REPBLICA DE BOLIVIA

MINISTERIO DE OBRAS PBLICAS, SERVICIOS Y VIVIENDA

MANUAL DE ADMINISTRACION Y TRANSFERENCIA

DE DOCUMENTOS
INTRODUCCION

I.

El presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos en el

Ministerio, es parte de las normas de regulacin interna en materia de manejo de
los archivos y toda informacin que garantice una memoria institucional y se
constituya en una gua o directriz de uso permanente.
En un primer componente, referido a la gestin documental, el funcionario
responsable es la autoridad que atiende la gestin documental, parte esencial del
procedimiento administrativo. As lo establece la Ley 1178 de Administracin y
control Gubernamentales, la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo y la Ley del
Estatuto del Funcionario Pblico N 2027.
En un segundo componente, hace referencia al tema archivstico, donde se
encuentran los responsables de los Archivos de Gestin, que involucra al
responsable de la unidad de organizacin, la secretaria o secretario a cargo de la
documentacin. El Archivo Central y en conjunto otras previas constituyen las
bases tcnicas y procedimentales que sern aplicadas en el Ministerio.
II. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
El objetivo del presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos
es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos
niveles de gestin asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para
este efecto.
2. 2 Objetivos Especficos
-

Establecer periodos de obsolescencia de la documentacin.

Regular la administracin de archivos de gestin.

Centralizar la documentacin inactiva en el Archivo Central para

evitar la perdida de los documentos.

Normar los inventarios en los procesos de transferencia de

documentos.

Contar con una administracin eficiente en el manejo documental

en el Archivo Central, contribuyendo al usuario interno y externo.

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III. AMBITO DE APLICACION

El presente Manual de Administracin y Transferencia de Documentos, ser de
conocimiento uso y aplicacin obligatoria, en todas y cada una de las
dependencias del Ministerio.
IV. CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto orgnico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus
funciones por los funcionarios del Ministerio.
V. LA IMPORTANCIA ARCHIVISTICA
La archivstica es de suma importancia por las siguientes razones:
1.
2.
3.
4.
5.

Una fuente de informacin.

Valor permanente de la informacin
Fuentes primarias de consulta pblica.
Se constituye en la memoria Institucional
Evita la acumulacin indiscriminada de documentacin.

VI. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN EL MINISTERIO

Los archivos en el Ministerio por su naturaleza se clasifican en:
TIPO DE ARCHIVO
CARACTERISTICAS
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Permanecen en la oficina un Esta
formado
por
los
mximo de 2 a 5 aos. En documentos recientemente
funcin de la vigencia producidos. Tienen vigencia
administrativa.
jurdica y administrativa y
2
Aos son de consulta continua.
informacin General.
5
Aos
informacin contable.

TRATAMIENTO
Formacin
expedientes.
Clasificacin
temtica.
Recuperacin
informacin
transferencia.

SERVICIOS

de Administracin
y
consulta directa e
y indirecta por usuarios
internos y externos
de la del Ministerio.
para

ARCHIVO CENTRAL
Permanecen
en
las
instalaciones
un
plazo
mximo de 10 aos a partir
de la fecha de ingreso.

Recibe
los
documentos
tramitados y producidos en
todas
las
reas
organizaciones
del
Ministerio.

Control, Clasificacin,
Descripcin,
Recuperacin
y
expurgo
de
la
informacin,
para
transferencia.

Consulta por usuarios

internos y externos a
la Entidad.
Custodio
de
la
documentacin
institucional.

ARCHIVO INTERMEDIO
Permanecen entre 15 a 30 Recibe toda documentacin Control Seleccin y Consulta
solo
por
aos aproximadamente.
que ya no es requerida por eliminacin y expurgo usuarios externos e
los usuarios internos y final.
investigadores.
externos a la Entidad.
ARCHIVO HISTORICO
Conservacin indefinida a Reciben los documentos Control,
partir de 30 aos adelante
con ms de 30 aos de recuperacin
antigedad y su misin es informacin.
servir
de
fuente
de

y Consulta
solo
de la investigadores
externos.

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investigacin.

VII. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION ARCHIVO CENTRAL

Transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un
archivo Administrativo, de cualquier rea organizacional del Ministerio al Archivo
Central, de toda aquella documentacin que haya perdido su valor administrativo y
que las mismas tengan ms de dos aos de antigedad para la informacin en
general y cinco aos para la informacin contable.
Anualmente se identificarn las series de documentos que han prescrito en su
valor administrativo y se proceder a realizar la transferencia al Archivo Central
para evitar el crecimiento del volumen de documentos en las oficinas.
7.1

RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA

Deben transferir la documentacin al Archivo Central las siguientes reas:

o
o
o
o
o
o

Despacho del Ministro.

Viceministerio de Transportes
Viceministerio de Telecomunicaciones.
Viceministerio de Vivienda y Urbanismo.
Direcciones Generales de Asuntos Administrativos y Jurdicos.
Programas y Proyectos a travs del Viceministerio de Area

Las secretarias y auxiliares de cada Despacho son responsables naturales de

ejecutar estos procesos de transferencia, sin perjuicio de otras delegaciones
expresas, en el marco del Sistema de Organizacin Administrativa y el Manual de
Cargos de la Entidad.
7.2

PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA

o
o
o
o
o
o

Revisar todos los expedientes a transferir, de acuerdo a un orden

correlativo.
Revisar todos los documentos dentro de cada expediente y de modo
tal que estn ordenados correlativamente.
Quitar grapas, clips, para no degradar el papel.
Colocar los expedientes en Archivadores o Files.
Asignar un cdigo de identificacin.
Adjuntar el formulario de relacin de entrega que permite el control
de documentos que sern transferidos al Archivo Central.

7.3. INFORMACION A TRANSFERIR

Antes de realizar la transferencia de la documentacin debern realizar
una lista o el inventario de la documentacin y ser entregadas en el
Archivo por el responsable

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La documentacin a transferir, con una antigedad mayor a 2 aos

se clasifican en:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Files de personal retirado de la Entidad.

Informes
Cartas despachadas y recibidas
Memorndums
Proyectos
Notas Internas
Programas Operativos Anuales
Circulares
Convenios
Si incluye discos magnticos adjuntar a los documentos que
corresponda.

En caso de Libros, revistas, memorias y otros, se debe realizar un inventario

especfico para su transferencia al Centro de Documentacin.
La documentacin a transferir, con una antigedad mayor a 5 aos
se clasifican en:
o
o
o
o
o
o
o
o

Documentacin contable ingresos y egresos

Planillas de sueldos
Gacetas Oficiales
Contratos
Decretos Supremos
Resoluciones Bi-Ministeriales
Resoluciones Administrativas
Resoluciones Ministeriales

7.4 CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIR

El responsable de La transferencia debe desarrollar la siguiente tarea de
clasificacin final:
o
o
o
o

Por
Por
Por
Por

gestiones
temas.
institucin
tipo de soporte

XIII. ELIMINACION O EXPURGO DE DOCUMENTOS

La eliminacin o expurgo de documentos significa valorar las mejores condiciones
de testimonio e informacin de los documentos para su pase a los archivos
histricos con objeto de asegurar su conservacin perpetua, retirando y
eliminando aquella que son estrictamente administrativas.
Consiste en valorar el documento a eliminar:

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o
o
o
o
o
o
o
o

Hojas de Ruta segn el contenido

Circulares segn el contenido
Documentos sin firmas y sellos
Fotocopias si existe el original
Copias duplicadas
Propagandas trpticos
Afiches
Otros

IX. FORMULARIOS DE TRANSFERENCIA

Para efectos de cumplimiento del presente Manual de Administracin y
Transferencia de Documentacin, en el Ministerio, se define como validos los
formularios FORM DGAA ARCH -001 y FORM DGAA ARCH -002.

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FORM DGAA ARCH -001

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN GENERAL
AL ARCHIVO CENTRAL

Nmero de correlativo:__________________________________________________

Tipos de soporte y cantidad:

Folders

Cajas

Archivadores Palanca

Otros

Archivo remitente: _____________________________________________________

Area a la que pertenece:________________________________________________
1. Correspondencia Recibida
2. Informes

Correspondencia Despachada
Notas Internas

3. Memorandums

Actas

4. Resoluciones Ministeriales

Legajos

Resoluciones Administrativas

5. Decretos Supremas

Resoluciones Supremas

6. Gacetas

Convenios

Contratos

7. Contables

Ingresos

Egresos

Otros

Descripcin del documento:_____________________________________________________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Gestin (es):_________________________________________________________________

Observaciones:_______________________________________________________________

Lugar y fecha de elaboracin:___________________________________________________

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Funcionario (s) Responsable (s)y cargo:___________________________________________

Entregue conforme

Recib conforme

FORM DGAA ARCH -002

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE TRANSPORTES
AL ARCHIVO CENTRAL

Nmero de correlativo:_________________________________________________________

Tipos de soporte y cantidad:

Folders

Cajas

Archivadores de palanca

Legajos

Otros

Archivo remitente: Piso 10______________________________________________________

Seccin a la que pertenece:____________________________________________________

1) Transporte Interdepartamental..................................................................
2) Transporte Interprovincial..........................................................................
3) Empresas bolivianas de transporte Internacional.........................................
4) Empresas extranjeras de transporte Internacional........................................
5) Empresas constructoras y Operadoras de Transporte Multimodal.................
6) Consolidadores y Desconsolidadores de carga y/o recolectoras de carga........
7) Documentacin Administrativa
..

Descripcin del documento:_____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Gestin (es):_________________________________________________________________

Observaciones:_______________________________________________________________

Lugar y fecha de elaboracin:___________________________________________________

Funcionario (s) Responsable (s)y cargo:___________________________________________

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Entregue conforme

Recib conforme