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Actos protocolarios: tipos y organización.
Caso práctico
Esta mañana tocaba reunión de departamentos y
Alejandro y Luna han asistido. Carmen, la
directora, ha entregado un orden del día con dos
puntos a tratar: "Próximos Eventos" y
"Relaciones en el extranjero".
Al verlo, Alejandro y Luna, se han mirado, pensando a la vez: "Qué bien, esto
no lo hemos visto hasta ahora. ¡Suena genial! ¡Cuánto vamos a aprender!".
En el primer punto, Carmen ha explicado todos los eventos que hay en los
próximos tres meses. Además de varias reuniones y comidas de trabajo, la
empresa va a participar en la "Feria de las Comunidades Autónomas", que
se celebra todos los años.
En el segundo punto, Carlos, el Secretario de Dirección, ha explicado en qué

punto se encuentran las relaciones con la empresa japonesa con la que se
viene negociando hace un tiempo. Ha dicho literalmente que "van viento en
popa", y que próximamente alguien deberá ir a visitarla.
Después de la reunión, como siempre, Alejandro y Luna intercambian

sensaciones. Están muy ilusionados porque Carmen les ha dicho que van a
participar activamente en todo lo expuesto en la reunión. Pero a la vez,
también están un poco asustados.
Desconocen cómo son los actos que se han comentado, ni qué se debe hacer
en ellos... y lo de la empresa japonesa...¡pero si ellos no tienen ni idea de
Japón!
Después de unos minutos de agobio, deciden tranquilizarse y empiezan a

hacer memoria de lo visto en sus Ciclos Formativos. Recuerdan que una de las
unidades que ambos tenían era "Protocolo Empresarial. Actos
Protocolarios: Tipos y Organización".
Deciden revisar los apuntes, a ver si encuentran algunas claves que le puedan
echar una mano, ¡que falta les hace!
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1.- El protocolo empresarial.
Caso práctico
Luna tiene una cosa clara, es que
independientemente de la cuestión de los
eventos, que tanto les agobia, en el Protocolo
Empresarial existen algunas normas básicas que
siempre deben estar presentes, y que tanto ella
como Alejandro tienen claras.
Lo hablan ambos y están de acuerdo. Deciden hacer un listado donde tener

plasmados los valores y normas del Protocolo Empresarial, como documento
base.
Piensan que les podrá servir de ayuda y esperan que por lo menos así, puedan
aclararse y empezar a mirar los apuntes teniendo afianzadas algunas
cuestiones esenciales.
A partir de ahí ya empezarán a ver otras cosas. Ellos saben que antes de poner
el tejado hay que empezar por los cimientos.
En la unidad de trabajo anterior, definíamos el concepto de protocolo de la siguiente

manera: conjunto de normas, usos y tradiciones que establecen principios de
comportamiento – precedencia, ordenación y actuación-, en determinados actos o
acciones.
Como ya sabes, existen diversos tipos de protocolos en función del ámbito en el que se
desarrollan y las actividades que abarcan. En esta ocasión nos centraremos en el protocolo
empresarial ¿Podrías decir qué actuaciones comprende el mismo?
Para refrescarte la memoria, te recordamos que el protocolo empresarial comprende las

actuaciones llevadas a cabo en el mundo empresarial y que tendrán como uno de los
máximos objetivos la consecución de una buena imagen para la empresa.
En la actualidad, el mundo empresarial está repleto de productos y servicios, en el que la

clave del éxito está en diferenciarse de "la competencia", y para ello el protocolo es una
herramienta fundamental, ayudando a las empresas a aportar una buena imagen en sus
actos y apariciones externas.
Además, el protocolo debe aportar a la empresa 6 valores

fundamentales, que Carlos Fuente denomina La Teoría del 6,
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y que son:
Imagen. El protocolo de empresa ayuda a difundir la

imagen de la empresa mediante actos y apariciones
públicas.
Proyección. El protocolo ayuda a la proyección social
de la empresa ya que contribuye a mejorar las relaciones con los públicos.
Comunicación. El protocolo comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.
Procedimiento. El protocolo establece unas normas y unas técnicas de organización,
es decir, fija unos procedimientos de actuación que aportan calidad a los actos y a las
relaciones.
Rentabilidad. El protocolo de empresa es una herramienta que consigue incrementar
los beneficios de la misma, optimizando el resultado de cada acto.
Prestigio. El protocolo ayuda a conseguir una imagen favorable de la empresa como
consecuencia de una actuación excelente.
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1.1.- Normas de protocolo empresarial.
Quizás piensas que las normas del Protocolo Empresarial son

exclusivas de éste, pero no, existen una serie de normas
comunes dentro del mundo protocolario en general y que por lo
tanto deben ser aplicadas en el protocolo empresarial.
Digamos que son los pilares del protocolo.
Normas morales. Aquellas relacionadas con el deber

moral, con la solidaridad y el buen trato para con los
semejantes. Ejemplo: el deber de dirigirse de manera educada a un invitado.
Normas sociales. Aquellas que tienen que ver con lo puramente social o de
etiqueta. Ejemplo: la obligación de vestir chaqué en un cóctel.
Normas jurídicas. Aquellas con carácter jurídico, dictadas por la comunidad
internacional o el estado. Ejemplo: las recogidas en el Real Decreto 2099/1983, de 4 de
Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
Además de estas normas generales, existen normas específicas dentro del protocolo
empresarial, aplicables a todas las empresas, más adelante las conoceremos en mayor
profundidad ahora simplemente las presentamos:
Presentaciones.
Saludos.
Precedencias.
Presidencias de actos.
Autoevaluación
Las normas morales en cualquier tipo de protocolo:
Son aquellas que tienen que ver con lo puramente social o de etiqueta.
Son aquellas relacionadas con el deber moral, con la solidaridad y el
buen trato con los semejantes.
Aquellas con carácter jurídico, dictadas por la comunidad internacional o
el estado.
Son aquellas relacionadas con el deber moral y con la solidaridad
Incorrecta, porque éstas serían las normas sociales.
Muy bien. Has captado la idea.
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No es la respuesta correcta porque éstas corresponderían a las normas

jurídicas.
No es correcta porque está incompleta, falta citar el buen trato con los
semejantes.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
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1.1.1.- El manual de protocolo.
Os preguntaréis, ¿dónde quedan recogidas esas normas? ¿Existe

algún documento que aúne todas, tanto las generales como las
específicas?
La respuesta es sí.
Para ello existe el Manual de Protocolo, específico para cada

empresa, el cual debe incluir:
Normas de protocolo empresarial.

Criterios a seguir para la organización de actos y atención a los invitados.
Fórmulas que contribuyan a dotar de calidad las relaciones humanas tanto a nivel
interno de la empresa como fuera de la misma.
El manual debe ser sencillo y práctico, conocido por todas las personas que forman parte
de la empresa, que facilite el trabajo y aporte calidad al mismo.
Una característica primordial que debe tener este documento es la flexibilidad, dicho de
otra forma, debe poder adaptarse ante posibles cambios y condiciones extraordinarias.
Encontrarás mucha más información sobre el manual de protocolo en otras unidades. A

continuación, vamos a conocer con más detalle las normas específicas del protocolo
empresarial enumeradas anteriormente.
La flexibilidad es una característica primordial del Manual de Protocolo, es decir,

debe poder adaptarse ante posibles cambios y condiciones extraordinarias.
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1.1.2.- Presentaciones.
Imagínate que trabajas en una empresa y estás conversando

con algún ejecutivo que trabaja en la misma. En ese momento
aparece otra persona. Si dichas personas no se conocen y tú
sí conoces a las dos, debes presentarlas, pero, ¿cómo lo
haces?
Seguramente pensarás que no debe haber muchas

diferencias entre las presentaciones y saludos que se realizan en la vida social, de las
que se pueden dar en una empresa. Pero lo cierto es que si que son diferentes, y a
continuación lo comprobarás.
La diferencia principal en las presentaciones viene marcada por la jerarquía, es decir,

por el orden en el que se presenta a las personas.
Dentro del mundo empresarial la jerarquía de las personas está marcada por el cargo
que ocupan dentro de la empresa. Sin embargo, en el contexto social, se tienen en cuenta
cuestiones de edad y sexo de las personas.
De esta manera, existen algunos aspectos básicos, que deberás conocer a la hora de hacer
presentaciones:
La persona que ocupa un cargo menor será presentada a la que tiene un cargo mayor.
Si tuvieran la misma categoría, se presentará primero a la persona que muestre interés
por conversar.
Si alguna de las personas es un alto cargo de la empresa, no diremos su nombre,
únicamente el cargo que ocupa.
Siempre hay que ponerse en pie a la hora de hacer presentaciones, exceptuando a las
personas de elevada edad o con dificultades de movilidad física.
Si se presenta a una sola persona ante un grupo, se dirá el nombre de la persona, y a
continuación a la vez que van estrechando las manos cada miembro del grupo dirá su
nombre.
Autoevaluación
Dentro del mundo empresarial la jerarquía de las personas está marcada
por:
El cargo que ocupan dentro de la empresa.
Cuestiones de edad.
El sexo de las personas. Es decir, si son hombres o mujeres.
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La simpatía que tengamos hacia las personas.
Muy bien. Ésta es la correcta.
Es incorrecta. Ésto se da en el contexto social no en el empresarial.
Es falsa. Ésto se da en el contexto social no en el empresarial.
No es correcta. En nigún caso la jerarquía debe regirse por este motivo.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
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1.1.3.- Saludos.
Respecto a los saludos también hay diferencias. Es evidente
que no es lo mismo por ejemplo, darse la mano, que dar un
fuerte abrazo, ni se dan en el mismo contexto, ni a las mismas
personas, ¿no?
El saludo es una manera de demostrar amabilidad a la vez

que es una forma de cortesía, que debemos tener en cuenta
siempre.
En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón de manos,

realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte demasiado largo y mirando
directamente a los ojos de la persona que se saluda. Se utiliza tanto en mujeres como
hombres, a excepción de los niños.
Otra opción es el beso en la mejilla, poco utilizado, el cual se suele utilizar cuando existe un
grado de confianza entre las personas que saludan.
De cualquiera de las maneras, al igual que en las presentaciones, debemos ponernos en pie
a la hora de saludar, con la excepción de personas de edad avanzada, personas con
dificultades de movilidad física o cuando alguien llega a un restaurante donde se encuentran
varias personas comiendo. En este caso se procurará que el saludo interrumpa lo menos
posible la comida, así que haremos leve gesto con la cabeza o la mano.
Bueno, conociendo estas cuestiones ya estás preparado para hacer presentaciones y

saludar a quién haga falta, así que ahora... ¡A ponerlo en práctica!
En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón de

manos, realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte
demasiado largo y mirando directamente a los ojos de la persona que se saluda.
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1.1.4.- Precedencias.
¿Qué crees significa precedencia? Pues es el orden o el lugar que deben ocupar unas
personas con respecto a otras cuando se asiste a la celebración de un acto.
A la hora de fijar esa posición, hay que tener en cuenta que podemos encontrarnos ante
actos diferentes, como son actos en los que el personal que participa formen parte de la
misma empresa o actos en los que participen personas de empresas diferentes.
Debemos partir de la premisa de que no en todas las empresas se hará de la misma manera,
pero generalmente se podrá hacer de la siguiente forma:
Lo primero que tendremos en cuenta será la propia estructura de la empresa, que debe
estar reflejada en los estatutos, organigramas, manuales de protocolo, etc., donde aparezcan
los puestos o niveles que ocupan cada una de las personas que forman la entidad. Algunas
veces, en los mismos, se describen las precedencias que tendrá el personal.
Si no apareciera, lo haremos por importancia del cargo que ocupe cada persona.
En el caso de ordenar a personas con el mismo cargo, deberemos tomar como criterio
general la antigüedad del cargo que ocupan, y si también hubiera coincidencias, lo haríamos
por orden alfabético. Como antes hemos comentado, se nos puede dar el caso de tener que
ordenar a personas de diferentes empresas. En ese caso deberemos utilizar una precedencia
mixta, en la que alternemos los puestos y personas.
Existen ciertas reglas también a la hora de colocar a las personas unas al lado de otras
en un acto, como son:
Si son dos personas, la que tiene el cargo menor se colocará a la derecha de la de

cargo mayor.
Si son tres personas o más, la de mayor cargo se colocará en el centro, la que le sigue
en el cargo lo hará a su derecha, la siguiente a su izquierda y así sucesivamente.
Cómo habrás comprobado, no existe la llave mágica de las

precedencias. Sin embargo, te pueden ser de utilidad
algunos consejos:
Cada empresa es un mundo. Aplica siempre las reglas

generales, pero ten en cuenta que las precedencias
pueden ser de una manera u otra según la entidad, así
que sobre todo esfuérzate en conocer bien el mecanismo
interior de la empresa.
Es una cuestión lógica. Normalmente las precedencias responden a la lógica, como
en el caso de ordenar por importancia del cargo, o por antigüedad de ocupación del
cargo.
La experiencia es la madre de la ciencia. Como en casi todo en la vida, según
aumente tu experiencia a la hora de establecer las precedencias, tendrás más
herramientas y criterios para valorar una ordenación u otra.
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Autoevaluación
La precedencia es:
Por ejemplo orden en el que se presenta a las personas.
La posibilidad de adaptación ante posibles cambios y condiciones
extraordinarias.
El orden o el lugar que deben ocupar unas personas con respecto a otras
cuando se asiste a la celebración de un acto.
El gesto para saludar más extendido dentro del mundo empresarial.
Es incorrecta. Ésta sería la jerarquía dentro de las presentaciones.
No es la buena. Ésta es la definición de flexibilidad.
Muy bien has captado la idea.
No es correcta. La precedencia no es un gesto para saludar. En este caso

se está refiriendo al apretón de manos.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
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1.1.5.- Presidencias de actos.
La presidencia representa el lugar más destacado en la

celebración de un acto y la puede ocupar una o más personas.
Seguro que lo primero que se te pasa por la cabeza es que ese

puesto lo ocupará el/la presidente/a de la empresa, pero ahora
veremos como no siempre es así.
Vamos a ver algunas características del espacio físico que ocupa la presidencia:
La presidencia de un acto se sitúa en un mesa, a excepción de los actos que se realicen

al aire libre, como pueden ser actos militares.
La mesa puede estar a la misma altura que el resto de los invitados o por encima de estos y
suele ser de un tamaño mayor, con el fin de diferenciarse de las demás.
La mesa de la presidencia debe estar tapada por delante. Si la misma no cuenta con una
estructura que lo permita, deberemos colocar una tela en la parte delantera de la mesa, y así
evitar que las piernas de los miembros de la mesa presidencial queden a la vista de todas las
personas.
Las sillas que ocupe la presidencia deberán destacar superando el tamaño de las demás o
con un respaldo mayor.
Una vez visto el lugar físico, vamos a diferenciar dos tipos de presidencia:
Unipersonales: Las que están ocupadas por una sola persona. Para este caso, el
número de personas que ocupan la mesa debe ser impar para que exista un centro,
ocupado por la presidencia.
Bipersonales o colectivas: Las que son compartidas por dos o más personas. Esta
situación se da cuando existe una cesión de la presidencia, es decir, cuando el/la
anfitrión/a del acto, por ejemplo, el presidente de una empresa, le cede la presidencia a
una personalidad destacada, cargo oficial o autoridad que asiste al acto.
En este caso, quien cede deberá colocarse a la izquierda de quien presida.
La presidencia representa el lugar más destacado en la celebración de un acto y

la puede ocupar una o más personas.
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1.2.- Justificación del protocolo

empresarial.
Siguiendo con lo visto en el punto 1 y conocidas las normas del
protocolo empresarial, seguramente te rondará por la cabeza la
siguiente pregunta: ¿por qué y para qué el protocolo en las
empresas?
La respuesta ya la hemos apuntado antes, y es sencilla de

entender.
Actualmente vivimos en mundo empresarial totalmente

competitivo, tanto a nivel nacional e internacional, donde las empresas tienen que
diferenciarse unas de otras si quieren destacar y lograr sus objetivos, ante la exigencia
de la sociedad y los competidores, de mejorar los resultados.
Para ayudar en este cometido, existen mecanismos, técnicas y profesionales, que

conforman el protocolo empresarial.
La protocolización de la empresa sirve para aumentar los beneficios, principal objetivo de la

mayoría de entidades privadas.
Contribuye a mejorar la imagen de la empresa, carta de presentación de la misma en el

mundo empresarial y en la sociedad en general.
Es la mejor herramienta para que el mensaje que la empresa quiere hacer llegar a su
destinatario, lo haga sin que existan desviaciones en la recepción del mismo, es decir, sin
que transmita algo diferente de lo que se quiere decir.
Cumple básicamente las siguientes funciones:
Ofrece una buena imagen de la empresa y del personal que de ella forma parte.
Organiza actos de la empresa, a nivel interno y externo.
Estudia e investiga las costumbres empresariales, culturales y protocolarias de otras
zonas y países con los que tenga o pueda tener relación la empresa.
Se puede concluir que el protocolo empresarial es necesario porque orienta y

ayuda a los miembros de la organización a "Saber Ser, Saber Estar, Saber Actuar"
en cualquier situación y lugar.
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2.- Técnicas de imagen personal en el

protocolo empresarial.
Caso práctico
Mientras almuerzan, Luna y Alejandro hacen
balance del tiempo que llevan de prácticas. Los
dos coinciden en lo contentos que están y en
todo lo que están aprendiendo. Comentan las
cosas que creen que han cambiado y mejorado
en la empresa desde que ellos llegaron, y que en
algunas de esas mejoras ellos han tenido algo que ver.
Luna por ejemplo, nota muchos cambios en cuanto a la imagen personal.

Después de que hicieran una exposición de por qué ésta es tan importante en
las empresas, la gente se preocupa más por su vestimenta. Alejandro, aunque
está de acuerdo en parte, piensa que todavía deben mejorar algunas cosas, ya
que la imagen personal debe ser algo más que la manera de vestir.
Al final los dos están de acuerdo, y sobre todo piensan que el personal de la
empresa debería mejorar algunas cosas de cara a todos los eventos que hay
previstos. Quizás deban volver a comentarlo.
Seguro que eres consciente de que como en la vida misma, la imagen personal es una
carta de presentación para las empresas y no siempre la imagen que pretendemos transmitir
es la que captan aquellos que nos ven. Los responsables de transmitir la imagen que la
empresa quiere dar, son las personas que forman parte de ella. Son ellas las que marcan un
estilo e identidad propia y esa debe ser una apuesta en la empresa.
Cuando se habla de imagen personal, no hablamos solamente del exterior. Se hace

referencia a algo más que una cuestión del cuerpo o de la estética. Es un concepto que
abarca también la presencia, los movimientos al caminar, al sentarse, las maneras de hablar,
la educación, etc. Esos aspectos los podemos englobar en el físico, la indumentaria y el
lenguaje corporal. En definitiva todo lo que conforma cómo es y cómo actúa una persona
tanto en el exterior como en el interior.
La imagen personal se transmite en el primer contacto, por lo que es muy importante

cuidarla, ya que como hemos dicho antes, es nuestra carta de presentación y por tanto,
también la de nuestra empresa.
La imagen personal funciona normalmente como "la pescadilla que se muerde la cola".
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¿Qué queremos decir con ésto? Cuando una persona se preocupa por su imagen personal y
cuida de ella, se siente más segura de sí misma, y no solo hablamos de seguridad personal,
sino también en el aspecto laboral. Esa seguridad que mencionamos, dará beneficios a la
empresa, lo que repercutirá en las personas que están en ella y por lo tanto en su
preocupación por la imagen personal.
Con respecto a cómo vestir en las empresas, existen algunas

nociones generales tanto para hombres como para mujeres.
En el caso de los hombres, lo correcto es llevar traje, de

pantalón y chaqueta, con colores que no sean llamativos. No
siempre es necesario llevar traje, pero lo que no debemos es
usar prendas demasiado informales.
Las mujeres cuentan con más variedad a la hora de vestir, así que es correcto acudir
tanto con traje, ya sea de falda o pantalón, como con vestido.
Aunque no debemos olvidar lo que comentábamos en la Unidad 1, existe una enorme

pluralidad de empresas y organizaciones y por ende de imágenes e identidades corporativas,
dependiendo de nuestra empresa se deberá escoger la imagen personal más acorde a ella.
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Para saber más

Vídeo en el que podemos ver de manera resumida algunos de los
componentes que abarca la imagen personal en el protocolo empresarial.
Protocolo e imagen corporativa | Grupo IOE
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3.- Actos empresariales protocolarios.
Caso práctico
Alejandro y Luna ya cuentan con la
planificación exacta de todos los actos que se
presentan de ahora en adelante, y cuáles son las
tareas que ellos van a llevar a cabo. En algunos
casos van a tener que organizar algunas de las
reuniones previstas, al igual que deberán
gestionar algún viaje y alguna comida, pero...
¿Cómo?
Tienen muchas dudas, por ejemplo, ¿qué es una video-conferencia?, ¿a qué se

refiere exactamente con comida de empresa?, ¿a un almuerzo o una cena?...
Y como estas, muchas otras dudas. Deciden no ponerse nerviosos e ir a hablar

con Carlos, que siempre les dice que cuenten con él si tienen alguna duda.
Después de escuchar sus preocupaciones, Carlos decide que lo primero que

deben saber son los tipos de actos que se pueden dar en una empresa, así
que se pone manos a la obra. Alejandro y Luna, toman papel y bolígrafo y se
disponen a escuchar.
Estarás deseando empezar a conocer más en profundidad cuales son los actos que pueden
organizar las empresas.
Los actos empresariales, son imprescindibles en el mundo empresarial y suponen una

inversión importante en muchos casos. Por ello, no es conveniente improvisar ni precipitarse
en la preparación y organización de los mismos. En este punto es donde toma protagonismo
el protocolo.
El protocolo se ha convertido en un método de organización de actos y una herramienta muy

útil dentro de las empresas.
Los actos empresariales protocolarios son referentes de

una empresa. De ellos depende en gran parte la imagen que
se tenga de ésta.
Los actos pueden beneficiar a la empresa de diversas

formas.
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Generando beneficios.
Afianzando clientes.
Captando nuevos clientes.
Diferenciándose de las empresas de la competencia.
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3.1.- Tipos de actos protocolarios.
Es necesario distinguir los diferentes actos que puede realizar

una empresa. Para ello podemos clasificar los tipos de actos en
tres grandes grupos:
Actos propios.
Actos ajenos.
Actos conjuntos.
Actos propios: estos son los que lleva a cabo la propia empresa, como única
organizadora. En estos casos la responsabilidad de la gestión del acto recae
únicamente sobre la empresa, que será la que tome todas las decisiones y asuma
todas las responsabilidades.
Podemos hacer una diferenciación a su vez dentro de los actos propios, entre actos
internos y actos externos.
Los actos internos, son aquellos que están organizados para el propio personal de
la empresa que lo organiza, pero sin ningún tipo de proyección externa. Estos actos
suelen tener la mayoría de las veces un carácter informativo, bien de cuestiones
referentes a la empresa o a cualquier otro tema.
Los actos externos, sin embargo, son organizados por la empresa y cuentan con la
asistencia de personas ajenas a la misma como invitadas.
Actos ajenos: son aquellos actos a los que asisten algunas personas de la empresa,
pero que están organizados por entidades públicas o privadas externas.
Podemos diferenciar dentro de los actos ajenos, entre actos con participación directa
de la empresa y actos sin participación directa.
En los actos con participación directa, la empresa tiene una presencia importante,
como por ejemplo, en los que la empresa sea la patrocinadora.
En los actos sin participación directa, la presencia de la empresa no es más

importante que la de cualquier otro invitado.
Actos conjuntos: aquellos que se organizan y convocan entre varias empresas, las
normas de protocolo deben ser compartidas y consensuadas por todas la entidades,
para evitar posibles "choques" a la hora de establecer las precedencias o la colocación
de símbolos oficiales, por ejemplo.
A continuación, veremos las características de algunos de los actos concretos que se

pueden dar en una empresa.
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Autoevaluación
Los actos protocolarios ajenos son:
Aquellos que lleva a cabo la propia empresa, como única organizadora.
Aquellos que, organizados por la empresa, asisten a él personas ajenas a
la misma, como invitadas.
Aquellos actos a los que asisten algunas personas de la empresa, pero
que están organizados por entidades públicas o privadas externas.
Aquellos que se organizan y convocan entre varias empresas.
Incorrecta porque éstos son los actos propios.
No es cierta, éstos son los actos propios externos.
Muy bien, ésta es la definición de actos protocolarios ajenos.
No es correcta, éstos es la definición de actos conjuntos.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
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3.1.1.- Visitas.
Comprobarás que las visitas a la empresa, son algo de lo más habitual y común dentro de
los actos empresariales, pero no por ello hay que quitarles importancia en el momento de
planificarlas y organizarlas. No podemos olvidar que en todos los actos que organicemos
está en juego la imagen de la empresa.
De esta manera en cualquier visita debemos establecer unos procedimientos básicos de

funcionamiento, que conozca todo el personal y que transmitan una imagen global y unida
de la empresa.
Dentro de cada empresa se acordarán unas u otras acciones a

seguir ante las visitas, pero en cualquier caso, no deberemos
perder de vista nunca tres cuestiones esenciales:
Las visitas deben ser esperadas, es decir, en ningún

caso una visita concertada debe suponer una sorpresa,
incluso cuando el grado de importancia de la visita sea
bastante alto y pueda sorprender a su llegada.
Nunca haremos esperar la confirmación de una visita que está concertada de
antemano. Debemos ser lo más ágiles posibles a la hora de confirmar.
Las visitas deben siempre acompañarse y despedirse, y en ambos casos debe
hacerlo la misma persona.
Existen multitud de visitas, dependiendo de la empresa, el contexto, el motivo y las

personas que la realicen, pero de forma general podemos diferenciar cuatro tipos:
Visitas institucionales: son las realizadas por altos cargos institucionales o

personalidades de gran relevancia para la empresa, que estén invitados para participar
en algún acto que se vaya a realizar, o simplemente para conocer la entidad. No se
consideran de trabajo como tal.
Serán recibidas por el presidente o por un alto representante de la empresa.
Visitas a la presidencia y/o directivos: son aquellas que recibe el presidente o altos
directivos de la empresa, según quienes realicen la visita y el motivo de la misma.
Visitas al personal: son recibidas directamente por el personal de recepción, que
indicará al visitante como llegar hasta la persona que quiere visitar.
Visitas a la sede de la empresa: son visitas del público en general a la entidad, para
asistir a cualquier acto que organice la empresa.
Las visitas a la empresa, son algo de lo más habitual y común dentro de los
actos empresariales, pero no por ello hay que quitarles importancia en el
momento de planificarlas y organizarlas. No podemos olvidar que en todos los
actos que organicemos está en juego la imagen de la empresa.
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3.1.2.- Viajes.
Seguramente cuando decides visitar cualquier lugar, de vacaciones por ejemplo, sueles
organizar con antelación el viaje. Dónde te quedarás, qué monumentos ver, dónde comer...
Pues de la misma manera debemos hacerlo ante un viaje de empresa.
Hoy en día los viajes de empresa son muy comunes dentro del mundo empresarial. De esta
manera se puede conocer y trabajar con otras entidades, otros lugares, otras personas... y
como todo viaje, necesita una organización previa, para evitar los contratiempos y sorpresas
de última hora.
La organización y planificación de los viajes deber ser lo más

detallada posible, y el protocolo juega un papel principal, de
esta manera le sacaremos el máximo partido para la empresa.
Vamos a ver algunas cuestiones necesarias para organizar

viajes.
Lo primero que debemos hacer, es conocer el objetivo del

viaje. No es lo mismo ir a conocer una sucursal nueva abierta en otra ciudad, que
trasladarse para una reunión en la que tratar la fusión de dos entidades bancarias.
Evidentemente, los objetivos de cada una serán distintos.
A partir de ahí, fijaremos la fecha del viaje y las personas que van a ir, para así comprar los
billetes de transporte y reservar el alojamiento. Todo ello con bastante antelación. También
tendremos en cuenta los transportes en el lugar de destino, por ejemplo, si fuera necesario
un taxi para trasladar a las personas hasta el alojamiento o el lugar de reunión.
Si quienes realizan el viaje lo hacen con invitación previa, la organización de los preparativos
la hará la entidad que invita.
A partir de aquí, se concretará el programa de trabajo a realizar, estableciendo

cronológicamente las reuniones y visitas que se requieran y los horarios de los actos que se
vayan a realizar.
Si el viaje se hiciera fuera de la Unión Europea, hay que tener en cuenta la documentación
que se requiere en el lugar de destino. ¿Es necesario el pasaporte en vigor? ¿Se necesita
visado de estancia?, etc.
También debemos tener en cuenta, si el lugar al que se viaja cuenta con los medios y
recursos técnicos que se necesitan, hablamos de telefonía, ordenadores, impresoras, etc. Si
algunas de las cosas que se necesitan no existieran, desde la organización se debería
buscar la forma de facilitarlas.
Se facilitará a las personas que viajan información detallada del lugar de destino. Deberá
incluir planos y mapas, lugares de interés que visitar, lugares de ocio, teléfonos de
emergencia, centros sanitarios, bancos y cajas de ahorro, embajadas y consulados y datos
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de las personas de contacto en el destino.
Del mismo modo, las personas que viajan deberán informarse de las tradiciones y aspectos
culturales del lugar de destino, para evitar así posibles malos entendidos.
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3.1.3.- Ferias y exposiciones.
No creas que cuando hablamos de ferias y exposiciones en

el mundo empresarial, nos estamos refiriendo a las fiestas del
pueblo o a las exposiciones de arte de un museo.
Nos referimos a unos espacios físicos donde se produce la

oferta y la demanda, donde se exponen y promocionan
productos.
Suponen medios privilegiados de presentación de productos y servicios ante un gran

numero de clientes, usuarios, competidores y medios de comunicación en un periodo de
tiempo y espacio reducido.
Permiten potenciar y desarrollar la actividad comercial de las empresas, a través de la

adquisición de conocimientos y la realización de contactos personales. Además
proporcionan un entorno privilegiado para la venta personalizada y ofrecen la posibilidad de
ver y comprar una amplia gama de productos en poco tiempo.
Básicamente, los objetivos que se marcan las empresas al participar en una feria comercial
o exposición son:
Generar ventas.
Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.
Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.
Conocer y probar nuevos productos y servicios.
Potenciar la imagen corporativa de la empresa.
Reforzar las relaciones con los que ya son clientes.
Penetrar en mercados exteriores, si se diera.
Potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.
Existen diferentes ferias y exposiciones.
Hay ferias y exposiciones abiertas a todo el público, en las que el objetivo principal es la
información y promoción, pero también se dan ferias a las que asisten únicamente
profesionales del sector que corresponda.
Por otro lado, en algunas ferias se venden y se entregan los productos al comprador "in
situ", son lo que se llaman ferias de mercancías. Pero lo más común es que sean
ferias de muestras en las que no está permitido la venta y entrega de los productos hasta
que no haya finalizado el evento.
La organización de una feria no es tarea fácil. Se deben tener en cuenta muchos factores,
logísticos, técnicos y humanos.
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Las ferias y exposiciones suponen medios privilegiados de presentación de

productos y servicios ante un gran numero de clientes, usuarios, competidores y
medios de comunicación en un periodo de tiempo y espacio reducido.
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3.1.4.- Comidas de empresa.

Las comidas de empresa suelen ser bastante comunes.
Así, de primeras, podría parecernos que el hecho de comer con

alguien no tiene mucha ciencia, sin embargo, a la hora de
organizar comidas de negocios debemos tener algunas pautas
en cuenta. No debemos olvidar que la mayoría son reuniones, y
que representan un momento importante en el que estrechar
lazos personales, con el objetivo de mejorar relaciones
laborales.
Cuando hablamos de comidas de empresa, no nos referimos exclusivamente a

almuerzos, sino también a desayunos y cenas. Según el objetivo de la reunión que
vayamos a mantener durante la comida, se elegirá una u otra.
Lo primero que tenemos que tener en cuenta al organizar alguna comida, es el lugar donde
se va a celebrar. Éste lo elegiremos en base a diferentes aspectos, el aforo que se necesite,
el sitio en el que esté ubicado, etc. Pero sobre todo, tendremos en cuenta el tipo de comida
que se ofrezca.
Debemos tener mucho cuidado con esta cuestión. En el caso de conocer los gustos de los
comensales, podremos elegir un sitio que sepamos va a ser de su agrado. Si en cambio no
conocemos los gustos de las personas invitadas, es preferible no arriesgar e ir sobre seguro,
reservando un lugar que sirva comida que pueda gustarle a todo el mundo.
Las invitaciones a la comida deben entregarse lo antes posible. De esta manera sabremos
el número exacto de comensales, con el tiempo suficiente para organizar bien las
precedencias de los invitados. Es aconsejable enviar junto a la invitación, un plano de la
ubicación del sitio elegido.
No debemos olvidar que el pago de la comida estará a cargo de quien invita, y es

recomendable no pagar durante la comida, sino hacerlo directamente desde la empresa,
acordándolo previamente con el restaurante.
Antes, hemos hecho referencia a las distintas comidas de empresa que se pueden dar, y
que dependerá de los objetivos que se persigan. Vamos a verlo más detalladamente.
Desayunos. Son reuniones cortas, que se utilizan para organizar el día de trabajo, ver
cuestiones previas a una reunión o tomar decisiones inmediatas. Tienen un carácter
más de trabajo que social.
Almuerzos. Son las comidas de empresa más comunes. Se pueden organizar por
motivos diferentes. Suelen tener bastante importancia. Al igual que los desayunos, su
carácter es mayoritariamente de trabajo.
Cenas. Al contrario que en las anteriores, las cenas suelen tener un carácter más
social, en las que agasajar a los invitados es el objetivo principal.
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Autoevaluación
Las cenas:
Son las comidas de empresa más comunes. Se pueden organizar por
motivos diferentes. Suelen tener bastante importancia. Al igual que los
desayunos, su carácter es mayoritariamente de trabajo.
Suelen tener un carácter más social, en las que agasajar a los invitados
es el objetivo principal.
No se se encuentran dentro de los que entendemos como comidas de
empresa.
Son reuniones cortas, que se utilizan para organizar el día de trabajo, ver
cuestiones previas a una reunión o tomar decisiones inmediatas. Tienen
un carácter mas de trabajo que social.
No es correcta. Esta definición corresponde a los almuerzos.
Muy bien. Has captado la idea.
No es la respuesta correcta porque las cenas, al igual que los desayunos y

los almuerzos, conforman lo que llamamos comidas de empresa.
No es cierta porque éstos son los desayunos.
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
4. Incorrecto
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3.1.5.- Reuniones de empresa.
Verás que las reuniones forman parte "del pan de cada día" en
las empresas, y su organización debe seguir unas pautas.
Lo primero que se debe hacer, es convocar a todas las

personas que vayan a participar. En esta convocatoria deben
aparecer la fecha, hora y lugar donde se realizará, el motivo de
la reunión y el orden del día que se va a seguir.
Las reuniones pueden realizarse en diferentes lugares. Si el número de asistentes lo permite,

se puede celebrar en un despacho de la empresa, siempre y cuando el espacio y mobiliario
del mismo lo posibiliten. En todo caso, si fuera necesario, las empresas suelen contar con
salas específicas destinadas a diferentes tipos de reuniones.
Las reuniones, pueden darse en la empresa en la que trabajamos o en una empresa externa,
pero en cualquier caso, quien se encarga del protocolo debe cuidar la posible alimentación
durante las reuniones, la documentación que debemos preparar, decoración de la sala, etc.,
en definitiva de todos los detalles que acompañan a una reunión.
Debes conocer
¿Qué debemos tener en cuenta si asistimos a una reunión?
1. Saber escuchar, poniendo todo nuestro interés en las participaciones de

los demás.
2. Saber hablar, de la manera más clara y concisa posible, sin interrumpir el
resto de intervenciones.
3. Saber discutir y negociar. Es importante no alterarse y saber dar
argumentos sin exaltarse, siempre de buenas maneras y sin faltar el
respeto en ningún momento.
4. No debemos ausentarnos antes de que termine la reunión sin una causa
de fuerza mayor.
28 de 48 3/10/22, 18:41
3.1.6.- Vídeo-conferencias.
Hoy en día, gracias al avance de las nuevas tecnologías, es
posible que dos personas que se encuentran a miles de
kilómetros de distancia, mantengan una reunión a la vez y
viéndose las caras. ¿Cómo? Pues a través de las video-
conferencias, cada vez más habituales en el mundo
empresarial.
Quizás piensas, que al ser reuniones virtuales no es necesario

el protocolo, pero como en cualquier tipo de reunión, existen normas. Debemos prestar
atención a los siguientes aspectos:
El lugar de la reunión debe cumplir las características necesarias de iluminación y

acústica, para ver y escuchar a los asistentes correctamente.
Debemos comprobar que las cuestiones técnicas que hacen posible la reunión, como
telefonía e informática, funcionan perfectamente.
En el caso de existir documentación que deban manejar los asistentes, se enviará con
antelación a la reunión.
Los movimientos no deben ser bruscos, y se debe permanecer en el mismo lugar para
no descuadrarse de la cámara.
Para saber más

En el artículo siguiente podéis encontrar algunas de las aplicaciones de
videoconferencia que se usan habitualmente.
8 aplicaciones de videoconferencia para reunirte desde cualquier lugar
29 de 48 3/10/22, 18:41
3.1.7.- Regalos.
Te preguntarás por qué existe este apartado dentro de los
actos protocolarios. Lo cierto es que el regalo no es un acto
como tal, pero es de gran importancia en las relaciones
empresariales y por lo tanto en los negocios. Según a quién,
cuándo y por qué regalemos, cumplirá uno u otro objetivo.
A priori, puede parecer algo sencillo, sin mucha ciencia, sin

embargo tiene su complejidad. La razón es que al obsequiar y
hacer regalos nos adentramos en un terreno personal, el de
los gustos, y como se suele decir, "cada persona es un
mundo" y "para gustos, colores".
Por ello, debemos prestar atención a la elección del regalo, el cual debe ir acorde con las
circunstancias que lo motivan y con la persona que lo recibe, para no suscitar malas
interpretaciones.
Antes de elegir un regalo debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
Quién es el destinatario, si es una sola persona o es un grupo, el cargo que tiene...

Quién hace el regalo, una persona en concreto, la empresa en general..
Motivo del regalo. Cumpleaños, incentivo de la empresa...
Coste del regalo. Cuánto dinero se puede gastar.
Una vez que demos respuesta a estas cuestiones, existen algunas recomendaciones a la
hora de hacer la elección del regalo:
Los regalos no deben ser demasiado personales.

Preferiblemente deben ser útiles o prácticos.
No es apropiado regalar un producto similar a lo que fabrica o comercializa la empresa
que regala o bien a la que se regala, si ese fuera el caso.
Se debe cuidar la presentación del regalo. La envoltura debe ser adecuada.
Los regalos deben ir acompañados por una tarjeta de visita. No deben ser anónimos.
Hay una multitud de razones por la que se puede regalar en una empresa, pero
normalmente responde a los siguientes motivos:
Dar la enhorabuena por algún acontecimiento personal.

Felicitar por algún logro laboral.
Fiestas y celebraciones. Navidad, cumpleaños, etc.
Dar publicidad y promocionar nuevos productos.
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Recomendación
Debemos prestar atención a la elección del regalo, el cual debe ir acorde con
las circunstancias que lo motivan y con la persona que lo recibe, para no
suscitar malas interpretaciones.
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3.1.8.- Atención telefónica.

Al igual que los regalos de empresa, la atención telefónica no
se considera un acto como tal, pero tiene un papel muy
importante en el protocolo empresarial.
Además de la imagen personal, la atención telefónica es

muchas veces la carta de presentación de las empresas,
por lo que no se debe descuidar.
A continuación, vamos a ver algunas pautas básicas en la

atención telefónica, tanto a la hora de recibir llamadas como de efectuarlas.
A la hora de recibir llamadas:
La respuesta debe ser rápida. No debemos hacer esperar a quién llama. Tampoco al
canalizar la llamada a otra persona.
Tanto al comienzo como durante la conversación y al finalizar ésta, debemos ser
educados, amables y directos, sin parecer cortantes.
A todos los interlocutores se les trata de usted, hasta que nos indiquen que podemos
tutearles, si se diera el caso.
Si nos dejan algún recado para dárselo alguien, es importante tomar nota del mismo.
No se debe perder la paciencia ni los modales ante situaciones tensas y
desagradables. Es preferible pasar la llamada a algún compañero o jefe.
A la hora de realizar llamadas:
Para preguntar por alguien, se hace de manera educada y llamando a las personas con
el Don/ña o Señor/a antes del nombre y apellido.
Es importante identificarse al llamar, presentándose por el nombre y la empresa a la
que pertenece.
El mensaje que queremos dar debe ser claro y debemos comunicarlo con la mayor
concisión y sencillez posible, procurando no alargarnos demasiado en la conversación.
Se debe tener en cuenta la hora a la que se realizan las llamadas, ni demasiado
temprano ni muy tarde.
Recomendación
Tanto para recibir llamadas como para realizarlas, no debemos olvidar que
quien está al otro lado del teléfono no nos ve, por lo que nuestra voz y el modo
de hablar, formarán nuestra imagen.
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4.- Organización de actos empresariales

protocolarios.
Caso práctico
Se va acercando la "Feria de las Comunidades
Autónomas" de la que tanto se habla
últimamente, y es que la empresa en la que
están Alejandro y Luna, tiene una gran
responsabilidad. Además de representar a
Andalucía, con los productos más típicos de la
gastronomía andaluza, resulta que son los
encargados de organizar la Feria al completo, ya
que la celebración es en la misma ciudad donde está la sede central de la
empresa.
¡Qué suerte y que responsabilidad! De entre todas las ciudades donde podría
haber sido, les ha tocado a ellos. Todos los empleados están muy contentos,
pero saben que a partir de ahora les viene más trabajo encima y hay que estar
todos a una.
Carmen les ha comentado a Alejandro y a Luna, que se va a formar un equipo

de organización de la Feria y que ellos van a formar parte de él. Les cita para
una primera reunión en la que se empezará a trabajar la fase de Planificación
del acto. Alejandro no recuerda que fases seguían a la Planificación, así que
decide pregúntárselo a Luna.
- No te preocupes, Alejandro, me acuerdo perfectamente... - empieza a

contarle Luna.
Como ya hemos comentado, en una empresa existen

multitud de actos diferentes y cada uno de ellos requiere de
una organización distinta.
En los apartados que veremos a continuación, vamos a mostrar

los aspectos comunes que tiene la organización de cualquier
acto.
Existen cuatro fases que engloban todas las tareas a

realizar:
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Planificación. Los objetivos que persigue el acto, los medios necesario para ello,
como llevarlo a cabo, etc.
Producción y Organización. Se crean los grupos de trabajo, se asignan
responsabilidades, etc.
Ejecución. Desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.
Evaluación. Valoración a posteriori del acto, logros y deficiencias.
Autoevaluación
La fase de planificación de un acto:
Incluye los objetivos que persigue el acto, los medios necesarios para
ello, como llevarlo a cabo, etc.
Es la fase anterior a la ejecución, se crean los grupos de trabajo, se
asignan responsabilidades, se concreta como será el proyecto
finalmente, etc.
Es el desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.
Incluye la valoración a posteriori del acto, logros conseguidos,
deficiencias, etc.
Muy bien, has captado la idea.
No es correcta, ésta es la fase de producción y organización.
Incorrecta, ésta es la fase de ejecución.
No es cierta, ésta es la fase de evaluación.
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
34 de 48 3/10/22, 18:41
4.1.- Planificación.
Esta fase comienza con la elaboración del Proyecto que
dará forma al acto.
Para ello en primer lugar fijaremos los objetivos del acto. ¿Qué
se busca con este acto? ¿A quién va dirigido? ¿Qué se
pretende conseguir? Dando respuesta a estas preguntas
fijaremos los objetivos.
A partir de ahí, debemos pensar cuáles son aquellos medios técnicos, recursos
materiales y humanos que necesitamos para poder realizar el acto. El espacio en el que
se va a desarrollar, los medios informáticos, el personal necesario, etc.
Un vez fijados los objetivos y las necesidades, nos detendremos en las cuestiones
protocolarias: precedencias, presidencias, normas del acto, etc.
Finalmente, debe aparecer el presupuesto estimatorio que conllevará el acto, desde la

primera hasta la última fase.
El proyecto es un documento esencial, pero como en otros muchos aspectos del protocolo
empresarial, no debemos olvidar la importancia de la flexibilidad.
Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o cambios que
nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos planificadas. Ello no debe
agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo contrario, debemos adaptarnos y seguir
hacia adelante.
Es importante que tengamos en cuenta que estas cosas pueden pasar, y que en ocasiones el
control no está del todo en nuestras manos. Lo que sí que está en nuestras manos es ser
versátiles, es decir, tener capacidad de cambio y adaptación, que nos permita sobrellevar la
situación de la mejor manera posible. Dar solución a un conflicto es en sí un aprendizaje.
Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o

cambios que nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos
planificadas. Ello no debe agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo
contrario, debemos adaptarnos y seguir hacia adelante.
35 de 48 3/10/22, 18:41
4.1.1.- El programa. El cronograma.
Una vez que los responsables de dar el visto bueno al proyecto lo

aprueben, éste mismo (con las modificaciones que haya que
realizar), se convertirá en el programa del acto, que supone la guía
principal que establece todos los pasos a seguir durante el mismo.
En el programa debe aparecer:
El cronograma.
Uso de los espacios y colocación de los elementos
materiales.
Lista de invitados.
Cuestiones protocolarias, como ordenación de invitados y precedencias.
Los modelos de invitaciones y cartelería a usar.
Anexos con planos del lugar de la celebración, transportes y recorridos.
Nos vamos a detener en el cronograma, ya que es una pieza fundamental del programa y
lo primero que suele aparecer en él.
Básicamente consiste en el desglose de cada una de las partes o movimientos que

conforman el acto, especificando los horarios de cada una de ellos.
En el cronograma siempre deben aparecer la hora y el lugar en el que se desarrolla cada

movimiento, detallando en que consisten los mismos.
Debe ser preciso y exacto, y no debemos olvidar nada. Todo debe quedar reflejado, desde la
entrada de los invitados, hasta el último detalle que imaginemos.
Autoevaluación
El cronograma consiste en:
Los horarios de los actos.
Listado de todas las personas que asisten al acto.
La guía principal que establece todos los pasos a seguir durante el acto.
El desglose de cada una de las partes o movimientos que conforman el
acto, detallando los horarios de cada una de ellos, el lugar donde se
celebran y al explicación de en qué consisten.
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Incorrecta, ya que aunque éstos aparecen en el cronograma, también

aparecen la explicación de las partes del acto y el lugar de celebración.
No es cierta, ésto es la lista de invitados, documento distinto al

cronograma.
No es correcta, éste es el programa del acto.
Muy bien, has captado la idea.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta
37 de 48 3/10/22, 18:41
4.2.- Producción y organización.

Esta fase es la previa al acto en sí, en resumidas cuentas, es
el periodo en el que se busca y consigue todo lo que se
necesita para organizar el acto.
Lo primero que debemos hacer, es calendarizar el tiempo

hasta la fecha del acto y marcarnos plazos de las tareas que
haya que realizar.
Una vez establecidos los calendarios, debemos buscar lo servicios que necesitemos para
organizar el acto, logística, iluminación y sonido, decoración, proveedores, servicio de
limpieza, etc. Unas cosas u otras dependerán del tipo y tamaño del acto.
Es entonces, cuando se crea el equipo de organización del acto, se elaboran una lista con
todas la necesidades que existan, funciones que haya que llevar cabo, y se asignan
responsabilidades. Siempre debe existir una persona que coordine este equipo y tenga
conocimiento y control de la preparación del acto de una manera más global. La persona
que coordina, debe facilitar los mecanismos adecuados para la comunicación constante y
fluida de todas las personas del equipo.
Otra tarea importante en la fase de producción, es la gestión de los invitados. Empezando

por enviar las invitaciones e ir cerrando la lista de invitados todo lo que se pueda, evitando
dejar muchos cabos sueltos, aunque es inevitable que haya personas que queden por
confirmar hasta última hora.
Cuando se tenga más o menos claro el número de invitados, empezaremos a pensar en la

colocación y ordenación de éstos en los espacios.
En esta fase también hay que encargarse de los posibles regalos que se vayan a dar. De
igual modo se preparará toda la documentación que se vaya a entregar a los asistentes.
En el caso de hacer comidas en el acto, se debe elegir el tipo de comida que será, el
servicio de catering que se va a encargar de ella, el menú, las bebidas, la ordenación de
comensales, etc.
También contactaremos con los medios de comunicación si fuera necesario, concretando

su papel en el acto.
Buscaremos los medios de transporte y alojamiento de invitados si se requiriera.
Una vez que la producción este lista y se haya organizado todo, es recomendable hacer un
ensayo del acto, para asegurarnos de que todo va a salir según lo previsto, y solucionar
posibles complicaciones de última hora.
Aunque se nos quedan cosas en el tintero, veréis, que tal y como decíamos al principio del
punto, en esta fase se trata de gestionar todo lo necesario para que realizar el acto.
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Cada acto es distinto y requiere de unos trámites diferentes, por eso, lo más importante es
empezar por tener muy claro todas las cuestiones que conlleva la preparación, estableciendo
muy bien las funciones que cada uno va llevar a cabo.
39 de 48 3/10/22, 18:41
4.3.- Ejecución.
En este momento es cuando llega la hora de la verdad. ¡El momento
más esperado!
Si se ha hecho un buen trabajo previo en las fases de planificación,

producción y organización, no debe haber problemas.
Por ello es esencial ajustarnos lo máximo posible a lo establecido en

el programa del acto, evitando los cambios de última hora.
Todas las personas deben estar situadas en sus posiciones, atentos a

todo lo que ocurre y cumpliendo con sus responsabilidades.
Si hubiera algún imprevisto, debemos dejar los nervios aparte, actuar con tranquilidad e
improvisar, atendiendo siempre a nuestros conocimientos previos y a la lógica común.
Siempre con cautela y prudencia.
Al fin y al cabo, lo importante es que los asistentes al acto salgan de él contentos y

satisfechos, que los objetivos marcados al inicio de la planificación se cumplan.
Recomendación
Si hubiera algún imprevisto, debemos dejar los nervios aparte, actuar con
tranquilidad e improvisar, atendiendo siempre a nuestros conocimientos
previos y a la lógica común. Siempre con cautela y prudencia.
40 de 48 3/10/22, 18:41
4.4.- Evaluación.
Una vez que ya ha pasado todo, llega el momento de evaluar
los resultados e identificar los aspectos positivos y
negativos del funcionamiento del acto. De esta manera,
podemos aprender para mejorar en la organización de
futuros actos.
Una vez que saquemos las conclusiones, se harán llegar a

todas las personas que han organizado el acto, desde la
primera hasta la última fase.
La primera evaluación que debemos hacer es justo al finalizar el acto, teniendo muy
reciente todo lo sucedido. Debemos recordar todo los que hemos ido observando durante el
acto y anotarlo para la reunión de valoración o entregárselo a quién se encargue de hacerlo.
Después, pasado un tiempo desde la ejecución, el equipo de gestión del acto debe
reunirse y sacar conclusiones a partir de las diferentes valoraciones emitidas.
Estas conclusiones se plasman en un documento o informe de evaluación, en el que

deben aparecer los objetivos de partida y el presupuesto. Se deben incluir todas las facturas
derivadas de los gastos económicos.
También se incluirá lo que haya aparecido en prensa y en los medios de comunicación si así
fuera.
Con este documento, sabremos cuáles son nuestros puntos fuertes y cuáles los más débiles,
los que debemos mejorar para próximos actos.
Autoevaluación
La primera evaluación de una acto protocolario:
No debe hacerse hasta pasado un tiempo desde la celebración del acto.
Se hará antes de que el acto se celebre.
Conforma el informe de evaluación.
Debe hacerse justo al finalizar el acto, siendo reciente todo los sucedido.
No es cierta, antes debe haber otra evaluación.
Incorrecta. No podemos hacer una evaluación de un acto que todavía no

se ha llevado a cabo.
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No es correcta, el informe de evaluación recoge las conclusiones de todas

las evaluaciones realizadas, no únicamente de la primera evaluación.
Muy bien. Ésta es la repuesta correcta.
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Opción correcta
42 de 48 3/10/22, 18:41
5.- Protocolo empresarial internacional.
Caso práctico
Después de que la Feria fuera un éxito, llega el momento
de preparar el viaje a Japón, al que ya se sabe que irán
Carmen, Carlos y Rafael.
Luna y Alejandro están algo molestos, ya que en el

desayuno, Rafael ha estado riéndose de la cultura
japonesa, utilizando tópicos como los samuráis o las
geishas.
Ni Alejandro ni Luna conocen mucho de Japón, más allá

de las veces que Alejandro ha comido en un restaurante
japonés, o el cómic manga que le gusta leer a Luna de vez en cuando. Pero al
menos son respetuosos, no como Rafael. Comentan que desde luego si fueran
ellos los que viajaran, se preocuparían por conocer el país antes de ir, más allá
de los tópicos.
Deciden que van a hacerle una propuesta a Carmen. Quieren preparar un

dossier con toda la información que puedan conseguir sobre Japón, para que
la tengan quienes van a viajar, así por lo menos Rafael no dejará en mal lugar a
la empresa.
Hoy día es normal establecer relaciones comerciales con empresas

a nivel internacional, o que una misma empresa trabaje en
diferentes países. En este caso las normas protocolarias y de
organización de actos no serán las mismas en todos sitios. Al igual
que la comida o la música popular cambian de un cultura a otra, con
el protocolo empresarial pasa exactamente igual.
Si trabajas en una empresa con esas características debes conocer

algunas cuestiones. Es imprescindible preocuparse por saber todo
lo posible sobre la cultura, tradiciones, normas de educación y
formas de actuar del país con el que trabajamos, sobre todo si
somos nosotros los que viajamos allí. Así, tendremos la herramientas necesarias para
desenvolvernos adecuadamente.
A continuación, señalamos algunas claves para relacionarse con otros países.

Cumpliéndolas, tienes gran parte del éxito asegurado. Éstas son:
43 de 48 3/10/22, 18:41
Recabar toda la información posible sobre el lugar de destino.

Tener siempre una actitud abierta, respetuosa y tolerante.
Conocer cuanto podamos del idioma. Al menos palabras básicas (hola, gracias, por
favor, perdón...)
No ser brusco en los gestos. La expresión no verbal cambia mucho de unos lugares a
otros.
Cuando decimos que debemos informarnos sobre el lugar al que vamos a viajar, nos
estamos refiriendo a aspectos como:
Datos básicos generales: población, idioma, política, religión, geografía, sitios y

personas de interés, etc.
Datos económicos. En general y en concreto en relación a aquello que tiene que ver
con la empresa.
Normas de protocolo. Presentaciones, saludos, precedencias, presidencias, regalos,
etc.
No hay que perder de vista, que representamos a nuestra empresa en otro país, por lo que
debemos dejar su imagen en muy buena posición.
El respeto y la prudencia son valores básicos que no debemos olvidar, teniéndolos

siempre presentes, todas las relaciones laborales se forjarán mejor.
Citas para pensar
"Donde fueres, haz lo que vieres".
Refrán popular.
44 de 48 3/10/22, 18:41
Anexo.- Licencias de recursos.
Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.
Recurso Recurso
Datos del recurso (1) Datos del recurso (2)
(1) (2)
Autoría: Ministerio Educación. Autoría: Ministerio Educación.

Licencia: Uso educativo no Licencia: Uso educativo no
comercial. comercial.
Procedencia: Fotograma Procedencia: Fotograma
extraido del video disponible extraido del video disponible
en la dirección en la dirección
http://www.youtube.com http://www.youtube.com
/watch?v=bJqbgblKG9k /watch?v=bJqbgblKG9k
Autoría: Gerard Girbes. Autoría: Arkangel.

Licencia: CC Atribución, No Licencia: CC Atribución e Igual
Comercial y No Derivable. Uso.
Procedencia: Procedencia:
http://www.flickr.com/photos http://www.flickr.com/photos
/strike/3449312945// /arkangel/38932409//
Autoría: Presidencia de la
Autoría: TheMM. República del Ecuador.
Licencia: CC Atribución, No Licencia: CC Atribución, No
Comercial e Igual uso. Comercial e Igual uso.
/themm/2224133736// /presidenciaecuador
/2496823897//
Autoría: álvaro. Autoría: la Ville d'Arles.

Licencia: CC Atribución, No Licencia: CC Atribución y No
Comercial e Igual uso. Comercial.
/acancino/3571424563// /ville-arles/4685270682//
Autoría: Gobierno Federal. Autoría: jpcolasso.

Comercial e Igual Uso. Uso.
/30118979@N03 /jpcolasso/2580458951//
45 de 48 3/10/22, 18:41
/4112054655//
Autoría: Ministerio Educación.

Licencia: Uso educativo no Autoría: Alberto Roura.
comercial. Licencia: CC Atribución, No
Procedencia: Fotograma Comercial e Igual Uso.
extraido del video disponible Procedencia:
en la dirección http://www.flickr.com/photos
http://www.youtube.com /wolne/6225981334//
/watch?v=bJqbgblKG9k

Autoría: Noticias de tu Ciudad.
Licencia: Uso educativo no
Licencia: CC Atribución, No
comercial.
Comercial e Igual Uso.
Procedencia: Fotograma
Procedencia:
extraido del video disponible
http://www.flickr.com/photos
en la dirección
/53867930@N08
http://www.youtube.com
/5199560708//
Autoría: Marta Jiménez.

Licencia: CC Atribución, No Autoría: msilvaonline.
Comercial y No Derivable. Licencia: CC Atribución.
/paraquenoseolvide /marina-silva/4978259480//
/2918597028//
Autoría: MG Spain Export

Autoría: Lambroso.
Consulting.
Licencia: CC Atribución e Igual
Uso.
Uso.
Procedencia:
Procedencia:
/colleague/3267312891//
/abaceriadelsur/1560648402//
Autoría: Miguel Ángel López

Autoría: Escuela de Catas.
Trujillo, el "Google Humano".
Licencia: CC Atribución y No
Comercial y No Derivable.
comercial.
Procedencia:
Procedencia:
/escueladecatas/5608925149//
/lopeztrujillo/4561301458//
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