1. ¿Cuál es el dolor que experimenta actualmente la organización?

¿Qué ejemplos
similares del mismo dolor pueden encontrarse en otras empresas? Recuerda que
es vital sustentar con datos cuantitativos (y cualitativos) que brinden contexto al
problema del negocio.
Uno de los desafíos clave en el área financiera consiste en revisar los contratos
cerrados en el CRM Salesforce.
La elaboración del informe implica un proceso manual en el cual ingresamos los
datos de cada entidad del grupo en una hoja de cálculo de Excel. Este informe se
presenta puntualmente dentro de los tres primeros días hábiles después de cada
cierre mensual al área contable. Los cambios o cancelaciones en los contratos
generalmente se comunican en los periodos siguientes por el equipo de ventas, lo
que puede generar discrepancias con los saldos contables registrados.
La gestión de cobranza se realiza en una hoja de cálculo de Google, donde
ingresamos detalles de facturación (a partir de los informes de SAP BO) y el
recaudo bancario que se completa manualmente, reflejando los movimientos de cada
banco. También se lleva un control detallado de la cartera por cobrar, incluyendo el
seguimiento de la gestión de cobranza, la fecha de vencimiento de la factura y la
fecha estimada de cobro para proyectar ingresos.
En esta misma hoja de cálculo, gestionamos las cuotas a emitir, que van desde 2
hasta 30 cuotas en diferentes años, según lo acordado en cada contrato. Por cada
cuota se emite una factura de venta.
Como parte del proceso de gestión de cobros, realizamos el envío manual de estados
de cuenta a los clientes, así como avisos de morosidad y suspensiones de servicio.
Este proceso se repite para más de 100 facturas pendientes al mes.
Adicionalmente, empleamos Looker Studio de Google para crear un panel de
seguimiento de la facturación y cobranza, proporcionando visibilidad a los altos
ejecutivos.
El ingreso diario de información en la hoja de cálculo constituye aproximadamente
el 80% de las responsabilidades, incluyendo la validación para evitar errores de
tipeo o ingreso de información incorrecta. Actualmente, actualizamos el informe
cada jueves, lo que podría resultar en información desactualizada para quienes
deseen revisarlo en otras fechas.
Posteriormente, el departamento contable utiliza la hoja de cálculo proporcionada
por el área de créditos para realizar un cálculo manual del devengamiento diario en
Excel, basándose en fórmulas. Errores de digitación en los datos pueden resultar en
cálculos incorrectos y generar reprocesos.
Como consecuencia de estas operaciones manuales, tenemos los siguientes
problemas:
 Se emplea demasiadas horas para digitar los datos en el informe mensual
de cartera. El equipo de Billing & Collections está conformado por 1
 Líder y 03 analistas para todo Latam y distribuyen sus horas de trabajo
mensuales de la siguiente manera:

Horas

Preparar el informe de contratos de clientes de acuerdo al 260

CRM Saleforce en Google Sheets

Gestión de cobranza en Google Sheets 200

Facturación a clientes 64

Envío manual de estados de cartera a los clientes 24

Registro diario de las cobranzas en SAP BO 60

Actualización del panel de Looker Studio de Google 32

Total horas mensuales 640

 Durante el 2023 se tuvieron 30 errores de digitación significativos, lo

cual representó una desviación en el cálculo del gross revenue de los
meses de julio y noviembre por $100,000 y $30,000 dólares
respectivamente, y un reproceso en la presentación de información
financiera de esos meses.
 Tenemos un saldo por conciliar entre el CRM de ventas y el sistema
contable SAP de aproximadamente $500,000 en promedio que consumen
horas de conciliaciones manual entre ambos equipos de trabajo.
 Las facturas que no se emiten oportunamente retrasa el recaudo de
ingresos y genera malestar en los clientes. La empresa debe cobrar a 30
días para cubrir su capital de trabajo, pero termina cobrando a 90, 120 y
hasta 180 días.

2. ¿Qué se ha hecho hasta ahora en tu empresa para controlar o mitigar este dolor?
¿Por qué esta solución no es la más óptima? Sean críticos en su argumento.

En diciembre del 2021, la empresa implementó el sistema SAP BO para utilizarlo

como principal herramienta contable y de facturación. La gerencia decidió
implementar sólo el módulo financiero y no incluir el módulo de gestión a fin de no
invertir más fondos en el área administrativa. Como consecuencia, los procesos de
análisis financiero, gestión presupuestal y gestión de cobranzas son ineficientes. No
tenemos acceso en tiempo real a datos financieros claves, para que los altos
ejecutivos accedan a información actualizada sobre la situación financiera de la
empresa en cualquier momento. La falta de automatización de procesos financieros
genera ineficiencia de procesos operativos y mayor probabilidad de errores
humanos. Finalmente, los datos del área de ventas y financiero no se integran, lo
cual genera duplicidad de datos y no hay un aseguramiento de coherencia en la
información consolidada de los 06 países.
3. ¿Qué desafíos en materia de datos existen en torno al problema? ¿Es necesario
recolectar nuevos datos o hacer un tratamiento de los datos existentes? ¿Qué
datos se necesitan para abordar tu propuesta? ¿Están capacitados los equipos
para procesar los datos?

Crehana es un startup que maneja gran información de datos, los cuales provienen
de diversas fuentes:
 Para el análisis de las ventas se usa el CRM Salesforce y la plataforma de
gestión Metabase.

 Se utiliza SAP BO como herramienta de facturación y registro de cobros a clientes.

 Google Sheet es utilizado para la gestión de cobranzas.

 El panel de seguimiento de facturación y cobranzas se realiza en Google Looker

Studio.

Nuestro objetivo es que la gestión y seguimiento de las cobranzas se convierta en un proceso

fluido, ágil y completamente optimizado. Nuestra propuesta de solución es desarrollar una
plataforma web responsiva diseñada específicamente para la gestión y seguimiento de
cobranzas a clientes.

Las principales herramientas de esta plataforma son:

• Registro del Tipo de Cambio Dinámico:

Permite la conversión de contratos de diferentes monedas locales (de 6 países) a dólares,

proporcionando una contabilidad precisa.

• Visualización Integrada de Contratos B2B:

Se integrará de manera transparente con Salesforce, permitiendo una visión completa y

actualizada de los contratos B2B. Además de facilitar el proceso de registro contable mediante
la carga masiva de archivos Excel generados directamente desde Salesforce, ahorrando tiempo
y reduciendo posibles errores manuales.

• Integración con SAP BO para Devengamiento Automático:

Envía automáticamente los asientos contables a SAP BO, asegurando un registro preciso y
oportuno del devengamiento de ingresos por cada contrato.

• Maestro de Administración de Clientes Dinámico:

Actualiza automáticamente los datos de contacto en SAP BO, manteniendo la información

siempre actualizada y reflejada en nuestros sistemas.

• Gestión de Autorizaciones y Envío de Estados de Cuenta Automático:

Permite definir autorizaciones de envío de estado de cuenta por correo para cada cliente, con
la opción predeterminada para nuevos clientes. Envía automáticamente estados de cuenta a
los clientes 15 días antes y el mismo día del vencimiento de la factura de su contrato.

• Servicio Inteligente de Identificación de Facturas y Pagos en SAP Business One:

Identifica automáticamente nuevas facturas y pagos relacionados con contratos en SAP

Business One, actualizando el estado de las cuotas y proporcionando los datos necesarios para
la generación de informes.

• Módulo de Envío de Cartas de Suspensión:

Permite el envío a demanda de cartas de suspensión para contratos que cumplen con ciertos
criterios específicos, optimizando el proceso y mejorando nuestra gestión de riesgos.

• Generación de Reportes Dinámicos:

Facilita la creación de reportes de estado de cuenta por rango de fecha y estado, así como
informes de recaudos, todo descargable en formato Excel para un análisis más profundo.

• Panel de Gestión y KPIs:

Proporciona un panel intuitivo para la gestión y presentación de KPIs, ofreciendo una visión
clara y en tiempo real del rendimiento financiero.

Esta plataforma no solo resuelve nuestro desafío actual, sino que también allana el camino
hacia una gestión financiera más estratégica y ágil.

Crehana, cuenta con un equipo altamente capacitado para el procesamiento de datos. Con
esta nueva herramienta podremos personalizar y agilizar la presentación de informes para los
Stakeholders.

4. ¿Qué resultados esperan obtener con su propuesta? Procuren verlo desde tres
perspectivas en paralelo: financiera, de procesos y de usuarios. El objetivo de cualquier
proyecto de analítica debería ser la mejora de la performance en estas tres dimensiones.

 Disminución de horas en tareas operativas en un 60%, tiempo que se empleará en

facturación y cobranzas para incrementar el ingreso operativo de caja.
 Reducción de tiempo para la presentación del informe financiero consolidado del
Grupo del 10mo día hábil al 8vo día hábil.
 Reducir la rotación de cuentas por cobrar de 120 días promedio a 30 días promedio.
  Evitar las pérdidas en incobrables por $150,000 anuales con una inversión única de
$6,900 para el desarrollo de la plataforma.

5. Ahora bien, hablemos de prescripción. ¿Qué acciones concretas son las que van a
desarrollar para obtener los resultados presentados previamente? Para esta pregunta
resulta muy importante hablar de los recursos que utilizarán para estas acciones.
 Integración del CRM Salesforce con la nueva plataforma web. No se puede integrar el
CRM a SAP porque sería mucho más costoso realizar los pagos legales,
aproximadamente una inversión de $50,000. Entonces, la nueva plataforma será el
intermedario entre Salesforce y SAP. La plataforma web tomará los datos del
Salesforce los procesará internamente y además generará las plantillas de asientos
automáticos para que sean descargados en Excel y cargados masivamente en SAP BO.
 Los recursos a utilizar son: plataforma Intranet, Ambiente Hana con Service Layer de
SAP Habilitado, correo transaccional, key User ( equipo de Billing& Collection)
 Inversión de S$6,900
 Plan de trabajo:
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