VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

1. HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES: Cuando la empresa cuente con un médico

laboral en la organización, podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en
otro caso, algunos documentos que debe conservar la empresa son: Comunicación de
presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro), Certificado
correspondiente a exámenes médicos periódicos, Estudio de enfermedad
profesional cuando aplique.

 DISPOSICION FINAL: 20 años, un año en el archivo de gestión y 19 en el archivo central.

2. HISTORIAS LABORALES: La historial laboral es una serie documental de manejo y

acceso reservado por parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones,
en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter
administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre la empresa y un
trabajador. Debe contener documentos como: contrato, certificaciones, incapacidades,
documento de identidad, hoja de vida entre otros.

 DISPOSICION FINAL: se recomienda 80 años en el archivo de gestión.

3. CONTRATOS: Documento original de carácter administrativo, legal, que sirve como

testimonio ante la ley en adquirir o proporcionar un bien o un servicio.

 DISPOSICION FINAL: Se recomienda guardarlos durante 10 años.

4. DOCUMENTOS CONTABLES: Tienen valor administrativo, contable, legal y fiscal.

 DISPOSICION FINAL: Para efectos mercantiles, el periodo de conservación es de 10

años. Para fines fiscales es el mismo tiempo que se necesita para que a respectiva
declaración quede en firme, como lo indica l artículo 46 de la ley 962 de 2005
modificado por la reforma tributarias.

5. INFORMES: es un tipo de documento que se presenta después de realizar una

investigación detallada, este se utiliza para la toma de decisiones o resolver dificultades
de la empresa o compañía.

 DISPOSICION FINAL: el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, se

transfiere al archivo histórico en su soporte original la conservación obedece a la
circular 003 de 2015 de AGN.

6. NOMINA: Documento que se genera durante la relación laboral y soporta los pagos
realizados al trabajador o a la entidad a las cuales se encuentra afiliado.

 DISPOSICION FINAL: 80 años, los primeros 2 en el archivo general y 78 en el archivo

central.