FACULTAD DE INGENIERÍA Y DISEÑO

E INNOVACIÓN

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

INSTITUCIÒN POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

SISTEMAS DE INFORMACIÒN DE GESTION LOGISTICA

INTEGRANTES:

- Joselin reyes ( jreyesssa)

- Ashly Salazar (agsalazar)

- Maria paulina duque (mpduque)

- Gustavo baron (gadbaron)

ENTREGA PREVIA 2 SEMANA 5

2024
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1. INTRODUCCIÓ N

1. CLASIFICAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ENCONTRADOS EN

SISTEMAS CRM O SCM.
CRM

En los sistemas CRM se debe proyectar y/o gestar en la tecnología (datos e

información) para poder identificar las circunstancias que afecten primordialmente
la relación con los clientes, de tal forma que se decidan oportunidades de mejora
continua en la integridad y coordinar todas las áreas de contacto o involucradas,
para dar con un soporte de búsqueda de una relación rentable y estable,
ofreciendo óptimos resultados hacia los clientes.
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INTECPLAST S.A Cuenta con tres opciones de implementar el sistema CRM:

- Desarrollo de software propio
- Adquisición de software existente
- Contratación de empresa externa para le gestión del servicio

En el cual se encuentran bajo una aplicación cliente- servidor la cual recopila y

realiza una trazabilidad en el cliente de información detallada y así la compañía
pueda implementar copias de seguridad.
A continuación, se clasifica los sistemas de información del CRM de la siguiente
manera:
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SISTEMAS SCM

EL sistema SCM ayuda a optimizar y controlar todos los procesos de la cadena

logística y de esta manera realiza su funcionamiento de planificación.
- Gestiona la demanda
- Gestiona Suministros
- Planifica ventas y operaciones
- Gestiona la cadena de los productos
- Implementa mejoras en el SCM
Uno de los ejemplos es el siguiente software llamado DATEX FOOTPRINT el cual
realiza la gestión en la cadena de suministros y de tal manera que se optimizan los
diversos procedimientos para una mejora productiva, en la disminución de costos
y servicio al cliente.
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2. REALIZAR UN BOCETO DE DESCRIPCIÓN DE UN SISTEMA CRM PARA LA

EMPRESA SELECCIONADA, DONDE SE DETALLEN LOS SIGUIENTES ÍTEMS

DESCRIPCIÓN GENERAL DE CÓMO SERÍA EL SISTEMA CRM EN LA

ORGANIZACIÓN Y SU FUNCIONALIDAD

Dada la diversidad en las solicitudes de los clientes, se ha implementado un

sistema de registro de pedidos abierto que consolida todas las necesidades diarias
provenientes de distintos canales de comunicación, tales como agentes de venta,
plataformas de pedidos y acuerdos fijos con clientes. Además, se garantizan
existencias mensuales para aquellos clientes con pedidos regulares. El segundo
aspecto crucial se centra en la gestión del flujo de la base de datos y su relación
con los cortes diarios, los cuales se llevan a cabo para generar los envíos
semanales necesarios para los clientes. En este proceso, se unifican todos los
pedidos realizados a través de diversos canales, siendo coordinados por las áreas
de planificación y ventas. Esto permite ejecutar planes de producción y
distribución, asegurando la disponibilidad de pedidos listos para ser enviados y
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manteniendo niveles de existencias adecuados para cubrir las necesidades

diarias.

El sistema SAP PLM desempeñará un papel fundamental en la ejecución de este

proceso. La secuencia de pedidos generada por SAP PLM, única para cada
pedido de cliente, junto con el código de envío asignado en el almacén durante el
despacho, serán gestionados de manera eficiente. SAP permitirá visualizar el
estado de la facturación, indicando si la misma ha sido pagada, liquidada o está
pendiente. Esta información será crucial para determinar si se puede proceder con
la descarga del plan o si se debe retener el corte del pedido para un cliente
específico, dependiendo de su estado financiero.

El proceso incluirá la digitalización y carga de los pedidos cortados o agrupados

en SAP, segmentándolos según referencia, destino, cantidad y fecha de promesa.
Se verificará la trazabilidad del cliente, considerando posibles acuerdos o
intereses específicos que deban aplicarse a los productos a enviar. Además, se
llevará a cabo el cierre de órdenes de trabajo, asegurando la integración de todas
las fases del proceso en el sistema para una gestión efectiva y una cadena de
suministro eficiente.

Estos cortes deben ser comunicados al menos 4 días antes del inicio de un nuevo
ciclo y deben ser difundidos a todos los centros de producción y distribución. Los
gerentes y jefes de cada centro serán responsables de organizar y gestionar el
plan de acción. Este modelo de suministro de producción se denomina "Justo a
Tiempo", donde se inicia la liberación en la etapa de materiales y suministros para
la producción de artículos destinados a la venta. Este enfoque garantiza la
disponibilidad de inventario en el almacén, asegurando un nivel adecuado basado
en la demanda, manteniendo así un inventario óptimo.
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Simultáneamente, este proceso también se encarga de asegurar la entrega

puntual en el plazo especificado por el cliente, cumpliendo con los estándares de
calidad vigentes y las normativas reglamentarias. Los turnos de inventario se
gestionan mediante el método FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir), y se da
prioridad al envío de productos con fechas de vencimiento más cercanas, siempre
y cuando estén dentro de su vida útil, que no exceda los 50 días calendario. Esto
garantiza la eficiencia en la gestión del inventario y la entrega de productos
frescos y en condiciones óptimas.

DESCRIPCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DEL CRM EN LA EMPRESA

SELECCIONADA

PLANEACIÓN CONTINUADA

En este punto se establecen los objetivos y metas estrategicas, en torno al desarrollo empresarial,
mision, visión y focos corporativos, se evalua de forma anual

DIAGNOSTICO Y EJECUCIÓN

Establece los lineamientos basados en oportunidades de mejora y amenazas, Desde temas de

energias renovables, tecnologias, optimizacion y mejora de procesos

SEGUIMIENTO

Se modelan en BSC internos, en entornos de productividad, rentabilidad, costos, entornos

financieros, cumplimiento y perdida de valor

Es crucial comprender que este aspecto está estrechamente vinculado a la cultura

empresarial que se nutre y fortalece diariamente con el objetivo de alcanzar metas
estratégicas y mejorar de manera oportuna todos los procesos.

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE

REALIZARÍA EL SISTEMA CRM
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Algoritmos e implementación de recursos técnicos: En respuesta a la

creciente tendencia de lectura de sistemas y programas, que permite la
duplicación y adopción de códigos para simplificar y optimizar procesos,
INTECPLAST SA ha implementado una serie de modificaciones en su Sistema de
Gestión de Almacenes (WMS). Estas modificaciones posibilitan el diseño o ajuste
de algoritmos para adaptarse a las intervenciones necesarias en el proceso. Esto
puede conducir a mejoras en términos de costos, presupuesto, gastos,
adquisiciones, gestión de innovaciones operativas, pérdida de valor, y reducción
de averías y daños en los equipos.

Estas modificaciones se centran en operaciones básicas modificables y

diagnósticos de errores de las interfaces que podrían interferir con la operación del
WMS. INTECPLAST SA busca encontrar soluciones alternativas mediante análisis
y tolerancias de menos del 5% de margen de error. Este enfoque abarca todas las
áreas y procesos que dependen del WMS, asegurando así una implementación
más eficiente y precisa de los algoritmos en el sistema.

Seguimiento pedido: El seguimiento de pedidos en INTECPLAST SA es

fundamental y requiere un modelo que brinde una visualización en tiempo real,
completa y transversal del estado de las operaciones logísticas hasta las entregas
a clientes y agentes de la empresa. Este modelo permite observar cómo se fabricó
un artículo, conocer el lote y la fecha de vencimiento, así como acceder a
información detallada sobre los registros de producción por lote. Además, se
emplea un código QR asignado durante el envío que proporciona acceso a toda la
información relacionada con las materias primas, el empaque y los aspectos
técnicos necesarios para el análisis.

El objetivo principal de INTECPLAST SA es alcanzar sus metas fundamentales y

satisfacer las necesidades de los clientes. Este enfoque de seguimiento de
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pedidos también busca identificar tendencias que permitan establecer frecuencias

diarias de despacho, garantizando así una gestión eficiente y proactiva de las
operaciones logísticas para mejorar continuamente la satisfacción del cliente.

DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN CRM

Módulo de finanzas: Las decisiones cruciales se originan en el área financiera,

especialmente en lo que respecta a los costos asociados con las aplicaciones
ERP. La implementación, actualización y soporte del software SAP conllevan un
desembolso significativo. Además, se requiere la capacitación del personal
encargado de su manejo, considerando la complejidad del sistema. Este módulo
se destaca como esencial para la integración con los sistemas ERP, ya que ofrece
información capital que resulta fundamental para la toma de decisiones
estratégicas en la empresa.

Módulo de ventas y marketing: ingresar información en SAP sobre los

resultados de las conversaciones con los clientes y utiliza datos de otros módulos
para presentar y capturar nuevas oportunidades para clientes nuevos y existentes.
para comprar insumos y materiales necesarios para las operaciones.

Módulo de fabricación: obtener datos de SAP proporcionados por el módulo de

planificación, coordine el módulo de ventas para producir productos de acuerdo
con la demanda, obtenga información del módulo de recursos humanos, conozca
la disponibilidad del personal e ingrese información para que recursos humanos
sepa quién está trabajando en producción. proceso. También incluye datos sobre
materias primas utilizadas, materias primas utilizadas, cantidades de producción
en producción y productos terminados.
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Módulo de recursos humanos: proporciona datos sobre la disponibilidad del

personal, como personal operativo, personal con discapacidad, personal en
licencia o personal requerido para puestos activos, esto también incluye datos
proporcionados a SAP para personal capacitado o poco capacitado, el módulo
financiero puede administrar los recursos de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE CÓMO ESTE SISTEMA CRM APOYA CADA ESLABÓN DE

LA CADENA DE VALOR

El sistema CRM en INTECPLAST SA desempeña un papel integral en cada

eslabón de la cadena de valor, ofreciendo soporte y mejorando la eficiencia en
diversas áreas:

Investigación de Mercado y Desarrollo de Productos: El sistema facilita la

recopilación y análisis de datos de clientes, permitiendo identificar tendencias y
necesidades del mercado, esta información es valiosa para el desarrollo de
productos que se alinean con las expectativas y requerimientos de los clientes.

Abastecimiento y Adquisición de Insumos: Al tener un registro detallado de las

conversaciones con los proveedores en el sistema CRM, se optimiza el proceso
de abastecimiento. La información sobre acuerdos, costos y plazos de entrega se
integra para tomar decisiones informadas en la adquisición de insumos y
materiales.

Producción y Logística: El sistema contribuye a la planificación de la producción

al proporcionar información sobre la demanda y preferencias de los clientes. La
visibilidad en tiempo real de las interacciones con los clientes ayuda a ajustar la
producción según las necesidades del mercado, optimizando así la cadena de
suministro.
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Operaciones y Procesos Internos: La información registrada en el CRM se

utiliza para evaluar y mejorar los procesos internos, esto incluye la capacitación
del personal para manejar eficientemente el sistema, así como para comprender y
atender mejor las necesidades de los clientes.

Gestión de Relaciones con Clientes y Ventas: El sistema es esencial en la

gestión de relaciones con clientes. Facilita el seguimiento de conversaciones,
historial de compras y preferencias, permitiendo una atención personalizada,
además, el sistema proporciona datos que impulsan la identificación de
oportunidades de ventas y el desarrollo de estrategias para retener a los clientes
existentes.

Servicio Postventa y Fidelización: El sistema continúa siendo valioso después

de la venta. Permite realizar un seguimiento de problemas, gestionar devoluciones
y brindar un servicio postventa efectivo. También se utilizan los datos para
establecer programas de fidelización y mantener relaciones a largo plazo con los
clientes.

Marketing y Promoción: La segmentación y análisis de datos en el CRM son

fundamentales para estrategias de marketing efectivas, permite dirigir campañas
específicas a segmentos de clientes, evaluar el retorno de inversión y ajustar las
estrategias promocionales.
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3 REALIZAR UN BOCETO DE DESCRIPCIÓN DE UN SISTEMA SCM PARA LA

EMPRESA SELECCIONADA, DONDE SE DETALLEN LOS SIGUIENTES
ÍTEMS:

• Descripción general de cómo sería el sistema SCM en la organización y su

funcionalidad.
• Descripción del sistema de planificación de la cadena de suministro y su
funcionalidad en la organización.
• Descripción del sistema de ejecución de la cadena de suministro y sus
funcionalidades.
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PLANIFICAION
Este sistema explica detalladamente la integración de los procesos desde la
extracción de la materia prima hasta la distribución y la entrega final de nuestros.
Planificación de la demanda
 Análisis de tendencias pronósticos: Utilizamos datos históricos y
algoritmos avanzados para prever la demanda futura con mayor precisión
 Gestión de inventarios: Optimizamos los niveles de inventario para
satisfacer la demanda sin excesos ni faltantes
Planificación de la oferta:
 Programación de producción: Una vez se tenga prevista la demanda se
coordina la producción de los pedidos ejecutados.
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 Gestión de proveedores: Se tiene comunicación con los proveedores para

garantizar la disponibilidad oportuna de la materia prima.

Logística y distribución
 Planificación del transporte: se crean las rutas de distribución según
requerimientos de los clientes, para optimizar costos y tiempos.
EJECUCIÓN
Eficiencia operativa: Contamos con maquinaria especializada para mejorar la
eficiencia en la producción, distribución y en la gestión de inventarios, para reducir
los costos operativos.
Servicio al cliente mejorado: Satisfacemos las necesidades de nuestros clientes
garantizando la disponibilidad de nuestros productos, reduciendo así los tiempos
de entrega.
Colaboración efectiva: Facilitamos la colaboración entre cada uno de los
departamentos o áreas para una gestión más efectiva en nuestra cadena de
suministro.

4 POR ÚLTIMO, DEBE EXPLICAR CÓMO ESTOS DOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN BRINDAN CRECIMIENTO A LA CADENA DE VALOR Y
PERMITEN LA TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN
SELECCIONADA.

La cadena de valor es una herramienta de análisis basada en el conjunto

actividades de una empresa que crea relaciones queagregan valor al cliente
mediante el análisis de las diferentes actividades o departamentos de la empresa,
preparándolas con el de la competencia.

El sistema CRM y SCM intervienes en las actividades estratégicas de la cadena

de valor, logrando crear una base de datos la cual conecta todos los procesos
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internos de la empresa, en el caso del sistema CRM el cual se enfoca e interviene

actividades como el servicio post venta, marketing y ventas, logística externa
gestión de recursos humanos y desarrollo de la tecnología con el fin de mejorar la
relación con el cliente y la comunicación interna de la empresa en pro de mejorar
el servicio de ventas y tener información precisa y en tiempo real del proceso de
venta y de la opinión y requerimientos del cliente o prospecto del cliente, de esta
manera agregando valor a las necesidades del cliente.
Por otro lado, el sistema SCM, encargado de la optimización de las actividades de
la cadena de suministros además de equilibrar la oferta y la demanda agrega valor
a que gracias a este se mejora la rentabilidad de la compañía permitiendo así
mejorar los precios, ser mas competitivos y mas accesibles para el cliente.

https://www.teamleader.eu/es/blog/que-es-la-cadena-de-valor-de-una-empresa
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ENTREGA FINAL SEMANA 7

1. Realizar un boceto de la descripción de un sistema ERP para la empresa

seleccionada, donde se detallen los siguientes ítems:
El ERP o Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés, es un software
de gestión empresarial, el cual puede ser implementado por autónomos, pymes,
startups, grandes empresas y asociaciones.

Consiste en un conjunto de módulos correspondientes a los departamentos de la

empresa:

 Contabilidad,
 gestión comercial,
 gestión de proyectos,
 recursos humanos,
 producción,
 gestión de existencias, etc.

El ERP consta de la siguiente arquitectura técnica y modular:

 Un servidor, que puede ser adquirido y estar presente en tus instalaciones, o

que puede ser remoto en el caso de una solución ERP SaaS;
 uno o varios módulos, los cuales están vinculados a una única base de datos
común, la cual se actualiza en tiempo real.
Por consiguiente, el ERP es la columna vertebral de la organización y el sistema
de soporte que garantiza la centralización de la información.

• Descripción general de cómo sería el sistema ERP en la organización y su

funcionalidad.

El sistema ERP en INTECPLAST S.A será una solución integral que optimizara la
gestión de recursos y procesos en todas las áreas de la organización.
Proporcionara una visión completa y en tiempo real de las operaciones, mejorando
la eficiencia y la toma de decisiones.
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• Descripción de cada uno de los módulos a integrar del sistema ERP en la

organización, fundamento y actividades a realizar por parte de estos.

Modulo de finanzas:

Gestion de cuentas, presupuestos y flujo de efectivo

Automatizacion de procesos contables
Generacion de de informes finacieros para analisis estrategico

Modulo de recursos humanos:

Administracion de nomina,beneficios y desrrollo del personal.

Seguimiento del desempeño y evaluacion de competencias.
Gestion de la asistencia y registro de empleados

Modulo de inventarios y logistica:

Control preciso de inventarios

Optimizacion de la cadena de suministros.
Gestion eficiente de pedidos y control de calidad.

Modulo de produccion:

Planificaion y programacion de la produccion.

Seguimiento de rendimiento y eficiencia en la fabricacion.
Mantenimioento preventivo de maquinaria y equipos.

Modulo de ventas y marketing:

Automatizacion de procesos de ventas y analisis de comportamiento de cliente.

Integracion de datos para estrategias de marketing efectivas.

Modulo de servicio al cliente:

Registro y seguimiento de solicitudes de clientes.

Gestion de reclamaciones y soporte postventa.
Mejora continua basada en las nesecidades del cliente.

https://www.appvizer.es/revista/organizacion-planificacion/sistema-erp/erp-que-es