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Introducción-Datos

Maestros
POLÍTICAS
• Hoja de registro

• Receso

• Salidas del aula

• Uso de celulares
Introducción- Datos Maestros

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Agenda

TEMARIO DE CAPACITACIÓN:

❑ Acceso al Sistema SAP.

❑ Gestión Financiera.

❑ Gestión Contabilidad Analítica.


Acceso al Sistema SAP

SAP es uno de los principales


softwares que utilizan las empresas
para organizar y gestionar sus
recursos.

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Acceso al Sistema SAP

7
Acceso al Sistema SAP

8
Acceso al Sistema SAP

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GESTION FINANCIERA
Considerado como uno de los módulos más importantes de todo el
sistema SAP, su objetivo fundamental es la gestión de todos los
procesos contables y financieros de una organización.
FI
Esta diseñado para realizar una revisión de la información
financiera en tiempo real.
Permite la preparación de los Estados Financieros.

Permite gestionar y reportar los gastos, costos y flujos de ingreso,


contempla todas las funciones necesarias para llevar adelante la
contabilidad de costos e ingresos.
CO
Esta diseñado para recolectar datos para la preparación y el
análisis de reportes utilizados por los usuarios internos.

Este proceso esta centralizado por el Ente Rector

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FI GESTION FINANCIERA

Como parte de las iniciativas para modernizar las finanzas


públicas, el Ministerio de Economía y Finanzas, MEF,
promueve la adopción de las mejores prácticas internacionales
para la gestión de las finanzas públicas por lo que se trabaja al
momento en la convergencia hacia las Normas
Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)

La nueva versión del Catálogo General de Cuentas, es decir,


activos, pasivos y patrimonio se diseño bajo NICSP se ha
organizado de forma que obedezca al ordenamiento.
Su aplicación será obligatoria a partir del primero de enero de 2020.

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GESTION FINANCIERA

En esta sesión se instruirá a los usuarios en los


procesos de:
1. Plan de cuentas Contable.
2. Crear cuentas de mayor.
3. Visualizar cuentas de mayor.
4. Modificar cuentas de mayor.
5. Bloquear/Desbloquear cuentas de mayor.
6. Borrar cuentas de mayor.
GESTION FINANCIERA

1. PLAN DE CUENTAS CONTABLE:

Un Plan General de Cuentas contiene el listado de todas las cuentas


contables que están disponibles para cada una de las entidades que se
gestionan en la contabilidad general (Sociedades FI), así como las
definiciones básicas de las mismas (código de la cuenta, denominación,
tipo de cuenta, moneda,…)

El Plan de cuentas contable en SAP para Ecuador se denomina: Plan


General de Cuentas del Ecuador (PGCE). Por tanto todas las cuentas
contables deben ser creadas en este plan, para que se puedan gestionar
en SAP. En el sistema se denominan cuentas de mayor.

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GESTION FINANCIERA

2. CREAR CUENTA DE MAYOR

Las operaciones se contabilizan y se


gestionan a través de cuentas
contables.
Este dato maestro contiene
información que controla las
imputaciones de las operaciones y el
proceso de los datos.

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GESTION FINANCIERA

2. CREAR CUENTA DE MAYOR

• En este nivel se incluye


Nivel plan información propia de la cuenta
de mayor la cual, es
independiente de las sociedades
de cuentas en las cuales recibe
imputaciones.

• El área de una cuenta de mayor


Nivel correspondiente a sociedad
contiene datos válidos
únicamente para la sociedad en
Sociedad la que se creó.

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GESTION FINANCIERA

2. CREAR CUENTA DE MAYOR


DATOS DEL PLAN DE CUENTAS Cuenta de
beneficios
(resultados).

Tipo de
Grupo de
cuenta de
cuentas
beneficios

Datos
del Plan
de
cuentas
Texto
explicativo Cuenta de
(50 balance
caracteres)

Texto breve
(20
caracteres)

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GESTION FINANCIERA

2. CREAR CUENTA DE MAYOR


DATOS SOCIEDAD
Moneda de
la cuenta

Cta.
Saldos en
asociada
moneda local
p/clase cta

Datos de
Sociedad
Gestión de
Categoría
partidas
fiscal
abiertas

Visualización Permitida
de partidas contabilizació
individuales n. sin IVA

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FLUJOGRAMA CREACION DE CUENTA DE
MAYOR

SI

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GESTION FINANCIERA
2. CREAR CUENTA DE MAYOR

* Datos a completar

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GESTION FINANCIERA
2. CREAR CUENTA DE MAYOR
TEXTO AMPLIADO
El sistema tiene un campo ampliado que permite que el nombre de la
cuenta de mayor contenga una longitud máxima de 200 caracteres para
la descripción de la cuenta de mayor.

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GESTION FINANCIERA
2. CREAR CUENTA DE MAYOR
NATURALEZA DE LA CUENTA DE MAYOR
Se ha desarrollado un campo que permite asignar a la cuenta de mayor la
naturaleza de la cuenta y valida al momento de realizar un registro la
naturaleza de la misma. A fin de evitar que ésta quede con saldo contrario al
de su naturaleza. La naturaleza de la cuenta puede ser :
• Deudora
• Acreedora
• Ambas

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GESTION FINANCIERA
2. CREAR CUENTA DE MAYOR
CARGA MASIVA

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GESTION FINANCIERA
2. CREAR CUENTA DE MAYOR
EJEMPLO DEL ARCHIVO

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GESTION FINANCIERA

REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

2. CREAR CUENTA DE MAYOR

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 20 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION FINANCIERA

3. VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR

A través de este proceso se podrá


realizar la visualización o consulta
Visualización del registro maestro de la cuenta
de mayor en el Plan General de
de cuentas Cuentas.
de mayor Se podrá designar en los roles de
usuarios la visualización de datos
maestros de todas las cuentas

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FLUJOGRAMA VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR

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GESTION FINANCIERA
3. VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR: INGRESOS
Pestaña: Tipo/Denominación

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GESTION FINANCIERA
3. VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR: INGRESOS
Pestaña: Datos de control

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GESTION FINANCIERA
3. VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR: INGRESOS
Pestaña: Entrada/Banco/Inter.

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GESTION FINANCIERA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

3. VISUALIZAR CUENTA DE MAYOR

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 20 minutos para la realización del ejercicio.

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FLUJOGRAMA MODIFICAR CUENTA DE MAYOR

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GESTION FINANCIERA

4. MODIFICAR CUENTA DE MAYOR:

Modificación de A través de este proceso


se podrá realizar la
cuentas de modificación del registro
mayor maestro de la cuenta de
mayor en el Plan General
de Cuentas y Sociedad.

Este proceso esta centralizado por el Ente Rector

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GESTION FINANCIERA
4. MODIFICAR CUENTA DE MAYOR:

El sistema guarda
un histórico de
modificaciones
donde se almacenan
los cambios que ha
tenido el registro
maestro de cuenta
de mayor.

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GESTION FINANCIERA

REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

4. MODIFICAR CUENTA DE MAYOR

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 20 minutos para la realización del ejercicio.

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FLUJOGRAMA BLOQUEO/DESBLOQUEO
CUENTA DE MAYOR

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GESTION FINANCIERA
5. BLOQUEAR/DESBLOQUEAR CUENTA DE MAYOR:
BLOQUEO

Bloqueo de cuentas a
nivel de plan de cuentas

Bloqueo de cuentas a
nivel de sociedad

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GESTION FINANCIERA
5. BLOQUEAR/DESBLOQUEAR CUENTA DE MAYOR:
DESBLOQUEO

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FLUJOGRAMA BORRADO
CUENTA DE MAYOR

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GESTION FINANCIERA
6. BORRAR CUENTA DE MAYOR:

A partir del momento en que una cuenta de mayor haya recibido


contabilizaciones no puede ser borrada del sistema,
independientemente de que cuente con saldo o que el saldo sea
cero (0).

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GESTION FINANCIERA
6. BORRAR CUENTA DE MAYOR:

El borrado de una
cuenta de mayor a
nivel de Plan
General de Cuentas
dependerá de si la
cuenta tiene o no
contabilizaciones

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GESTION FINANCIERA
6. BORRAR CUENTA DE MAYOR:

Si la cuenta no tiene contabilizaciones se


puede borrar la cuenta de mayor a nivel de
Plan General de Cuentas. Esto produce que
se borre también en todas las sociedades

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GESTION FINANCIERA

REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

6. BORRAR CUENTA DE MAYOR

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 30 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
En esta sesión se instruirá a los usuarios en los procesos de:
1. Crear centro de costo
2. Modificar centro de costo
3. Visualizar centro de costo
4. Bloquear/Desbloquear centro de costo
5. Borrar centro de costo
6. Crear grupo de centro de costo
7. Visualizar un grupo de centro de costo
8. Crear clase de costo
9. Visualizar clase de costo
10. Borrar Clase de costo
Este proceso esta centralizado por el Ente Rector
GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

Actualmente existen una serie de sistemas diversos, adquiridos o


desarrollados a medida en diferentes entidades que cumplen los
requisitos específicos de éstas.

En el nuevo sistema se implementa el módulo de


Costos, el cual, a través de la recolección de las
imputaciones proporciona información de apoyo a la
Gerencia con el propósito de planificar, informar y
monitorizar las operaciones del negocio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

El módulo de SAP CO (SAP Controlling) proporciona


información de apoyo a la Gerencia con el propósito de
planificar, informar y monitorizar de las operaciones de
negocio. En resumen, gracias a la información que
provee este módulo se facilita enormemente el proceso
de toma de decisiones.
En este módulo se gestionan, fundamentalmente los
siguientes datos maestros:
• Sociedad.
• Centro de costos.
• Clase de costos.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
Los módulos de Fi y CO están interrelacionados a través de la asignación
entre ellos.
Un centro de costos representa una sociedad FI

Contabilidad centros de costos


CO
Sociedad CO (EAP1)

Contabilidad clase de costos

FI

Sociedad FI Sociedad FI Sociedad FI


GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

1. CREAR CENTRO DE COSTO


DEFINICIÓN:

Es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO que representa un


emplazamiento claramente delimitado donde se producen costes. Permite analizar
los gastos según la unidad en la cual se haya ejecutado dentro de la sociedad, se
utiliza para determinar los costos.

En el nuevo sistema, un centro de costo representa una EOD y


esta compuesto por 4 dígitos alfanuméricos
GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

1. CREAR CENTRO DE COSTO

Código del
centro de costo

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

1. CREAR CENTRO DE COSTO

Denominación

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

1. CREAR CENTRO DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

2. MODIFICAR CENTRO DE COSTO


Un centro de costo es susceptible a cambios, los campos que pueden ser
modificados se indican en color blanco a continuación :
GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

3. VISUALIZAR CENTRO DE COSTO

Un centro de costo contiene en


la pestaña “Hist”, información
relacionada con las
modificaciones efectuadas a
ese dato maestro, así como
cuando se creo y el usuario que
ejecutó la operación.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

2. MODIFICAR CENTRO DE COSTO


3. VISUALIZAR CENTRO DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

4. BLOQUEAR/ DESBLOQUEAR CENTRO DE COSTO

Se deben
Se deben marcar desmarcar los
los campos para campos para
bloquear el centro desbloquear el
de costo centro de costo

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA

5. BORRAR CENTRO DE COSTO


Un centro de costo sólo puede ser borrado si nunca ha tenido registros
contables.

La ejecución
de test
permite
simular los
resultados

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

5. BORRAR CENTRO DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
6. CREAR GRUPO DE CENTRO DE COSTO

En el nuevo sistema existen tantos centros de costos como


sociedades FI, y a través de reportes se pueden consultar los
centros de costos que tengan puntos en común para ser
evaluados.

Un criterio para la creación de grupos de centro de costo puede


ser los centros de costos que pertenecen a una UDAF, por
ejemplo del sector SALUD.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
6. CREAR GRUPO DE CENTRO DE COSTO

UDAF: SALUD

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
7. VISUALIZAR GRUPO DE CENTRO DE COSTO

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

6. CREAR GRUPO DE CENTRO DE COSTO


7. VISUALIZAR GRUPO DE CENTRO DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
8. CLASE DE COSTO
Permiten clasificar el costo valorado (cuentas de gasto, costo o
inversiones) de los factores que intervienen en la gestión de la
organización en la sociedad CO.
Existen clase de costo primaria y clase de costo secundarias.

Clases de costos primarias: Es un


El Plan de cuentas contable: elemento relevante para el registros
Plan General de Cuentas del de los costos e ingresos en el plan
Ecuador (PGCE). de cuentas para el que existe una
cuenta de mayor en la gestión
financiera (FI).

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
8. CLASE DE COSTO

Clases de costos secundarias: Es un


elemento relevante sólo para la
Contabilidad Analítica. Estas se utilizan
para mostrar flujos de valores internos,
establecidos por la organización son
útiles para los procesos de subreparto
de costos.
GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
8. CREAR DE CLASE DE COSTO
Es necesario, que exista una cuenta de mayor creada en el Plan de
cuentas contable, para que se pueda crear un clase de costo primaria.
Esta cuenta de mayor debe ser con características de gastos, costos o
inversión.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

8. CREAR CLASE DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
9. VISUALIZAR CLASE DE COSTO

En la pestaña “Hist”,
podrá observar los
datos de creación y
modificación de la
clase de costo

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

9. VISUALIZAR CLASE DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
10. BORRAR CLASE DE COSTO
Una clase de costo sólo puede ser borrada si nunca ha tenido
registros contables.

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GESTION CONTABILIDAD ANALITICA
REALIZACIÓN DE EJERCÍCIO PRÁCTICO

10. BORRAR CLASE DE COSTO

• Escuche con atención las instrucciones.


• Lea detenidamente el ejercicio indicado antes de iniciar la ejecución en el sistema.
• Utilice el material suministrado.
• Ejecute las actividades en silencio y con la ayuda de su compañero de equipo.
• Ante cualquier duda consulte con el instructor.
• Tome nota de todo lo que se le indica, será necesario para próximos ejercicios.
• Cuenta con hasta 15 minutos para la realización del ejercicio.

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PREGUNTAS
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