Valoración documental y disposición final de los documentos

Valor administrativo
Es de valor para la administración que lo originó como soporte de
sus actividades. Es la que se relaciona con el documento
producido y recibido que responde a los procesos administrativos
de la entidad. Tendrá valor mientras sea de consulta o se origine
un nuevo documento

Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o
prueba ante la ley. Es un documento donde están los derechos
del estado o la persona.

Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo
de gastos y los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia
legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen los
términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de
cuentas, registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos
o patrimonio de la organización pública o privada.

Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo
de institución o empresa.

Valor histórico
Son aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente ya que su información puede ser útil para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.

En este ítem me indica que atraves de 6 ejemplos de tipo documental debo determinar la valoración y
disposición final del documento:

1. LAS LEYES Y LOS DECRETOS

 Son considerados de valor secundario histórico, cultural e investigativo; de conservación permanente
(archivo histórico) .

2. LIBRO MAYOR, LIBROS DIARIOS, INFORMES CONTABLES

Son de valor primario administrativo, contable; conservados en el archivo de gestión y llevados al archivo
central para uso permanente de la gestión administrativa de conservación permanente.

3. CONTROL DE ASISTENCIA, PERMISOS, SOLICITUD DE VACACIONES

Valores primarios administrativos van al archivo central con vigencia de 3 anos según la tabla de retención
documentales decir que después de caducado su tiempo su disposición final es eliminarlos.

4. MENSAJES, MEMORANDOS, CIRCULARES

Son de valor primario administrativo con vigencia de 2 anos según TRD que su disposición final es ser
eliminados.

5. ALBUNES DE RECORTES DE PERIODICO RELACIONADO CON LA EMPRESA

Son tipos documentales con valor científico, cultural e histórico que se deben conservar permanentemente.

6. COMPROBANTES DE CAJA MENOR

Son tipos documentales de valor primario contable que se pueden eliminar cuando caduque la utilidad de la
administración.

(Nancy Marileny Anaya Riaño)

 Tipos de documentos

 Documentos contables: Documento contable se hace referencia a soportes físicos que son la
base para el registro de las operaciones de naturaleza comercial en una empresa. Dependiendo
de la transacción comercial que vayamos a hacer, será el tipo de documento contable que
necesitamos.

Los documentos contables nos sirven para:

o Respaldar las transacciones económicas que se hacen en una empresa

o Calcular ingresos, egresos y patrimonio del mismo
o Calcular movimientos internos no solo de dinero, sino de otros bienes.
o Respaldar datos y/o importes en una ubicación temporal específica (un presupuesto).
o Controlar por parte de entes reguladores gubernamentales
o
 Estos documentos son:
o Libros de cuentas
o Libros de registro de entradas y salidas
o Balances e inventarios
o Recibos
o Registro de pedidos
o Cartera de clientes

o Disposición final


Para efectos mercantiles, el periodo de conservación de los soportes contables es de diez años,
mientras que para fines fiscales es el mismo que se necesita para que la respectiva declaración
quede en firme, así lo contempla el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 modificado por la reforma
tributaria.
 Tipos de documentos

 Historias clínicas: La historia clínica es un documento privado obligatorio y sometido a
reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos
médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo d salud que interviene en su
atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del
paciente o en los casos previos por la ley.

Disposición final
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la
fecha de la última atención. Mínimo cinco años en el archivo de gestión del prestador de servicios
de salud, y mínimo quince años en el archivo central.