3.3.

Actividad de transferencia del conocimiento

Evidencia de producto
Informe: sistema para organización de documentos.

El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el

sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza;
presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los
parámetros de preservación y conservación documental, y proponer
recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.

Para realizar esta actividad debe:

Analizar el material de formación Ordenación Documental, que se encuentra
ubicado en el botón Actividad 3.
Consultar el material complementario de la actividad 3 y también acceder a
otras fuentes en Internet.
Una vez termine la fase de documentación, se debe entregar como evidencia
un documento que contenga lo solicitado, en adecuada presentación,
preferiblemente teniendo en cuenta normas técnicas colombianas para
elaboración de documentos.
El envío del documento debe hacerse mediante la siguiente ruta:
Botón Actividad 3.
Enlace ‘Informe: sistema para organización de documentos’.
Botón ‘Examinar mi equipo’, adjuntar el archivo y Enviar.
Importante. Si al enviar la evidencia el sistema genera el error "Archivo
Inválido", esto es debido a que en el momento se encuentra abierto el
documento, se debe cerrar y probar nuevamente dando clic en ‘Adjuntar
archivo’, ‘Examinar mi equipo’.
Nota: esta actividad es calificable.

Toda empresa que emprende el camino del desarrollo y fortalecimiento

comercial y económico, requiere del respaldo de un sistema de calidad y
mejoramiento continuo, uno de los procesos que apoya tal aspiración, se centra
en la buena gestión de la ordenación documental, ya que ésta agiliza la toma
de decisiones hacia la consecución de respuestas prontas y pertinentes,
mediante el acceso eficiente a la información, la rápida localización de
documentos, y la estructurada comprensión documental. 

El desarrollo de la presente temática abarca el estudio de los diferentes

sistemas de ordenación y de organización de las unidades de
conservación y preservación documental, así como, la aclaración de
inquietudes, y la fundamentación en el entendimiento de la ordenación
documental como parte activa del cumplimiento de objetivos y metas de la
entidad.
Realizar el diagnóstico documental de una empresa es abrir las puertas a una
revisión completa y detallada sobre los estados de la gestión documental.
Dicho proceso permite establecer el plan de acción archivístico en pro de los
puntos dignos de revisión y el fortalecimiento de los que se encuentran en
correcta marcha.
El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender desde los
cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se
puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos.
En sí, el diagnóstico documental de una empresa, parte desde la revisión
desde los siguientes puntos:
Aspectos administrativos.
Procesos archivísticos.
Pautas de conservación.
Infraestructura de archivo.
Tecnología de gestión.
Cumplimiento normativo.
Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura DOFA
(debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).
Mi informe lo hago por lo vivido en la Institución Educativa (Cuyo
Nombre lo reservo) en donde labore por más de Diez (10) años, como Auxiliar
Administrativo. Y en aras de responder al compromiso adquirido como
asistente de la Jefatura de la Oficina de Correspondencia y Archivo, considero
de mi responsabilidad presentar un Informe que precise las condiciones
actuales de dicha dependencia, dada su importancia para servir como
testimonio histórico del quehacer Colegiado en su actividad educativa,
investigadora y administrativa. Pero antes debemos de tener claro el concepto
de: Los documentos de archivo que son los que contienen información que
constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización.
La adopción de un criterio sistemático de la gestión de documentos de archivo
resulta esencial para las organizaciones y la sociedad a la hora de proteger y
preservar los documentos como evidencia de sus actos.
Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de
información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo
a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la
asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y
futuras.
Los documentos de archivo permiten a las organizaciones - realizar sus
actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable; - prestar servicios
de un modo coherente y justo.
OBJETIVO DEL INFORME:
El presente documento (Informe) pretende dejar constancia del estado actual
de la Oficina de Correspondencia y Archivo y hacer algunas conclusiones y
recomendaciones en procura del mejoramiento continuo institucional.
MARCO NORMATIVO:
Normas Generales:
Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones”
Acuerdo 037. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000. [Archivo General de la Nación].
Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo
del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
Normas Internas:
Resolución Rectoral 0695 de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento para
el préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central de la Institución
Educativa”
Resolución Rectoral 2328 de 2007 “Por la cual se adopta el procedimiento para
la organización de los archivos de gestión y se dictan otras disposiciones”
Resolución Rectoral 2123 de 2002 “Por la cual se organiza el Área de
Recepción de la Sección de Correspondencia y Archivo y se dictan otras
disposiciones”
Resolución Rectoral 1758 de 2001 “Por la cual se adopta la Tabla de Retención
Documental y se adoptan otras disposiciones”
Resolución Rectoral 1757 de 2001 “Por la cual se adopta el reglamento de
Archivo y Correspondencia de la Institución Educativa de San José de Cúcuta
y se dictan otras disposiciones.
FUNCIÓNES ESPECÍFICAS:
La Oficina de Correspondencia y Archivo de la Institución Educativa de San
José de Cúcuta es una unidad de apoyo administrativo y académico,
encargada de recoger, conservar, organizar y servir la documentación
colegiada y, dirigir la actuación de los diferentes archivos de la Institución, así
como de proponer y direccionar la política de gestión documental en la
Institución y, es igualmente depositaria del Patrimonio Documental de la
Institución Educativa de San José de Cúcuta, encargada de su organización,
conservación y servicio de este patrimonio documental.
RECURSOS CON QUE SE CUENTA:
A. FÍSICOS:
Infraestructura Física o Recursos Locativos:
En la actualidad el Archivo Central de la Institución Educativa dispone de un
espacio muy reducido para llevar a cabo una eficiente y eficaz labor en
desarrollo de la política archivística. El área de trabajo está copada por el
Archivo Histórico, Archivo Central y una pequeña área de Recepción.
Actualmente se adelanta el cronograma anual de transferencias documentales
y convendría disponer de un mayor espacio para adelantar de manera más
eficiente nuestra labor, donde se pudiera contar con un área de trabajo para
selección y depuración documental así como para la consulta por parte de
nuestros usuarios.
B. TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
Equipos de cómputo:
Los equipos de cómputo e impresora disponibles en la Oficina
Correspondencia y Archivo son equipos heredados de otras dependencias, los
cuales han cumplido una vida útil y se han adaptado a otros igualmente viejos
equipos, por tanto, son demorados por no decir muy lentos en su arranque,
presentan fallas constantes que impiden acceder a la red y causan
traumatismos en nuestro quehacer cotidiano. Se ha solicitado concepto
técnico a la Oficina de Sistemas para dar de baja unos CPU, monitores y
teclados que reducen el espacio de trabajo.
La Base de Datos de Correspondencia y Archivo de la Institución Educativa de
San José de Cúcuta, se encuentra alojada en Microsoft Access, en la cual se
ingresan los datos de la correspondencia que llega y se procede a distribuir a
las diferentes dependencias, el documento físico. Sería Conveniente disponer
de equipos necesarios para digitalizar la correspondencia, haciendo una
entrega más eficiente y eficaz, en cuanto al ahorro de papel y tiempo, ya que
se distribuiría directamente a los correos y no estaría amarrada a la ruta de
distribución del mensajero.
El gobierno Nacional mediante Directiva Presidencial 02 de 2012- Cero
Papel, le solicita a las entidades automatizarse, ser más rápidos, más
eficientes, utilizando la tecnología, buscando al mismo tiempo reducir costos de
gastos en papel, impresoras, tintas, fotocopias, tiempos del personal (tratando
de encontrar un documento), descongestionando las oficinas y facilitándole al
usuario hacer sus trámites desde sus casas. Al respecto se está trabajando con
el SIG para el levantamiento de algunos trámites. El tiempo perentorio para
cumplir con la Directiva fue en Abril de 2013, de ahí la importancia de disponer
de equipos mínimos de cómputo e impresora, así como un escáner con lo cual
la Oficina podría ir avanzando inicialmente en la digitalización de la
normatividad institucional.
Frente a este propósito se ha tenido sesiones de trabajo con la profesora ANA
BEATRIZ OLARTE MELO (Nombre cambiado por seguridad), Directora de
Ingeniería de Sistemas y Coordinadora de las TIC; para estudiar la posibilidad
que la Institución utilizando sus propios recursos disponibles (Conocimiento de
Expertos y apoyo de Estudiantes), avance en estos aspectos y se modernicen
los procedimientos del proceso de Gestión Documental.
Una dificultad que se ha presentado para digitalizar el Archivo Histórico
es que el inventario que se recibió, aproximadamente en un 80% no se
encontraba foliado; por lo que no ha sido posible su estimación en pesos
para cuantificar el costo por realizar dicha labor.
C. TALENTO HUMANO Y/O COLABORADORES INTERNOS:
La Oficina de Archivo y Correspondencia, tiene a cargo seis funcionarios:
Incluyéndome uno de ellos como Auxiliar Administrativo de apoyo al Archivo
Central; Una secretaria para el área de recepción de correspondencia, Dos
secretarias para Puntos de Información y Atención al Ciudadano (PIAC) Una
específicamente interna y otra para toda el Área Metropolitana de San José de
Cúcuta; Dos mensajeros uno para distribuir la correspondencia interna y otro
para distribuir la correspondencia externa y pago de facturas de los servicios
públicos, depósitos bancarios y, otras funciones inherentes al cargo.
He encontrado que todos estaban muy comprometidos con su trabajo. Se
registró como dificultad, la poca capacidad de decisión frente a sus funciones,
por cuanto poco se les delegaba y desconocían los procedimientos cotidianos
de la dependencia.
Por esos días se adelantaba el cronograma de Transferencias Documentales:
Uno de los principales objetivos de las transferencias Documentales es
descongestionar los archivos de Gestión y, en este orden de ideas se inició
con el desarrollo de la agenda aprobada en Acta 03 de 2012, por el Comité de
Archivos, reunido el día jueves 15 de noviembre del año 2012.
En desarrollo de esta agenda se recibió transferencias documentales por
ejemplo: desde los años 1987 en adelante, como fue el caso del Programa de
Enfermería y desde 1995 en el caso de la Oficina de Asuntos Docentes, cuyos
soportes de transferencia reposan en la Oficina de Archivo.
Los funcionarios personalmente manifestaban que no habían podido entregar,
porque no se les había recibido dichas Transferencias por parte de la Oficina
de Correspondencia y Archivo.
Vale la pena resaltar nuevamente la importancia de disponer de unas
locaciones más espaciosas y ventiladas para prestar un mejor servicio.
Rotulación de Cajas:
Las cajas que contienen el Archivo Institucional, está siendo sujeto de
marcación como lo estipula la norma con su respectivo nombre de la
dependencia, contenido, asunto, isla y estante; pues muchas de ellas se
encontraban marcados a mano o tachadas dos o tres veces lo cual no
permitía saber con claridad el contenido ni ubicación de las mismas.
En desarrollo de este trabajo de organización, se encontraron tres bolsas de
papel con manuscrito de la Jefe anterior, he de aclarar que no estoy buscando
culpables sino simple y llanamente por el desconocimiento de las Normas y
procedimientos para llevar a un Comité de Archivo en el año 2007 el contenido:
Acuerdos Originales del Consejo Superior de los años 1981, 1982 y 1984, con
deterioro 100% Biológico (atacados por comején); a la fecha de hoy año 2019,
quien ejercía el cargo confirmó no haber llevado a ningún comité.
La importancia de este hallazgo radica en que se encontraba en el Archivo
Central y obviamente nosotros lo desconocíamos, poniendo en ALTO RIESGO,
al acervo documental de la institución.
Foto (Deterioro de Documentos)

Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo.

Conocer el estado de las estrategias y de las prácticas enfocadas a la

gestión documental, nos permiten identificar las falencias y los aciertos
de los procedimientos que se ejecutan al interior de una empresa. Por ello
quiero explicar los puntos que se debe tener en cuenta al momento de
llevar a cabo un diagnóstico documental.
Asesoramiento y supervisión archivística a las unidades administrativas
académicas y de apoyo académico-administrativo de la Institución.
Esta labor se ha venido realizando, adelantando visitas a las diferentes
dependencias e ilustrando el personal sobre cómo se debe preparar el material
para realizar las transferencias documentales; se ha encontrado que buena
parte del personal manifiesta no haber recibido instrucciones en el tema y por
tanto, desconoce los procedimientos, no sabe acerca de la existencia del
Manual de Archivo y la Tabla de Retención Documental. Frente a este aspecto
hay que fortalecer con capacitación.
QUE ESTÁ PENDIENTE:
Tabla de Retención Documental:
La Contraloría General de la República reportó en Informe de Hallazgos que la
Tabla de Retención Documental estaba desactualizada; en el Acta de Entrega
del Puesto de Trabajo, la jefa anterior se comprometió entregar para Nov. 15
de 2012 dicha Tabla de Valoración Documental con los ajustes normativos;
para poder empezar a aplicar desde el año 2013. A la fecha, no se ha recibido
la Tabla de Valoración Documenta o T.V.D. mencionada en el Acta; por tanto
los compromisos de iniciar su implementación y divulgación en el año 2013,
para que todo el personal la conozca y la aplique se deberán aplazar, por
cuanto primero habría que en realidad actualizarla.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Como se puede apreciar los retos que se tuvo para el 2013 y en adelante
fueron y son grandes aun, es importante que quien se desempeñe en el área
de Archivo y Correspondencia, dé su máximo esfuerzo por sacar adelante esta
dependencia ya que no debe ser del interés de una sola persona, sino que nos
debe interesar a todos. Es importante contar con el apoyo decidido de la alta
dirección, pues no se trata solamente de la Oficina de Correspondencia y
Archivo como tal, sino de avanzar en todo el tema de Gestión Documental que
abarca todas las fases del ciclo vital de los documentos y se inicia desde la
producción, recepción de los mismos en todas las dependencias hasta la
disposición final de la documentación producida, asegurando su conservación
para la consulta al servicio de la comunidad.
Hay que trabajar en temas como:
Actualización T.R.D. y presentación de la T.V.D.
Capacitación en temas de Archivística y T.R.D.
Modernizar nuestros procedimientos
Avanzar en los temas de Anti-trámites y Gobierno en línea
Mejoramiento de la Atención a nuestros usuarios (internos y externos)
Mejorar nuestros recursos Físicos y Tecnológicos, entre otros.

Anexo: Fotos de las condiciones en que se encontró la Oficina de Archivo y

Correspondencia.

La gestión documental es el proceso de revisión, agrupación, organización y

administración de documentos electrónicos y físicos, todo en pro de mejorar la
eficiencia y la eficacia de la empresa en cuestión de costos y espacio.

Así pues, el implementar este tipo de sistemas, le otorgará a la empresa un

gran beneficio de automatización y optimización de todo lo referente al
archivo de documentos. Pero llevar a cabo esta actividad no es fácil, pues
exige atención, tiempo y total capacidad de organización.
Así que teniendo presente las siguientes recomendaciones y/o consejos,
veremos cómo la empresa ira evolucionando:
Revisa la utilidad de los documentos:
Uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una
empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la
larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y
establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes
para una eficaz administración a lo largo del tiempo.
Digitaliza lo necesario:
El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de
espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos
que coadyuva a la productividad de la empresa.
Centraliza el contenido:
Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos, es necesario establecer
un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información.
Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y
brinda una opción de revisión confiable de los documentos.
Clasifica los Documentos:
El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación. El
mantener un orden ascendente o descendente de la información ayuda a los
usuarios a ahorrar tiempo en su búsqueda, haciendo que el proceso sea más
eficiente. Además, permite un entendimiento más a fondo de la estructura
organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.
Ordena los Documentos:
Durante la ordenación de los documentos es importante implementar varias
acciones de carácter físico con el objetivo de organizar, controlar y conservar la
documentación. La ordenación documental es una actividad propia de la
organización basada en el establecimiento de secuencias naturales,
cronológicas y/o alfabéticas, dentro de los grupos de documentos una vez se
hayan clasificado.
El Proceso de Ordenación:
La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va
primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen
y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos
documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.
El Principio de Orden Original:
Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente,
según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va
pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario
esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a
diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno
después de otro.
Haz uso de los metadatos:
La gestión por metadatos abre la puerta a la administración más allá de la
información, creando espacios de estandarización de los archivos.
El papel de los metadatos es determinar la optimización de la gestión
documental. Funcionan a partir de la descripción de los documentos, su
contexto y usabilidad, todo de la mano con su organización o categorización.
Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso.
Para mejorar la gestión documental en tu empresa
UNA DE LAS TAREAS MÁS IMPORTANTES QUE SE EJECUTAN EN UNA
EMPRESA TIENE RELACION CON EL MANEJO DE ARCHIVOS, POR ELLO
LA NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ES MUCHO MÁS CRECIENTE.
Otros puntos a tener en cuenta:
 Conocer la documentación que produce la empresa.
 Identificar las tipologías, series y categorías documentales.
 Elaborar flujo documental.
 valuar y estipular las condiciones físicas de los documentos.
 Revisar, seleccionar y eliminar la documentación según los
tiempos y las normas establecidas.
Todo lo anterior permite a la empresa definir los puntos de atención y de control
documental a fin de establecer estrategias óptimas de gestión y administración de la
información.
Para finalizar tener siempre presente que:
La gestión documental es un trabajo conjunto y colaborativo, en el que todas y
cada una de las partes que componen a la empresa deben estar al tanto de los
procesos que se ejecutan en su interior, siguiendo sus normas y adaptando sus
trabajos y responsabilidades a los protocolos de gestión.

Por lo anterior es de importancia mantener un contacto constante con el comité

o el grupo de control de gestión documental, ya que por medio de éste se
puede abrir la puerta al debate y al análisis de las estrategias y las medidas a
tomar en todo lo relacionado con el diagnóstico, su resultado y sus futuras
soluciones y planteamientos.