Ciclo vital de los

documentos

Daniel Garavito
Documentos en archivos activo:
En un archivo activo, que se refiere a la
documentación actual y de uso
frecuente, los tipos de documentos y el
tiempo que permanecen pueden variar
según la naturaleza de la organización y
el propósito específico de los
documentos. Aquí hay algunos tipos de
documentos comunes en archivos
activos y una estimación general del
tiempo que suelen permanecer antes
de ser trasladados a archivos pasivos o
eliminados:
 Documentos en archivos activo:
1. Documentos Administrativos:
Tipo: Correspondencia diaria, informes operativos.
Tiempo típico: 1 a 3 años, dependiendo de la relevancia y el uso
continuo.
2. Documentos Financieros:
Tipo: Facturas, recibos, estados de cuenta.
Tiempo típico: 1 a 3 años, dependiendo de las necesidades contables y
legales.
3. Documentos de Recursos Humanos:
Tipo: Solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño.
Tiempo típico: 1 a 3 años, según las políticas de recursos humanos.
 Documentos en archivos activo:
4. Documentos de Proyectos:
Tipo: Planes, informes de progreso.
Tiempo típico: Durante la duración del proyecto y algunos meses
después
5. Contratos y Acuerdos Actuales:
Tipo: Contratos en vigor, acuerdos comerciales.
Tiempo típico: Mientras el contrato esté activo y algunos años después.
6. Documentos Legales en Curso:
Tipo: Documentación legal en proceso.
Tiempo típico: Durante el curso del procedimiento legal y algún tiempo
después.
Documentos en archivos SEMI-ACTIVO:
La categoría de "archivos semiactivos"
generalmente se refiere a documentos
que han dejado de ser de uso diario
pero que aún pueden requerir acceso
ocasional. La gestión de estos archivos
puede variar según las necesidades
específicas de cada organización y las
regulaciones locales. Aquí hay algunos
tipos de documentos comunes en
archivos semiactivos y una estimación
general del tiempo que suelen
permanecer antes de ser trasladados a
archivos inactivos o eliminados:
Documentos en archivos SEMI-ACTIVO:
1. Documentos Administrativos de Periodo Intermedio:
Tipo: Correspondencia y informes que aún pueden ser necesarios
por un período limitado.
Tiempo típico: 1 a 3 años después de que dejan de ser de uso
frecuente.
2. Documentos Financieros y Contables Intermedios:
Tipo: Informes financieros intermedios, documentos de presupuesto.
Tiempo típico: 2 a 5 años después de su creación.
3. Documentos de Proyectos Recientes:
Tipo: Documentación de proyectos que aún pueden requerir
referencia.
Tiempo típico: 2 a 4 años después de la finalización del proyecto
Documentos en archivos SEMI-ACTIVO:
4. Contratos en Vigor pero Menos Actuales:
Tipo: Contratos que siguen siendo válidos pero han perdido su
relevancia diaria.
Tiempo típico: 2 a 5 años después de su firma.
5. Documentos de Recursos Humanos Intermedios:
Tipo: Evaluaciones de desempeño intermedias, registros de
capacitación.
Tiempo típico: 3 a 5 años después de la terminación del empleo o
finalización del programa.
6.Documentos Legales en Curso pero Menos Urgentes:
Tipo: Documentación legal que sigue en proceso pero no es de alta
prioridad.
Tiempo típico: Mientras el proceso legal esté en curso y algunos
años después.
Documentos en archivos inactivos
En un archivo inactivo, se almacenan
documentos que ya no son de uso frecuente
pero que aún deben conservarse por razones
legales, históricas o de auditoría. Los tipos de
documentos y el tiempo que permanecen en
archivos inactivos pueden variar según las
regulaciones locales, las políticas internas de
la organización y la naturaleza específica de
los documentos. Aquí tienes algunos ejemplos
generales:
Documentos en archivos inactivo:
1. Documentos Contables e Impuestos:
Tipo: Registros fiscales, informes financieros antiguos.
Tiempo típico: 7 a 10 años después de la presentación de impuestos.
2. Documentos Legales y Contratos Antiguos:
Tipo: Contratos caducados, documentos legales finalizados.
Tiempo típico: Pueden permanecer de forma permanente o hasta que
expiren los plazos legales.
3. Documentos de Recursos Humanos Antiguos:
Tipo: Expedientes de empleados antiguos, documentos de jubilación.
Tiempo típico: 7 a 10 años después de la terminación del empleo.
Documentos en archivos inactivo:
4. Documentos Históricos de la Empresa:
Tipo: Información sobre la fundación de la empresa, hitos
importantes.
Tiempo típico: Permanecen de forma permanente debido a su valor
histórico.
5. Documentos Médicos Antiguos:
Tipo: Registros médicos antiguos de empleados.
Tiempo típico: Pueden variar según las regulaciones, pero
generalmente 10 a 30 años después de la fecha del último
tratamiento.
6. Documentos de Proyectos Concluidos:
Tipo: Informes finales de proyectos cerrados.
Tiempo típico: 5 a 7 años después de la finalización del proyecto.