¿Qué es un cronograma?

Una posible definición de cronograma sería una lista de elementos o procesos

de un proyecto en la cual se incluyen además sus fechas previstas de
comienzo y final.
El cronograma únicamente incluye información acerca del tiempo destinado
al proyecto y a cada una de sus fases. No comprende otras características
relacionadas con la planificación del proyecto como podría ser el alcance, su
coste, los recursos necesarios, etcétera.
¿Como se representa gráficamente un cronograma?
Existen diferentes tipos de cronograma según su tipo de representación gráfica.
A continuación se expondrán los más utilizados.
 
DIAGRAMA DE GANTT
Es probablemente la representación gráfica de cronograma más
frecuentemente utilizada. Consiste en la representación de las tareas en
forma de barras sobre un eje temporal que se establece en el eje de las
coordenadas (eje X). Su principal ventaja es la facilidad para ver las fechas de
inicio y fin de cada proyecto, su duración y la superposición con otras tareas.
También juega a su favor el hecho de que la mayoría de trabajadores se
encuentran habituados a su uso, por lo que es necesario un corto período de
aprendizaje para manejarlo con fluidez.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al
proporcionarte una vista general de las tareas programadas, todas las partes
implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha.

Un diagrama de Gantt te muestra:

 La fecha de inicio y finalización de un proyecto

 Qué tareas hay dentro del proyecto
 Quién está trabajando en cada tarea
 La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
 Una estimación de cuánto llevará cada tarea
 Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas
Componentes de un diagrama de Gantt
Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de

proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad
del proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un
diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas
para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse
a cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se
completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a
tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en
cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o
después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que
dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está
desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las
tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás
una vista general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede
como estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.

Ventajas de un diagrama de Gantt

Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te
proporciona las siguientes ventajas:

1. Claridad
2. Una vista general simplificada
3. Datos sobre el rendimiento
4. Una mejor gestión del tiempo
5. Flexibilidad

¿Cómo crear un diagrama de Gantt?

Para crear tu primer diagrama de Gantt, sigue el proceso que te presentamos a
continuación:

1. Haz una lista de todas las tareas

2. Haz una lista de todas las tareas interdependientes
3. Crea una línea temporal del proyecto
4. Asigna tareas a los miembros del equipo

Haz una lista de todas las tareas

Apunta todas las tareas que tienen que completarse para terminar el proyecto
con éxito. También debes incluir los plazos de entrega y los miembros del
equipo responsables.

Haz una lista de todas las tareas interdependientes

A menudo, tienes que terminar una tarea para poder iniciar la siguiente en la
lista. Comparémoslo con una cena entre amigos: primero, tienes que cocinar la
cena (Tarea A) y, después, puedes servirles la comida a tus invitados (Tarea
B). Hay otras tareas que se pueden realizar al mismo tiempo. Puedes cortar las
verduras (Tarea A) sin tener que esperar a que se acaben de cocer las patatas
(Tarea B).

Crea una línea temporal del proyecto

¿Cuántos días o, incluso, cuántas horas necesita este proyecto? Ten en cuenta
que todos los proyectos suelen sufrir retrasos: echa un vistazo a los registros
históricos de anteriores proyectos y haz un seguimiento del tiempo de manera
consistente para hacerte una idea sobre lo flexible que tendrás que ser a la
hora de crear tu línea temporal

Analizar las partidas a ejecutarse, si son partidas que no conoces, solicitar

ayuda a un tercero para recibir asesoramiento

Asigna tareas a los miembros del equipo

En este caso, también será de gran utilidad contar con los registros históricos
de los resultados individuales. Por ejemplo, si tus datos te muestran que un
miembro en particular suele entregar las tareas tarde, podrás evitar asignarle
las tareas de mayor prioridad o prestarle más atención para que las entregue a
tiempo.

También tendrás que tener en cuenta:

1. En qué otros proyectos están trabajando tus compañeros

simultáneamente
2. Los descansos programados o vacaciones de los miembros del equipo

Tener en cuenta las tareas de prioridad e identificar la ruta critica.

Diagrama de Pert
El término PERT  es el acrónimo en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación
de Programas, y es una forma visual de representar las tareas que forman
el proyecto y las relaciones entre ellas.  Esta representación visual es lo que se
llama el diagrama de PERT del proyecto, y suele usarse junto con el método de
camino crítico, o CPM,  para planificar los proyectos. De esta forma, este
diagrama permite planificar el proyecto, identificar el camino crítico del
proyecto, las tareas críticas por no tener holgura, y calcular su plazo mínimo de
ejecución.

Representación del diagrama PERT

Aunque pueden existir diferentes formas de representar el diagrama PERT,
aquí se muestra una donde las tareas se presentan mediante una casilla
dividida en 4 áreas:
 Nombre de la tarea
 Duración de la tarea. Para ello puedes usar diferentes técnicas de estimación
de plazos.
 Primera fecha de inicio. Es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede
empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes.
 Última fecha de inicio. Es la fecha más tarde en que la tarea puede empezar sin
comprometer la duración mínima del proyecto.

Cómo hacer un diagrama PERT

El punto de partida, para hacer un diagrama PERT es disponer de las tareas que
forman el proyecto, su duración, y las relaciones entre ellas. Esto puede representarse
en forma de tabla, como se muestra a continuación.

1- Ordenar las tareas

El primer paso es representar las tareas de forma ordenada entre los los hitos de inicio
y final del proyecto, indicando mediante flechas su orden de ejecución, y su duración
dentro de cada recuadro.

Incluir estos dos hitos es importante para facilitar la comprensión y realización del
diagrama, ya que conceptualmente las primeras tareas (tareas sin precedentes) deben
ejecutarse después de iniciarse el proyecto. Y el proyecto finaliza cuando se han
completado todas las tareas que no tienen una tarea posterior.

Al realizar esta representación se rellenan las dos área superiores: el nombre de la

tarea y su duración.

2- Calcular la primera fecha de inicio

La primera fecha de inicio es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede
empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes. En el
diagrama de PERT se muestra en el área inferior derecha de las casillas de cada
tarea.

Para realizar este cálculo se asigna al hito de FIN una última fecha de inicio igual a su
primera fecha de inicio, y se procede con una operación similar a la anterior. En este
caso de izquierda a derecha, restando a la última fecha de inicio de la tarea posterior
la duración de la tarea donde estemos realizando el cálculo. Si hay más de una tarea
posterior, se hace el cálculo con todas las tareas posteriores y se muestra el valor
menor.
Para qué sirve el diagrama de PERT

Plazo de ejecución mínimo

Talvez la utilidad más destacada del diagrama de PERT sea el cálculo de la duración
mínima del proyecto. O lo que es lo mismo, el plazo de ejecución mínimo con el que
nos podemos comprometer.

Para obtener este dato nos debemos fijar en el valor que se muestra en la zona inferior
derecha de la casilla del hito de FIN. Si recordamos del otro artículo, esta zona de la
casilla mostraba la primera fecha de finalización de la tarea. Lo que se traduce en la
primera fecha de finalización del proyecto en el caso del hito FIN. En nuestro ejemplo
este plazo mínimo sería de 11 días.

Hay dos consideraciones a hacer a esta afirmación:

 En la creación del diagrama de PERT no se han incluido los márgenes por

riesgos, por lo que este plazo mínimo no considera que se puedan materializar los
riesgos.
 El diagrama de PERT no considera la disponibilidad de recursos ni sus
calendarios laborales. Por lo que este valor asume plena disponibilidad de
recursos.
Por ello, este valor debe considerarse como una primera estimación, ya que si
se planifica el proyecto considerando los riesgos y la disponibilidad de recursos, lo habitual es
llegar a un plazo mínimo de ejecución superior.

Holguras con el diagrama de PERT

En la parte inferior de las casillas de cada tarea aparecen dos valores: a la derecha la
primera fecha de finalización, y a la izquierda la última fecha de finalización. La
primera muestra el primer momento en que la tarea puede empezar considerando las
relaciones con las tareas anteriores.  La segunda es la fecha más tarde en que puede
empezar la tarea sin comprometer la duración mínima del proyecto.

Comparando estas dos fechas podemos distinguir dos casos:

 Las dos fechas son iguales, lo que implica que la diferencia entre ellas es 0.
Esto significa que la tarea no tiene holgura. Por tanto, que esta debe empezar en
la primera fecha para no alargar el plazo de ejecución del proyecto. Este sería el
caso de las tareas 6 y 7 del ejemplo.
 Lo habitual es que la última fecha sea superior a la primera, lo que implica que
la tarea puede atrasar su inicio sin comprometer el proyecto. Esto es lo que se
llama la holgura de la tarea, y esta se calcula como la diferencia entre ambos
valores. Este dato es muy útil durante la planificación del proyecto, ya que nos
indica el margen que tenemos para mover la tarea a lo largo del cronograma,.
Adaptando sus fechas de ejecución a la disponibilidad de recursos, calendario,
 etc. Esto se puede ver en la tarea 4 del ejemplo, la cual puede empezar entre los
días sexto y noveno sin comprometer la fecha de fin.

Definición del camino crítico

Por definición el camino crítico, o ruta crítica, es el conjunto de tareas que si se

atrasan, afectan al plazo de final del proyecto.  Es un concepto similar al de cadena
crítica, pero que no tiene en cuenta la disponibilidad de recursos.

Con esta definición y el diagrama de PERT es simple encontrar el camino crítico del
proyecto. Este es él formado por todas aquellas tareas que no tienen holgura. En
nuestro ejemplo serías las tareas 1, 2, 3, 6 y 7.

El camino crítico es un concepto muy útil en el seguimiento y control de proyectos, ya

que nos permite focalizar los esfuerzos en aquellas tareas más importantes. Por ello el
uso de este concepto junto al diagrama de PERT suele llamarse método de
planificación CPM-PERT. CPM es el acrónimo en inglés de Critical Path Method.

Cuando conocemos las tareas que forman el camino crítico, también identificamos
aquellas tareas con las que podemos jugar durante la planificación o ejecución para
hacer frente a posibles faltas de recursos, imprevistos, etc. Obviamente, esto lo
podemos hacer hasta que la holgura de estas tareas desaparezca, momento en que
pasarán a ser parte del camino crítico.

https://www.youtube.com/watch?v=99l106K9UN4
video de pert

Cronograma de hitos
Un hito es un acontecimiento importante en el desarrollo de un proyecto. Por tanto, no
todas las tareas son hitos. Se suele considerar hitos las fechas clave de entrega de
proyectos, reuniones destacadas o algún otro acontecimiento relacionado con la
actividad de la empresa que sea particularmente importante.
Puede tratarse de un gráfico obtenido a partir de la simplificación de otros,
especialmente el diagrama de Gantt, o puede realizarse de manera independiente.

Factores a considerar para elaborar tu

cronograma de actividades
Los proyectos no se echan a andar por sí solos. Incluso en aquellos casos en los que
la improvisación tenga mayor margen, es fundamental elaborar una lista en la que se
fijen las tareas a realizar y sus respectivos tiempos de ejecución. Esta lista, conocida
como cronograma de actividades, suele ser la base para la ejecución de cualquier
proyecto o plan empresarial. Y, por eso mismo, de su adecuada proyección y diseño
dependerá el cumplimiento de cada una de las fases propuestas. Sin embargo, pese a
que se trata de una herramienta ampliamente conocida y empleada con asiduidad, su
diseño no siempre resulta una tarea fácil. Las variantes que pueden aparecer en el
proceso suelen estar relacionadas con el número de tareas, los miembros que hacen
parte del grupo de trabajo, los recursos con los que se cuenta, los objetivos del
proyecto e, incluso, las expectativas del cliente o destinatario. Aun así, existe una
especie de canon sobre cuáles deben ser los pasos previos al diseño de un
cronograma de actividades de un plan de empresa o negocio:

1. Definición de tareas:

En este primer paso se definen todas aquellas actividades que se realizarán dentro de
la ejecución del proyecto. Entre más detallada sea dicha descripción, mejores
resultados se obtendrán. Incluso, en los casos de tareas complejas, es recomendable
dividir dicho apartado en actividades complementarias.

2. Definición de tiempos:
Con las tareas identificadas, el siguiente paso es asignar a cada una de ellas un
tiempo de ejecución razonable. Para no incurrir en cálculos desproporcionados, se
recomienda aplicar la experiencia en proyectos similares; en caso de que no existe
experiencia, una opción es consultar a fuentes especializadas. El objetivo es que, al
final de esta fase, el líder del proyecto tenga un tiempo de cada tarea y un tiempo
global, dos cálculos que le servirán para trazar la estructura de todo el plan.

3. Relación entre tareas:

Sin embargo, el análisis de las tareas requiere de un matiz importante: la definición de

aquellas de carácter simultáneo y, por el contrario, las que no pueden realizarse hasta
la finalización de las que le preceden. Estos datos son de gran relevancia, pues de
ellos, por lo general, se desprenden formas para optimizar los plazos de ejecución.

4. Restricciones:

Los plazos, a su vez, también tienen condicionantes, como por ejemplo cuando se
trata de aquellas tareas que sólo se pueden realizar en determinados momentos o que
están sujetas a factores externas (una reunión con un cliente, una fecha específica,
etc). Este dato también ayudará a tener un mejor panorama de los plazos generales
del proyecto y ayudará a optimizar cada una de sus fases.

5. Recursos disponibles:

En este punto se trata de definir las personas, los materiales o los medios económicos
con el que se cuenta para la ejecución del proyecto. Si se adjudica el coste económico
a cada etapa, el cronograma servirá como base para la elaboración del presupuesto,
otra de las herramientas indispensables en la fase previa de cualquier plan de
empresa. En algunos casos, sin embargo, no es posible obtener el dato del coste de
una tarea, pues es posible que el mismo se defina a lo largo del proceso.
6. Análisis y revisión:

Finalmente, es indispensable abrir un apartado para la verificación de los tiempos y de

la calidad de las tareas realizadas. Esto permitirá la pronta identificación de fallos y la
implementación de mejoras o cambios.