ARCHIVOS DE GESTION GRADO 11

NOMBRE DE LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
COMPETENCIA:
R.A.1 INTERPRETAR EL PROCEDIMIENTO DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, TENIENDO EN
RESULTADO DE CUENTA NORMATIVA LEGAL VIGENTE Y LAS
APRENDIZAJE: POLITICAS INSTITUCIONALES
R.A.1 - RECONOCER LA HISTORIA E IMPORTANCIA
DE LOS ARCHIVOS Y EL QUE HACER
ARCHIVISTICO
. IDENTIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONFORMACION DE EXPEDIENDTES
. CONSIDERAR LA ESTRUCTURA ORGANICO
FUNCIONAL DE LA ENTIDAD
. APLICAR LAS POLITICAS INTERNAS DE ARCHIVO
. COMPRENDER LA NORMATIVA ARCHIVISTICA
. COMPRENDER LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
. IDENTIFICAR CUADROS DE CLASIFICACION
DOCUMENTAL
CONOCIMIENTO DEL . CONOCER EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO: COMPRENDER EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS.
 ACTIVIDAD DE REFLEXION:
- SITUACION PROBLEMÁTICA

Son numerosas las empresas tanto recién constituidas como a las antiguas, que operan bajo
una mala comunicación asertiva y mala gestión documental, sin ser consciente del pésimo
resultado en cuanto a la productividad que se desencadena, a causa de una deficiente
gestión de documentos, dentro de los procesos administrativos, se tiene conocimiento que
los trabajadores pierden el 70% de su jornada laboral, buscando documentos; en múltiples
empresas no se tiene en cuenta esta pérdida y se emplea recursos en mejorar otras áreas, y
dejando a un lado la mala gestión documental; lo cual conlleva a que muchas
organizaciones se vean sometidas a no poder competir con otras entidades que sí generan
dinamismo en sus oficinas incorporando herramientas de gestión documental adecuadas,
que posibiliten el acceso más rápido y sencillo a los documentos de los trabajadores y
clientes.

¿La deficiencia de una mala gestión documental, podría acarrear una importante pérdida de
tiempo, dinero, problemas legales a las organizaciones y la insatisfacción de los clientes,
por la falta de criterios y estructuración a la hora de colocar los documentos y hacerlos
accesibles ante cualquier medio físico o electrónico?

Apreciado Aprendiz, abriendo un espacio para la reflexión, lo invitamos a leer el siguiente

estudio de casos, de manera individual reflexione frente al interrogante planteado.

1. La empresa de Seguros ATLAS, recibió una llamada de un cliente al cual

próximamente se le vencería su póliza de vida, manifestando que por favor le
recordarán anticipadamente su vencimiento. El recepcionista tomó sus datos y
tiempo después recordó lo solicitado por el cliente, empezó a buscar el papelito
donde había escrito los datos del cliente para poder llamarlo, pasaron horas y horas
buscándolo pues alguien seguramente sin mala intención lo había cambiado de
lugar, porque él recordaba tenerlo en el escritorio. Después de mucho desgaste de
tiempo, logró encontrar el papelito y finalmente, pudo llamar al cliente quien
efectivamente renovó su póliza con la empresa.

Respetado aprendiz, a continuación, de acuerdo con el estudio de casos planteados

en la actividad anterior (La empresa de Seguros ATLAS), de manera individual,
desarrolle las preguntas que se relacionan a continuación y socialicen en plenaria en
el ambiente de formación.

Preguntas Problemáticas:
 ¿Considera usted que existió una buena comunicación entre el empleado y el
cliente?
 ¿El medio utilizado por el empleado, para plasmar la información fue el
adecuado?
 ¿Cómo califica la empresa en cuanto al manejo de la información de los
clientes?
 ¿Desde su experiencia personal o laboral, que alternativa de solución, usted
propondría para que esta situación no se repita en la empresa?

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION.

ORGANIZACIÓN = CLASIFICACIÓN + ORDENACION + DESCRIPCIÓN

EL PROCESO DE ORDENACIÓN.

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.

Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van
después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades
documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes
según un criterio predeterminado.
Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos,
también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos,
pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). Con este proceso
archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la
organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional. La
ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación
de los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental
pues el arreglo físico es información contextual y, por último, al disponerse todos los
documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de
contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente
ensambladas o encajadas, para que funcione.

2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

NOTA:
Traer para la próxima clase, materiales de su preferencia para hacer un archivo y su
respectiva unidad de conservación.

16 de marzo de 2024
I.E. Ciudadela Estudiantil (Distrito) – I.E. Técnica Comercial (Ponedera- 22 de marzo)