UT6: ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y

DESPLAZAMIENTOS NACIONALES E
INTERNACIONALES
VIAJES
Los viajes son desplazamientos que se producen debido al trabajo tanto individualmente
como en grupo. Son las empresas las que van a asumir los gastos de los mismos.

Existen diferentes clasificaciones de los viajes, pero generalmente se utiliza la siguiente

clasificación sobre la base del objetivo del viaje:

 Viajes comerciales: son aquellos en los que se visita a los clientes, se renuevan
contactos o se busca ampliar la cartera de clientes de la empresa.
 Viajes de formación: se realizan para recibir formación para aumentar los
conocimientos.
 Viajes por motivos técnicos: son los que se realizan para el mantenimiento de los
equipos o instalaciones, o para realizar reparaciones.
 Viajes de incentivos: son los que se realizan tras haber obtenido un premio.
 Viajes por motivos internos: son realizados en las empresas que cuenta con varios
centros de trabajo en lugares diferentes.

De los tipos de viaje, se pueden desprender los objetivos de los viajes de negocios como
pueden ser:

 Hacer una prospección o investigación del mercado.

 Generar contactos comerciales o net-working
 Promocionar los productos de la empresa
 Recopilar información y formarse

Los viajes a su vez pueden ser nacionales o internacionales.

TRAVEL MANAGER
El travel manager es la persona encargada de planificar un viaje. Podríamos decir que tiene
un parecido con un agente de viajes. Tiene trato con los proveedores, hoteles, empresas de
alquiler de coches y las compañías aéreas.

La principal función del travel manager es planificar un viaje y para eso debe saber los
siguientes datos:

1. Destino
2. Duración
3. Reservar que se deben realizar
4. Presupuesto aproximado
5. Documentación necesaria

Hay que planificar el viaje con la mayor antelación posible

ASPECTOS LOGÍSTICOS DEL VIAJE

Se debe detallar el alojamiento, el transporte y los servicios terrestres. El transporte se

refiere al medio para llegar al destino, mientras que los servicios terrestres hacen referencia
al transporte en el destino. Se conoce como shuttle el servicio que ofrecen muchas agencias
de viajes y hoteles que consiste en la recogida del cliente en el aeropuerto para llevarlo al
lugar de alojamiento y viceversa.

En la medida de lo posible, se deben realizar reservas en los alojamientos más cercanos al

lugar de celebración de las reuniones o eventos, así como evitar las fechas que coincidan con
otros eventos importantes como ferias, eventos importantes o fiestas nacionales y locales.

RESERVAS

Una reserva de un viaje es la formalización anticipada de un contrato. Se incluyen los datos

del cliente: nombre de la persona que viaja, DNI, fechas de ida y vuelta, servicios
contratados, forma de pago y precio. Se pueden realizar a través de agencias de viajes, por
internet o directamente con los proveedores.

En el documento de la reserva, se encuentra el localizador de la reserva, número de reserva o

código de reserva que facilita la modificación y cancelación, así como la comprobación de
datos.

Es importante conocer quien tiene la responsabilidad sobre la reserva: la agencia de viajes o

el cliente. Si es la agencia de viajes la responsable, entonces el cliente tiene derecho a una
indemnización o reembolso total de lo abonado en el supuesto de modificación o cancelación.
Sin embargo, si la responsabilidad recae sobre el cliente, será el cliente el que deba abonar
una penalización por cancelación.

SEGUROS DE VIAJES
Se distingue entre diferentes tipos de seguros, pero los más importantes son los siguientes:
seguro de viajes, el seguro médico y el seguro de automóvil.

Los seguros de viaje ofrecen asistencia médica, indemnización por fallecimiento o invalidez,
el traslado o repatriación del herido o fallecido y la asistencia en caso de robo. Algunos de los
seguros de viajes ya están incluidos en las reservas por el uso de medios de transporte, otros
son opcionales y se contratan en función de las necesidades del cliente.

Los seguros médicos cubren la asistencia sanitaria. Dentro de la Unión Europea, se debe viajar
con la Tarjeta Sanitaria Europea que se puede obtener por internet. Fuera de la Unión
Europea, se recomienda contratar un seguro privado si se quiere garantizar una asistencia
médica en caso de accidente o enfermedad.

Los seguros de automóvil dentro de la Unión Europea tienen validez el Seguro de

Responsabilidad Civil Obligatorio. Este seguro cubre los daños y lesiones ocasionada a terceros
por el vehículo asegurado. Fuera de la Unión Europea es necesario contar con el Certificado
Internacional de Seguro (Carta Verde), que certifica que se está asegurado.

PRESUPUESTO
El presupuesto es un documento en el que se valora económicamente todos los servicios que
se reciben durante el viaje. Algunas empresas cuentan con una política de viajes que
determina la categoría máxima de los hoteles, la clase de medio de transporte que hay que
utilizar y el gasto máximo en dietas.
Al realizar el presupuesto debemos tener en cuenta el número de personas, el destino, la
duración del viaje, el transporte, el hotel, las dietas, los extras, el seguro de viaje y el
importe máximo.

A cada una de estas partidas se le asigna un precio máximo. Algunas empresas entregan o
facilitan las tarjetas de crédito corporativas con un límite de gasto.

Para hacer el presupuesto simplemente debemos hacer una tabla. En la primera columna de
la izquierda pondremos el nombre de la partida, a su derecha el precio unitario o por
persona, a la derecha del precio la cantidad y por último el total por cada una de las
partidas. Luego añadimos una final adicional para poner el total del coste del viaje.

AGENCIAS DE VIAJES
A la hora de organizar un viaje es habitual recurrir a los servicios de las agencias de viajes.
Estas son las empresas que se dedican a facilitar la realización de viajes y deben contar con
su correspondiente licencia.

Según su actividad se distingue entre agencias receptivas, agencias emisoras, agencias

emisoras-receptoras y agencias especializadas:

 Agencias receptivas: como su nombre indica reciben a los viajeros en el destino.

 Agencias emisoras: son las que proporcionan el transporte.
 Agencias emisoras-receptivas: comparten las funciones de las dos anteriores
 Agencias especializadas: son las que se centran en un determinado grupo de clientes.

Además, existen las agencias de viajes virtuales u OTA por sus siglas en inglés (Online Travel
Agency). Estas permiten realizar consultas durante 24/7 los 365 días del año con
disponibilidad en tiempo real. Las más conocidas son expedia, lastminute, rumbo, logitravel,
booking y airbnb. Adicionalmente, hay meta buscadores que realizan un análisis de todos los
servicios disponibles y presentan las mejores ofertas existentes: trivago, kayak, skyscanner,
tripadvisor, momondo, rastreator, etc.

PROGRAMA Y AGENDA DE TRABAJO EN EL VIAJE

Consiste en la realización de un programa en el que se encuentra la secuenciación del viaje.
Esto permite evitar que los eventos que componen el viaje se alarguen más de lo necesario.

En el programa se debe indicar el título de la actividad, una breve descripción, la fecha y

hora, el lugar, el nombre de la sala de reuniones, la relación de asistentes, las personas
importantes invitadas, los objetivos, el orden del día de las reuniones, el tiempo asignado a
los invitados importantes, etc.

POSIBLES PROBLEMAS DURANTE EL VIAJE

OVERBOOKING

Es una práctica que consiste en denegar el embarque a un pasajero o pasajera. La compañía

debe buscar primero a personas que renuncien a su plaza o hacerlo contra la voluntad del
pasajero. Se debe reembolsar el importe íntegro del billete y ofrecer un transporte
alternativo al destino. Si por el cambio de transporte se genera un gasto adicional, la
compañía aérea deberá proporcionar el hotel y desplazamientos de ida y vuelta.

En el supuesto de los hoteles, el hotel está obligado a proporcionar alojamiento en un

establecimiento en la zona, de categoría igual o superior y en condiciones similares a las
pactadas. En el caso de no aceptar la reserva en otro hotel, se debe realizar un reembolso
por incumplimiento de contrato, con posibilidad de reclamar daños y perjuicios y facilitando
un transporte gratuito al lugar de origen.

RETRASOS Y CANCELACIONES

Se pueden producir por motivos varios tales como problemas técnicos, huelgas o condiciones
meteorológicas adversas.

También, se pueden producir cambios en los horarios de los transportes aéreos. Se tiene
derecho a recibir un aviso con dos semanas de antelación de manera general. Si se realiza
entre dos semanas y siete días antes de la salida, se debe facilitar un transporte alternativo o
el reembolso de la totalidad del billete. Si es el informe se realiza en los siete días previos a
la salida del vuelo, tienen que ofrecer un vuelo alternativo.

Si se produce un retraso a la llegada al destino superior a tres horas, se cuenta con los
mismos derechos que por la cancelación del vuelo.

INCIDENCIAS CON EL EQUIPAJE

En este supuesto, se debe acudir al mostrador de la compañía aérea con la que hemos viajado
o al mostrador habilitado y pedir un parte de irregularidad de equipajes. Este parte es
necesario para realizar reclamaciones.

Si la maleta aparece antes de 21 días, se considera un retraso de equipaje y se tiene derecho

a reclamar una indemnización. Si el equipaje no aparece pasados 21 días, se considera
perdido. La indemnización máxima por esta causa son 1.300€.

PERDIDA O ROBO DE LA DOCUMENTACIÓN

Se debe denunciar en la comisaría de policía más cercana. Fuera de España, se debe

contactar con el consulado o la embajada. Es conveniente llevar una fotocopia de la
documentación e información sobre el consulado o embajada en el destino.

VIAJES INTERNACIONALES
Necesitan ser planificados con antelación. Se debe revisar que la documentación está en
vigor: pasaporte, visa o visado, documentos de identificación personal y ficha de control de
entrada y salida. En algunos países no son necesarios todos estos documentos, en otros sí, por
lo tanto se deberá comprobar esta información en función del país de destino.

MEDIOS DE PAGO INTERNACIONALES

Los más utilizados son el efectivo, tarjetas de crédito, transferencia bancaria, paypal,
bitcoin, pago por móvil, tarjetas virtuales y divisas.

OFICINAS DE INTERES

La embajada es la representación diplomática de un gobierno nacional ante el gobierno de

otro país. El consulado es una oficina dependiente de la embajada y representa a la
Administración Pública de un país en el extranjero.

Las oficinas de turismo son entidades públicas dependientes y creadas por la Administración
Publica, que gestionan los servicios de atención, orientación y asesoramiento a visitantes.
INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL VIAJE

Existen empresas que permiten el seguimiento del viajero o la monitorización constante del
viaje. Esto se debe a la delincuencia, la tensión política, el terrorismo y las condiciones
sanitarias.

Se debe mantener las medidas de seguridad, tener precaución, estar en un alto nivel de
alerta, reconsiderar la necesidad de viajar o reconsiderar el cambio de fecha o de destino.

PROTOCOLO EN EL LUGAR DE DESTINO

Las normas básicas de comportamiento que se deben tener en cuenta son:

 Los saludos y presentaciones

 La forma de dirigirse a la otra persona
 La forma de vestir y la carga de símbolos de los colores
 La puntualidad
 El proceso y ritual de intercambio de tarjetas de visitas
 Las conversaciones preliminares y las conversaciones que hay que evitar
 La comunicación verbal y no verbal
 Las comidas de negocio
 La etiqueta de la mesa
 Los regalos de empresa

VACUNACIÓN

Algunos destinos requieren de un certificado de vacunación a la entrada. Este certificado

acredita que el titular ha sido vacunado contra alguna enfermedad concreta. En algunos
casos, es el propio Ministerio de Exteriores español el que recomienda la vacunación contra
determinadas enfermedades al viajar a un país concreto. Por esta razón, se recomienda
visitar la página web del ministerio con el fin de despejar dudas sobre las vacunas.

HUSO HORARIO

Existen 24 husos horarios diferentes. Dentro de cada huso horario existe una hora diferente. A
partir de los tres husos horarios, el cuerpo comienza a sentir la descompensación horaria
también conocida como jet lag.

El jet lag se nota más cuando el viaje se realiza hacia el este.

CONTROL DE EQUIPAJES

Se debe consultar las limitaciones en cuanto a pesos y medidas del equipaje para evitar
sorpresas en el aeropuerto. Se distingue entre equipaje de mano y equipaje por facturar. El
equipaje de mano es aquel que el pasajero introduce en la cabina del avión, mientras que el
equipaje por facturar es el que va en la bodega del avión.

En el equipaje de mano no se puede llevar todo objeto o artículo que suponga un riesgo para
la salud de los pasajeros y la tripulación. Los objetos que se deben revisar son: objetos
peligrosos generales, líquidos, geles, medicamentos, armas de fuego, sustancias químicas y
tóxicas.

CONTROL DE ADUANAS
Una vez se ha facturado el equipaje en el mostrador de la compañía con la que viajamos y de
acuerdo con las normativas de seguridad, se debe pasar por los puestos de control formados
por detectores de metales y rayos X.

En el aeropuerto de destino se debe pasar por el control de extrajería o pasaportes, donde se

entrega el pasaporte y la tarjeta de emigración.

Luego se pasa a recoger los equipajes y, en último lugar, se encuentra un control de aduanas
donde se deben declarar ciertos objetos. Estos se deben consultar en función del destino que
se visita.

INTERPRETES

Muchas veces son necesarios por el desconocimiento normal del idioma de destino. Hay que
explicar al interprete el contenido de la reunión, la dinámica y el estilo para facilitar la
interpretación.

Se recomienda aprender algunas expresiones o palabras por cortesía como saludos,

agradecimientos, despedidas, etc.

VOLTAJE

Se debe comprobar la necesidad de un adaptador o enchufe para los aparatos electrónicos al

viajar.

COBERTURDA DEL TELÉFONO MÓVIL

Se puede consultar previamente o también comprobar en el lugar de destino. Algunas

operadoras ofrecen los servicios de roaming. En caso de no contar con estos servicios o que el
coste sea elevado, se puede utilizar el wifi del hotel o los business center o centro de
negocios.

CLIMATOLOGÍA

Nos debemos informar del clima en el destino. Esto ayuda a preparar la maleta y evitar el
sobrepeso del equipaje.

VISITAS TURÍSTICAS

Muchas veces entre los eventos que forman parte del viaje, se pueden realizar visitas para
descubrir el destino: rutas turísticas, museos, restaurantes, deportes, espectáculos, spas o
centros de belleza.

PROPINAS

Se debe comprobar la costumbre del país. En países como Estados Unidos, es obligatoria,
mientras que en otros como Japón es considerada un soborno.

OTROS ASPECTOS

Se debe tener en cuenta la fecha en la que se realiza el viaje y el horario programado. Puede
suceder que coincida con algún evento o fiesta en el destino. Puede ser incómodo para las
personas del destino celebrar una reunión un día que coincide con una fiesta local.

INFORME ECONÓMICO
El informe económico es un documento que informa y comunica detalladamente los datos y
objetivos que se pretenden conseguir con el viaje. Las empresas que cuentan con política de
viajes suelen tener plantillas y normas para este documento. De manera general, un informe
tiene la siguiente estructura:

 Introducción: lugar donde se justifica el motivo de la elaboración. Incluye portada,

titulo, índice e introducción.
 Desarrollo o cuerpo del informe: documento en el que se detallan los procedimientos
para recopilar la información, la información, el objeto de estudio y las fuentes de
información
 Conclusiones: se presentan los resultados obtenidos, las valoraciones y la bibliografía.

Los informes se utilizan con el objetivo de aportar datos, presentar soluciones a problemas o
informar sobre los resultados de un viaje, así como para informar sobre los acuerdos
específicos o los costes y beneficios del viaje.

HOJA DE LIQUIDACIÓN DE GASTOS

Es un documento en el que se recogen los gastos más importantes realizados durante el viaje:
dietas, transporte, alojamiento, extras, etc. Se puede denominar también nota de gastos o
informe de gastos. Suele tener un formato corporativo y está gestionada por el departamento
de administración o equivalente.

JUSTIFICANTES
Sirven para documentar los gastos que se han realizado durante el viaje. De esta forma, se
permite contabilizarlos y en algunos casos desgravar. Los justificantes sirven de prueba ante
las reclamaciones.

Se debe comprobar que no faltan justificantes, preparar una copia, archivar la copia y enviar
los justificantes al departamento de administración para su gestión.

OTROS DOCUMENTOS

1. Notas de entrega: acreditan la prestación de un servicio o la entrega de un producto.

2. Albaranes: acreditan la entrega de un producto o la prestación de un servicio
3. Facturas proforma: son borradores de facturas.
4. Facturas definitivas
5. Seguimiento de acuerdos: son documentos firmados tras las reuniones para hacer un
seguimiento exhaustivo de los acuerdos realizados. Con estos documentos se puede
comprobar que se alcancen los objetivos previstos o marcados.

EVALUACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS

Tras realizar el viaje, se debe comprobar el rendimiento obtenido durante el viaje. Con este
fin, se comparan los objetivos previstos con los resultados obtenidos. Esto permite mejorar y
redefinir cuando sea necesario.

Antes de realizar estas evaluaciones, se deben establecer unos indicadores cualitativos y

cuantitativos que permiten comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos iniciales y
soluciones las posibles incidencias surgidas durante el proceso.