ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 2

ENSAYO
APLICACIÓ Ń́́́́́́́ DE TABLAS DE RETENCIÓ Ń́́́́́́́ DOCUMENTAL

JANNIA JANETH SOLIS GARCIA

APRENDIZ SENA

LUIS MANUEL FUENTES ORTEGA

INSTRUCTOR

AGOSTO 20,2022

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

 LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las TRD, a c t u a l m e n t e sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística
de nuestro país.

Promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar así
una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, No solo es
importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de control
y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.

Las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos;
quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información, contribuyen a la
racionalización de la producción documental, nos permiten la administración proporcionar un
servicio eficaz, facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
estipulados.

A veces no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos obliga a comprender las
funciones del archivo, integrar los procesos archivísticos para el manejo de los documentos,
identificar también los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y como pueden
eliminarse.

Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar cierta relación con una
o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en
relación con un asunto. Por ejemplo, los contratos estatales, las historias clínicas, las órdenes de
pago, las actas, las sentencias, los certificados, etc. Lo contrario a los oficios enviados, recibidos,
gobernación, presidencia, contraloría, ministerio, pedidos, cotizaciones, memorandos, etc.

Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo de toda
la empresa, Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa se encuentre
respaldado por unas actividades y funciones de la realidad administrativa.

A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se evidencian en relación con la Gestión
Documental, al proceso de archivo, su sistematización y divulgaron; si bien leemos sobre la historia que
emana el archivo, o la gestión documental en Colombia, se pueden reflejar cambios importantes
significativos.
Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención documental establecida en la
Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban por asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de
igual forma las condiciones en que este se archivaba, no permitía la durabilidad de este, por tal razón,
se deterioraban documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener intenciones de obtener
un archivo sistematizado y organizado, este no permitía lograr tener una información eficiente e
inmediata en el momento que se requería. En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la
gestión documental, ya que permite a través de SUS tablas de retención documental, manejar un sinfín de
información de manera organizada y estandarizada, con series subseries, que permiten a una
organización generar una trazabilidad en su archivo, generando una historia y una memoria intacta y bien
maneja.
Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística y que
ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención documental, es el poder saber
la disposición desde el inicio hasta el final del desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se
desconocía el ciclo vital de los documentos y archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite conocer
las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario dentro de la organización.

Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su manejo desde la gestión
archivística permite a cada empresa u organización privada, publica, o persona natural y jurídica, organizar
de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura orgánica el
desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera. Para dar cumplimiento, la empresa debe
realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de sus áreas y dependencias con relación a sus funciones,
pudiendo de este modo conocer cada uno de los procesos y personas productoras de documentos, para
generar el desarrollo de las TRD y las TVD.

Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan enColombia en relación

con la aplicación de tablas de retención documental, han permitido sistematizar y estandarizar los archivos
de las organizaciones.

Que las tablas de retención documental facilitan el manejo de la información, permitiendo racionalizar la
producción de documentos y ayudando a que las organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en el
acceso y control de los documentos.

Que la Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio para cada empresa, institución u organización que
cumpla funciones de servicios públicos.
Y por último resalto, la importancia de la Gestión Documental en las empresas y el desarrollo adecuado de
las tablas de retención documental. Ya que, si bien con anterioridad hablamos de la Ley 1712 del 2014, la
cual establece la transparencia y derecho de acceso a la información; al tener este proceso archivístico tal
y como lo establece la Ley y de acuerdo con las indicaciones que como empresa se establecen para el
manejo de la información, este permitirá dar cumplimiento a los principios de transparencia, facilitación,
celeridad, calidad de la información y por último la divulgación proactiva de la información.
Referencias Bibliográficas

Ley 1712 de 2014 - Gestor Normativo Funcionpublica.gov.co

https://funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=56882

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Finanzas/511
0034_1/Contenido/OVA/OVA2/index.html