MEJORAMIENTO DE SISTEMAS LOGÍSTICOS

Y DE INFORMACIÓN - YILCOQUE

Ronnie Arley Gutiérrez Poveda, Cód. 1711021380

Germán Humberto Torres Rincón, Cód. 1921024631
Lina Marcela Salazar Quintero, Cód. 1921021367
José Adalberto Carrascal Lopez, Cód. 1921022737

Noviembre 2020.

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Sistemas De Información En Gestión Logística
EL SISTEMA CRM EN YILCOQUE Y SU FUNCIONALIDAD
De acuerdo con los objetivos sería un paso para la organización uniendo técnicas antiguas
comerciales con la tecnología de la información. Esta información, enfocada en brindar ayuda y
orientación a nuestras estrategias para satisfacer y fidelizar a nuestros clientes.

Un CRM ayudara a YILCOQUE a dispensar los procesos obsoletos y el esfuerzo manual para
poder avanzar en la búsqueda de nuevos negocios. Involucrando a cada miembro del equipo,
independientemente de donde esté y que esté haciendo, cada persona tendrá siempre información
actualizada sobre los clientes y sus interacciones con la empresa.

Será un proceso en la empresa para administración y análisis las interacciones con clientes,
anticipar necesidades y deseos, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y personalizar
campañas de captación de nuevos clientes.

Enfocado en fortalecer la comunicación correcta en cada una de las actividades comerciales,

Para esto sería necesario y fundamental el compromiso de las personas de YILCOQUE en
adecuación en nuevas rutinas de trabajó que involucren el uso del sistema para poder generar datos
que puedan llevar a tomar decisiones acertadas.

FUNCIONALIDAD:
Cambiar de sistemas tradicionales a tecnológicos funcionales con la oportunidad de tener accesible
la información las 24 horas realizando tareas simples de forma automatizada enfocada en etapas
importantes para la comunicación y las ventas, optimizando todo el proceso de captación de
oportunidades, negociación y cierre de negocios.

Dentro de la planificación estratégica de la empresa está el implementar el CRM ODOO 11.0, el

cual optimizaría los procesos de información con los clientes ya que es un sistema de gestión
empresarial (ERP) de código abierto y sin coste de licencias que cubre las necesidades de las áreas
de: contabilidad y finanzas, ventas, RR-HH, compras, proyectos, almacenes (SGA), CRM y
fabricación entre otras.
 SOFTWARE
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

DESCRIPCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS Y PILARES DE CRM EN YILCOQUE

Sin duda para el éxito del sistema CRM se tiene en cuenta lo siguiente, cuatro pilares
fundamentales
ü Estrategias
ü Personas
ü Procesos
ü Tecnología

Sin duda este conjunto de pilares interactúa entre si creando una sinergia.

PERSONAS:
La iniciativa y el compromiso deben partir de la cima» Cuando los directivos de la empresa están
comprometidos en la implementación del sistema CRM, normalmente los resultados son positivos,
pues el ejemplo contagia a todos los trabajadores, colocando al cliente en el centro de las acciones
promovidas por la empresa. Para esto se disponen todos los recursos técnicos tecnológicos y
humanos en el fortalecimiento de la educación y capacitación como ventaja en procedimientos de
producción de calidad

PROCESOS:
Realiza la evaluación interna como están los procesos al interior de la empresa. Si estos no están
bien conducidos o hay algo que no funciona, automatizarlos no va a solucionar el problema. Una
vez que alineamos el proceso con el cliente, y tenemos el respaldo documentado, la solución
técnica fluye de forma natural. De esta manera la herramienta se estará adaptando a las necesidades
de su empresa, en lugar que sea su empresa la que se adapte a procesos

TECNOLOGÍA:

Actualmente en sus procesos internos no se dispone de ese enlace tecnológico para acceso a la
información, esta es una estrategia de innovación y cumpliendo con nuestros objetivos de
comunicación estructural empresarial del grupo YILDIRIM. Concentrando todos sus recursos en
la calidad de sus productos.
ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE REALIZARÍA EL SISTEMA CRM EN YILCOQUE

Dentro de la empresa YILCOQUE del grupo YILDIRIM existen diversas actividades una manera
de administrarlas es clasificándolas por sus áreas funcionales. Una de ellas en la PRODUCCIÓN,
es el proceso que se sigue para elaborar nuestro producto, transformando la materia prima en
producto terminado con la finalidad de satisfacer necesidades del cliente, se destacan dos etapas
de función en esta área:

El CRM facilita interactúa en el proceso a determinar que, como, para quien y con que se puede
producir. En desarrollo para eso se tiene en cuenta la transformación de la materia prima
determinando que tipo de proceso se puede llevar a cabo (Sistema de producción continua, modular
o intermitente)
Para YILCOQUE es importante satisfacer necesidades de los consumidores ya que es fundamental
el intercambio de bienes y servicios con las demás empresas del grupo YILDIRIM, una de las
ventajas del CRM es el ser canal de comunicación permanente con relación comercial. En esta
área se tiene relación con lo siguiente
• Las ventas para los pronósticos
• La investigación y desarrollo, se interpretan los datos obtenidos y poder tomar mejores decisiones.
• Canales de distribución, llega a facilitar el intercambio de productos.
EN LAS FINANZAS:
Departamento de contabilidad y tesorería: para clasificar las operaciones de la empresa utiliza
diferentes herramientas de registro, para controlar la adquisición de materia prima mano de obra y
gastos directos e indirectos para determinar utilidades, como contraloría para verificar la exactitud
de datos a través de auditoria interna y externa.

ACTIVIDAD Y PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

• Selección de personal: donde se decide que aspirantes a cargos u oficios se realiza el respectivo
control de pruebas y entrevistas, exámenes médicos etc.
• Contratación: tipo de proceso en el se tiene en cuenta y se firman los derechos y obligaciones de
ambos (empleados y empresa) de forma temporal de planta o definitiva
• Inducciones: cursos que toman los empleados para conocer mas de la empresa y sus procesos para
brindar un mejor producto y servicio
• Capacitaciones: entrenamiento para el personal que labora en las diferentes áreas o procesos de
transformación.
 SISTEMA SCM PARA LA EMPRESA YILCOQUE SAS

La cadena de suministro de Yilcoque se inicia desde la adquisición de carbón para luego tener el
producto terminado para exportación, el carbón llega a los patios de almacenamiento donde según
la capacidad de producción de los hornos, estos se van alimentando y el producto terminado pasa
a otro patio de almacenamiento, donde se verifica la calidad de este. Se recibe la orden de pedido
es allí donde se alista el transporte del coque, se verifica la cantidad de producto a despachar y es
llevada a puerto para su exportación al destino final.

Sistema SCM en la organización y su funcionalidad.

La implementación del sistema SCM (Supply Chain Management) en Yilcoque busca optimizar e
integrar de manera funcional las partes de la cadena de suministro descritas anteriormente. El
sistema estará compuesto por los módulos de:
• Compras
• Inventarios
• Producción
 • Facturación
• Distribución y exportaciones

La funcionalidad del sistema SCM permitirá a YILCOQUE, tener control en los datos recolectados
lo cual dará mayor precisión en los inventarios, además de aumentar la trazabilidad en todo el
proceso logístico desde la compra de carbón como materia prima hasta cuando el producto es
exportado.
Integrara de manera eficiente las ordenes de producción de coque, con la solicitud de adquisición
de materia prima para no tener problemas de abastecimiento o sobre abastecimiento.

Sistema de planificación de la cadena de suministro y su funcionalidad en la organización.

El sistema de planificación abarcara 3 áreas fundamentales dentro de la organización, Ordenes de

producción en base a la demanda, Inventarios y transporte.
En lo que refiere a las ordenes de producción el sistema integrará los históricos de producción para
establecer pronósticos de las necesidades de los clientes, además permitirá medir si la capacidad
de los hornos de producción podrá atender los requerimientos de los clientes. Para el caso de
maquila cuando sea requerido el sistema podrá establecer si la capacidad de la empresa es la
suficiente para atender la demanda propia mas los servicios contratados de maquila, estableciendo
programas de producción eficientes.

El sistema deberá contemplar el inventario de materias primas (Carbón), y producto terminado

teniendo en cuenta los pronósticos de demanda, tipo de producto fabricado, tiempos de entrega y
cantidades de stock de seguridad. Esto permitirá optimizar el espacio de almacenamiento en los
patios generando un mayor nivel de flujo y rotación apropiada del producto.

En lo que refiere a la planificación de transporte el sistema debe permitir dar seguimiento alas
ordenes de pedido, midiendo el nivel se servicio en lo referente a capacidad y tiempos de entrega.
Además, deberá incorporar seguimiento satelital de los vehículos con el fin de tener reportes reales
del estado de los envíos.
Sistema de ejecución de la cadena de suministro y sus funcionalidades.

El sistema apropiado para Yilcoque es un sistema de control de almacenes, este sistema permitirá
asegurar que la cantidad de inventario sea la correcta, este sistema involucrara las actividades de
recepción de la materia prima y la verificación de la calidad de la misma, ingreso al inventario de
las cantidades de materia prima disponible, planificación de las ordenes de fabricación,
recolección de datos de la calidad de producto terminado, recolección de datos de inventario de
producto terminado, permitirá tener un control sobre el desperdicio de material en las tareas de
cargue en los vehículos, por ultimo deberá incorporar un control sobre las cantidades que se
despachan en los vehículos de carga y las cantidades que ingresan a puerto.

La funcionalidad de este sistema es el aumento de la precisión y fiabilidad de todos los dantos

que se generan en la cadena de suministro, estos datos estarán disponibles en tiempo real lo que
permite a los directivos poder tomar decisiones a tiempo en casos donde se puedan presentar
retrasos de producción, abastecimiento y de stock.

Como estos dos sistemas de información brindan crecimiento a la cadena de valor y permiten
la toma de decisiones en YILCOQUE

Al contar con información detallada es posible para la empresa realizar una planeación mas
detallada, aumentar su rentabilidad y optimización de recursos, haciéndola mas competitiva en el
sector.

El tener información precisa permite evaluar cada proceso y el desempeño de los mismos
información que todo administrador requiere para tomar decisiones correctas y evaluar sus planea
de acción.
En el impacto positivo que pueden generar en la satisfacción al cliente por asegurar la trazabilidad
del producto terminado, ofrecer calidad en los procesos y garantizar tiempos de respuesta mas
confiables generan crecimiento a la cadena de valor de Yilcoque.