EL MANEJO

DEL TIEMPO
 Contenido
1. Introducción 5
2. Lo que debe saber el Asesor Académico del estudiante 7

2.1¿Por qué es importante esta información? 8

3. ¿Qué es el tiempo? 11

3.1 Administración del tiempo 11

4. Ser consciente de lo que se debe hacer 13

4.1 Productividad vs. Reactividad 13

4.2 Encontrar y eliminar las interrupciones y las distracciones 14

4.3 Determinar la relación de lo personal y de lo profesional 15

4.4 La bitácora 15 4.5 ¡Ser eficaz! 16

4.6 Metas y objetivos semanales 16

4.7 ¿Lo que está haciendo lo lleva a cumplir sus objetivos y metas? 17

5. El hábito hace al maestro 19 Referencias 1

6. Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo 18

6.1. Causas de una mala gestión del tiempo 18

6.2 Consecuencias de gestionar el tiempo correctamente 20

7. 13 Consejos para optimizar la gestión del tiempo en la empresa 22

7.1 Herramientas para la gestión del tiempo laboral

 1. Introducción

E ste manual va dirigido a los profesos, estudiantes, empresario y

empleados que tengan la intención de manejar y eficientizar mas su tiempo
para fortalecimiento de sus capacidades, y que propendan por una mejora en
la calidad académica, laborar y personal.

A continuación encuentra herramientas útiles para trabajar con los

estudiantes y empleados las cuales surgen de un grupo de profesionales que
han documentado su experiencia a través de este medio.

La propuesta es abordar variables de alto impacto para el éxito, que

consoliden el espacio de asesoría como un factor protector y una
oportunidad para mejorar el desempeño del tiempo , y así disminuir los
factores de riesgo asociados a nuestra vida cotidiana tanto laborar y
personal.

En este manual se trata el tema del Manejo efectivo del tiempo, el cual hace
parte de los pilares que se deben trabajar con los estudiantes , empleados y
empresarios para así poder brindar un apoyo asertivo y coherente con las
labores cotidiana.
2. Lo que debe saber el Asesor Académico del estudiante.
Acontinuación se mencionan algunos aspectos que debe tener en cuenta un
Asesor Académico sobre el estudiante de cara a cualificar la manera en que
administra su tiempo.
■ Conozca qué estrategias metodológicas utiliza su asesorado para estudiar:
a. ¿Cómo es su forma de estudiar?
b. ¿Cuál es el espacio más utilizado para estudiar?
c. ¿En qué momento del día prefiere estudiar?
d. ¿Utiliza alguna herramienta o ayuda a la hora de estudiar? ¿Cuál?
e. Cuando estudia, ¿prefiere hacerlo en grupo o de manera individual?
f. ¿Cuánto tiempo a la semana le dedica a estudiar?
■ Conozca qué estilo de aprendizaje (auditivo, visual, quinestésico, entre
otros) tiene su asesorado:
a. ¿Ha notado que se le facilita entender las temáticas de alguna manera en
particular?
b. ¿Por lo general le quedan más claros los temas cuando los lee o los
escucha o los ve?
c. ¿Utiliza este método a la hora de estudiar?
■ Qué motiva al estudiante:
a. ¿Tiene alguna predilección temática cuando tiene que estudiar?
b. ¿Prefiere algún tema en general, que atraiga su atención de manera
constante?
c. ¿Cuáles son sus intereses en la vida? d. Hasta el momento ¿qué materia le
ha gustado más hasta el momento?
e. ¿Cuáles son las razones por las cuales está estudiando su carrera?
f. ¿Cuáles son las razones o los motivos para estar en esta Universidad?
■ Debilidades y fortalezas que caracterizan al estudiante:
a. ¿Se ha dado cuenta de alguna dificultad temática, con relación a los
demás?
b. ¿Ha notado alguna facilidad al ejecutar alguna actividad o comprender
algo, en comparación con la mayoría de la gente?
c. ¿Ha notado que le rinde más que a los demás compañeros en algo en
particular?
d. ¿Se le facilita comprender algún tema en particular

2.1¿Por qué es importante esta información?

El saber esta información sirve para hacer un diagnóstico del estudiante,

previo a entrar a trabajar con él. Se debe saber qué tanto ha trabajado al
 respecto y cuáles son las falencias que le causan los resultados poco
deseados. Se debe saber si el estudiante cursa sus estudios por iniciativa
propia o por algún tipo de “presión”; asimismo, conocer en qué se siente
fuerte y qué ha evidenciado que le funciona; de igual forma, hacer
consciente su estilo de aprendizaje, ya que este canal le ayudará a
interiorizar mejor la información si se explota de manera adecuada
A continuación encuentra una tabla, que le ayudará a ubicar a su
asesorado en el grupo de personas que utilizan bien el tiempo, las que lo
manejan de manera parcial o si les falta trabajar mucho más en esto

No hay manejo del Poco manejo del Buen manejo del

tiempo tiempo tiempo
Estudia donde puede o No siempre utiliza el Utiliza un espacio
en lugares no espacio destinado apropiado, con
adecuados para eso, para estudiar; estudia buena iluminación y
como la cama o el en horarios que despejado; estudia
suelo; por lo general interfieren en las en horas del día o de
Estrategias estudia en la noche, horas de descanso y la tarde; tiene los
metodológicas porque no le alcanza sueño; no tiene los materiales
el día; nunca tiene libros, apuntes o necesarios;
apuntes propios, y lo copias del tema; pertenece a algún
que hace es; leer estudia con amigos o grupo de estudio;
copias o apuntes de solo, pero no adelanta maneja
otros; estudia con mucho en temas; a equilibradamente el
amigos, pero termina veces prefiere hacer tiempo de estudio y
hablando y haciendo otra cosa cuando debe el de esparcimiento
otra cosa diferente al estudiar. (65%-35%
tema de estudio; le da aproximadamente).
más prioridad a cosas
que no tienen relación
con el estudio de la
carrera
No sabe cuál de sus Sabe que entiende Maneja un canal
canales de recepción mejor un tema sensorial que
de información es el cuando utiliza identifica para
que más le ayudaría a alguno de los estudiar; es decir,
asimilar la canales de que entiende mejor si
Estilo de información de las información, pero a está viendo o
aprendizaje clases y de las la hora de estudiar leyendo un texto, o
materias. Lee y repite lo hace de la manera asimila mejor un
de manera mecánica, corriente, de leer los tema si lo escucha
hasta que lo diga sin apuntes o las copias hablado por alguien,
errores, pero sin de la materia. o si necesita escribir
 entender el significado o graficar para poder
de lo que dice entender un tema,
hace mapas y
resúmenes de la
información que está
procesando; procura
utilizar esa forma de
estudiar lo más que
pueda aplicar a las
diferentes materias

No hay manejo del Poco manejo del Buen manejo del

tiempo tiempo tiempo
No sabe si esa es su Tiene claro que los Tiene claro por qué
carrera; la está aspectos está estudiando esa
estudiando porque vocacionales de su carrera, y tiene la
otra persona le dijo carrera le llaman la visión de cómo
que lo hiciera o atención, pero las quiere ser como
porque no cree que actividades profesional;
pueda estudiar otra concretas de la identifica la
Motivación del cosa; no tiene interés carrera no las tiene finalidad de cada
estudiante verdadero por los claras; no tiene claro materia y la ubica
temas que trata la en qué área podría dentro del contexto
carrera en sus desempeñarse mejor de la carrera; sabe
materias; no se o cuál le agradaría cuáles serían sus
siente hábil para más tareas específicas,
desempeñarse como gracias a la
un profesional de esa identificación de
área. temas o materias
preferidas

No sabe en qué área Comprende con Se le facilita alguna

de la carrera se facilidad los temas materia en
desempeñaría mejor; de las materias, pero particular; tiene
no ha identificado necesita repasar con facilidad para
sus habilidades mayor frecuencia entender y abordar
referentes al para afianzar el los conceptos de la
Fortalezas del quehacer de su conocimiento; carrera; maneja
estudiante profesión; no sabe si requiere mayor cognitivamente
es bueno para lo que tiempo para poder mapas y estrategias
está estudiando; no comprender y que le ayudan a
tiene claros los manejar los organizar los temas;
campos de acción conceptos generales no necesita mucho
como profesional. de la carrera. tiempo para
comprender algún
 tema
Está estudiando esa Sabe que quiere Tiene identificado su
carrera, pero no sabe terminar la carrera, futuro cercano
por qué; no tiene pero aún no sabe en dentro de la
claro si estudia por qué campo profesión; tiene claro
satisfacción propia o desempeñarse; el tipo de actividad
por la de alguien quiere ser un que ejercerá una vez
más, como sus profesional en algo que obtenga el titulo;
Razones para estar padres o familiares; que le gusta, pero sabe cuáles son los
estudiando esa no tiene intenciones aún no ha pasos y acciones que
carrera de ejercer la carrera identificado la va a realizar para
una vez que la importancia de lograr sus metas.
termine estudiar esa carrera.

3.¿Qué es el tiempo?

E l tiempo es una medida que permite ubicar algo sobre una línea
cronológica. Por tanto, como todas las escalas de medición, es una
invención del ser humano. Se utiliza para expresar cambios entre dos
momentos determinados (ejemplo: hace una hora salí de mi casa y aún
no he llegado a la Universidad/a la una de la tarde salí de mi casa y ya
son las dos y no he llegado a la Universidad). Termina siendo un
sincronizador de la sociedad, que permite organizar las dinámicas de las
personas unas con otras (ejemplo: tengo una cita a las 3:00 p. m. con el
dentista/el dentista tiene una cita a las 3:00 p. m
.conmigo)

3.1 Administración del tiempo

Se debe identificar con el estudiante cuáles son sus prioridades y sus

deberes y obligaciones. Qué se hace a la hora de estudiar, si se pierde el
tiempo o se aprovecha al máximo. Asimismo, identificar los hábitos que
se llevan y determinar si son buenos o malos. Lista de posibles
actividades en que se pierde el tiempo:
a. Ver televisión por más de dos horas seguidas.
b. Hablar por teléfono constantemente.
c. Conectarse a internet sin un propósito definido.
d. Navegar por internet buscando música, videos o juegos.
e. Conversar (chatear) por internet o teléfono por más de dos horas, sin
motivos diferentes al ocio.
f. Permanecer en redes sociales en internet g. Dormir en exceso.
h. Hacer cualquier actividad que no esté relacionada directamente con el
estudio.
Es importante reducir a cero las interrupciones que se tienen durante el
momento de estudiar, como son los amigos, el teléfono o la conexión a
internet. Se debe manejar el equilibrio entre la rapidez y la lentitud, lo
que quiere decir que es necesario contemplar los espacios para des cansar
y recuperarse, a fin de poder ser eficaz mientras se estudia un tema o una
materia. Es importante hacer diferentes actividades, que permitan airear,
vitalizar y energizar a la persona para que esté en capacidad de estudiar y
comprender un tema. Es decir, es necesario dormir bien y alimentarse de
igual forma. También es importante tener actividad física y de
esparcimiento, pero dándole prioridad al estudio
4. Ser consciente de lo que se debe hacer

Se debe identificar y diferenciar entre lo importante y lo urgente.

■ Importante: lo que debe ir primero; son aquellas cosas que ayudan a
conseguir y alcanzar las metas propuestas.
■ Urgente: cosas que no pueden esperar y que exigen nuestra atención
inmediata. Manejar el tiempo no solo significa aprender a no
desperdiciarlo, sino también a enriquecerlo y a disfrutarlo.
4.1 Productividad vs. Reactividad

La diferencia entre estos dos conceptos, cuando se hace referencia al

tiempo, radica en que la persona es de actuar previo o posterior a la
necesidad.
Cuando se trabaja de manera productiva, se elaboran horarios y
planeaciones organizadas, para coordinar las actividades y deberes del
estudiante. Al hacer esto se labora en forma anticipada, ya que se
realizan planeaciones de actividades importantes y urgentes.
Cuando se trabaja de manera reactiva, se tiene el tiempo en contra, ya
que el estudiante se mueve por la motivación de entregas de trabajos o de
presentaciones de evaluaciones en un tiempo corto, casi inmediato. Por
lo general se deja de lado lo importante y todo se convierte en urgente y
así, se le resta el espacio necesario para la preparación de las entregas o
de las evaluaciones. Se puede decir que la actitud del estudiante debe ser
de ¡tomar la iniciativa!

4.2 Encontrar y eliminar las interrupciones y las

distracciones

Se debe hacer un análisis de las actividades que realiza el estudiante

antes y durante el momento de estudiar. Cómo se organiza y qué tiene en
cuenta para comenzar el estudio. El lugar de trabajo y la hora o el tiempo
en que se dispone a estudiar. Es importante que el estudiante tenga en
cuenta:
✓ El tipo de alimentación (preferiblemente alimentos con fibra y
proteína).
✓ Un espacio de estudio despejado y limpio.
✓ Un ambiente de estudio en silencio y tranquilidad.
✓ Evitar elementos distractores como teléfono celular, televisor y radio
encendidos.
✓ Apagar los electrodomésticos distractores, como el televisor o la
radio.
✓ Mantener la conexión a internet solo de ser necesario, para realizar
consultas.

✓ Tener a la mano únicamente los implementos necesarios para

estudiar, Como cuadernos, libros, esferos, lápices y apuntes.
 ✓ Establecer prioridades y concluir las tareas iniciadas. Cuando esté
trabajando en tareas complejas, tratar de desarrollar mapas para clarificar
el proceso.
✓ El saber hacer y qué hacer. Estar ubicado en lo que se busca y cómo
poder lograrlo.

4.3 Determinar la relación de lo personal y de lo

profesional

Se puede trabajar con los estudiantes la clasificación, en dos grupos, de

sus actividades y sus deberes. Unas entran en el grupo de lo personal y
otras en lo profesional. Las primeras son aquellas que tienen que ver con
su vida familiar, emocional, social y personal. Las segundas son las que
se relacionan con sus estudios y la carrera.

 Lo personal: los amigos, los padres, los hermanos, los vecinos,

las fiestas, la salud, el espacio de hobbies, de ocio y recreación,
paseos, salidas, la forma de relacionarse con los otros, la forma
de ser, la personalidad, la visión ante la vida y sus posturas.
 Lo profesional: los espacios y métodos de estudio, los
compañeros de clase, las evaluaciones, las tareas, los horarios, su
profesión y las metas que tiene dentro de la misma.

4.4 La bitácora

Se trabaja con el estudiante un plan de estudios, para que

pueda llegar a ser más organizado y coherente con la
búsqueda de sus metas. Esto se hace por medio de
horarios y de listados que le ayuden a enfocarse y ser
consciente de lo que tiene que hacer, de las tareas
importantes y de las urgentes.

Apartar un tiempo para los traslados o viajes,

llamadas, reuniones con compañeros,
actividades personales, momentos de
comida y de descansos. Para manejar los
tiempos de estudio se recomiendan ciclos
de 45 minutos a una hora, con intermedios de 15 minutos para
descansar, ya que el cerebro pierde su capacidad de atención
luego de tiempos más prolongados.
 4.5 ¡Ser eficaz!

Recomendar al estudiante hacer una cosa a la vez y no llenarse de tareas

al mismo tiempo. Esto termina con desorden y no le permite aprovechar
el tiempo de manera adecuada. Se llena de libros y de papeles, que no le
permiten organizar las tareas. Si enfoca todas las energías y la atención a
una sola cosa, podrá realizar un trabajo de mayor calidad. Así es posible
estudiar y hacer tareas con mayor profundidad, que aporten más a la
construcción de conocimiento para el estudiante.

4.6 Metas y objetivos semanales

Trabajar con los estudiantes programaciones diarias y semanales, para

no dejar tareas a largo plazo. En lo posible, planear trabajos y tareas
agrupándolos, de manera que sea más fácil de ejecutarlos (en forma
simultánea). Buscar formas que faciliten la realización de tareas
rutinarias. Asimismo, ajustarse al orden de importancia de las tareas
programadas.

4.7 ¿Lo que está haciendo lo lleva a cumplir sus objetivos y

metas?

Es mejor darle importancia a lo que se quiere hacer, que cómo se quiere

hacer. Se debe decidir el camino correcto para trabajar y no dejarse llevar
por el impulso de hacer las cosas rápido y con afanes. Trabajar el manejo
de fechas para cumplir las metas. Pregúntese: ¿Lo que estoy haciendo me
sirve para lograr lo que quiero? Se puede sugerir al asesorado que divida
las metas principales en unas más pequeñas, para que sean más fáciles de
alcanzar y vi-sualizar.

6. Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo

Los beneficios de una óptima gestión de tiempo laboral son muy interesantes:

 Mayor productividad y eficiencia.

 Una mejor reputación profesional.
 Menos estrés.
 Mayores oportunidades de avance.
  Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite mejorar el rendimiento y alcanzar los
objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.

6.1 Causas de una mala gestión del tiempo

Cuando se piensa en mejorar la gestión del tiempo es que las cosas no se están haciendo
bien y puede llevar a situaciones más graves.

Un trabajador que no puede administrar su tiempo tiene el poder de crear conflictos en la

oficina que podrían descontrolarse. Los plazos vencidos, las pérdidas financieras, las
relaciones estresantes y la pérdida de trabajo son todos los resultados potenciales de las
malas habilidades de gestión del tiempo.

A continuación, detallamos algunas de las principales causas de una mala gestión del
tiempo:

 Falta de organización: la organización es clave para gestionar el tiempo. Sin

organización no sabrás qué realizar al terminar una tarea y, por tanto, perderás
tiempo averiguando qué debes a hacer a continuación.
 Comunicación ineficaz: una buena comunicación te puede ahorrar mucho tiempo.
Si te comunicas correctamente con tus clientes, trabajadores, compañeros, etcétera,
no habrá malentendido y, por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo. ¿Cómo
comunicar las cosas correctamente? ¡Planificándolas con antelación!
 Mal uso de herramientas: existen muchas herramientas que pueden ayudarte a
aumentar la productividad de tus días. Sin embargo, si estas herramientas no se usan
correctamente lo único que conseguirán es perder el tiempo.

A nivel personal una ineficaz gestión del tiempo lleva a sufrir de los siguientes términos,
cada vez más actuales:

Procastinación

Las malas habilidades de gestión del tiempo conducen inevitablemente a la procastinación.

Este concepto se refiere al hecho de posponer el trabajo importante o necesario hasta el
último minuto. Por lo general, cuando el trabajo se pospone hasta el último minuto, no está
tan bien hecho como si se le hubiera dedicado más tiempo. Generalmente conduce a una
baja productividad cuando no se completan las tareas de manera satisfactoria.

Tardanza habitual

Otro efecto de las malas habilidades de gestión del tiempo es la tardanza habitual. Las
personas que no planean su uso del tiempo adecuadamente suelen tener dificultades para
llegar a tiempo a las citas o entregar el trabajo en la fecha de vencimiento programadas.
Esta tardanza habitual también puede afectar negativamente a la productividad y darles la
reputación de ser menos serios, incluso cuando ese no sea el caso.

Acumulación de tareas

La mala gestión del tiempo también lleva a que las personas se esfuercen demasiado, lo
cual es un problema que ocurre cuando realizan demasiado trabajo y no asignan suficiente
tiempo para completarlo. Las personas acumulan tareas en exceso tienen dificultades para
delegar tareas y descubrir qué es un buen uso de su tiempo.

Además, la labor de los mandos superiores influye directamente en la gestión de aquellos

jerárquicamente inferiores. Por lo tanto, la óptima gestión del tiempo debe partir de arriba
hacia abajo.

Una de las grandes responsabilidades de los líderes, debe ser ayudar a todos los miembros
del equipo a sacar lo mejor de sí mismos y hacer su trabajo lo mejor posible. Esto incluye
aconsejarles sobre cómo priorizar su trabajo, dándoles las pautas para que organicen su
tiempo de forma inteligente y asegurándote de que no entorpeces su camino.

Por lo tanto, llegados a este punto, la gestión del tiempo se sitúa dentro de la filosofía y
cultura de una marca, que debe tener los recursos y las acciones pertinentes para dar
visibilidad a una óptima gestión del tiempo.

6.2 Consecuencias de gestionar el tiempo correctamente

Gestionar el tiempo solo trae beneficios y metodologías de trabajo más efectivas, en la

empresa y en el entorno personal:

Niveles mínimos de estrés

Incluso los empleados más exitosos sienten estrés por completar plazos importantes.
Administrar su tiempo de manera efectiva puede reducir directamente sus altos niveles de
estrés. Disfrutando de:

 Menos plazos ajustados

 Menos prisas
 Mayor calidad de trabajo

Mayor calidad
La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar
tareas similares.
Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la
calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja,
están más contentos.

Mejor ambiente de trabajo

Cuando el personal está menos estresado, también es más probable que se lleven bien, lo
que lleva a un ambiente de trabajo más feliz.

Las empresas con un buen ambiente de trabajo también tienden a tener una menor rotación
de personal, la retención de empleados es vital para una mayor productividad.

Mejor toma de decisiones

Las mejores habilidades de gestión del tiempo también conducen a una mejor toma de
decisiones, vitales en las estrategias de negocio.

Todo esto hace que la productividad y el rendimiento final de las empresas aumenten
considerablemente creando una metodología de trabajo eficaz y duradero.

7. 13 Consejos para optimizar la gestión del tiempo en la empresa

La gestión del tiempo se destaca como una tarea que ha de ser desarrollada, dentro de la
empresa, a dos niveles.

En primer lugar, el papel de la parte más alta de una compañía es crucial para implementar
una buena gestión de tiempo.

Como líder de una empresa es importante tener en cuenta esta serie de recomendaciones
para identificar la mala gestión del tiempo de los empleados:

 ¿En qué se les está yendo el tiempo? Es importante descubrir en qué están
invirtiendo su tiempo. No hablamos de estar detrás de ellos vigilando cada uno de
sus movimientos. A nadie le gusta sentirse así y su nivel de productividad bajaría.
Lo que sí es cierto es, que si se quiere ayudar a tu equipo a priorizar tareas, debes
saber cómo están gestionando su tiempo. Es recomendable usar alguna herramienta
 de gestión del tiempo en la que los trabajadores puedan ir registrando sus tareas y el
tiempo que les dedican para que, así, se pueda analizar qué es lo que está pasando.
 Ayudar a evitar fallos en la planificación del tiempo. Una de las carencias más
habituales entre los empleados es que no saben calcular cuánto tiempo les va a
llevar realizar cada tarea o proyecto. Normalmente se planifica teniendo en cuenta
el mejor de los escenarios pero, interrupciones o imprevistos pueden hacer que esa
planificación se desajuste, desajustando el planning entero. Es importante ayudar a
revisar los tiempos que les está llevando cada tarea y reajustar en plan de trabajo en
función de las variaciones.
 Ayudar a “proteger” el tiempo realmente productivo. Cuando planificamos
nuestra semana, lo hacemos pensando en que tenemos 8 horas diarias para realizar
nuestro trabajo, el puramente productivo. Esto no es así. Invertimos, de media,
el 30% de nuestro tiempo realizando tareas de poco valor, básicas y repetitivas,
más administrativas que productivas para nuestro puesto. El 40% de la jornada la
invertimos en las comunicaciones. Esto nos deja un 30% de la jornada, es decir,
2 horas y media, para realizar las tareas de valor y productivas. Para combatir
estas fugas de tiempo, debes ayudar a tus empleados a evitar que pierdan el tiempo
en tareas que no son valiosas, atribuyéndolas a otra persona y enseñándoles a
delegar.

El segundo nivel está vinculado a los propios empleados y trabajadores, los cuales han de
hacer suyo una serie de consejos y recomendaciones para mejorar la eficiencia de la gestión
del tiempo. Veamos algunos de los más interesantes:

1. Crear listas de tareas pendientes

¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no acordarse? Esto pasa todos
los días, tareas simples se quedan el olvido por una mala gestión. No todo cabe en la
cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una
visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

2. Planifica con antelación

No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable
planificar cada día y cada semana.

No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. ¿De qué te sirve un listado
de tareas y prioridades si no planificas cada una de ellas? Busca el momento adecuado para
planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás
tiempo. ¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la
ejecución!

3. Establece prioridades en tus tareas

Seguro que muchas veces has realizado muchas tareas y al finalizar el día te has dado
cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos
incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es
fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer
el orden según las prioridades.

Para ello puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:

 Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.

 Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
 Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
 Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
 Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.

4. Automatizar procesos
Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca
aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar
la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de
forma automática.

5. Identificar y eliminar las distracciones

Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que
identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que
observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que
no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras
apps, en Facebook, Instagram…

6. Ser realista con los plazos

Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista
no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en
cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!

7. Seguir la regla 80/20

Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan
beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20%
del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no inviertas tu tiempo en
tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados!
7. No perseguir el perfeccionismo
Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante
realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o
la productividad se verá afectada.

8. Fijar una agenda flexible

No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son
necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de
distribuir el tiempo.

9. Cambiar de tarea.
Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos
agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no
somos igual de productivos a todas horas.

10. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el
ordenador.

Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo
innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.

11. Abandonar el modo multi-tarea

Las personas que hacen muchas cosas a la vez tienden a pensar que son mucho más
productivos y que sacan adelante más trabajo que los demás, sin embargo, están
equivocados. La multi-tarea no es el camino más productivo al que se puede optar. Nuestra
mente funciona mucho mejor cuando nos centramos en una tarea.

Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy difícil encontrar un comienzo para
abordar la tarea de manera efectiva. En tal caso, es recomendable diseccionar la tarea en
pequeñas partes más fáciles de procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite
dividir una tarea en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.

12. Delegar
Delegar responsabilidades es vital para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo. Si
eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente te genere algo
de ansiedad. Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A
veces asumimos más trabajo del que podemos realizar.

Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente

en quien puedas confiar y delega algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más
productivo y reducir tu nivel de estrés.
13. Utilizar los “tiempos muertos”
No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las
tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la
sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y
priorizar tareas.

Herramientas para la gestión del tiempo laboral

Con todo, la mayoría de las veces, las habilidades para administrar el tiempo no son
suficientes para mejorar la productividad, y necesitamos apoyarnos en herramientas. A
continuación, elaboramos una lista con las mejores aplicaciones para la gestión del
tiempo:

Todoist
Todoist es una herramienta para gestionar las tareas. Tiene versión de pago y versión
gratuita. Las mayores ventajas de esta herramienta frente a otras es que el manejo es
rápido y sencillo, que se puede sincronizar con Google Calendar y con el correo
electrónico, y que puede categorizar las tareas, entre otras cosas.

Google Calendar
Google Calendar es clave para la organización de reuniones, citas, etcétera. Esta
herramienta de Google permite la sincronización con el móvil y ofrece la posibilidad de
programar alarmas.

Self Control
Self Control es una de las mejores apps para eliminar distracciones. Esta herramienta puede
bloquear páginas web, el acceso a redes sociales, etcétera, durante un periodo de tiempo,
con el objetivo de que te concentres en tus tareas.

Google Keep
Google Keep es perfecta para gestionar tareas y notas. En las notas, te permite almacenar
todo tipo de información: desde tweets, artículos interesantes, notas de voz, etcétera.

Rescue Time
Rescue Time es la aplicación que te ayuda a averiguar las principales distracciones que
tienes durante el día. Esta app monitoriza el tiempo que pasas en Instagram, Facebook,
WhatsApp, sitios web, etcétera.

¡No hay excusa! Mejorar la gestión del tiempo es una tarea irrenunciable y muy fácil de
desarrollar. Sigue todas las pautas expuestas y podrás ver resultados a muy corto plazo.