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Proceso de Negocio

Proceso de Negocio Cuentas por Cobrar

Código

Fecha

Líder/Especialista SK

Empresa ICSK

Consultor SAP Heydi Melo

1. Descripción del Proceso de Negocio

En este documento se nombrarán ciertos conceptos introducidos para las estructuras organizativas de
ICSK Chile que, si bien no corresponden a transacciones específicas de usuario, configuran el marco y
las reglas del módulo de cuentas por cobrar.
Además de la descripción y mantención de todos sus datos maestros asociados, así como también los
procesos relacionados.

2. Diagrama del Proceso de Negocio

MM Gestión Salida de Orden de SD Ventas y

Materiales Mercancías Ventas Distribución

FI Contabilidad FI Contabilidad
Financiera Financiera

Decrece el Inventario Ingreso, aumenta

CxC
FI Contabilidad
Financiera

Balance Estado
PyG

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3. Requerimientos/Reglas de Negocio Comunes a todas las Empresas

El módulo de Cuentas por Cobrar (AR) registra y gestiona los datos de la contabilidad de todas las
operaciones relacionadas con los clientes. En SAP, todas las operaciones se contabilizan a través de
cuentas auxiliares, asociadas a las cuentas contables.

Por lo tanto, Cuentas por Cobrar (AR) es un módulo auxiliar de la contabilidad que administra los datos
maestros, registra operaciones contables, emite reportes de análisis y permite generar impresión de
ciertos comprobantes.

Este documento tiene por objetivo, delinear la estructura y organización de los datos maestros a utilizar
en las diversas operaciones con clientes.

4. Requerimientos / Reglas de Negocio Únicas por cada Empresa

Se requiere que los datos maestros puedan ser creados (alta), modificados y/o bloqueados. El
mantenimiento de Datos Maestros, el cual permite realizar estas actividades en la base de datos de los
clientes en dos niveles central y por sociedad.
El maestro de cada cliente debe poseer un código único, el cual será asignado de manera interna por el
sistema. (Código de Dato Maestros de Deudor).
En caso que un cliente de ICSKChile también sea proveedor se crearán códigos tanto para cliente como
proveedor, sin embargo ambos códigos deben asociarse. Datos Maestros mediante un campo de control
que permite esta asociación.

El deudor debe tener todos los datos como:

 Persona Jurídica: Razón Social, RUT, Dirección, Teléfono, Persona de Contacto, correos, giro,
forma de pago, tipo de pago, etc.
 Persona Natural: Nombre, RUT, Dirección, Teléfono, etc.

Los grupos de cuentas asociadas a clientes se definen a continuación:

 ClientesNacionales
 ClientesExtranjeros
 EmpresasRelacionadas

En el dato maestro, existe un control de cuentas que permite la asignación de la cuenta contable
asociada.
El maestro de cada cliente debe contar con la vía de pago, condición de pago, fecha de pago y banco(s)
en los que tenga cuentas corrientes. En la vista Sociedad del maestro de deudores se puede ingresar la
vía de pago y la condición de pago, en la vista de general se puede ingresar las cuentas bancarias.

Las cuentas contables asociadas (CME) para Clientes, en el dato maestro, existe un control de cuentas
que permite la asignación de la cuenta contable asociada.

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5. Diseño de la solución SAP (To Be)

a.- Escenario

 Ingreso de documentos de clientes.

 Generación automática del proceso de diferencia en cambio devengada considerando el tipo de
cambio de cierre para aquellas cuentas cuyos movimientos se hayan realizado en moneda
distinta a Pesos Chilenos. Este proceso solo debe ser realizado al cierre del periodo y reversado
el primer día hábil del mes siguiente. En el caso de cierre de ejercicio la diferencia de cambio
queda vigente por tratarse de un cierre de periodo anual, no se realiza la reversión - Proceso de
Valoración en Moneda extranjera.
 Cálculo de Impuesto Automático.
 Compensación manual y automática - Estándar SAP Proceso de Compensación.
 Registro de Cobros Manuales - Entrada de pagos.
 Provisiones Varias por ajustes manuales.
 Asientos de ajustes manuales en caso de ser necesario.

b.- Aspectos Relevantes

Se debe incorporar el grado de cobertura de los requerimientos y como se abordaran los que el proceso
no logre cubrir (procedimientos manuales, desarrollos, etc), es decir, mejoras, déficit y cobertura para los
déficit funcionales.

c.- Diagrama de Proceso

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No. Descripción
1 Como prerrequisito para iniciar el proceso facturación se debe validar que el cliente exista, en
caso de no existir se debe crear de acuerdo al proceso de ICSK Chile
2 Una vez se confirme que el cliente existe, el paso siguiente consiste en la creación del pedido
de venta.
3 Se realiza la facturación de acuerdo a proceso establecido por ICSK Chile

4 El sistema genera un número de documento de deudor, el cual corresponde a un documento

contable que afecta de manera automática el Libro Auxiliar y por ende el Libro Mayor.

Este documento será el utilizado por el programa de pagos posteriormente para realizar esta
gestión.

6. Detalles de Configuración

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Datos Maestros

El módulo de Cuentas por Cobrar (AR) registra y gestiona los datos de la contabilidad de todas las
operaciones relacionadas con los clientes. En SAP, todas las operaciones se contabilizan a través de
cuentas auxiliares, asociadas a las cuentas contables.

Por lo tanto, Cuentas por Cobrar (AR) es un módulo auxiliar de la contabilidad que administra los datos
maestros y registra operaciones contables.

Mantenimiento Datos Maestros

Este proceso tiene como finalidad garantizar la correcta administración del maestro de deudores, el cual
cuenta con dos grupos de información: Nivel de Datos Generales y Nivel de Sociedad FI.

En el sistema SAP se contará con un único maestro de deudores, el cual contendrá toda la información
general y contable de cada cliente. Algunos campos relevantes a destacar son los siguientes;

Vista de Datos Generales

Vista Campos
· Nombre
· Dirección
· Código Postal
· Teléfonos
Dirección · CorreoElectrónico
· País
· Región
· Concepto de Búsqueda 1
· Concepto de Búsqueda 2
· Ruc (validación de RUC estándar)
Datos de Control
· RelaciónCliente-Proveedor
· CuentaCorriente
· Banco
Pagos
· Titular
· PagadorAlternativo

Vista de Sociedad

Vista Campos
Gestión de Cuenta · CuentaAsociada

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· Grupo de Tesorería
· Número de Cuenta Anterior (se puede
almacenar aquí, el número de cliente
anterior en el antiguo sistema)
· Número de Personal
· Condición de Pagos
· Vías de Pago
Pagos
· Verificación de Facturas
· Bloqueo de Pagos
Retención de · Tipo de Retención
Impuestos · Indicador de Retención

Grupo de Cuentas

Es necesario clasificar a cada deudor en un grupo de cuentas específico. El grupo de cuentas nos
permite determinar:

 Rango de números
 Asignación Externa o Interna
 Campos a visualizar (status campo) al registrar o modificar los datos maestros
 Si es un cliente esporádico

Cuenta Asociada

Cuando se registren operaciones relacionadas al código del deudor en el auxiliar de Cuentas por Cobrar,
el sistema contabilizará de forma automática la información en el Libro Mayor (Contabilidad General).
Para ello utiliza la Cuenta Asociada o Cuenta Contable, la cual es asignada a nivel del Dato Maestro del
Deudor.
Libro Auxiliar
 CuentasDeudor
 Cuenta Acreedor

Libro Mayor:
 Deudores por suministros y servicios
 Creedores por suministros y servicios

Las configuraciones realizadas a la cuenta asociada a nivel de dato maestro nos permiten:

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 Estructurar la asignación de campos (Visible, obligatorio, opción, oculto) al momento de contabilizar

un documento

 Especificar o limitar las monedas a utilizar en la cuenta correspondiente.

Las cuentas asociadas existentes son:

Cuentas de Mayor Especial

Debido a las operaciones que se pueden tener con un cliente específico corresponden a registros en
más de una cuenta contable como por ejemplo: anticipo de clientes, etc., el sistema SAP utiliza los
indicadores de cuenta de mayor especial (CME) para gestionar las posibilidades contables que afecten al
grupo de cuentas de clientes. Así, se debe definir un CME por cada operación que impute a una cuenta
distinta a la cuenta asociada definida.
Para Grupo ICSKChile se ha definido los siguientes indicadores CME para Deudores;

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Impuestos

Para las operaciones que involucren cálculo de impuestos, es necesario definir indicadores que permitan
identificar porcentaje a aplicar, cuenta contable y tipo de impuesto.
Para ello, se abordará la sección de acuerdo a lo siguiente:
 IVA Debito Fiscal

IVA Debito Fiscal

La definición de si una operación es afecto o exento se realiza por cada ingreso de documento y no a
nivel de dato maestro de Deudor. Para ello, es necesario definir indicadores de impuestos que nos
permitan diferenciar o combinar las diversas operaciones de la empresa.
Para Grupo ICSKChile se define en el documento de localización.

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Condiciones de Pago

Las condiciones de pago identifican el acuerdo previo con el cliente en relación a su política de cobranza.
Este indicador se asigna en el registro maestro de cada deudor. En la creación de cada documento, el
sistema deriva la condición de pago indicada en el maestro; sin embargo, esto no implica que no se
pueda modificar la condición de pago en el documento por tratarse de un caso especial o un acuerdo
diferentes dependiendo del tipo de servicio prestado.

Las condiciones de pago para Deudores definidas en Grupo ICSKChile son;

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Procesos Empresariales

El módulo de Cuentas por Cobrar (AR) gestiona los datos de la contabilidad de todas las operaciones
relacionadas con los clientes de Grupo ICSKChile. Estosincluyen;
 Mantenimiento de los datos maestros de los clientes, como altas, modificación, visualización,
bloqueo y marcado para borrado.

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 Registro, emisión y contabilización de facturas emitidas a clientes y deudores.

 Gestión del cobro de facturas emitidas.
 Otras operaciones relacionadas con clientes.

Registro de Documentos

Para que un documento se registre en SAP, éste debe cumplir con requisitos y características
establecidos por entes externos e internos a la empresa. Las cuentas por cobrar se manejan en el
módulo AR y evidencian el valor contractual de una entrega de productos o servicio.
El registro e imputación de los documentos en el sistema, responden a la necesidad de Grupo ICSK
Chile de integrar este proceso de ventas a su gama de procesos empresariales y tener un control en
línea de cada operación realizada.
Ejemplo de algunos de los documentos que requiere Grupo ICSKChile para imputar son los siguientes:
 Facturas
 Notas de Créditos
 Notas de Debito
 Boletas

El módulo que gestionará las operaciones y registros de cuentas por cobrar será FI y las claves de
contabilización a utilizar para la facturación son;

Clave Denominación
01 documentos de factura

02 anulación de abonos con referencia factura

09 operaciones con CME deudores

11 abonos con referencia a factura (por devoluciones o descuentos)

12 anulación de facturas

15 Cobros

La utilización correcta de dichas claves de contabilización permitirá controlar íntegramente las

operaciones de cartera y diferenciar las operaciones que no son propiamente originadas por la gestión
de la misma.

Calculo Automático del Proceso por Diferencias por Tipo de Cambio

Esta actividad se efectuará mes a mes con el objetivo de presentar la valoración de las operaciones, o
cuentas en moneda extranjera, en los Estados Financieros.

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Teniendo en cuenta la definición de las cuentas contables, podemos dividirla en dos procesos:

 Valoración de moneda extranjera para partidas abiertas

Este proceso tiene como resultado la valoración en moneda extranjera de las cuentas que gestionan
partidas abiertas.
La valoración se realiza según el principio de la valoración individual, de forma que se consideran las
partidas individuales que se mantienen abiertas en la fecha clave de la valoración. En caso de producirse
diferencias, se efectuarán las correspondientes correcciones. La contabilización se realiza en una cuenta
complementaria y en una de pérdidas y ganancias.
El registro contable de la valorización de la moneda extranjera se realiza al final del mes y se elimina
(anulación de los apuntes contables) al primer día del siguiente mes, por lo que se puede establecer que
la valoración es para efectos de presentación de las cuentas o partidas en moneda extranjera en el
Balance. Esta anulación no se considera en el cierre de ejercicio, ya que se deben mantener los valores
para el inicio de ejercicio siguiente.
Compensación Manual y Automática
En cuanto a la compensación de documentos, se pueden compensar todo tipo de documentos, siempre y
cuando la suma entre el cargo y el abono sea cero. Estas compensaciones pueden ser totales, parciales
o combinadas con registros de ajustes o con generación de nuevas posiciones a cuentas contables,
cuentas de clientes o cuentas de proveedores. Para las compensaciones de documentos financieros, se
tiene identificados los siguientes escenarios:
 Compensación de notas de crédito con facturas
 Compensación de anticipos con facturas
 Compensación de documentos por pagar con documentos por cobrar
 Compensación de documentos por pagar con documentos por cobrar entre vinculadas.
 Compensación por traslado de deuda.

Las compensaciones pueden ser automáticas o manuales, en el primer caso es necesario configurar
criterios de configuración y en el segundo el usuario podrá seleccionar los datos que desee compensar.

Provisiones

La cuenta de "provisiones" es una cuenta de gastos de especial relevancia, con ella se consigue ajustar
el valor de los distintos activos a su valor real. Es decir, si un activo se encuentra contabilizado en
Balance por un valor superior a su valor real (entendiendo por tal el valor de mercado o el valor de
tasación), la empresa tiene que ajustar el valor de este activo, dotando la provisión correspondiente.
Esta provisión es un gasto para la empresa y tiene que recogerse en la cuenta de resultados, aunque no
es un gasto en dinero (no hay salida de dinero).
Para Grupo ICSKChile se usará en la mayoría de sus operaciones, una solución estándar que SAP
otorga para realizar las imputaciones en la cuenta de provisión de forma manual y según se estime
conveniente en la definición de esta cuenta y sus imputaciones.

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Proceso de Cierre

El proceso de cierre de cuentas por cobrar está dado por una serie de actividades que procuran reflejar
al cierre de mes la mayor claridad y seguridad posible a las cuentas corrientes de clientes.
Los pasos se pueden dividir en los siguientes conceptos:
 Análisis de Cuentas
 Regularizaciones Contables
 Reclasificación de Cuentas
 Estimación de deudoresincobrables
 Preparación de informes de gestión
 Emisión de LibrosLegales
 Arrastre de Saldos
 Apertura y cierre de periodos (bloqueo)

Reportes

El módulo de SAP de Cuentas por Cobrar (AR), gestiona los datos de la contabilidad, de las operaciones
relacionadas con deudores de Grupo ICSKChile.

Las contabilizaciones efectuadas en este módulo se registran simultáneamente en el libro mayor, donde
las distintas cuentas de mayor, se actualizan de acuerdo a los movimientos realizados, de la información
ingresada se generan reportes para el cumplimiento legal, según las disposiciones del Servicio de
Impuestos Internos, por ejemplo: Libro de ventas, con la información necesaria para confeccionar la
declaración mensual de IGV. El presente documento detalla, los procesos y documentación necesaria
para cumplir con las disposiciones legales vigentes.

Datos Maestros

La visualización y análisis de los reportes de datos maestros de clientes se pueden ejecutar de dos
maneras, una en la que se visualiza el dato individualmente por deudor y otra en la cual se puede
visualizar la información de estos datos de manera masiva.

Partidas Individuales (Partidas Abiertas y Compensadas)

Para visualizar y gestionar los datos de partidas abiertas de clientes y por ende su cuenta corriente,
podemos acceder a distintos reportes, dentro de los cuales el más relevante ya que entrega una
información completa es el contenido en la transacción FBL5N, en este se ingresan una serie de
parámetros que el usuario desee visualizar y las cuales generaran el reporte final, estos son:
 Visualización de Partidas abiertas de clientes
 Visualización de partidascompensadas

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 Visualización de todas las partidas

 Visualización de uno o más clientes
 Visualización de una o más sociedades
 Visualización de partidas con CME
 Visualización de apuntesestadísticos
 Entre otros

Informe de Saldos por Cuentas

Existe una gama de reportes para visualizar a nivel de totales, los saldos asociados a los clientes. Esto
permite obtener una visión general de las cuentas por cobrar:
Reporte: Saldos de deudores en ML

Informe PAs Análisis de Vencimiento

Existe una gama de reportes para visualizar a nivel de totales, los saldos asociados a los clientes. Esto
permite obtener una visión general de las cuentas por cobrar, el siguiente informe es por Partidas
Abiertas (PA) análisis de vencimiento.
Reporte: Ejecutar PA Análisis de vencimiento: resumen

Detalle de Cuentas por Cobrar

Se abordará a través de reportes estándar disponibles en R3, para eso será necesario adecuar un layout
de acuerdo a las características indicadas por los usuarios.
 Empleados
 Bancos
 Compañías de Seguros
 Concesionarios y TalleresAutorizados
 Flotas
 Relacionadas

7. Requerimientos de Desarrollo:

a. Requerimientos de Formularios

Formulario Descripción Empresa

N/A

b. Requerimientos de Reportes

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Detallar los reportes necesarios relativos directamente al proceso. Precisar si existe un reporte SAP que
lo resuelve o se requiere un desarrollo. Si es desarrollo, describir los campos a incluir.
Si es un reporte SAP, referenciarlo.

Reporte Descripción Empresa

N/A

c. Requerimientos de Interfaces

Describir las interfaces permanentes o temporales que existirá entre el proceso, y otros procesos o
sistemas fuera de SAP.
Precisar la criticidad de la interfaz, identificar claramente el sistema con el cual se hará interfaz, su
plataforma, lenguaje, frecuencia, condiciones de procesamiento, etc.

Interface Descripción Origen Destino Empresa

N/A
d. Requerimientos de Conversión de Datos (Cargas iniciales)

Conversión Descripción Sistema Origen

N/A

e. Requerimientos de Ampliaciones (Enhancements)

Ampliación Descripción

8. Requerimientos de Roles y Perfiles

Documentar qué tipos de usuarios realizan o intervienen en este proceso, y qué privilegios debieran
tener, por ejemplo, visualizar, crear, actualizar.

Descripción

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9. Resumen de Impacto de Cambio Organizacional

Incluir los aspectos relevantes al Change Management. Cualquier cambio a la empresa, debido a la
implementación de SAP en ella, debe ser descrito aquí.
Esta información además puede ser relevante a la documentación de los procedimientos administrativos.

Impacto
Rol / Area Impactada
Operación Actual (Como
lo hacen hoy?)
1
Operación Futura (Como
lo harán con SAP?)
Impactos Positivos
Impactos Negativos

10. Mejoras Futuras

Es útil aquí describir cualquier mejora futura, que será implementada en una segunda fase, o será
desarrollada cuando estén en productivo, etc.

11. Análisis de GAP’s Funcionales

Identificar funcionalidad fuera del alcance

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N° Empresa Requerimiento Posible Solución

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Documentos Anexos
Nombre del Documento Versión Descripción Resumida

Autores y Participantes
Rol Nombre

Líder Funcional
Especialista Funcional
Consultor SAP
Analista Técnico
Participante invitado
Participante invitado
Participante invitado
Participante invitado

Aprobadores
Rol Nombre Firma

Líder Funcional # 1
Líder Funcional # 2
Gerente de Proyecto
Especialista Funcional
Consultor SAP
Otros 1
Otros 2

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