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Caso de Estudio: Un Dia en Logística

Lia Muriel León Echeverria

Hector Alonso Salazar Ramirez

Ivan Felipe Sanchez Silva

Fundación Universitaria Área Andina

Gestión de la Cadena de Abastecimiento

Manya Marina Pulido Olave

Grupo 601

04 de febrero del 2024

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Tabla de contenido

1. Objetivos

1.1 Objetivos Generales

1.2 Objetivos Específicos

2. Introducción

3. Contexto del Caso

4. Problemas Identificados en la Cadena de Suministro

5. Propuestas Políticas para la Mejora de Procesos en Cadena de Abastecimiento

5.1 Aprovisionamiento

5.2 Inventarios

5.3 Distribución

5.4 Retornos

6. Propuesta de Herramientas de Control

6.1 Herramienta DRP

6.2 Herramienta MRP II

7. Matriz RACI

8. Conclusiones

9. Referencias Bibliográficas
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1. Objetivos

1.1 Objetivos Generales

● Identificar en un caso práctico los problemas que puedan haber y por medio de las

herramientas vistas se generen alternativas de solución

● Identificar los responsables de las actividades dentro de la labor logística

1.2 Objetivos Específicos

● Visualizar la importancia que tiene el análisis de problemas y la pronta resolución de

los mismos por medio de herramientas integradoras que permitan mejorar la cadena

logística y minimizar al máximo los riesgos financieros y pérdidas de clientes

potenciales nuevos o antiguos

● Plantar conocimientos adquiridos en la resolución de incógnitas referentes al tema

tratado de forma profesional.

● Contribución de ideas grupales que permitan definir una síntesis de texto

argumentativo claro y amplio por medio de una organización y colaboración sana

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2. Introducción

En el transcurso de un día de logística, nuestro grupo de estudiantes se embarca en el estudio

y análisis del caso práctico propuesto. En este contexto se proponen alternativas de mejora

puntuales alineadas con los contenidos abordados en el referente 2. Se realiza un diagnóstico

detallado, se plantean políticas en distintos niveles, abarcando áreas como aprovisionamiento,

inventario, distribución, retornos.

En la elaboración de estas propuestas, se utiliza una matriz RACI para identificar claramente

el rol que cada participante debe desempeñar. El objetivo principal es asegurar que los

procesos logísticos operen de manera óptima. Este enfoque estructurado no solo permite

proponer soluciones concretas, sino que también garantiza una distribución clara de

responsabilidades entre los actores involucrados, contribuyendo así a la eficiencia y

efectividad de las operación logísticas

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3. Contexto del Caso

PIO PIO y MAS PIO, centrándose en los problemas evidenciados durante un día típico. Se

aborda la complejidad de la cadena de suministro y los desafíos enfrentados por diferentes

equipos en la toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte. A través del análisis de

situaciones específicas, se destacan las deficiencias operativas y se proponen reflexiones

críticas para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente.

El ensayo presenta una serie de situaciones cotidianas, desde problemas en la toma de

pedidos hasta complicaciones en la entrega, ilustrando la falta de coordinación y eficiencia en

la cadena logística. Se destaca la importancia de replantear estrategias de distribución,

establecer rutas especializadas y mejorar la comunicación interna. Además, se exploran

propuestas para optimizar la gestión de inventarios, implementar pronósticos de demanda y

ofrecer capacitación integral a los colaboradores. Se aborda la necesidad de cambios

estructurales para superar los desafíos actuales y evitar la pérdida de clientes.

El análisis revela que la empresa enfrenta problemas sistémicos en su operación logística, que

van más allá de situaciones puntuales. Las soluciones propuestas apuntan a una

reestructuración profunda, incluyendo estrategias de distribución más eficientes, una gestión

de inventarios mejorada y un enfoque en el desarrollo del personal. Estos cambios no solo

abordarán los desafíos actuales, sino que también podrían sentar las bases para un

crecimiento sostenible y la retención de clientes en un mercado competitivo.

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4. Problemas Identificados en la Cadena de Suministro

● Coordinación y Comunicación Ineficiente:

1. Falta de comunicación efectiva entre áreas como logística, producción y

ventas.

2. Descoordinación en la toma de pedidos y en la entrega de productos,

generando retrasos y confusiones.

● Problemas en la Planificación de Rutas:

1. Falta de planificación adecuada en las rutas de entrega, resultando en demoras y

pérdida de clientes.

2. Rutas que no se ajustan a las necesidades específicas de cada cliente, afectando la

eficiencia de las entregas.

● Ineficiencia en la Distribución:

1. Incumplimiento en los horarios de entrega, generando insatisfacción en los

clientes.

2. Problemas logísticos, como la entrega de productos a destiempo, llevando a

pérdida de clientes importantes.

● Gestión de Inventario Deficiente:

1. Generación de inventarios solo una vez al día, lo que no refleja con precisión

las existencias disponibles para la venta.

2. Falta de coordinación entre la generación de inventarios y la programación de

pedidos, afectando la disponibilidad de productos.

● Problemas en la Relación Cliente-Proveedor:

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1. Dificultades para cumplir con los pedidos de los clientes, generando pérdida

de confianza y posibles cambios a proveedores competidores.

2. Falta de flexibilidad en los horarios de entrega, afectando la satisfacción del

cliente y generando conflictos con los vendedores.

● Desmotivación del Personal:

1. Recorte de personal sin una estrategia clara, generando desánimo y sobrecarga

de trabajo en los colaboradores restantes.

2. Falta de capacitación y rotación en los puestos de trabajo, afectando el

desempeño y la adaptabilidad del personal.

● Incapacidad para Adaptarse a la Demanda:

1. Producción no alineada con la demanda real del mercado, generando falta de

productos en momentos cruciales.

2. Dificultades para ajustar la capacidad de producción según las necesidades del

cliente y del mercado.

● Falta de Estrategias de Mejora Continua:

1. Ausencia de políticas y procesos estructurados para mejorar constantemente la

eficiencia y resolver problemas recurrentes.

2. Resistencia al cambio y falta de compromiso con la implementación de nuevas

estrategias operativas.
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5. Propuestas Políticas para la Mejora de Procesos en Cadena de Abastecimiento

5.1 Aprovisionamiento

● Seguimiento de la demanda : Implementar herramientas de pronóstico de

demanda y análisis de data que se integren de manera óptima para así prever

las necesidades futuras de aprovisionamiento y ajustar el nivel de inventario a

tiempo justo

● Gestión de riesgos: visualizar y mitigar los riesgos potenciales evidentes en

el suceso de suministros, como lo pueden ser la interrupción en el suministro ,

la variabilidad en los precios de materias primas o cambios en las regulaciones

mediante la aplicación de estrategias de contingencias que prevea a futuro

sucesos diversos.

● Tecnología de automatización: aplicar herramientas sistemáticas de gestión

de la cadena de suministro (SCM) y tecnologías como el seguimiento RFID, la

automatización de procesos y sistemas de administración de pedidos para

mejorar la eficiencia

5.2 Inventarios

● Justo a tiempo ( JIT) : tenerla en cuenta dentro de las políticas aplicadas para

la empresa y más de este tipo del contexto del caso se hace más fundamental

lo que permitirá mantener un inventario mínimo en stock y hacer una rápida

reposición de los productos justo cuando se necesitan, lo que permitirá reducir

los costos asociado al almacenamiento y reduce al máximo el riesgo de

obsolescencia
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● Inventario preventivo: Se exige mantener un cierto nivel de inventario

adicional para soportar la variación en la demanda o en los tiempos de entrega

más largos de lo esperado; lo que permite tener un amortiguador en el

inventario para evitar la falta de existencia debido a la variabilidad de la

cadena de suministros

● Cross-docking: Implementa la recepción de suministros en un centro de

distribución de donde se dirigirá directamente a los clientes sin un

almacenamiento intermedio . lo que logra rebajar el tiempo de entrega

5.3 Distribución

● Red de distribución : Establecer una red de distribución que agilice la

ubicación de almacenes , centros de distribución y puntos de entrega

constantes para minimizar el tiempo de entrega a la par de los costos de

transporte

● Transporte Eficiente : Utilizar métodos de transporte alternativos,

innovadores y ligeros que contribuyan de manera eficaz a cumplir los plazos

de entrega requeridos a la par de mantener o aumentar la rentabilidad de la

empres los que pueden ser; vehículos motorizados eléctricos con capacidad de

carga mediana y maniobrabilidad

● Gestión de Rutas : Optimizar las rutas de distribución realizando un trazado

de rutas acorde a horarios de entrega y disponibilidad de clientes para recibir

para así minimizar el tiempo en entregas con la posibilidad de acortar el

recorrido apoyándose de software que sugieran las rutas

5.4 Retornos
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● Centro de recepción de devoluciones: Establecer y elegir un grupo

encargado y responsable de de recibir y procesar las devoluciones de manera

centralizada e informativa lo que permitirá una gestión eficientes de los

insumos o productos devueltos

● Análisis de causas de devoluciones: Vigilar y analizar las razones de las

devoluciones para identificar tendencias y circunstancias recurrentes que

prevalezcan en el tiempo , para sí llegar a la toma de medidas correctivas para

reducir las devoluciones futuras y mejorar la calidad del producto si es el caso

● Inspección y clasificación de devoluciones: Aplicar procesos de inspección y

clasificación para así determinar el estado óptimo de los productos devueltos

para poder ordenarlos de nuevo en los stocks si es posible o en algunos casos

pueden identificarse como pérdidas requiriendo así una eliminación

6. Propuesta de Herramientas de Control

6.1 Herramienta DRP: Planificación de recursos de distribución ( DRP) Se

relaciona como un plan de aprovisionamiento de inventarios en el tiempo adecuado

para cada uno de los niveles de la cadena de suministro para implementar esta

herramienta dentro del caso planteado se deben tener en cuenta primordialmente:

● Necesidades Brutas: En este caso desde la área de ventas por medio del supervisor sr

Alex y la Sra Paula encargada del servicio al cliente deberán detectar de primera

mano las necesidades fundamentales de los clientes y hacerlas conocer al resto de

áreas por medio de reuniones mensuales presentando una estimación de las ventas y

demanda

● Niveles mínimos de inventario: Por medio de la información transmitida desde la

área de ventas por medio del supervisor sr Alex el encargado de análisis de

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inventarios sr Mauricio creará estudios estadísticos que permitan garantizar los

niveles de servicio al cliente teniendo suficiente stock

● Plazos de alistamiento y plazos de aprovisionamiento. Por medio de la supervisora

sandara al tener conocimiento acerca de lo proyectado por Alex y paula adicionales a

la recolección que ella puede tomar por ser la supervisora de distribución y transporte

podrá realizar una pequeña anotación en la cantidad de producto despachado y de esta

forma podrá pasarle esta información al ingeniero encargado de la producción para así

tener tiempos definidos de manufactura y entrega

● Definición de la estructura de distribución: realizar un mapa el cual permita

identificar gráficamente los proveedores y clientes que componen la cadena de

suministro liderado por Alex, Paula, Sandra y ingeniero en el area de produccion

Esencialmente esta herramienta se basa en la estimación de ventas al detallista y al mayoreo

en el caso planteado en todo y cada uno de los niveles de la cadena mediante la revisión

constante del inventario la cual permite determinar los requerimiento que puedan anticipar la

demanda estimada

6.2 Herramienta MRP II : Implementación del MRP de bucle cerrado ( Planeación

de los Requisitos de Material ) esta herramienta se enfoca en la generación de

inventarios de producción o programas push los cuales en esencia abren la

posibilidad de determinar el número de materiales, partes y componentes requeridos

en la prestación de un servicio o la producción de un artículo, en el caso aplicativo

desde el hare de distribución por medio de sandra será la encargada de dirigir la

implementación de esta herramienta ayudándose de softwares que por medio de

distinta data recolectada entre todas las áreas permitirá generar cálculos más efectivos

esta herramienta se implementa con el objetivo de cumplir los siguientes ítems:

● Suministro de datos por anticipado

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● Aporta a la planeación de capacidad

● Capacidad para cambiar la programación de distribución

● Demandar o facilitar la eficacia en producción

● Reduce los tiempo de espera entre procesos

● Reducción de costos de preparación

● Reducción de inventarios y aumento en la rotación de productos

A todo lo anterior, a través de la siguiente matriz se puede implementar el rol que a cada

persona le corresponde:

7. Matriz RACI

Tomar Supervisar

Protagonista Pedidos Alistamiento Despacho Distribución Otro (especificar)

Milena R C C I

Erika R C C I

Carla R C

Mauricio R I C

Juan R (Canastillas)

Paula R (Servicio al cliente)

Jimmi R (Facturación)

Sandra R C
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Auxiliares R R

Supervisor de

turno R

Facturador R

Líder del área R

Vendedor

estrella R

R (Planificación de

Ingeniero producción)

R (Coordinación

Asistente inventario)

R (Gestión de

Jefe de Planta producción)

● Milena: Es la persona encargada de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

clientes especiales. También se le consulta (C) en las actividades de "Alistamiento" y

"Despacho" porque necesita coordinarse con esas áreas para asegurarse de que los

pedidos se preparan y despachan correctamente. Además, se le informa (I) sobre la

supervisión de la distribución, ya que debe estar al tanto de los problemas que puedan

surgir en la entrega de los pedidos.

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● Erika: Al igual que Milena, Erika es responsable (R) de tomar pedidos, pero

específicamente para los supermercados. También se le consulta en las actividades de

"Alistamiento" y "Despacho" para coordinar la preparación y entrega de los pedidos.

Se le informa sobre la supervisión de la distribución porque necesita estar al tanto de

cualquier problema que pueda afectar la entrega de los pedidos a los supermercados.

● Carla: Se le asigna el rol de Responsable (R) en la actividad de "Despacho" porque es

la encargada de revisar los documentos necesarios para el despacho de los pedidos. Se

le consulta (C) en la actividad de "Alistamiento" porque debe asegurarse de que los

documentos estén completos antes de que se preparan los pedidos.

● Mauricio: Como analista de inventarios, se le asigna el rol de Responsable (R) en la

actividad de "Alistamiento" porque es responsable de generar inventarios y asegurarse

de que las bodegas estén de acuerdo con el inventario. Se le informa (I) sobre la

supervisión de la distribución para que esté al tanto de cualquier problema que pueda

afectar el inventario o la distribución de productos.

● Juan: Es responsable (R) de las "Canastillas", lo que implica su involucramiento en el

proceso de "Despacho" donde estas son relevantes. Además, puede ser consultado (C)

en otras actividades relacionadas con la logística debido a su posición clave en el

manejo de las canastillas.

● Paula: Se le asigna el rol de Responsable (R) en la actividad de "Servicio al cliente"

porque es la encargada de esa área específica. Además, puede ser consultada (C) en

otras actividades logísticas, ya que necesita estar al tanto de los problemas que puedan

surgir en la entrega de pedidos.

● Jimmi: Al ser el facturador, se le asigna el rol de Responsable (R) en la actividad de

"Facturación". También puede ser consultado (C) en otras actividades relacionadas

con la facturación de pedidos.

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● Sandra: Como líder del área y supervisora de distribución, se le asigna el rol de

Responsable (R) en la supervisión de la distribución. Además, puede ser consultada

en otras actividades logísticas, ya que es responsable de supervisar todo el proceso.

● Auxiliares: Se les asigna el rol de Responsable (R) en las actividades de

"Alistamiento" y "Despacho" porque son responsables de llevar a cabo esas tareas.

También pueden ser consultados (C) en otras actividades relacionadas con la logística

en caso de necesidad de coordinación.

● Supervisor de turno: Se le asigna el rol de Responsable (R) en la actividad de

"Despacho" porque supervisa el despacho durante su turno. También puede ser

consultado (C) en otras actividades logísticas durante su turno de trabajo.

Estas asignaciones se basan en las responsabilidades y roles, así como en la necesidad de

coordinación y comunicación entre diferentes áreas y personas dentro de la empresa para

garantizar un funcionamiento eficiente de los procesos logísticos.

8. Conclusiones

Este estudio detallado de un día en la logística de las empresas PIO PIO Y MAS PIO ha

puesto de manifiesto una serie de desafíos significativos en su cadena de suministro. Desde

problemas de coordinación y comunicación hasta deficiencias en la gestión de inventarios y

distribución, los obstáculos identificados requieren respuestas estratégicas para garantizar la

eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

Las propuestas de mejora presentadas ofrecen soluciones prácticas y focalizadas en áreas

críticas como aprovisionamiento, inventarios, distribución y gestión de retornos. La

implementación de herramientas como DRP y MRP II se destaca como un componente clave

para una toma de decisiones más informada y una planificación más precisa.
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La asignación de roles y responsabilidades mediante la matriz RACI proporciona un marco

claro para la coordinación interna, asegurando que cada miembro del equipo comprenda su

función y contribuya eficazmente al éxito de la cadena logística. En última instancia, estas

conclusiones subrayan la importancia de abordar no solo los problemas inmediatos, sino

también de establecer una base para la mejora continua y la adaptabilidad en un entorno

logístico en constante evolución.

9. Referencias Bibliográficas

Caso: Un dia en el area de Logistica. CASO UN DIA EN EL AREA DE LOGISTICA RSS.

(n.d.). https://www.icesi.edu.co/blogs/casoundiaenlogistica/

Dias, L., & Dourado, B. (2021, February 12). Matriz raci: ¿Qué es y cómo elaborarla? -

rock content. Rock Content - ES. https://rockcontent.com/es/blog/matriz-raci/

Manya Marina Pulido Olave. (n.d.). Gestión Logística Eje 2 Analicemos la Situación . Sign in

to your account. https://areandina.instructure.com/courses/45131

Pursell, S. (2024, January 25). Matriz Raci: Qué Es, ejemplos y cómo crearla en excel.

HubSpot. https://blog.hubspot.es/marketing/matriz-raci