Kubr, Milan, “La Consultoría de Empresas: Guía para la Profesión”, Limusa S.A de C.V.

, 3ª edición, México, 2005

DEFINICION DE LOS HECHOS NECESARIOS.

Los hechos son los materiales de construcción de cualquier trabajo de consultoría. Los
consultores necesitan disponer de un considerable número de hechos para tener una
visión clara de la situación, llegar a una definición precisa del problema y ajustar sus
propuestas a la realidad. Los hechos son igualmente necesarios para tareas en que el
consultor esta tratando de crear algo totalmente nuevo con una gran dosis de imaginación
y pensamiento creativo. El acopio de los hechos puede ser la fase más aburrida y penosa
del trabajo del consultor, pero no hay manera de evitarla.

Cuando el diagnóstico comienza, los consultores encargados de realizarlo recibirán cierta

cantidad de datos de los colegas suyos que llevaron a cabo el diagnóstico preliminar del
problema durante la fase inicial. La fase de diagnóstico irá mucho más lejos y definirá las
cuestiones y reunirá hechos de una manera considerablemente más detallada. Los
hechos deben permitir el examen de los procesos, las relaciones, las causas y las
influencias mutuas, con particular atención a las oportunidades insuficientemente
aprovechadas y a las posibles mejoras.

Plan para la recopilación de datos.

Esta recopilación se ha de preparar determinando exactamente qué datos se requieren.

Los consultores experimentados seguirán aplicando el principio de la selectividad, aunque
saben que necesitan datos más detallados y precisos que los colegas que efectuaron el
diagnóstico preliminar y negociaron el contrato. Se dan cuenta dé que en cualquier
organización existe prácticamente una cantidad ilimitada de información fáctica, pero si es
excesiva resultará imposible de manejar y no podrá utilizarse plenamente en su cometido.

El costo de la reunión de los datos no puede ignorarse, en especial si algunos de ellos

son difíciles de obtener y si es preciso establecer planes especiales para conseguirlos.
Con todo, la determinación de los hechos y de sus fuentes no debe ser excesivamente
restrictiva. De lo contrario, se podrían excluir hechos que aportan una información
importante, y esos hechos se encuentran a menudo en lugares inesperados.

El objetivo del diagnóstico es impulsar la adopción de medidas con respecto a un

problema: Medidas que mejoren el funcionamiento de la organización.

Los hechos que se han de recopilar e investigar tienen que determinarse en estrecha
colaboración con el cliente, en especial con los miembros de la organización cliente que
saben qué registros se llevan, su grado de fiabilidad y qué datos habrá que buscar en
otras fuentes. Esto incluye la definición del contenido de los datos, su grado de precisión,
el período de tiempo y la extensión que abarcan, así como los criterios de clasificación y
tabulación, tal como se ha descrito con anterioridad.
La recopilación de datos puede ser un proceso lento y en los casos difíciles se debe
aplicar cierta lógica. La planificación de la recopilación de los datos incluye asimismo la
decisión sobre qué aspectos del problema y qué relaciones no requieren datos detallados.
El consultor tiene que explicar por qué desea obtener ciertos datos sobre
acontecimientos, situaciones y problemas que pueden guardar cierta relación con el
problema del que se ocupa. De esa manera el cliente comprenderá las relaciones a las
que no ha prestado atención y el consultor dará una nueva prueba de su enfoque
metodológico.
Kubr, Milan, “La Consultoría de Empresas: Guía para la Profesión”, Limusa S.A de C.V., 3ª edición, México, 2005

Contenido de los datos.

Todo consultor experimentado sabe qué tipos aparentemente idénticos de datos pueden
tener un significado o contenido diferente en distintas organizaciones. En empresas
antiguas con tradiciones establecidas la definición se complica por la existencia de su
propia jerga, que puede diferir de la terminología imperante en la industria a que
pertenecen.

El grado del detalle: El grado de detalle de los hechos requeridos será en general
superior al que se necesita con respecto a los datos utilizados en los estudios
preliminares de diagnóstico. Mientras que un diagnóstico general se basa en cifras
globales, el cambio descansa en datos más detallados. Se puede necesitar información
sobre determinadas personas y sus actitudes con respecto al problema de que se trate.

Cuanto más detallados sean los datos, más tiempo se requerirá para obtenerlos. Al
comienzo de una tarea de consultaría, es posible que el consultor tenga dificultades para
evaluar las ventajas que aportarán hechos detallados Antes de acopiar los datos no
podrá saber qué deficiencias o posibilidades de mejora van a revelar. Probablemente;
señalará problemas que merecen ser objeto de un detenido examen. Por otro lado, el
consultor puede reunir primero los datos en amplias categorías. El análisis de esos datos
sugerirá un mayor grado de detalle para ciertas categorías. Los datos se podrán, por
consiguiente, reunir en varias etapas antes de que el consultor tenga una idea
suficientemente precisa de la situación actual para sugerir formas de mejorarla.

Periodo: La determinación del período es igualmente importante. El periodo debe ser lo

suficientemente largo para determinar un ritmo estable de la actividad, indicar los índices
de crecimiento o disminución y revelar las fluctuaciones de la actividad debidas a
variaciones estacionales o a ciclos económicos..

Los períodos han de ser comparables (los meses o las semanas tienen que incluir el
mismo número de días laborales, etc). Los períodos en los que se producen
acontecimientos excepcionales deben excluirse, aunque se han de reconocer y ajustar en
la nueva situación. Los períodos que preceden a cambios importantes en el
funcionamiento se han de examinar por separado de los períodos de funcionamiento
normal.

En la elección de un período inmediatamente antes de que comience la tarea del

consultor, se reconoce que la simple presencia de éste puede influir en los resultados. En
un caso particular, el desperdicio de materiales se redujo sustancialmente desde el
momento en que el consultor empezó a formular preguntas acerca de ello y antes de que
comenzara a adoptar realmente medidas. Obviamente la elección del período ha de tener
en cuenta la disponibilidad de registros sobre el pasado y de los cambios que el cliente
pueda haber introducido en los procedimientos de registro.

Aspectos abarcados: En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidir si ha de

reunir una información total, o únicamente una selección. Por regla general, se recopilará
información respecto de los pocos elementos vitales que representan el grueso de la
actividad en el período actual, y con respecto a los elementos que es probable pasen a
ser vitales en el futuro. Si la capacidad productiva está claramente limitada por un grupo
de máquinas que constituyen un estrangulamiento, la solución de los problemas de este
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grupo puede ser esencial para resolver la mayor parte de los demás problemas del
departamento de que se trate. En otros casos, se acopiarán datos con respecto a
muestras representativas.

Organización y tabulación de los datos. Por último, el trabajo preparatorio de la

recopilación de los datos incluye decisiones sobre su organización y tabulación, que se
adoptan teniendo en cuenta el uso final al que se destinan. Entre las agrupaciones más
características figuran las siguientes:

- Con respecto a los acontecimientos: Tiempo, frecuencia, índice, tendencias,

causas, efectos;
- Con respecto al personal: Edad, sexo, nacionalidad, situación familiar, ca-
lificaciones, ocupación, extensión del servicio, remuneraciones;
- Con respecto a los materiales: Dimensión, valor, características técnicas,
fuente;
- Con respecto a los recursos, insumos, productos, procesos y
procedimientos: Índices de actividad (ventas, consumo, producción), emplazamiento,
centro de control, distribución geográfica, utilización del equipo.

Para disponer los hechos en una forma comprensible, el consultor planifica cómo
tabularlos. Las descripciones se pueden indicar bajo determinados encabezamientos en
una hoja separada o en una tarjeta con respecto a cada encabezamiento. Las respuestas
a un cuestionario se pueden tabular en un “cuestionario resumido”, es decir, un
cuestionario que utiliza la misma forma que se distribuirá a los encuestados. Los
procedimientos y los procesos se pueden representar por medio de una cadena de
símbolos, como los símbolos de actividad utilizados por los analistas de sistemas o en los
estudios del trabajo. Las formas se representan mejor por medio de dibujos. Las cifras se
suelen indicar en cuadros.

Puede resultar útil prever el procesamiento de los datos por medio de una computadora.
Esto entrañará la selección de un modelo y programa adecuados o la elaboración de uno
nuevo, si no se dispone de ninguno para el objetivo analítico particular y la codificación de
los datos para su procesamiento.

Las notas preliminares del consultor tenderán a ser prolijas y especulativas mientras
busca su camino y trata de encuadrar la situación. A medida que la investigación se hace
más clara, el registro de los hechos es más sistemático. Las anotaciones generales
pueden dar paso a la tabulación y otros métodos analíticos. Las decisiones iniciales sobre
la tabulación y clasificación de los datos se verifican y modifican.

El mantenimiento ordenado de sus papeles y la forma de archivarlos para recuperar la

información ayudará al consultor a seguir el camino trazado y facilitará al supervisor la
consulta. Meses después de que se haya producido el acontecimiento, el significado de
las notas debe seguir siendo tan claro como cuando se redactaron. No se debe registrar
ninguna cifra sin indicar exactamente los períodos a que se refiere.