y Unidades.
Project proporciona hasta 100

filas para registrar el porcentaje
de las unidades que se requieren
del recurso con sus fechas de
inicio y de finalización.
Por ejemplo; podría necesitar

solo a un electricista durante las
primeras tres semanas del
proyecto, pero en la cuarta
semana necesitaría aumentar a
cuatro electricistas para cubrir
con la carga de trabajo de ese
momento.
Después de esa fecha ya no se

contará con ninguno de este
recurso, pero durante los
periodos especificados se podrá establecer una programación automática de estos sin sobre asignaciones.
Se pueden introducir las fechas en formato abreviado y el programa las convertirá en formato expandido.
Al inicio del proyecto en la columna Disponibilidad desde y en la última fila que se registre en la columna
Disponibilidad hasta se puede escribir la abreviación NOD, que significa no disponible y que abarca la
fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización respectivamente.
Para indicarle al programa que después de una fecha determinada ya no se utilizará ningún electricista, se
debe introducir en la última fila en blanco el periodo en que inicia en la columna Disponible desde y NOD
en la columna Disponible hasta. En el campo Unidades se establece 0%. Así toda esta información se
verá reflejada en el campo Capacidad Máxima de la Hoja de Recursos cuando la fecha del sistema llegue a
cada uno de estos períodos, como se muestra en las siguientes imágenes:
Al llegar la fecha de estado a marzo, el porcentaje de capacidad máxima de este recurso será del 0%.
TASAS DE COSTO
Es probable que en el proyecto existan recursos que estén asignados a distintos tipos de tareas, es decir,
que las actividades que realizan varían en el grado de especialización requerido, es por eso que Project
permite que el recurso tenga una tasa de costo diferente por cada tipo de tarea asignada. Por ejemplo; un
conductor de una maquinaria tiene un costo por el trabajo que realiza, pero cuando no está manejando
este equipo, es probable que apoye en trabajos de conducción de vehículos más livianos o menos
especializados con una tasa de costo menor.
Existen hasta cinco tablas para especificar las diferentes tasas de costo que puede tener cada recurso.
Estas se encuentran ubicadas en la ventana de Información del recurso, en la ficha Costos y se identifican
con las primeras cinco letras del abecedario. La tabla A es la predeterminada del programa, por lo que
mostrará los valores introducidos en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra y Costo/Uso de la vista
Hoja de Recursos. Las tablas B, C, D y E son opcionales, permitiendo registrar otras tasas de costo al
mismo recurso.
Es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Es necesario haber seleccionado

previamente el recurso.
- El recurso debe estar asignado a
las tareas.
- Sólo la tabla predeterminada
muestra los datos introducidos
cuando fue configurada la Hoja
de Recursos.
- Las otras tablas no muestran
valores o se visualiza cero en
cada campo.
- La lista desplegable en
Acumulación de costos permite
escoger si se desea se haga
efectivo al inicio, al final o
repartido en el tiempo que dure
la tarea.
Si un recurso se encuentra asignado a dos tareas con costos completamente diferentes, se deberá
configurar dos tablas de costos para luego aplicar a la asignación que corresponda el costo requerido por
el recurso.
Para aplicar la nueva tasa de pago, seleccionamos la vista Uso de recursos que encontramos en Menú,
Vista. En la parte izquierda de esta vista, se encuentra la tabla (Uso) que muestra las asignaciones
agrupadas por recursos, el trabajo total asignado a cada recurso y el trabajo de cada asignación. Esta
información está organizada con botones de esquema para expandir o contraer. La parte derecha de la
vista contiene los detalles de las asignaciones distribuidas en una escala temporal, la cual puede mostrar
diferentes periodos de tiempo al deslizar la barra horizontal. Si se desea cambiar los datos en otras
unidades (semanas, días, horas, etc.) se logra modificando la escala temporal o secundaria.
Se selecciona al recurso y se hace clic en el signo más (+) situado junto al nombre para visualizar sus
asignaciones individuales. En el Menú, Vista, Tablas, cambiamos a la tabla Costo, donde se podrá
observar el costo total de cada asignación:
En la columna nombre
seleccionar la segunda
asignación del recurso. Aquí
se observa el costo actual
de la asignación del recurso
a esta tarea. Hacer clic en el
icono Información de la
asignación del Menú,
Formato, para aplicar desde
esta ventana la nueva tasa
de pago.
En la ficha General
encontramos información
resumida del recurso, así
como la opción Tabla de tasas de costo con la letra A, de manera predefinida. Se escribe o se selecciona
la letra B en la lista desplegable y después se cierra esta ventana presionando el botón Aceptar.
Project aplicará la Tabla de tasa de costo B del recurso a la asignación. En la columna Costo aparecerá el
nuevo costo de la asignación CS$ 640.00. Cuando aplica una nueva tasa de pago diferente a una
asignación, el programa calculará de nuevo el costo total de la asignación.
Si cambia una tasa de pago con cierta frecuencia probablemente le será más fácil insertar el campo Tablas
de tasas de costo en la vista Uso de recursos o Uso de Tareas.
De manera predeterminada el programa aplica la misma tasa de costo durante todo el proyecto, pero en
la columna Fecha efectiva se puede configurar la tasa para ser aplicada en diferentes periodos de tiempo.
Al introducir una nueva fecha, se debe especificar un valor exacto de la nueva tasa estándar o se escribe
un porcentaje positivo o negativo de la tasa existente en la fila anterior para que el programa lo calcule
automáticamente. En la imagen se observa cómo la tasa estándar para este recurso aumenta el 10%:
DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS
La distribución es la manera en que es administrado el tiempo de un recurso, por lo que existen tres
estados de distribución:
 Infraasignado
 Totalmente asignado
 Sobreasignado
Un recurso está Infraasignado si sus asignaciones no cubren su capacidad máxima. Ejemplo: Un recurso a
tiempo completo al que sólo han asignado 20 horas de trabajo en una semana laboral de 40 horas. Este
mismo recurso estaría Totalmente asignado si lo hubiesen asignado 40 horas de trabajo en la semana de
40 horas. Pero si a este recurso le hubiesen asignado en la semana laboral 60 horas de trabajo, entonces
se encontraría Sobreasignado, ya que dichas asignaciones sobrepasan su capacidad máxima.
El objetivo del administrador del proyecto es obtener la distribución completa de todos los recursos
durante el transcurso del proyecto. Aunque se sabe que ésta sería una tarea muy difícil para cumplirla en
su totalidad, sería aceptable que existiesen algunas infraasignaciones. En el caso de las sobreasignaciones
no todas tienen que considerarse un problema, ya que Project advierte de ellas aunque solo sea un
minuto, pero debemos considerar el recurso y la naturaleza de la asignación para decidir si se deberá
resolver.
Existen sobreasignaciones muy serias que son necesarias resolver durante la etapa de planificación, como
es el caso de los recursos que están trabajando al 200% en un mismo día, lo que significa que el recurso a
tiempo completo deberá estar cumpliendo con dos tareas en una jornada laboral de 16 horas de trabajo
(8 horas en cada actividad). El programa advierte de esta situación en la columna de indicadores con una
figura en forma de persona con color rojo en las vistas de tareas y un rombo de color amarillo con
un símbolo de admiración en las vistas de recursos.
También se observa en color rojo todo el registro de los recursos que se encuentran sobreasignados.
Ambas vistas son de mucha utilidad para determinar las tareas y los recursos que tienen estos problemas,
pero no muestran en detalle los niveles de sobreasignación que se presentan en cada uno de ellos. Una
manera de medir estos niveles, es localizando las horas de trabajo de cada recurso en las tareas que han
sido asignados por medio de la vista Uso de recursos.
En este caso, el recurso está

asignado a dos tareas; la primera
tiene una duración de dos días
(viernes y lunes) y la segunda con
una duración de tres días (lunes,
martes y miércoles) de la
siguiente semana. Todas estas
tareas registran ocho horas de trabajo, a excepción del lunes que es cuando ambas tareas se traslapan,
produciendo una sobreasignación al 200% de su capacidad con un total de 16 horas laborales para el
recurso.
Según las leyes laborales, la jornada máxima de un trabajador no debe sobrepasar las 12 horas diarias,
destinándose ocho horas para el día normal de trabajo y cuatro horas para labores extraordinarias.
En la imagen se observa los
mismos problemas de
sobreasignación pero a
mayores niveles, ya que en
las cinco tareas donde se
encuentra asignado el
recurso, éstas se traslapan en
la mayoría de los días al doble
de la capacidad del recurso y
en dos de estos alcanza hasta
el triple del nivel de capacidad máxima de sobreasignación (24h).
Habrá casos en que el Project muestre

sobreasignaciones aun cuando las asignaciones de
recursos no superen su capacidad de trabajo, ya
que el programa superpone el horario en que han
sido programas las distintas tareas, generando una
sobreasignación por horas (ver imagen con 9h).
Las asignaciones de cada recurso también pueden observarse en la vista Gráfico de recursos, la cual
muestra las unidades asignadas de capacidad máxima en columnas apiladas de color azul para las
asignaciones normales y en color rojo para las sobreasignaciones, con una escala temporal en la parte
superior. Para acceder a esta vista ir a Menú, Tarea, Diagrama de Gantt, desplegamos el listado de las
diferentes vistas y seleccionamos Gráfico de recursos.
Esta vista presenta distintas maneras de analizar la información de manera gráfica, mostrando datos
relacionados a la asignación porcentual, el trabajo, el costo y la disponibilidad restante. También ofrece
desde el Menú, Formato, la capacidad de modificar la cuadrícula y los estilos de las barras.
Existen varias maneras de resolver los problemas de sobreasignación en un proyecto. La mayoría de los
usuarios procuran revisar cada tarea que marca el identificador desde la vista Diagrama de Gantt;
aumentando o recortando las duraciones de las tareas, modificando las fechas de comienzo o de
finalización, cambiando los tipos de relaciones entre ellas y/o sustituyendo los recursos por los que se
encuentran disponible en ese momento. Este método puede resultar muy efectivo en proyectos
pequeños, con una relativa cantidad de tareas o con duraciones de pocas semanas.
La ubicación de los recursos sobre asignados que proporciona la vista Uso de recursos y la manera en que
muestra el trabajo en cada tarea, es también un lugar utilizado con mucha frecuencia para resolver los
problemas de sobreasignación. Una vez ubicado el trabajo en la cuadrícula de la Escala temporal, pueden
irse modificando las asignaciones del recurso directamente en las casillas que se muestran en color rojo y
donde la sumatoria de todas las tareas en el recurso sobre pase el 100% de disponibilidad de su jornada
laboral. Estos cambios producidos por perfiles manuales podrían suponer problemas de programación en
la relación de algunas actividades con sus recursos, por lo que es recomendable ensayar estos cambios
tomando en cuenta los Tipos de tareas y la utilización o no de la Programación condicionada por el
esfuerzo en la Fórmula de la programación.
Esta versión del programa trae incorporado una nueva vista que facilita aún más el reemplazo de los
recursos que se encuentran sobre asignados, se denomina Organizador de equipo y lo encontramos en el
Menú, Vista, Vistas de recursos, en donde encontramos el icono Organizador de equipo. Esta vista
permite ver claramente el trabajo de los recursos a lo largo del tiempo y podemos arrastrar las tareas a
los recursos deseados para realizar los ajustes necesarios.
En la parte izquierda de la imagen se observan los recursos sobre asignados y a la derecha las tareas con
barras de color azul. Todas las tareas que corresponden al mismo recurso se aglutinan de acuerdo a sus
fechas de inicio y de finalización y el tamaño de la barra dependerá de la duración de la misma. En la
imagen anterior se observan marcadas con un fondo de color rojo aquellas tareas que deben ser
realizadas por el mismo recurso en el mismo periodo, provocando automáticamente un problema de
sobreasignación. Una manera de dar solución por medio de esta vista es arrastrando una de las tareas a
otro recurso, como se observa en la siguiente imagen:
REDISTRIBUCION
La redistribución es una herramienta potente que utiliza Project para resolver automáticamente los
problemas de sobreasignación en los recursos. Este proceso consiste en retrasar el trabajo de un recurso
en una tarea, que en dependencia de las opciones elegidas, esto podría suponer el retraso de la fecha de
comienzo de una asignación o de la tarea completa o la división del trabajo de la tarea, siguiendo un
conjunto complejo de reglas y opciones que se especifican en la ventana de Redistribuir recursos del área
Redistribuir del Menú Recurso.
Un buen método de visualizar

la sobreasignación de un
recurso y la forma en que
Project redistribuye su
trabajo es a través de una
vista dividida del Diagrama de
Gantt con el Gráfico de
recursos. En este ejemplo se
observa que el lunes y el
miércoles el recurso Juan está
sobre asignado al 200%,
mientras que en los otros días
de la semana está distribuido
totalmente al 100%.
En el Menú, Recurso encontramos tres opciones: Redistribuir Selección,

Redistribuir Recurso y Redistribuir todo. La primera opción redistribuye sólo en
las tareas seleccionadas y en la tercera opción se aplica la redistribución en todas
las tareas de todo el proyecto. Para este ejemplo vamos a seleccionar la segunda
opción que consiste específicamente en la redistribución del recurso Juan. Se
abre una ventana de diálogo que nos permite seleccionar al recurso y luego se
presiona el botón Redistribuir ahora.
Después de la
redistribución,
el programa
retrasará las
fechas de
comienzo de
la segunda y la
tercera tarea
de forma que el
recurso no
esté sobre
asignado. Se observa que la fecha de fin de la tarea más posterior ha sido desplazada del día seis al día
ocho, siendo común en la redistribución, ya que en ocasiones ésta obliga a retrasar la fecha de fin del
proyecto, a menos que se indique lo contrario.
Antes de la redistribución había un total de ocho días de trabajo ya que dos de ellos se superponían en el
tiempo, ocasionando que el recurso estuviese sobre asignado en esos días. Después de la redistribución
todavía existen los ocho días de trabajo, pero el recurso ya no está sobre asignado.
La siguiente ventana muestra las opciones de redistribución, donde es posible hacer los ajustes para
aplicar la mejor redistribución para los recursos o para el proyecto completo:
La opción Manual realiza la redistribución sólo cuando es indicado, mientras que la opción Automática
está constantemente aplicando la redistribución tan pronto como un recurso pasa a estar sobre asignado.
También podemos optar por ajustar la redistribución en períodos que van desde
minutos hasta meses. Aunque al seleccionar Por minutos o Por horas hará que
Project intente resolver estas sobreasignaciones, pero en la mayoría de los
proyectos una redistribución tan detallada podría ocasionar un ajuste irreal
excesivamente preciso en las asignaciones.
Para obtener los resultados deseados, en algunas ocasiones será necesario redistribuir los recursos de
forma repetida, por ejemplo; aplicando una redistribución Por semanas y después activarla Por días, por
lo que vamos a desear mantener activa la opción Borrar valores de redistribución antes de redistribuir.
Aquí se eliminan cualquier demora existente en todas las tareas antes de comenzar la redistribución. Es
probable que desactivemos esta opción en la casilla de verificación cuando haya demorado algunas tareas
de forma manual y deseamos mantener esas demoras.
En el área correspondiente al Ámbito de la redistribución para el proyecto, el programa permite elegir

entre la opción de Redistribuir el proyecto completo o sólo aquellas asignaciones que generen problemas
en el intervalo de tiempo especificado, permitiendo Redistribuir Desde una fecha específica Hasta otra.
Esta segunda opción es de mayor utilidad después de haber iniciado el seguimiento del trabajo real.
Para controlar la prioridad en que Project determinará las tareas que serán demoradas, podemos elegir
entre las diferentes opciones que se presentan en la lista desplegable del Orden de redistribución. La
opción Sólo Identificador retrasará las tareas de acuerdo con los números de identificador; las tareas con
identificador más elevado tendrán una mayor probabilidad de ser demoradas que los números más bajos.
La opción Estándar demora las tareas de acuerdo con las relaciones de las tareas predecesoras, las fechas
de comienzo, la delimitaciones de tareas, el margen de demora, la prioridad y los números de
identificador. La opción Prioridad estándar comprueba el valor de la prioridad de la tarea antes de fijarse
en otros criterios estándar.
Si necesitara tener un mayor control sobre los efectos de redistribución de recursos en determinadas
tareas, se puede lograr modificando sus valores de prioridad, así al redistribuir los recursos Project
demorará aquellas tareas con una prioridad menor antes que las tareas con una prioridad mayor. El rango
de valor de prioridad está comprendido entre 0 y 1000 y el valor predeterminado para la prioridad de
todas las tareas es de 500.
Al aplicar la redistribución se observa que los indicadores sobre asignado han desaparecido, pero de
encontrarse algunos nombres de recursos en color rojo significa que algunos pueden estar sobre
asignados por horas y minutos. La redistribución del recurso es una herramienta de refinamiento muy útil,
pero no es capaz de sustituir su experiencia en la planificación de la duración, relaciones y delimitaciones
de las tareas, así como su criterio en la disponibilidad que debe tener cada recurso en cada una de sus
asignaciones.
Una de las vistas disponibles para analizar el plan del proyecto antes y después de la redistribución es el
Gantt de redistribución, el cual se encuentra en el Menú, Tarea, seleccionamos la lista desplegable del
icono del Diagrama de Gantt y hacemos clic en la opción Más vistas y luego clic en el botón Aplicar:
Se observa que cada tarea posee dos barras, una de color beige ubicada en la parte superior, que
representa a la tarea antes de su redistribución, al colocar el puntero sobre esta barra se visualiza un
recuadro con información detallada de la tarea antes de ser redistribuida; tales como la fecha de
comienzo, finalización y la duración. La barra de color celeste en la parte inferior representa la tarea ya
redistribuida y las líneas de color negro indican los días en que ha sido demorada la tarea.
En la parte izquierda del área gráfica de la vista se ubica la Tabla: Retraso, la cual agrega una columna
denominada Retraso por redistribución, permitiendo registrar los días transcurridos en que fueron
retrasadas las distintas tareas al aplicar la redistribución del recurso Juan. También es posible activar la
opción Demora que se encuentra en el Menú, Formato, de las Herramienta s del Diagrama de Gantt y
así visualizar la cantidad de demora en días con que cuentan las tareas aplicadas luego de la
redistribución. Haciendo doble clic en la línea de Demora, abrimos la ventana de diálogo Formato de
barra, para luego seleccionar la pestaña Texto de la barra donde es recomendable ubicarnos en la casilla
en blanco de la opción Derecha y así elegir o escribir el comando Demora permisible.
DOCUMENTACION
Se puede registrar cualquier información adicional que se necesite en una tarea, recurso o asignación por
medio de una nota. En el caso de las tareas, se recomienda que cuando una tarea ha sido demorada o
dividida, se escriba la razón para que la información registrada pueda ser visualizada o impresa
fácilmente.
Si un recurso no está disponible para trabajar en un determinado intervalo de fecha, es aconsejable que
se indique el motivo de la ausencia y al editar las asignaciones de un recurso, sería importante justificar
esta acción documentando estos cambios.
Para visualizar las opciones de documentación, se debe acceder a las pestañas Notas de la ventana
Información de la tarea, Información del Recurso e Información de la asignación respectivamente:
En esta ventana se visualiza al hacer

doble clic en una tarea sobre una
vista de tareas. También podemos
acceder desde el Menú, Tarea,
Información (icono) o combinando
las teclas Shift + F2.
Para acceder a la ventana

Información del recurso hacemos
doble clic sobre el recurso desde
una vista de recursos. También
podemos acceder desde el Menú,
Recurso, Información (icono) o
combinando las teclas Shift + F2.
Esta ventana sólo se muestra al

hacer doble clic en la tarea o en un
recurso desde las vistas Uso de
tareas o Uso de recursos. También
es posible acceder desde el Menú,
según la vista en la que se
encuentre o con Shift + F2.
En Project las notas soportan un amplio rango de opciones de formato de texto, también
se puede vincular o almacenar imágenes gráficas y otros tipos de archivos. Al completarse
una nota aparecerá un icono de color amarillo en la columna de Indicadores, la cual se
muestran es una sugerencia de herramienta.
Al hacer doble clic sobre la nota se visualiza el texto completo de aquellas notas que son
muy extensas para las ventanitas flotantes de las notas. También es posible crear
hipervínculos para conectar una determinada tarea a un archivo o sitio web.
DEMORA
Si existe más de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que todos los recursos
comiencen a trabajar en la tarea de manera simultánea. Si lo desea puede demorar el comienzo del
trabajo en uno o más recursos asignados. Por ejemplo supongamos que una tarea tiene tres asignaciones.
Dos de éstos trabajarán inicialmente en la tarea, y el tercero se encargará posteriormente de inspeccionar
la calidad del trabajo. El inspector debería comenzar a trabajar en la tarea más tarde que los otros
recursos.
En la imagen se observan los tres recursos asignados en una tarea de dos días de duración, lo que hace
que los recursos deban cumplir 16 horas de trabajo cada uno en esta labor.
Para demorar un recurso debemos ir a la vista Uso de Recursos del Menú, Vista. Ubicamos la tarea donde
se encuentran los recursos asignados, seleccionamos el recurso que necesitamos demorar y luego
accedemos a la ventana de Información de la Asignación.
En esta ventana observamos en la ficha General la

opción Comienzo que se encarga de definir la fecha
de inicio de las labores de éste recurso en la tarea.
Desplegamos el Calendario con el icono de flecha
para indicar la nueva fecha de comienzo del recurso
en esta actividad.
El trabajo no cambia ya que todos los recursos

cumplen con sus 16 horas de asignación, solo
que el recurso demorado los cumple
posteriormente. Puede retrasar el tiempo que sea necesario, pero se debe tomar en cuenta que
aumentará la duración de la tarea, retrasando también el inicio de las tareas predecesoras.
Si necesita retrasar el comienzo de todos los recursos asignados a una tarea, en lugar de ajustar cada
asignación de recurso, debería programar de nuevo la fecha de comienzo de la tarea.
PERFILES
En las vistas Uso de Tareas y Uso de Recursos, podemos ver con exactitud el tiempo programado de cada
recurso para trabajar en cada tarea. Además de visualizar los detalles de la asignación, podemos cambiar
la cantidad de tiempo que un recurso trabajará en una tarea en un determinado periodo. Para hacer esto
nos podemos apoyar en la opción que posee Project denominada Perfiles.
Existen dos tipos de perfiles: automáticos y manuales. El primero aplica un perfil de trabajo predefinido a
una asignación y el segundo edita directamente los detalles de la asignación de forma manual,
modificando los valores directamente en la cuadricula de escala temporal.
En esta tarea de
tres días de
duración, se
encuentran cuatro
recursos asignados
con 24 horas de
trabajo, para un
total de 96 horas
de labores.
Una vez elegido el recurso, accedemos a la ventana

de Información de la asignación para aplicar el perfil
requerido en la ficha General.
Cada recurso está programado para trabajar 8 horas

por día, pero al aplicar un perfil predefinido se
observa el aumento de la duración en la tarea y la
distribución de las horas del trabajo del recurso en el
tiempo que el programa considere necesario.
Los perfiles
predefinidos
normalmente
describen el modo
en que el trabajo
está distribuido en
el tiempo de
forma gráfica. Son
ocho en total,
incluyendo el estilo Uniforme que es el predeterminado de cada recurso asignado. Por ejemplo el perfil
predefinido Campana, distribuye menos trabajo al principio y al final de la asignación, mientras concentra
la mayor parte del trabajo en el espacio intermedio. Si observa el gráfico del trabajo en la columna
Indicadores, comprobará que la sombra del gráfico tiene forma de una campana.
La aplicación de un perfil a esta asignación, ocasionará que la duración total de la tarea vaya aumentando.
Si no desea que un perfil prolongue la duración de una tarea cambie el tipo de tarea a duración fija antes
de aplicar el perfil. Si aplica un perfil después de haber sido cambiado el tipo de tarea, Project volverá a
calcular el valor del trabajo del recurso de forma que estos trabajen menos en el mismo periodo de
tiempo.
La forma en que perfile o edite una asignación dependerá de las necesidades a cubrir. Los perfiles
predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde puede predecir un modelo de esfuerzo, por
ejemplo; una tarea que requiere un tiempo de transición podría beneficiarse de un perfil para reflejar la
posibilidad de que el recurso sea más productivo cuando se aproxima el final de la asignación.
ORDENAR DATOS
La ordenación es la forma más sencilla de organizar los datos sobre una tarea o recurso en Project. Las
tareas o recursos podrían ser ordenados por criterios predefinidos o creando un criterio de ordenación
personal con un máximo de tres niveles.
Los criterios de ordenación predefinidos están ubicados en los campos de todas las vistas en forma de
lista desplegables con las opciones de autofiltro, en donde es posible ordenarlos de
manera ascendente o descendente. También lo encontramos en el Menú, Vista con un icono que en
dependencia de la vista en la que nos encontremos nos
presenta distintas opciones de ordenación para tareas y
recursos. Para una vista de tarea como el Diagrama de
Gantt y la vista Uso de Tareas, encontramos hasta cinco
opciones, relacionadas a las fechas, prioridad, costo e
identificadores. Para una vista de recursos son tres las
opciones que se encuentran: costo, nombre e
identificador. Si aplicamos ordenar por Costo, Project
trasladará las tareas de mayor costo al inicio y las de
menor costo al final en forma descendente,
manteniendo el número identificador de cada tarea,
igual ocurren si aplicamos este criterio a los recursos en la Hoja de Recursos.
La opción Ordenar por… nos permite acceder a la ventana de ordenación personalizada, donde es posible
aplicar hasta tres niveles. Por ejemplo podría ordenar los recursos por Grupo de recursos y después
ordenar cada grupo de recursos por Costo.
Para realizar un presupuesto del proyecto, deseará

observar todos los recursos ordenados por grupos de
recursos. Es más, dentro de cada grupo, los recursos
estarían ordenados por costo comenzando por
aquellos con un importe mayor.
Es mejor aplicar la tabla Resumen que presenta de

manera predeterminada el campo Costo en vez de la
tabla de Entrada.
Al igual que el agrupamiento y el filtrado, la ordenación no cambia los datos subyacentes del plan del
proyecto; simplemente ordena de nuevo los datos que posee. La única excepción es la posibilidad de
reenumerar los identificadores de recursos o de tareas después de la ordenación.
Luego de que hayan sido re numerados los recursos o tareas, no podrán restaurar la numeración de la
secuencia original. Sin embargo, la re numeración es de gran utilidad si en realidad es esto lo que desea
hacer. Por ejemplo cuando esté creando una lista de recursos, probablemente introducirá los nombres de
los recursos conforme van incorporándose al proyecto. Posteriormente una vez completada la lista, es
posible que desee ordenarlos alfabéticamente por nombre o enumerarlos de nuevo de forma
permanente. A partir de ese instante, los nombres de recursos aparecen en orden alfabético en el cuadro
de dialogo Asignar recursos y en las vistas de recursos.
Ahora la vista Hoja de Recursos estará ordenada en primer lugar por grupo de recursos y dentro de cada
grupo por costo. Esta es una forma fácil de identificar los recursos más costosos de cada grupo que
trabaja en el proyecto. Si aplicamos Ordenar, por Identificador se observa que no existe ningún indicador
visual que induzca a pensar que la vista de recursos o tareas haya sido ordenada por un criterio diferente
al que parece en las filas de datos.
No podrá almacenar los ajustes para la ordenación personal que ha especificado, como ocurre en el caso
del agrupamiento y filtrado. Sin embargo el criterio de ordenación utilizado mas recientemente
permanecerá en el cuadro de diálogo, Ordenar hasta que vuelva a especificar otro criterio para una vista.
AGRUPAMIENTO DE LOS DATOS
En el transcurso del desarrollo del plan de un proyecto, las vistas predeterminadas disponibles en Project
ofrecen varias formas de visualización y análisis de los datos. Una característica importante que puede
aplicar a las vistas de recursos y tareas, es el agrupamiento. Este permite organizar la información de
recursos y tareas de acuerdo con el criterio seleccionado. Por ejemplo en lugar de visualizar la lista de
tareas en la vista Diagrama de Gantt ordenada por el identificador de tarea, podrá ser visualizada por la
duración de la tarea.
Esta característica del programa se encuentra en el Menú, Vista en el icono Agrupar por…
Al desplegar en la opción de flecha Sin grupo, descubrimos las distintas formas integradas
de agrupar los datos, las cuales varían en dependencia de la vista en que se encuentre.
En la imagen podemos aplicar un agrupamiento por tareas críticas en la

vista Diagrama de Gantt que nos ayudará enfocarnos en aquellas tareas
que no deben retrasarse.
Sin embargo el agrupamiento es mucho más que una simple ordenación, ya que añade valores de
resumen o acumulados en los intervalos que pueden ser personalizados. Por ejemplo puede agrupar los
recursos por sus costos en intervalos de 1000 dentro de los grupos.
En la imagen se observa con fondo color amarillo el grupo y en celeste el intervalo de los costos del
equipamiento.
El agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualización de los datos de recursos y tareas,
permitiendo un nivel de refinamiento en la presentación y análisis de los mismos. Sin embargo éste no
cambia la estructura subyacente del plan del proyecto; simplemente organiza y resume los datos.
Del mismo modo que ocurre con la ordenación, cuando los datos son agrupados en una vista, el
agrupamiento será aplicado a todas las tablas que sean visualizadas en la vista.
Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar los recursos y las tareas, como por ejemplo el
agrupamiento de las tareas por su duración o de los recursos por la tasa de pago estándar. Además,
podemos personalizar cualquiera de los criterios de agrupamiento incorporados o crear nuevos criterios.
Después de agrupar los datos por el campo grupo de recursos, Project añadirá los valores de resumen por
grupo. Dichos valores aparecen en un formato con fondo amarillo. Puesto que los datos de resumen son
calculados a partir de los datos subyacentes, no será posible editar estos datos directamente. La
visualización de estos datos de resumen no afecta el costo ni los cálculos del calendario en el plan del
proyecto.
Para eliminar el agrupamiento seleccione Agrupar por… Sin grupo en el Menú, Vista. Project eliminará los
valores de resumen y la estructura de esquema, dejando los datos originales. La visualización o
eliminación de un grupo, no afectará a los datos subyacentes.
FILTROS
Otra característica muy útil para cambiar la visualización de la información de tareas y recursos en Project
es el filtrado. Como su propio nombre indica el filtrado oculta los datos de las tareas o recursos que no
cumplen el criterio especificado visualizando solamente aquellos datos en los que está interesado. Al igual
que ocurre en el agrupamiento, el filtrado no cambiará los datos en el archivo de Project, solo el modo en
que son visualizados.
Existe dos formas de utilizar los filtros, uno es aplicando filtros predefinidos a una vista o aplicando un
autofiltro a un campo.
Aplique un filtro predefinido o personalizado para observar o destacar solo la información de la tarea o
recurso que coincide con el criterio del filtro. Por ejemplo el filtro tareas críticas visualiza tan solo las
tareas que son críticas.
Algunos filtros predefinidos, como el filtro intervalo de tareas, solicitarán la

introducción de un determinado criterio, por ejemplo, un intervalo de
identificadores de tareas.
Utilice autofiltro para filtrar cualquier tabla en Project de forma automática. Al pulsar la lista desplegable
del autofiltro se visualizara una lista de los criterios que podrá utilizar para filtrar los datos, los criterios
que observará en la lista dependerá de los tipos de datos albergados en la columna.
Ambos tipos de filtros ocultan las filas que no
cumplen el criterio especificado en la vista de
Hojas de Tareas o de Recursos. Si ha aplicado un
filtro en una lista de tareas o de recursos, el
nombre del filtro aparece en el cuadro filtro del
Menú, Vista. Los datos ausentes solo están
ocultos no borrados. Al igual que ocurre en la
ordenación y en el agrupamiento, cuando aplica
un filtro en los datos en una vista, este se aplica
en todas las tablas que puedan ser visualizadas
en la vista.
Si deseamos crear un filtro personalizado, seleccione la opción Filtro (Sin Filtro)

en el Menú, Vista y después elija Más filtros. Aparecerá el cuadro de dialogo
Más filtros, donde podrá observar todos los filtros predefinidos para las tareas
(cuando se encuentre en una vista de tareas) o de recursos (cuando se encuentre en una vista de
recursos) disponibles.
Presione el botón Nuevo, aparecerá el cuadro de dialogo

Definición de filtro, escriba el nombre que desee en el
cuadro nombre, escriba o seleccione nombre en la primera
fila de la columna nombre de campo, escriba o seleccione
contiene en la primera fila de la columna criterio, escriba un
nombre para la primera fila de la columna valores, esto
definirá el primer criterio para el filtro. Luego para el
segundo criterio escriba o seleccione Y, en la segunda fila de
la columna Y/O. Escriba o seleccione fin real en la segunda
fila de la columna nombre de campo.
Escriba o selecciones Igual a

en la segunda fila de la
columna criterio. Escriba NA
en la segunda fila de la
columna valores, esto
significa No aplicable y es la
forma en que Project marca
algunos campos que todavía
no poseen un valor.
Después de aplicar un filtro,
Project ocultará la
información que no coincida
con el criterio del filtro. Observe los saltos en los identificadores de tareas; este es el único indicio de que
ha sido aplicado un filtro.
En lugar de ocultar las tareas que no cumplen el criterio de filtrado, puede destacar aquellas que si
cumplen el criterio en un formato azul sin ocultar las demás. Para hacer esto presione el botón resaltar en
lugar del botón aplicar en el cuadro de diálogo Más filtro.
Para eliminar el filtrado seleccione Filtro para… el nombre del filtro personalizado en el Menú, Vista y
después elija todas las tareas. Project elimina el filtro, observará que la eliminación de un filtro no afecta a
los datos originales.
TABLAS
Una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos del proyecto, organizados
en columnas verticales y en filas horizontales. Cada columna representa uno de los muchos campos de
Project y cada fila representa una única tarea o recurso.
La intersección de una columna y una fila se puede denominar una celda o un campo. Project incluye 17
tablas predefinidas de tareas y 10 tablas de recursos que pueden ser mostradas en las diferentes vistas.
Para acceder a una nueva Tabla, ir a Menú, Vista, Tablas, Más tablas y luego seleccionamos Nuevo.
En la mayoría de las ocasiones las tablas contendrán los campos que desee, sin embargo puede modificar
cualquier tabla predefinida, o crear su propia tabla con solo aquellos datos que necesite.
Vista, menú, ver, cuadro de dialogo,

mas vistas. Elija hoja de tarea,
aplicar. Menú ver, tablas, mas tablas,
aparecerea la venta mas tabas,
depdendiendo del tipo de vista
(tareas o recursos) visualizado
actualemnete, podrá observar todas
las tablas predefinidas de las tareas
o recursos disponibles. Asegurese de
que se encuentre seleccionada la opción tarea y que la tabla selecionada es entrada, y después presione
el botón copiar. Escriba el nombre de la nueva tabla, ahora se eeliman algunos campos, añadimos otros y
después colocaremos los campos restantes en el orden deseado.
Project mostrara la nueva tabla en la vista hoja de tareas.

Manual Project Centrocad

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CENTRO CAD NICARAGUA Manual Project

CURSO DE MICROSOFT PROJECT

El curso está dividido en tres partes:

Ámbito: describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio.

De manera predeterminada la primera pantalla que se muestra al abrir el programa es el Diagrama de

CREACION DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

CREACION Y ORGANIZACIÓN DE TAREAS

Por cada tarea que agregamos ocurren tres aspectos importantes:

 Se refleja un número de identificación único para cada tarea, que no

ABREVIATURA SE MUESTRA SIGNIFICADO

VINCULOS DE LAS TAREAS

Existen cuatro tipos de relaciones de tareas:

Con esta opción el área del gráfico de la

Si una o varias de las tareas introducidas no son necesarias,

También podemos posicionarnos sobre el número de

ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS

El nombre de la tarea de la tarea resumen se visualiza con negrita,

El número de niveles de esquema que se pueden establecer es

CONFIGURACION DE LOS RECURSOS

Están disponibles tres tipos de recursos:

La vista en que se registran los recursos se llama Hoja de Recursos,

En caso de no requerir la capacidad máxima en porcentaje, el programa proporciona la opción de mostrar

COSTOS DE LOS RECURSOS

No todos los recursos son pagados con una Tasa

Podemos comparar el resultado

Podrá observar la pantalla

El Formulario de tareas contiene en el encabezado información importante de la tarea seleccionada; el

Veamos algunos ejemplos de asignaciones utilizando la Programación Condicionada por el Esfuerzo en

ASIGNACION DE RECURSOS MATERIALES

La asignación de recursos materiales no afecta la duración de las tareas.

Los tres calendarios base son:

Estos tres calendarios base cubren la mayor

Para especificar los periodos laborables y no

En esta caja de diálogo, se observa en la sección

La ventana Detalles de se utiliza para establecer el

Los días a seleccionar corresponden a la semana

Al agregar cada registro de

En la ficha Avanzado hacemos clic en la lista

La asignación de tareas Comienzo a Comienzo o la introducción de tiempos de adelanto, suponen

Existen tres tipos de tareas:

Podemos esquematizar los tipos de tareas de la siguiente manera:

Tipo / Fórmula Trabajo = Duración X Unidades

Unidades Fijas Trabajo = Duración X Unidades

Duración Fija Trabajo = Duración X Unidades

Trabajo Fijo Trabajo = Duración X Unidades

En Project la interrupción de una tarea se conoce

Conforme vaya deslizando el puntero del ratón en la barra de Gantt, la

Dentro de las tareas Semiflexibles encontramos cuatro tipos:

En el Diagrama de Gantt se visualiza un

Si la fecha de fin de la tarea se desplace

El uso de las fechas límites puede ayudar

Para visualizar la ruta crítica de

Para editar un calendario de recursos ir a

No se percibe ningún cambio en los datos de

Los días seleccionados tendrán la leyenda

Una vez finalizado todos los cambios

Project proporciona hasta 100

Por ejemplo; podría necesitar

Después de esa fecha ya no se

Es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:

- Es necesario haber seleccionado

DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS

En este caso, el recurso está

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